Brugervejledning

Send fakturaer med e-mail

Skriv genbrugelige e-mailskabeloner med pladsholdere, send teksten fra din mailapp eller via SMTP, vedhæft PDF'en via delingspanelet, og markér den som sendt.

Opdateret: 2026-09-09

At maile en faktura i Invoice Flow er to separate handlinger, og forstår man den opdeling, har man fanget hele pointen. Den første handling laver ordene: en emnelinje og en brødtekst bygget ud fra en skabelon, hvor kundens navn, fakturanummeret, totalen og forfaldsdatoen udfyldes automatisk. Den anden handling laver filen: den PDF, kunden rent faktisk åbner, sender videre til bogholderiet og betaler efter. Appen klarer den første via E-mailklient i fakturaens menu og den anden via deleknappen i PDF-forhåndsvisningen. Intet i appen sender PDF’en og den skabelonbaserede tekst sammen i én besked, så denne guide er ærlig om, hvilken knap der gør hvad, og viser en fornuftig måde at kombinere dem på.

Eksempelvirksomheden er Willow & Root Yoga Studio i Portland, Oregon. Ejeren, Hannah Whitfield, holder frokosthold ude hos virksomhedskunder og fakturerer hver af dem én gang om måneden i amerikanske dollars. Hver faktura går til en kreditorpostkasse frem for en person, så en ensartet emnelinje med fakturanummeret betyder mere end en venlig tone.

Sådan ser skærmen ud

Tre skærme er involveret.

Skabelonerne ligger under Indstillinger i afsnittet Fakturaindstillinger (Invoice Settings) bag feltet E-mailskabeloner (Email templates) (underteksten “Forudindstillinger for emne + tekst til kunde-e-mails”). Skærmen er en enkel liste: et kuvertikon markerer de fem indbyggede skabeloner, et ikon med blyant på linjer markerer dem, du selv har lavet, og hver række viser skabelonens navn med emnet nedenunder. Hver række har en menu med tre prikker med Duplikér og Slet, og en +-knap i hjørnet opretter en ny skabelon.

Lige under i det samme indstillingsafsnit ligger E-mailafsendelse (Email sending) (underteksten “Vælg, hvordan faktura-e-mails sendes”). Det er her, du vælger mellem Systemets mailapp (mailto) og SMTP-server (automatisk afsendelse), og hvor SMTP-vært, port og loginoplysninger indtastes, hvis du vælger det andet.

Den tredje skærm er selve fakturaen. Åbn fanen Dokumenter, tryk på en faktura, og brug menuen med tre prikker i øverste højre hjørne. Menuens anden gruppe indeholder E-mailklient og Share as web page. På en kladde er allerførste punkt Marker som sendt. Nederst på fakturaen åbner den brede knap Vis PDF PDF-fremviseren, hvis appbjælke rummer printikonet, deleikonet og, kun for kladder, en menu med Del og marker som sendt.

Sådan skriver du en skabelon med pladsholdere

De indbyggede skabeloner er fine til en første afsendelse, men Hannah vil have et emne, en virksomheds postrum kan arkivere uden at åbne beskeden, og en brødtekst med en oversigt over holdene. At redigere en skabelon er en Pro-funktion; at åbne listen er ikke.

1. Åbn Indstillinger, rul til Fakturaindstillinger, og tryk på E-mailskabeloner.
2. Tryk på + for at starte fra bunden, eller tryk på en eksisterende række for at ændre den på stedet.
3. Skriv et Skabelonnavn (Template name). Det vises kun i appens egne lister, aldrig i e-mailen.
4. Skriv Emne (Subject). Sæt markøren der, hvor fakturanummeret skal stå, og tryk på knappen invoice.number under Indsæt variabel (Insert variable).
5. Tryk ind i Tekst (Body), og skriv beskeden, mens du indsætter knapper som client.name, invoice.total, invoice.dueDate og invoice.items undervejs.
6. Slå Live-forhåndsvisning (Live preview) til for at se resultatet med eksempeldata, og tryk så på Gem.

En pladsholder er knappens tekst omgivet af dobbelte tuborgparenteser, så et tryk på client.name skriver {{client.name}}. Knappen lander i det felt, der senest havde fokus; har du ikke trykket i nogen af felterne endnu, ryger den i brødteksten. Du kan også skrive parenteserne i hånden. Vælgeren grupperer de tilgængelige værdier i Kunde, Faktura, Virksomhed og Andet:

Pladsholdere med beløb formateres i fakturaens valuta, datoer bruger appens korte datoformat, og invoice.items folder sig ud til en punktliste med én linje pr. vare med beskrivelse, antal og enhedspris. invoice.due er det beløb, der stadig skyldes, ikke forfaldsdatoen; datoen er invoice.dueDate.

Forhåndsvisningen er bevidst generisk. Den indsætter en fast eksempelkunde, “Linda Park” hos “Riverstone Capital”, fakturaen “INV-0204” på “$4 950.00” og en eksempelvirksomhed ved navn “Carter Digital Studio”. Dit eget navn og dine egne totaler dukker først op ved afsendelsen, når skabelonen gengives mod en rigtig faktura.

Sådan mailer du teksten fra fakturaen

Med skabelonen gemt tager det fire tryk at sende beskeden. Denne vej sender kun ord; PDF’en behandles i næste afsnit.

1. Åbn fakturaen fra fanen Dokumenter.
2. Tryk på menuen med tre prikker i øverste højre hjørne, og vælg E-mailklient.
3. Tryk på den ønskede skabelon i panelet Vælg en skabelon (Choose a template).
4. Er din afsendelsesmetode systemets mailapp, åbnes mailappens skrivevindue med modtager, emne og tekst udfyldt; gennemgå det, og tryk på appens egen sendeknap. Er metoden SMTP, sender appen med det samme og viser E-mail sendt.

Modtageren er altid e-mailadressen på kundeposten. Er det felt tomt, stopper appen med beskeden Klienten har ingen e-mailadresse, allerede før skabelonpanelet åbner, så tilføj adressen til kunden først. Er skabelonlisten tom, fordi du aldrig har åbnet skabelonskærmen, oprettes de fem indbyggede på stedet.

Sådan sender du PDF’en og markerer fakturaen som sendt

Filen går ud via Androids delingspanel fra PDF-forhåndsvisningen. Ethvert mål, der accepterer filer, virker: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive eller en virksomhedschat.

1. Tryk på Vis PDF nederst på fakturaen, og vent, til dokumentet er gengivet.
2. På en kladde trykker du på menuen med tre prikker i forhåndsvisningens appbjælke og vælger Del og marker som sendt. Er fakturaen allerede sendt, trykker du i stedet på deleikonet.
3. Vælg din mailapp i Androids delingspanel. PDF'en er vedhæftet, emnet lyder "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", og teksten er en kort "please find attached"-note. Tilføj modtageren, og send derfra.
4. Tilbage i appen viser en kladde, der er delt sådan, Fakturaen blev markeret som sendt, og dens statusmærke skifter fra Kladde til Sendt.

Delingspanelet læser ikke dine e-mailskabeloner. Dets emne og tekst er faste tekster i appen, som indsætter fakturanummeret, dit firmanavn og kundens navn. Den praktiske rutine for en virksomhedskunde er derfor: del først PDF’en fra forhåndsvisningen (hvilket også flytter kladden til Sendt), og følg derefter op med E-mailklient, hvis du vil have den fyldigere skabelonbaserede besked med varelisten. Eller indsæt ganske enkelt den skabelonbaserede tekst i det skrivevindue, delingspanelet åbnede, da din mailapp er den samme i begge tilfælde.

At markere som sendt er en statusændring og intet andet. Det registrerer ikke en dato, en adresse eller en kopi af beskeden noget sted, du kan se; posten i ændringsloggen er det eneste spor. Omvendt rører afsendelse via E-mailklient aldrig ved statussen, så en faktura, du har mailet fra en kladde, bliver ved med at være en kladde, indtil du enten bruger Del og marker som sendt eller vælger Marker som sendt i fakturamenuen og bekræfter dialogen Skift status?.

Sådan skifter du til SMTP-afsendelse

Standardmetoden åbner din mailapp, hvilket er det rigtige valg for de fleste: du ser beskeden, før den går ud, din udbyder står for leveringen, og du kan vedhæfte PDF’en i det samme vindue. SMTP giver kun mening, hvis du rutinemæssigt sender fra appen og ikke ønsker skrivetrinnet.

1. Åbn Indstillinger, og tryk på E-mailafsendelse.
2. Vælg SMTP-server (automatisk afsendelse). Formularen folder sig ud under de to radioknapper.
3. Indtast Vært (Host) (for Gmail smtp.gmail.com), lad Port stå på 587, og udfyld Brugernavn og Adgangskode. For Gmail og Outlook skal adgangskoden være en app-adgangskode oprettet i din kontos sikkerhedsindstillinger, ikke dit normale login.
4. Udfyld Afsenderadresse (From address) og Afsendernavn (From name); det er dem, kunden ser i Fra-linjen.
5. Lad STARTTLS være slået til for port 587, eller slå SSL/TLS til for en udbyder, der kræver port 465. Slår du den ene til, slås den anden fra.
6. Tryk på Test forbindelsen (sender til din egen adresse). Appen gemmer først formularen, mailer så en kort testbesked til afsenderadressen og melder SMTP virker eller SMTP-test mislykkedes med serverens begrundelse.
7. Tryk på Gem.

Når SMTP er gemt, åbner E-mailklient ikke længere noget. Trykker du på en skabelon i vælgeren, sendes den straks, og den eneste tilbagemelding er den grønne bjælke E-mail sendt eller en rød bjælke med E-mailen kunne ikke sendes og fejlteksten. Der er hverken udbakke eller genforsøgskø, så er bjælken rød, retter du indstillingerne og sender igen.

Regler og detaljer

• Skabeloner kræver et navn og et emne; teksten må gerne være tom. Gemmer du med et af de påkrævede felter tomt, vises Udfyld de påkrævede felter, og panelet bliver stående.
• Ukendte pladsholdere efterlades præcis, som de er skrevet. En fejlstavet {{client.nmae}} når kunden som ren tekst, og derfor er live-forhåndsvisningen et blik værd, før du gemmer.
• invoice.daysOverdue og invoice.daysUntilDue går aldrig under nul; den, der ikke er relevant, viser 0. lateFee.accrued er tom, medmindre profilen har en rykkergebyrprocent, fakturaen er ude over sin henstandsperiode, og der stadig skyldes penge; det er en frisk beregning ud fra fakturatotalen, ikke det beløb, der allerede er lagt på fakturaen.
• De fem indbyggede skabeloner findes kun på engelsk. Du kan redigere dem på stedet, og de forbliver indbyggede; Duplikér laver en redigerbar kopi med navnet “(copy)” som en egen skabelon. Slet på en indbygget skjuler den frem for at fjerne den, og der findes ingen skærm til at hente en skjult indbygget tilbage. Slet på en egen skabelon fjerner den med det samme uden bekræftelse.
• Skabeloner deles på tværs af alle dine virksomhedsprofiler. Vælgeren under E-mailklient viser alle synlige skabeloner uanset hvilken profil fakturaen hører til.
• At oprette, redigere og duplikere skabeloner samt E-mailklient, Share as web page og deling eller print af PDF’en er Pro-funktioner og fører til betalingsskærmen uden en aktiv prøveperiode eller et abonnement. At slette en skabelon og selve skærmen E-mailafsendelse er ikke låst.
• SMTP-indstillinger gemmes på enheden: vært, port, brugernavn, afsenderfelter og de to kontakter i appens indstillinger, adgangskoden i Androids krypterede lager. Ved senere redigeringer bevares den gemte adgangskode, hvis du lader Adgangskode stå tom. En port, der ikke kan tolkes, falder tilbage til 587.
• Appen nægter at sende SMTP-mail uden kryptering. Er både STARTTLS og SSL/TLS slået fra, afvises forbindelsen frem for at sende din adgangskode i klartekst.
• Test forbindelsen gemmer formularen før testen, så det, der står i felterne, bliver din gemte opsætning, også selv om testen fejler.
• Automatiseringsregler, der nævner at sende en e-mail, bruger ingen af metoderne; de opretter en advarsel i appen, som du skal handle på.
• Share as web page er en tredje mulighed i den samme menu: en dialog med kontakterne Include payment QR og Include payment buttons, begge slået til som standard, og derefter delingspanelet med en selvstændig HTML-fil. Ligesom PDF-delingen bærer den faste tekster, ikke din skabelon.

Tips

Relaterede guider

• PDF-visning, deling og editor går mere i dybden med forhåndsvisningsskærmen, print og den indbyggede PDF-editor.
• Fakturastatusser, liste og historik forklarer, hvad Sendt, Forfalden og Betalt betyder, og hvordan ændringsloggen registrerer statusskift.
• Påmindelser og automatiseringsregler viser de planlagte påmindelser, der markerer forfaldne fakturaer til opfølgning.