Руководство

Первый счёт за пять минут

Пройдите путь от свежей установки Invoice Flow до оплаченного счёта: настройте бизнес-профиль, добавьте клиента, создайте счёт из двух позиций и отправьте PDF.

Обновлено: 2026-09-09

Вы установили Invoice Flow, и кто-то должен вам денег. Это руководство ведёт кратчайшим путём от пустого приложения до оплаченного счёта, затрагивая каждый экран ровно настолько, насколько это нужно сегодня. Каждый шаг ссылается на более подробное руководство на тот день, когда вам понадобится больше, так что сейчас можно пробежаться по верхам и вернуться позже.

Разбор построен на примере Майи Рейес (Maya Reyes), фотографа-фрилансера из Остина, штат Техас. Она только что отсняла полдня брендовую фотосессию для пекарни Bluebonnet Bakery и хочет выставить владелице, Дане Ортис (Dana Ortiz), счёт за съёмку и тридцать обработанных снимков на общую сумму $690. Весь путь от первого запуска до зелёного бейджа «Оплачен» занимает шесть экранов.

Что вы видите на экране

При первом запуске приложение открывает приветственную страницу с кнопкой Начать (Get Started) и кнопкой выбора языка в правом верхнем углу. Нажатие Начать приводит к форме под названием Настройка бизнес-профиля (Set Up Your Business). После сохранения этой формы приложение попадает на главную панель, и с этого момента внизу экрана располагаются четыре вкладки: Главная (Dashboard), Документы (Documents), Клиенты (Clients) и Настройки (Settings). Всё в этом руководстве происходит на двух средних вкладках.

Вкладка Клиенты содержит карточки ваших заказчиков и кнопку +. Вкладка Документы содержит счета и сметы, кнопку Новый (New), которая спрашивает, какой тип документа вам нужен, а когда счёт уже существует, по одной строке на документ, открывающей его экран деталей. Экран деталей является центром готового счёта: здесь показаны бейдж статуса, клиент, позиции, карточка Платежи (Payments) и кнопка Предпросмотр PDF (Preview PDF) во всю ширину внизу, откуда и происходит отправка.

Сама приветственная страница ниже не показана: её скриншот нельзя отрисовать вне телефона, поэтому первая картинка начинается с формы бизнес-профиля, которая идёт следом.

Как настроить бизнес-профиль при первом запуске

Майе для старта нужно только имя; всё остальное в этой форме может подождать.

Нажмите Начать на приветственной странице. Если приложение открылось не на том языке, сначала нажмите кнопку языка в углу и выберите свой.
На экране Настройка бизнес-профиля введите своё имя в поле Ваше имя * (Your Name *). Это единственное обязательное поле во всей форме; торговое название вводится в Название компании (Company Name).
Прокрутите вниз и нажмите Добавить email (Add email), Добавить телефон (Add phone) и Добавить адрес (Add address), чтобы ввести контактные строки, которые должны печататься на ваших счетах. Адрес появляется в PDF только если вы добавите здесь хотя бы один.
В разделе Разрешённые валюты (Allowed currencies) нажмите Добавить валюту (Add currency) и выберите валюту, в которой выставляете счета; первая добавленная становится валютой по умолчанию. Майя выбирает USD.
Прокрутите до конца и нажмите Продолжить (Continue). Если вы предпочитаете заполнить это позже, нажмите Пропустить (Skip for now); приложение сохранит профиль с названием My Business, который можно отредактировать в Настройках.

Форма Set Up Your Business в приложении Invoice Flow при первом запуске с пустыми слотами квадратного и широкого логотипа, полем Tap to add signature, полем Your Name со значением Maya Reyes и Company Name со значением Maya Reyes Photography, а также пустыми разделами Emails, Phones и Addresses — Форма первого запуска: обязательно только имя; логотип, подпись и контактные строки можно добавить сейчас или позже.

При нажатии Продолжить незаметно происходят две вещи: профиль становится вашим бизнес-профилем по умолчанию, и запускается семидневный пробный период с полным набором функций, так что вы можете сохранять, отправлять и печатать, ничего не покупая сегодня. Форма также создаёт две серии нумерации, INV для счетов и EST для смет, поэтому первый счёт получает номер INV-0001 без какой-либо настройки. Логотипы, налоговые номера, шаблоны условий оплаты и параметры штрафов за просрочку живут в этой же форме; руководство по настройке бизнес-профиля разбирает их поле за полем.

Как добавить первого клиента

Клиента можно создать прямо из редактора счёта, но если сделать это заранее, шаг со счётом получится короче.

Откройте вкладку Клиенты и нажмите + или кнопку Добавить клиента (Add Client) в пустом списке.
На экране Новый клиент (New Client) введите имя человека в поле Название * (Name *). Как и в форме бизнес-профиля, это единственное обязательное поле.
Заполните Компания (Company), Эл. почта (Email) и Телефон (Phone). Электронную почту позже предложит экран отправки, а компания печатается под именем в блоке Bill To.
Нажмите плитку Страна (Country), введите первые буквы в поле Поиск страны... (Search country...) и выберите страну. Страна подстраивает подсказку адреса и для многих стран открывает чипы налоговых пресетов в редакторе счёта.
Введите адрес в поле Адрес (Address) и нажмите Сохранить (Save) в правом верхнем углу.

Форма New Client в приложении Invoice Flow, заполненная данными Dana Ortiz, компания Bluebonnet Bakery, email dana@bluebonnetbakery.com, телефон +1 (512) 555-0193, страна United States и адрес 1401 South Congress Ave, Austin, TX 78704, с кнопкой Save в верхней панели — Карточка клиента Даны: имя обязательно, остальное — то, что будет напечатано на счёте.

Круглый аватар вверху принимает фото или логотип, если он вам нужен, а раздел Категории (Categories) ниже позволяет помечать клиентов, когда их станет больше нескольких. И то и другое необязательно. Полное описание карточки, включая индивидуальные условия штрафов за просрочку, смотрите в руководстве клиенты, категории и группы клиентов.

Как создать счёт с двумя позициями

Откройте вкладку Документы, нажмите Новый и выберите Счёт (Invoice) в панели Выберите тип документа (Choose document type). Редактор открывается как Новый счёт (New Invoice) с уже подставленными профилем, номером INV-0001, сегодняшней датой, сроком оплаты через 30 дней и вашей валютой.
Нажмите карточку Клиент (Client) и выберите клиента в диалоге Выберите клиента (Select client). Если вы пропустили предыдущий раздел, последняя строка, Добавить нового клиента (Add New Client), открывает форму клиента прямо отсюда.

Редактор уже знает профиль и следующий номер; клиент — первое, что вы выбираете.

Проверьте поле даты Срок (Due). У Майи условия 14 дней, поэтому она нажимает на него и выбирает две недели от сегодняшнего дня вместо стандартных 30.
В разделе Позиции (Line Items) нажмите Произвольная (Custom). Появится карточка #1. Введите, что вы сделали, в поле Позиция (Item), укажите Кол-во (Qty) и Цена (Price). Для съёмки Майя пишет описание сессии, количество 1, цена 450.
Нажмите Произвольная ещё раз для второй карточки и введите обработанные снимки: количество 30, цена 8. Сумма на каждой карточке и карточка итогов ниже обновляются по мере ввода.
Если применяется налог с продаж, введите ставку в поле % каждой карточки или нажмите один из чипов налоговых пресетов над позициями, чтобы применить ставку ко всем строкам сразу. Оставьте пустым, если налога нет.
Прокрутите вниз до Условия оплаты (Payment Terms). Они подставляются из вашего профиля, если вы сохранили условия там; иначе введите их сейчас, например как и до какого срока вы ожидаете оплату.

Двух произвольных строк достаточно для первого счёта; карточка итогов пересчитывается при каждом нажатии клавиши.

Чип Товар / Услуга (Product / Service) открывает вашу сохранённую библиотеку товаров вместо пустой карточки, а чипы Время (Time) и Расходы (Expenses) подтягивают учтённые часы и чеки; на свежей установке всё это пусто. Руководство по редактору счёта проходит по каждой карточке этой формы, включая скидки, фотовложения и выбор реквизитов профиля для печати.

Как выбрать шаблон и посмотреть PDF

Шаблон определяет внешний вид PDF; содержимое одинаково, какой бы вы ни выбрали.

Всё ещё в редакторе, прокрутите до карточки Выбрать шаблон (Select Template). Её подзаголовок показывает текущий выбор, Clean — ocean на новой установке.
Нажмите её. В разделе Дизайн (Design) нажмите один из двенадцати макетов; Майя выбирает Creative с акцентной боковой полосой. В разделе Цветовая палитра (Color Palette) нажмите цвет, если хотите что-то отличное от палитры шаблона по умолчанию. Нажмите Сохранить в правом верхнем углу, чтобы вернуться.
Нажмите кнопку Сохранить во всю ширину внизу редактора (или Сохранить черновик (Save Draft) в верхней панели). Счёт сохраняется как черновик, и открывается его экран деталей.
На экране деталей нажмите Предпросмотр PDF. Страница отрисовывается ровно так, как её получит клиент; сведите или разведите пальцы, чтобы рассмотреть детали.

Экран Select Template в приложении Invoice Flow с сеткой Design из двенадцати шаблонов Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped и Installment, где Creative выделен галочкой, и рядом Color Palette с отмеченной палитрой Sunset — Двенадцать встроенных дизайнов и десять палитр; выбор хранится в счёте, поэтому каждый документ может отличаться.

Неправильного выбора здесь нет, и менять шаблон у черновика можно сколько угодно раз. Шаблон Installment затемнён, потому что он создан для графиков с разбивкой платежей, которых у этого счёта нет. Палитры, собственные цвета и шрифты описаны в руководстве PDF-шаблоны, палитры и шрифты.

Как отправить счёт и отметить его отправленным

На экране предпросмотра нажмите меню ⋮ в правом верхнем углу и выберите Поделиться и отметить как отправленный (Share & Mark as Sent). Этот пункт меню существует только пока счёт остаётся черновиком.
Выберите приложение для отправки в системной панели Android: почтовый клиент, WhatsApp, Drive, что угодно, принимающее PDF-файл. Тема письма и короткое сообщение с номером счёта и названием вашей компании заполняются автоматически.
Вернитесь в Invoice Flow. Бейдж статуса теперь показывает Отправлен (Sent), а всплывающее сообщение подтверждает Счёт отмечен как отправленный (Invoice marked as sent).

Предпросмотр PDF в приложении Invoice Flow с заголовком Invoice INV-0001, шаблоном Creative с оранжевой боковой полосой, шапкой Maya Reyes Photography, блоком Bill To Dana Ortiz из Bluebonnet Bakery, двумя позициями, итогом 690.00 и блоками Notes и Payment Terms, с открытым в верхней панели пунктом меню Share and Mark as Sent — Одно нажатие отправляет PDF и переводит черновик в статус «Отправлен»; значок принтера рядом отправляет ту же страницу на печать.

Если вы хотите поделиться файлом, не меняя статус, используйте вместо этого значок «Поделиться» в верхней панели; счёт останется черновиком, и вы сможете отметить его отправленным позже из меню ⋮ на экране деталей. Собственное меню экрана деталей также предлагает пункт Отправить клиенту (Email client), который открывает встроенный экран отправки с адресом, сохранённым в карточке клиента; о шаблонах и вложениях читайте в руководстве отправка счетов по электронной почте.

Как записать платёж

Через девять дней Дана платит через Zelle. Запись платежа одновременно ведёт учёт и меняет статус.

Откройте вкладку Документы и нажмите на счёт, чтобы открыть его экран деталей.
Прокрутите вниз до карточки Платежи и нажмите Записать (Record).
В диалоге Записать платёж (Record Payment) поле Сумма (Amount) уже заполнено остатком к оплате, здесь это полные $690. Меняйте его только при частичной оплате.
Выберите Способ оплаты (Payment Method), поправьте дату, если деньги пришли раньше, и введите идентификатор транзакции в поле Номер ссылки (Reference Number), чтобы позже сверить его с банковской выпиской.
Нажмите Сохранить платёж (Save Payment). Поскольку платить больше нечего, счёт сам становится Оплачен (Paid), а индикатор прогресса становится зелёным.

Диалог Record Payment в приложении Invoice Flow для счёта INV-0001 с полем Amount, заполненным USD 690.00, строкой-подсказкой Remaining 690.00, Payment Method Bank Transfer, строкой даты, Reference Number ZELLE-20260918-ORTIZ, пустым полем Notes и кнопками Cancel и Save Payment — Диалог предлагает остаток к оплате; номер ссылки делает сверку с банком безболезненной.

Экран деталей счёта INV-0001 в приложении Invoice Flow с зелёным бейджем Paid, итогом 690.00, датой выставления Sep 9, 2026 и сроком оплаты Sep 23, 2026, карточкой клиента Dana Ortiz Bluebonnet Bakery, двумя позициями, карточкой итогов, карточкой Notes и кнопкой Preview PDF — Готово: бейдж показывает «Оплачен», а плитка «Оплачено за месяц» на главной панели подхватывает сумму.

Если вы предпочитаете не вести учёт платежей, в меню ⋮ отправленного счёта есть простой пункт Отметить оплаченным (Mark as paid). Он меняет бейдж и останавливает напоминания, но не записывает сумму, поэтому карточка «Платежи» по-прежнему будет показывать весь остаток как неоплаченный. О предоплатах, частичных платежах и исправлениях читайте в руководстве платежи, частичные платежи и сумма к оплате.

Правила и детали

Название бизнеса — единственное обязательное поле в форме настройки, а имя клиента — единственное обязательное поле в форме клиента. Всё остальное необязательно и может быть заполнено позже из Настроек или карточки клиента.
Завершение формы настройки запускает семидневный пробный период. Во время пробного периода и при подписке Pro вы можете сохранять счета, создавать клиентов, печатать и отправлять PDF. Без того и другого эти действия открывают экран подписки; просмотр и предпросмотр остаются бесплатными.
Новый счёт берёт профиль по умолчанию, его серию счетов по умолчанию, валюту серии или профиля, сегодняшнюю дату выставления и срок оплаты через 30 дней. Если изменить дату выставления на день позже текущего срока оплаты, срок оплаты снова сдвигается на 30 дней вперёд.
Сохранение всегда записывает счёт как черновик, используете ли вы Сохранить черновик в верхней панели или Сохранить внизу. Сохранение блокируется всплывающим сообщением, если не выбран клиент (Пожалуйста, выберите клиента) или нет позиций (Добавьте хотя бы одну позицию), и каждой строке нужно описание.
Сумма строки — это количество, умноженное на цену и округлённое до центов; налог применяется построчно из поля %; скидка, если вы её вводите, вычитается до налога. Строка, количество которой не удаётся разобрать, считается как 1, цена, которую не удаётся разобрать, считается как 0.
Номера счетов берутся из серии нумерации профиля и уникальны в пределах профиля. Если вы вводите свой номер и он совпадает с существующим, приложение увеличивает счётчик и пробует снова.
Поделиться и отметить как отправленный сначала делится, а затем устанавливает статус, поэтому отменённая панель отправки оставляет счёт черновиком. После отправки счёта открытие с экрана деталей показывает представление только для чтения; чтобы изменить его, верните его в черновик из меню ⋮ или продублируйте.
Запись платежа переводит счёт в «Оплачен» только когда остаток падает до цента или меньше, и только для платежей в собственной валюте счёта. Удаление этого платежа позже снова открывает остаток и возвращает статус «Отправлен».
Счёт со статусом «Отправлен», у которого прошёл срок оплаты, автоматически показывается как Просрочен (Overdue); ничего планировать не нужно.
Всё, что показано здесь, хранится на телефоне. Сделайте резервную копию данных в Настройках, прежде чем менять устройство.

Советы

Сохраните свои стандартные условия оплаты в бизнес-профиле в разделе Условия оплаты с помощью Из шаблона (From preset). Каждый новый счёт тогда приходит с уже заполненным текстом, а список флажков внизу редактора позволяет менять условия для отдельного документа.

Добавьте широкий логотип и подпись в профиль, как только появится свободная минута. Большинство шаблонов печатают широкий логотип в шапке, а подписанный PDF выглядит для нового клиента менее похожим на черновик.

Если вы каждый раз выставляете счёт за одни и те же две-три вещи, создайте их один раз в Настройках как товары. Чип Товар / Услуга тогда заполняет описание, единицу и цену одним нажатием, и счёт готов меньше чем за минуту.

Используйте поле ссылки в диалоге Записать платёж для идентификатора транзакции банка или приложения. Когда клиент в марте спросит, платил ли он в сентябре, карточка «Платежи» ответит без открытия выписки.

Связанные руководства

Настройка бизнес-профиля - логотипы, налоговые номера, серии нумерации, шаблоны условий оплаты и дополнительные профили.
Редактор счёта - каждая карточка формы, от налоговых пресетов до фотовложений.
Платежи, частичные платежи и сумма к оплате - предоплаты, частичные платежи и то, что видит клиент.