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請求書をメールで送信する
プレースホルダー付きの再利用可能なメールテンプレートを作成し、メールアプリまたはSMTP経由で本文を送信、共有シートでPDFを添付して請求書を送信済みにする方法。
Invoice Flow で請求書をメール送信するには、2つの別々の操作が必要です。この違いを理解することがすべての鍵です。1つ目の操作は「文面」を作ります。テンプレートから件名と本文を組み立て、クライアント名、請求書番号、合計金額、支払期限が自動的に埋め込まれます。2つ目の操作は「ファイル」を作ります。クライアントが実際に開き、経理部に転送し、それに基づいて支払うPDFです。アプリでは、1つ目は請求書メニューの クライアントにメール (Email client) から、2つ目はPDFプレビューの共有ボタンから行います。PDFとテンプレート化された文面を1つのメッセージとして一緒に送る機能はアプリ内にはありません。このガイドでは、どのボタンが何をするのかを正直に説明し、両者を組み合わせる現実的な方法を示します。
例として取り上げるのは、オレゴン州ポートランドの Willow & Root Yoga Studio です。オーナーの Hannah Whitfield は法人顧客向けに昼休みの出張レッスンを行い、月に1回、米ドルで請求書を発行しています。すべての請求書は個人ではなく経理部のメールボックス宛てに送られるため、親しみやすい文面よりも、請求書番号を含む一貫した件名の方が重要です。
画面で見えるもの
関係する画面は3つです。
テンプレートは 設定 (Settings) の 請求書の設定 (Invoice Settings) セクションにある メールテンプレート (Email templates) タイル（サブタイトル「クライアントメール用の件名・本文プリセット」）の中にあります。この画面は単純なリストで、封筒アイコンが5つの組み込みテンプレートを示し、鉛筆と線のアイコンが自分で作成したテンプレートを示します。各行にはテンプレート名とその下に件名が表示されます。各行には 複製 (Duplicate) と 削除 (Delete) を含む3点メニューがあり、隅にある + ボタンで新しいテンプレートを作成できます。
同じ設定セクションのすぐ下には メール送信 (Email sending)（サブタイトル「請求書メールの送信方法を選択」）があります。ここで システムのメールアプリ (mailto) (System mail app (mailto)) と SMTPサーバー（自動送信） (SMTP server (auto-send)) のどちらかを選び、後者を選んだ場合はSMTPホスト、ポート、認証情報を入力します。
3つ目の画面は請求書そのものです。ドキュメント (Documents) タブを開き、請求書をタップして、右上の3点メニューを使います。このメニューの2番目のグループには クライアントにメール (Email client) と Share as web page があります。下書きの場合、一番上の項目は 送信済みにする (Mark as Sent) です。請求書の下部にある幅広の PDF プレビュー (Preview PDF) ボタンをタップするとPDFビューアが開き、そのアプリバーには印刷アイコン、共有アイコン、そして下書きの場合のみ 共有して送信済みにする (Share & Mark as Sent) を含むメニューがあります。
プレースホルダー付きテンプレートの書き方
組み込みテンプレートは最初の送信には十分ですが、Hannah は法人の郵便室が開封せずに整理できる件名と、セッション内容を列挙する本文が欲しいと考えています。テンプレートの編集は Pro 機能ですが、一覧を開くこと自体は無料でできます。
- 設定 (Settings) を開き、請求書の設定 (Invoice Settings) までスクロールして メールテンプレート (Email templates) をタップします。
- ゼロから作る場合は + をタップし、既存のテンプレートを直接編集する場合は該当の行をタップします。
- テンプレート名 (Template name) を入力します。これはアプリ内のリストにのみ表示され、メールには表示されません。
- 件名 (Subject) を入力します。請求書番号を入れたい位置にカーソルを置き、Insert variable の下にある invoice.number チップをタップします。
- 本文 (Body) をタップしてメッセージを書きながら、client.name、invoice.total、invoice.dueDate、invoice.items などのチップを挿入していきます。
- ライブプレビュー (Live preview) をオンにしてサンプル値での結果を確認し、保存 (Save) をタップします。
プレースホルダーとは、チップのラベルを二重波括弧で囲んだものです。client.name をタップすると {{client.name}} と入力されます。チップは直前にフォーカスがあったフィールドに挿入され、どちらのフィールドもまだタップしていない場合は本文に挿入されます。波括弧を手入力することもできます。ピッカーは利用可能な値を Client、Invoice、Business、Other のグループに分けています。
| グループ | プレースホルダー |
|---|---|
| Client | client.name, client.company, client.email, client.phone, client.address, client.country |
| Invoice | invoice.number, invoice.status, invoice.currency, invoice.total, invoice.subtotal, invoice.tax, invoice.discount, invoice.paid, invoice.due, invoice.issueDate, invoice.dueDate, invoice.daysOverdue, invoice.daysUntilDue, invoice.items |
| Business | business.name, business.company, business.email, business.phone, business.address, business.website, business.taxId |
| Other | lateFee.accrued, today |
金額のプレースホルダーは請求書の通貨で書式化され、日付はアプリの短い日付形式が使われます。invoice.items は展開され、各項目の説明・数量・単価を1行ずつ示す箇条書きになります。invoice.due は支払期日ではなく、まだ未払いの金額を表します。支払期日は invoice.dueDate です。
プレビューは意図的に汎用的な内容になっています。固定のサンプルクライアント「Riverstone Capital」の「Linda Park」、請求書「INV-0204」、金額「$4,950.00」、そしてサンプル会社名「Carter Digital Studio」が使われます。あなた自身の名前や金額は、実際の請求書に対してテンプレートがレンダリングされる送信時に初めて表示されます。
請求書から本文をメール送信する方法
テンプレートを保存済みなら、メッセージの送信は4タップで完了します。この方法では文面のみが送信されます。PDFの送信は次のセクションで説明します。
- ドキュメント (Documents) タブから請求書を開きます。
- 右上の3点メニューをタップし、クライアントにメール (Email client) を選びます。
- テンプレートを選択 (Choose a template) シートで、使いたいテンプレートをタップします。
- 送信方法がシステムのメールアプリの場合、宛先・件名・本文が入力された状態でメールアプリの作成画面が開きます。内容を確認し、そのアプリ自体の送信ボタンをタップします。送信方法がSMTPの場合はすぐに送信され、メールを送信しました (Email sent) と表示されます。
宛先は常にクライアントレコードに登録されたメールアドレスです。そのフィールドが空の場合、テンプレートシートが開く前に クライアントのメールアドレスがありません (Client has no email address) というメッセージでアプリが停止するので、先にクライアントにアドレスを追加してください。テンプレート画面を一度も開いたことがなくテンプレートリストが空の場合は、5つの組み込みテンプレートがその場で作成されます。
PDFを送信して請求書を送信済みにする方法
ファイルはPDFプレビューからAndroidの共有シートを通じて送られます。ファイルを受け付ける送信先であれば、Gmail、Outlook、WhatsApp、Drive、会社のメッセージアプリなど何でも使えます。
- 請求書の下部にある PDF プレビュー (Preview PDF) をタップし、ドキュメントがレンダリングされるのを待ちます。
- 下書きの場合は、プレビューのアプリバーにある3点メニューから 共有して送信済みにする (Share & Mark as Sent) を選びます。すでに送信済みの請求書の場合は、代わりに共有アイコンをタップします。
- Androidの共有シートでメールアプリを選びます。PDFが添付され、件名は「Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio」となり、本文は「添付をご確認ください」という短い一文になります。宛先を追加してそこから送信します。
- アプリに戻ると、この方法で共有された下書きには Invoice marked as sent と表示され、ステータスバッジが下書きから送信済みに変わります。
共有シートはメールテンプレートを参照しません。件名と本文は請求書番号、あなたの会社名、クライアント名を差し込む固定のアプリ文言です。そのため、法人クライアントに対する実用的な流れは、まずプレビューからPDFを共有し（これにより下書きが送信済みに変わります）、明細一覧を含むより充実したテンプレートメールを送りたい場合は続けて クライアントにメール (Email client) を使う、というものです。あるいは、メールアプリはどちらの場合も同じなので、共有シートが開いた作成画面にテンプレートの文面を貼り付けるだけでも構いません。
送信済みにする操作はステータスの変更のみです。日付、宛先、メッセージのコピーなどはどこにも記録されず、変更履歴の記録だけが唯一の痕跡です。逆に、クライアントにメール (Email client) での送信はステータスに一切影響しないため、下書きからメール送信した請求書は、共有して送信済みにする (Share & Mark as Sent) を使うか、請求書メニューから 送信済みにする (Mark as Sent) を選んで ステータスを変更しますか？ (Change status?) ダイアログを確認するまで下書きのままです。
SMTP送信に切り替える方法
デフォルトの方法はメールアプリを開くもので、ほとんどの人にとって適切な選択です。送信前にメッセージを確認でき、プロバイダが配信を処理し、同じ画面でPDFを添付できます。SMTPが理にかなうのは、アプリから日常的に送信していて、作成画面を経由したくない場合だけです。
- 設定 (Settings) を開き、メール送信 (Email sending) をタップします。
- SMTPサーバー（自動送信） (SMTP server (auto-send)) を選びます。2つのラジオボタンの下にフォームが展開します。
- ホスト (Host) を入力し（Gmailの場合は smtp.gmail.com）、ポート (Port) は587のままにして、ユーザー名 (Username) と パスワード (Password) を入力します。GmailとOutlookの場合、パスワードは通常のログインパスワードではなく、アカウントのセキュリティ設定で発行したアプリパスワードである必要があります。
- 送信元アドレス (From address) と 送信元名 (From name) を入力します。これらはクライアントが送信元欄で目にする内容です。
- ポート587の場合は STARTTLS をオンのままにし、ポート465を要求するプロバイダの場合は SSL/TLS をオンにします。片方をオンにするともう片方はオフになります。
- 接続をテスト（自分宛てに送信） (Test connection (sends to your own address)) をタップします。アプリはまずフォームを保存してから、送信元アドレスに短いテストメッセージを送信し、SMTPは正常です (SMTP works) または SMTPテストに失敗しました (SMTP test failed) とサーバーの理由を表示します。
- 保存 (Save) をタップします。
SMTPを保存すると、クライアントにメール (Email client) は何も開かなくなります。ピッカーでテンプレートをタップするとすぐに送信され、フィードバックは緑色の メールを送信しました (Email sent) バー、またはエラー内容を伴う赤色の メール送信に失敗しました (Failed to send email) バーのみです。送信トレイや再送キューはないので、赤いバーが表示された場合は設定を修正して再送してください。
ルールと詳細
- テンプレートには名前と件名が必須です。本文は空でも構いません。必須フィールドが空のまま保存しようとすると 必須項目を入力 (Fill in required fields) と表示され、シートは開いたままになります。
- 未知のプレースホルダーはそのままの文字列として残ります。スペルミスした
{{client.nmae}}はそのままの文字としてクライアントに届くため、保存前にライブプレビューを一目確認する価値があります。 invoice.daysOverdueとinvoice.daysUntilDueは0未満にはならず、該当しない方は0と表示されます。lateFee.accruedは、プロファイルに延滞料率が設定されていて、請求書が猶予期間を過ぎていて、まだ未払いがある場合を除き空欄になります。これは請求書に既に加算された金額ではなく、請求書合計から新たに計算された値です。- 5つの組み込みテンプレートは英語のみです。その場で編集しても組み込みのままとなり、複製 (Duplicate) は「(copy)」という名前のカスタムテンプレートとして編集可能なコピーを作成します。組み込みテンプレートに対する 削除 (Delete) は削除ではなく非表示にするだけで、非表示になった組み込みテンプレートを元に戻す画面はありません。カスタムテンプレートに対する 削除 (Delete) は確認なしで即座に削除されます。
- テンプレートはすべてのビジネスプロファイルで共有されます。クライアントにメール (Email client) のピッカーには、その請求書がどのプロファイルに属していても、表示可能なすべてのテンプレートが並びます。
- テンプレートの作成・編集・複製、クライアントにメール (Email client)、Share as web page、PDFの共有や印刷はPro機能で、トライアルまたはサブスクリプションが有効でない場合は課金画面にリダイレクトされます。テンプレートの削除と メール送信 (Email sending) 画面自体には制限がかかりません。
- SMTP設定は端末上に保存されます。ホスト、ポート、ユーザー名、送信元関連のフィールド、2つのスイッチはアプリの設定に、パスワードはAndroidの暗号化ストレージに保存されます。後で編集する際、パスワード (Password) を空欄のままにすると保存済みのものが維持されます。解析できないポート番号は587にフォールバックします。
- アプリは暗号化なしでSMTPメールを送信することを拒否します。STARTTLS と SSL/TLS の両方がオフの場合、パスワードを平文で送信する代わりに接続自体が拒否されます。
- 接続をテスト (Test connection) はテスト前にフォームを保存するため、テストが失敗した場合でも、フィールドに入力した内容がそのまま保存済みの設定になります。
- メール送信に言及する自動化ルールは、どちらの送信方法も使用しません。代わりにアプリ内アラートを作成し、あなたが対応することになります。
- Share as web page は同じメニューにある3つ目の選択肢です。Include payment QR と Include payment buttons の両方（デフォルトでオン）を切り替えるダイアログが表示され、その後、自己完結型のHTMLファイルとともに共有シートが開きます。PDF共有と同様、テンプレートではなく固定の文言が使われます。
ヒント
関連ガイド
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