Ghidul utilizatorului

Trimiterea facturilor prin e-mail

Scrie șabloane de e-mail refolosibile cu substituenți, trimite textul din aplicația de mail sau prin SMTP, atașează PDF-ul și marchează factura ca trimisă.

Actualizat: 2026-09-09

Trimiterea unei facturi pe e-mail în Invoice Flow înseamnă două acțiuni separate, iar înțelegerea acestei separări este tot secretul. Prima acțiune produce cuvintele: o linie de subiect și un conținut construite dintr-un șablon, cu numele clientului, numărul facturii, totalul și data scadenței completate automat. A doua acțiune produce fișierul: PDF-ul pe care clientul îl va deschide efectiv, îl va trimite mai departe către departamentul de plăți și pe baza căruia va plăti. Aplicația face prima acțiune prin Client de e-mail (Email client), din meniul facturii, și pe a doua prin butonul de partajare din previzualizarea PDF. Nimic din aplicație nu trimite PDF-ul și textul din șablon împreună, într-un singur mesaj, așa că ghidul este sincer în privința butoanelor și arată un mod rezonabil de a le combina.

Afacerea din exemplu este Willow & Root Yoga Studio din Portland, Oregon. Proprietara, Hannah Whitfield, ține cursuri de prânz la sediul clienților corporativi și le facturează fiecăruia o dată pe lună, în dolari americani. Fiecare factură merge către o cutie poștală de plăți, nu către o persoană, așa că o linie de subiect consecventă, care include numărul facturii, contează mai mult decât un ton prietenos.

Ce vezi pe ecran

Sunt implicate trei ecrane.

Șabloanele se află în Setări (Settings), în secțiunea Setări factură (Invoice Settings), sub cardul Șabloane de e-mail (Email templates) (subtitlu „Presetări de subiect + conținut pentru e-mailurile către clienți”). Ecranul este o listă simplă: o pictogramă de plic marchează cele cinci șabloane predefinite, o pictogramă de creion pe rânduri marchează șabloanele create de tine, iar fiecare rând arată numele șablonului, cu subiectul dedesubt. Fiecare rând are un meniu cu trei puncte, cu Duplică (Duplicate) și Șterge (Delete), iar un buton + din colț începe un șablon nou.

Ecranul Email templates din aplicația Invoice Flow, listând cele cinci șabloane predefinite cu pictograme de plic și două șabloane personalizate, Corporate monthly invoice și Program renewal notice, cu pictograme de editare — Întâi presetările predefinite, apoi șabloanele proprii ale studioului.

Chiar sub el, în aceeași secțiune de setări, se află Trimiterea e-mailurilor (Email sending) (subtitlu „Alege cum sunt trimise e-mailurile de factură”). Aici alegi între Aplicația de e-mail a sistemului (mailto) (System mail app (mailto)) și Server SMTP (trimitere automată) (SMTP server (auto-send)) și tot aici se completează gazda, portul și acreditările SMTP, dacă alegi a doua opțiune.

Al treilea ecran este factura însăși. Deschide fila Documente (Documents), atinge o factură și folosește meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus. Al doilea grup din acel meniu conține Client de e-mail și Share as web page. Pentru o ciornă, primul element este Marchează ca trimisă (Mark as Sent). În partea de jos a facturii, butonul lat Previzualizează PDF (Preview PDF) deschide vizualizatorul PDF, a cărui bară conține pictograma de tipărire, pictograma de partajare și, doar pentru ciorne, un meniu cu Distribuie & marchează trimisă (Share & Mark as Sent).

Cum scrii un șablon cu substituenți

Șabloanele predefinite sunt bune pentru o primă trimitere, dar Hannah vrea un subiect pe care un registru corporativ îl poate clasa fără să deschidă mesajul și un conținut care listează ședințele. Editarea unui șablon este o funcție Pro; deschiderea listei nu este.

Deschide Setări, derulează la Setări factură și atinge Șabloane de e-mail.
Atinge + pentru a începe de la zero sau atinge un rând existent pentru a-l modifica pe loc.
Introdu un Nume al șablonului (Template name). Apare doar în listele aplicației, niciodată în e-mail.
Introdu Subiectul (Subject). Pune cursorul unde ar trebui să apară numărul facturii și atinge pastila invoice.number de la Inserează variabilă (Insert variable).
Atinge în Conținut (Body) și scrie mesajul, inserând pe parcurs pastile precum client.name, invoice.total, invoice.dueDate și invoice.items.
Activează Previzualizare live (Live preview) pentru a vedea rezultatul cu valori de probă, apoi atinge Salvează (Save).

Foaia de editare a unui șablon de e-mail din aplicația Invoice Flow, cu numele Corporate monthly invoice, un subiect care conține substituentul invoice.number, un conținut cu substituenții client.name, invoice.total și invoice.dueDate și grupurile de pastile Insert variable Client și Invoice — Pastilele inserează un substituent între acolade duble, la cursorul câmpului atins ultima dată.

Un substituent este eticheta pastilei încadrată în acolade duble, așa că atingerea client.name scrie {{client.name}}. Pastila ajunge în câmpul care a avut ultima dată focalizarea; dacă nu ai atins încă niciunul dintre câmpuri, merge în conținut. Poți scrie acoladele și manual. Selectorul grupează valorile disponibile în Client, Invoice, Business și Other:

Grup	Substituenți
Client	`client.name`, `client.company`, `client.email`, `client.phone`, `client.address`, `client.country`
Invoice	`invoice.number`, `invoice.status`, `invoice.currency`, `invoice.total`, `invoice.subtotal`, `invoice.tax`, `invoice.discount`, `invoice.paid`, `invoice.due`, `invoice.issueDate`, `invoice.dueDate`, `invoice.daysOverdue`, `invoice.daysUntilDue`, `invoice.items`
Business	`business.name`, `business.company`, `business.email`, `business.phone`, `business.address`, `business.website`, `business.taxId`
Other	`lateFee.accrued`, `today`

Substituenții de sume sunt formatați în moneda facturii, datele folosesc formatul scurt de dată al aplicației, iar invoice.items se extinde într-o listă cu marcatori, câte un rând per articol, cu descrierea, cantitatea și prețul unitar. invoice.due este suma încă datorată, nu data scadenței; data este invoice.dueDate.

Editorul de șabloane de e-mail din aplicația Invoice Flow, derulat în jos, cu comutatorul Live preview activ și o casetă Preview (with sample data) care arată subiectul Wellness program invoice INV-0204 - Carter Digital Studio și un conținut adresat lui Linda Park, cu două articole cu marcatori — Previzualizarea folosește întotdeauna aceleași date fictive de probă, nu una dintre facturile tale.

Previzualizarea este generică în mod deliberat. Înlocuiește cu un client de probă fix, „Linda Park” de la „Riverstone Capital”, factura „INV-0204” pentru „$4 950.00” și o afacere de probă numită „Carter Digital Studio”. Numele și totalurile tale apar abia la trimitere, când șablonul este randat pe o factură reală.

Cum trimiți textul din factură pe e-mail

Cu șablonul salvat, trimiterea mesajului ia patru atingeri. Această cale trimite doar cuvinte; PDF-ul este tratat în secțiunea următoare.

Deschide factura din fila Documente.
Atinge meniul cu trei puncte din colțul din dreapta sus și alege Client de e-mail.
În foaia Alegeți un șablon (Choose a template), atinge șablonul dorit.
Dacă metoda ta de trimitere este aplicația de e-mail a sistemului, se deschide fereastra de compunere din aplicația ta de mail, cu destinatarul, subiectul și conținutul completate; verific-o și atinge butonul ei de trimitere. Dacă metoda ta este SMTP, aplicația trimite imediat și afișează E-mail trimis (Email sent).

Factura ciornă WR-2026-093 pentru Cascade Software Inc. din aplicația Invoice Flow, cu meniul suplimentar deschis, listând Mark as Sent, Cancel Invoice, Add late fee, Change log, Pin to list, Pin to dashboard, Email client, Client sign-off, Share as web page, View as client, Duplicate și Delete — Client de e-mail se află în al doilea grup al meniului facturii; Marchează ca trimisă apare doar pe ciorne.

Foaia de jos Choose a template din aplicația Invoice Flow, peste factura WR-2026-093, listând Initial invoice, Gentle reminder, Firm reminder, Thank you for payment, Statement summary și șablonul personalizat Corporate monthly invoice — Foaia listează fiecare șablon vizibil; atingerea unuia îl randează pe această factură.

Destinatarul este întotdeauna adresa de e-mail de pe fișa clientului. Dacă acel câmp este gol, aplicația se oprește cu mesajul Clientul nu are adresă de e-mail (Client has no email address) înainte ca foaia de șabloane să se deschidă, deci adaugă mai întâi adresa la client. Dacă lista de șabloane este goală pentru că nu ai deschis niciodată ecranul de șabloane, cele cinci predefinite sunt create pe loc.

Nicio metodă de trimitere nu atașează PDF-ul. Calea mailto îi predă aplicației tale de mail un destinatar, un subiect și un conținut text simplu, nimic mai mult. Calea SMTP construiește un mesaj în text simplu, cu aceleași trei părți, și îl trimite. Șablonul predefinit „Initial invoice" spune „Please find attached invoice", ceea ce este adevărat doar dacă adaugi tu fișierul în aplicația de mail sau trimiți PDF-ul separat.

Cum trimiți PDF-ul și marchezi factura ca trimisă

Fișierul pleacă prin foaia de partajare Android, din previzualizarea PDF. Funcționează orice destinație care acceptă fișiere: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive sau o aplicație de mesagerie a companiei.

Pe factură, atinge Previzualizează PDF în partea de jos și așteaptă randarea documentului.
Pentru o ciornă, atinge meniul cu trei puncte din bara previzualizării și alege Distribuie & marchează trimisă. Pentru o factură deja trimisă, atinge în schimb pictograma de partajare.
Alege aplicația ta de mail din foaia de partajare Android. PDF-ul este atașat, subiectul spune „Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", iar conținutul este o scurtă notă „please find attached". Adaugă destinatarul și trimite de acolo.
Înapoi în aplicație, o ciornă distribuită astfel afișează Factura marcată ca trimisă (Invoice marked as sent), iar insigna ei de stare trece de la Ciornă la Trimisă.

Factura PDF WR-2026-091 din aplicația Invoice Flow, de la Willow & Root Yoga Studio către Cascade Software Inc., cu trei linii, un total de 1.340,00 dolari, note despre programul de wellness din august și termeni de plată Net 30 — Acest fișier este cel pe care îl atașează foaia de partajare; textul de e-mail din șablon nu călătorește niciodată cu el.

Foaia de partajare nu îți citește șabloanele de e-mail. Subiectul și conținutul ei sunt texte fixe ale aplicației, care preiau numărul facturii, numele companiei tale și numele clientului. Așa că rutina practică pentru un client corporativ este: distribuie mai întâi PDF-ul din previzualizare (ceea ce trece și ciorna pe Trimisă), apoi, dacă vrei mesajul mai complet din șablon, cu lista de articole, urmează cu Client de e-mail. Sau pur și simplu lipește textul din șablon în fereastra de compunere deschisă de foaia de partajare, de vreme ce aplicația ta de mail este aceeași în ambele cazuri.

Marcarea ca trimisă este o schimbare de stare și nimic altceva. Nu înregistrează o dată, o adresă sau o copie a mesajului nicăieri unde să le poți vedea; intrarea din jurnalul de modificări este singura urmă. Invers, trimiterea prin Client de e-mail nu atinge niciodată starea, așa că o factură pe care ai trimis-o pe e-mail dintr-o ciornă rămâne ciornă până când folosești Distribuie & marchează trimisă sau alegi Marchează ca trimisă din meniul facturii și confirmi dialogul Schimbați starea? (Change status?).

Cum treci la trimiterea prin SMTP

Metoda implicită deschide aplicația ta de mail, ceea ce este alegerea potrivită pentru majoritatea oamenilor: vezi mesajul înainte să plece, furnizorul tău se ocupă de livrare și poți atașa PDF-ul în aceeași fereastră. SMTP are sens doar dacă trimiți în mod curent din aplicație și nu vrei pasul de compunere.

Deschide Setări și atinge Trimiterea e-mailurilor.
Selectează Server SMTP (trimitere automată). Formularul se desfășoară sub cele două butoane radio.
Introdu Gazda (Host) (pentru Gmail, smtp.gmail.com), lasă Portul (Port) pe 587 și completează Nume de utilizator (Username) și Parolă (Password). Pentru Gmail și Outlook, parola trebuie să fie o parolă de aplicație generată în setările de securitate ale contului tău, nu parola obișnuită de autentificare.
Completează Adresa expeditorului (From address) și Numele expeditorului (From name); acestea sunt ce vede clientul în linia De la.
Păstrează STARTTLS activ pentru portul 587 sau activează SSL/TLS pentru un furnizor care cere portul 465. Activarea unuia îl dezactivează pe celălalt.
Atinge Testați conexiunea (trimite la propria adresă) (Test connection (sends to your own address)). Aplicația salvează mai întâi formularul, apoi trimite un scurt mesaj de test la adresa expeditorului și raportează SMTP works sau Testul SMTP a eșuat (SMTP test failed), cu motivul dat de server.
Atinge Salvează.

Ecranul Email sending din aplicația Invoice Flow, cu titlul Sending method, System mail app (mailto) selectat, SMTP server (auto-send) neselectat și un buton Save — Implicit: aplicația îți deschide aplicația de mail, iar tu apeși Trimite acolo.

Ecranul Email sending din aplicația Invoice Flow, cu SMTP server selectat și formularul completat cu gazda smtp.gmail.com, portul 587, numele de utilizator și adresa expeditorului hello@willowandrootyoga.com, numele expeditorului Willow & Root Yoga Studio, STARTTLS activ, SSL/TLS inactiv, un buton Test connection și Save — SMTP pentru Gmail: gazdă, portul 587, parolă de aplicație, STARTTLS activ.

După ce SMTP este salvat, Client de e-mail nu mai deschide nimic. Atingerea unui șablon în selector trimite imediat, iar singurul feedback este bara verde E-mail trimis sau o bară roșie Trimiterea e-mailului a eșuat (Failed to send email), cu textul erorii. Nu există căsuță de ieșire și nici coadă de reîncercare, așa că, dacă bara este roșie, corectează setările și trimite din nou.

Reguli și detalii

Șabloanele au nevoie de un nume și de un subiect; conținutul poate fi gol. Salvarea cu unul dintre câmpurile obligatorii gol afișează Completați câmpurile obligatorii (Fill in required fields) și menține foaia deschisă.
Substituenții necunoscuți sunt lăsați exact cum au fost scriși. Un {{client.nmae}} scris greșit ajunge la client ca text brut, motiv pentru care previzualizarea live merită o privire înainte de salvare.
invoice.daysOverdue și invoice.daysUntilDue nu coboară niciodată sub zero; cel care nu se aplică afișează 0. lateFee.accrued este gol dacă profilul nu are un procent de penalitate, dacă factura nu a depășit perioada de grație sau dacă nu se mai datorează bani; este un calcul nou, pornit de la totalul facturii, nu suma deja adăugată pe factură.
Cele cinci șabloane predefinite sunt doar în engleză. Le poți edita pe loc și rămân predefinite; Duplică creează o copie editabilă, numită „(copy)”, ca șablon personalizat. Șterge pe un șablon predefinit îl ascunde, în loc să îl elimine, și nu există niciun ecran care să readucă un șablon predefinit ascuns. Șterge pe un șablon personalizat îl elimină imediat, fără confirmare.
Șabloanele sunt comune tuturor profilurilor tale de afaceri. Selectorul din Client de e-mail afișează fiecare șablon vizibil, indiferent de profilul căruia îi aparține factura.
Crearea, editarea și duplicarea șabloanelor, Client de e-mail, Share as web page și partajarea sau tipărirea PDF-ului sunt funcții Pro și redirecționează la ecranul de abonare fără o perioadă de probă activă sau un abonament. Ștergerea unui șablon și ecranul Trimiterea e-mailurilor în sine nu sunt restricționate.
Setările SMTP sunt stocate pe dispozitiv: gazda, portul, numele de utilizator, câmpurile expeditorului și cele două comutatoare în preferințele aplicației, iar parola în spațiul de stocare criptat al Android. La editările ulterioare, lăsarea câmpului Parolă gol păstrează parola stocată. Un port care nu poate fi interpretat revine la 587.
Aplicația refuză să trimită e-mail SMTP fără criptare. Cu STARTTLS și SSL/TLS ambele inactive, conexiunea este respinsă, în loc să îți trimită parola în clar.
Testați conexiunea salvează formularul înainte de test, așa că ce se află în câmpuri devine configurația ta salvată, chiar dacă testul eșuează.
Regulile de automatizare care menționează trimiterea unui e-mail nu folosesc niciuna dintre metode; ele creează o alertă în aplicație, la care să acționezi.
Share as web page este o a treia opțiune din același meniu: un dialog cu comutatoarele Include payment QR și Include payment buttons, ambele active implicit, apoi foaia de partajare, cu un fișier HTML de sine stătător. La fel ca partajarea PDF, poartă text fix, nu șablonul tău.

Sfaturi

Pune numărul facturii la începutul subiectului pentru clienții corporativi. O cutie poștală de plăți sortează după subiect, iar „WR-2026-093 - Willow & Root Yoga Studio" este mai ușor de potrivit cu o comandă decât un salut prietenos.

Fii sincer în conținut despre atașament. Fiindcă e-mailul din șablon nu poartă niciodată PDF-ul, fie scrie „PDF-ul urmează într-un mesaj separat", cum face studioul, fie trimite mai întâi PDF-ul din previzualizare și răspunde pe acel fir cu textul din șablon.

Fă o copie tradusă, în loc să editezi un șablon predefinit. Duplică „Gentle reminder", redenumește copia în limba clientului și păstrezi originalul englezesc pentru ceilalți clienți.

Folosește metoda mailto în perioada de probă, chiar dacă plănuiești să treci ulterior pe SMTP. Vederea ferestrei de compunere de fiecare dată este cel mai rapid mod de a prinde o greșeală de tipar în șablon înainte să ajungă la un client.

Ghiduri conexe

Previzualizare PDF, partajare și editor tratează mai în detaliu ecranul de previzualizare, tipărirea și editorul PDF integrat.
Stările facturilor, lista și istoricul explică ce înseamnă Trimisă, Întârziată și Plătită și cum înregistrează jurnalul modificările de stare.
Mementouri și reguli de automatizare arată mementourile programate care semnalează facturile întârziate pentru urmărire.