Mwongozo wa mtumiaji

Kutuma ankara kwa barua pepe

Andika violezo vya barua pepe vinavyoweza kutumika tena vyenye vibadala, tuma maandishi kutoka programu yako ya barua pepe au kupitia SMTP, ambatanisha PDF kupitia kisanduku cha kushiriki na uweke ankara alama ya kutumwa.

Imesasishwa: 2026-09-09

Kutuma ankara kwa barua pepe katika Invoice Flow ni vitendo viwili tofauti, na kuelewa mgawanyo huo ndio ujanja wote. Kitendo cha kwanza kinazalisha maneno: mstari wa mada na maudhui yaliyojengwa kutoka kiolezo, yakiwa na jina la mteja, namba ya ankara, jumla na tarehe ya mwisho vimejazwa kiotomatiki. Kitendo cha pili kinazalisha faili: PDF ambayo mteja atafungua kwa hakika, kuipeleka kwa idara ya malipo na kulipa dhidi yake. Programu inafanya kitendo cha kwanza kupitia Programu ya barua pepe (Email client) kwenye menyu ya ankara na cha pili kupitia kitufe cha kushiriki kwenye onyesho la kuhakiki la PDF. Hakuna kitu kwenye programu kinachotuma PDF na maandishi ya kiolezo pamoja katika ujumbe mmoja, kwa hivyo mwongozo huu ni wazi kuhusu kitufe kipi kinafanya nini, na unaonyesha njia nzuri ya kuvichanganya.

Biashara ya mfano ni Willow & Root Yoga Studio huko Portland, Oregon. Mmiliki wake, Hannah Whitfield, anaendesha madarasa ya kila siku ya mchana kwa wateja wa makampuni na anatoza kila mmoja wao mara moja kwa mwezi kwa dola za Marekani. Kila ankara inakwenda kwa sanduku la barua pepe la idara ya malipo badala ya mtu binafsi, kwa hivyo mstari wa mada ulio thabiti unaojumuisha namba ya ankara ni muhimu zaidi kuliko sauti ya kirafiki.

Unachoona kwenye skrini

Skrini tatu zinahusika.

Violezo viko chini ya Mipangilio (Settings), katika sehemu ya Invoice Settings, nyuma ya kadi ya Violezo vya barua pepe (Email templates) (maelezo madogo “Subject + body presets for client emails”). Skrini ni orodha rahisi: aikoni ya bahasha inaonyesha violezo vitano vilivyojengwa ndani, aikoni ya kalamu-juu-ya-mistari inaonyesha vile ulivyounda, na kila safu inaonyesha jina la kiolezo pamoja na mada yake chini yake. Kila safu ina menyu ya nukta tatu yenye Duplicate na Delete, na kitufe cha + kwenye kona kinaanzisha kiolezo kipya.

Chini yake kidogo katika sehemu hiyo hiyo ya mipangilio kuna Utumaji wa barua pepe (Email sending) (maelezo madogo “Choose how invoice emails are sent”). Hapa ndipo unapochagua kati ya System mail app (mailto) na SMTP server (auto-send), na hapa ndipo mwenyeji wa SMTP, mlango na sifa za kuingia zinaenda ukichagua chaguo la pili.

Skrini ya tatu ni ankara yenyewe. Fungua kichupo cha Hati (Documents), gusa ankara, na tumia menyu ya nukta tatu kwenye kona ya juu kulia. Kundi la pili la menyu hiyo lina Programu ya barua pepe (Email client) na Share as web page. Kwa rasimu, kipengele cha kwanza kabisa ni Mark as Sent. Chini ya ankara, kitufe kipana cha Hakikisha PDF (Preview PDF) kinafungua kionyeshi cha PDF, ambacho upau wake wa juu una aikoni ya kuchapisha, aikoni ya kushiriki na, kwa rasimu tu, menyu yenye Share & Mark as Sent.

Jinsi ya kuandika kiolezo chenye vibadala

Violezo vilivyojengwa ndani vinatosha kwa utumaji wa kwanza, lakini Hannah anataka mada ambayo chumba cha barua za kampuni kinaweza kufungua bila kufungua ujumbe, na maudhui yanayoorodhesha vipindi. Kuhariri kiolezo ni kipengele cha Pro; kufungua orodha si.

1. Fungua Mipangilio (Settings), sogeza hadi Invoice Settings na gusa Violezo vya barua pepe (Email templates).
2. Gusa + kuanza upya, au gusa safu iliyopo kuibadilisha palepale.
3. Andika Template name. Linaonekana tu kwenye orodha za ndani za programu, kamwe si kwenye barua pepe.
4. Andika Subject. Weka mshale mahali namba ya ankara inapotakiwa kuwa na gusa kibonge cha invoice.number chini ya Insert variable.
5. Gusa ndani ya Body na uandike ujumbe, ukiingiza vibonge kama client.name, invoice.total, invoice.dueDate na invoice.items unavyoendelea.
6. Washa Live preview kuona matokeo kwa thamani za mfano, kisha gusa Hifadhi (Save).

Kibadala ni lebo ya kibonge iliyofungwa katika mabano mawili ya kudura, kwa hivyo kugusa client.name kunaandika {{client.name}}. Kibonge kinaenda kwenye uga uliokuwa na fokasi hivi karibuni; kama hujagusa uga wowote bado, kinaenda kwenye maudhui. Unaweza pia kuandika mabano kwa mkono. Kichaguzi kinaweka thamani zinazopatikana katika makundi ya Client, Invoice, Business na Other:

Vibadala vya pesa vinaandikwa kwa sarafu ya ankara, tarehe zinatumia muundo mfupi wa tarehe wa programu, na invoice.items inapanuka kuwa orodha ya vitone yenye mstari mmoja kwa kila kipengele ikionyesha maelezo, idadi na bei ya kitengo. invoice.due ni kiasi kinachodaiwa bado, si tarehe ya mwisho; tarehe ni invoice.dueDate.

Onyesho la kuhakiki limekusudiwa kwa makusudi kuwa la jumla. Linaweka mteja wa mfano uliowekwa, “Linda Park” wa “Riverstone Capital”, ankara “INV-0204” ya “$4 950.00”, na biashara ya mfano iitwayo “Carter Digital Studio”. Jina lako mwenyewe na jumla zako zinaonekana tu wakati wa kutuma, wakati kiolezo kinachorwa dhidi ya ankara halisi.

Jinsi ya kutuma maandishi kwa barua pepe kutoka kwa ankara

Kiolezo kikiwa kimehifadhiwa, kutuma ujumbe kunachukua migusa minne. Njia hii inatuma maneno tu; PDF inaelezwa katika sehemu inayofuata.

1. Fungua ankara kutoka kichupo cha Hati (Documents).
2. Gusa menyu ya nukta tatu kwenye kona ya juu kulia na uchague Programu ya barua pepe (Email client).
3. Katika karatasi ya Choose a template, gusa kiolezo unachotaka.
4. Ikiwa njia yako ya kutuma ni programu ya barua pepe ya mfumo, dirisha la kuandika la programu yako ya barua pepe linafunguka likiwa na mpokeaji, mada na maudhui yamejazwa; likague na gusa kitufe chake cha Send. Ikiwa njia yako ni SMTP, programu inatuma mara moja na kuonyesha Email sent.

Mpokeaji daima ni anwani ya barua pepe iliyoko kwenye rekodi ya mteja. Kama uga huo ni tupu, programu inasimama na ujumbe Client has no email address kabla hata karatasi ya kiolezo haijafunguka, kwa hivyo ongeza anwani kwa mteja kwanza. Ikiwa orodha ya violezo ni tupu kwa sababu hujawahi kufungua skrini ya violezo, violezo vitano vilivyojengwa ndani vinaundwa palepale.

Jinsi ya kutuma PDF na kuweka ankara alama ya kutumwa

Faili inatoka kupitia kisanduku cha kushiriki cha Android kutoka kwenye onyesho la kuhakiki la PDF. Lengo lolote linalokubali faili linafanya kazi: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, au programu ya ujumbe ya kampuni.

1. Kwenye ankara, gusa Hakikisha PDF (Preview PDF) chini na subiri hati ichorwe.
2. Kwa rasimu, gusa menyu ya nukta tatu kwenye upau wa juu wa onyesho la kuhakiki na uchague Share & Mark as Sent. Kwa ankara iliyokwisha tumwa, gusa aikoni ya kushiriki badala yake.
3. Chagua programu yako ya barua pepe kwenye kisanduku cha kushiriki cha Android. PDF inaambatanishwa, mada inasomeka "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", na maudhui ni ujumbe mfupi wa "please find attached". Ongeza mpokeaji na tuma kutoka hapo.
4. Ukirudi kwenye programu, rasimu iliyoshirikiwa kwa njia hii inaonyesha Invoice marked as sent na alama yake ya hali inabadilika kutoka Draft kwenda Sent.

Kisanduku cha kushiriki hakisomi violezo vyako vya barua pepe. Mada na maudhui yake ni maandishi ya programu yaliyowekwa ambayo yanatumia namba ya ankara, jina la kampuni yako na jina la mteja. Kwa hivyo utaratibu wa vitendo kwa mteja wa kampuni ni: shiriki PDF kwanza kutoka onyesho la kuhakiki (ambalo pia linabadilisha rasimu kuwa Sent), kisha, ukitaka ujumbe kamili wa kiolezo wenye orodha ya vipengele, fuatilia kwa Email client. Au tu bandika maandishi ya kiolezo kwenye dirisha la kuandika ambalo kisanduku cha kushiriki kilifungua, kwa kuwa programu yako ya barua pepe ni ile ile katika hali zote mbili.

Kuweka alama ya kutumwa ni mabadiliko ya hali na hakuna zaidi. Haihifadhi tarehe, anwani au nakala ya ujumbe mahali popote unapoweza kuona; kiingilio cha rekodi ya mabadiliko ndiyo athari pekee. Kinyume chake, kutuma kupitia Email client kamwe hakuguswi na hali, kwa hivyo ankara uliyotuma kwa barua pepe kutoka rasimu inabaki rasimu mpaka utumie Share & Mark as Sent au uchague Mark as Sent kwenye menyu ya ankara na kuthibitisha kisanduku cha mazungumzo cha Change status?.

Jinsi ya kubadilisha kwenda SMTP kutuma

Njia ya chaguo-msingi inafungua programu yako ya barua pepe, ambayo ni chaguo sahihi kwa watu wengi: unaona ujumbe kabla haujatumwa, mtoa huduma wako anashughulikia utoaji, na unaweza kuambatanisha PDF katika dirisha lile lile. SMTP ina maana tu ikiwa unatuma mara kwa mara kutoka programu na hutaki hatua ya kuandika.

1. Fungua Mipangilio (Settings) na gusa Utumaji wa barua pepe (Email sending).
2. Chagua SMTP server (auto-send). Fomu inajitokeza chini ya vitufe viwili vya redio.
3. Ingiza Host (kwa Gmail, smtp.gmail.com), acha Port kwa 587, na jaza Username na Password. Kwa Gmail na Outlook nenosiri lazima liwe nenosiri la programu (app password) lililoundwa katika mipangilio ya usalama ya akaunti yako, si kuingia kwako kwa kawaida.
4. Jaza From address na From name; hizi ndizo mteja anazoona kwenye mstari wa From.
5. Weka STARTTLS imewashwa kwa mlango 587, au washa SSL/TLS kwa mtoa huduma anayehitaji mlango 465. Kuwasha moja kunazima nyingine.
6. Gusa Test connection (sends to your own address). Programu inahifadhi fomu kwanza, kisha inatuma ujumbe mfupi wa jaribio kwenda anwani ya From na kuripoti SMTP works au SMTP test failed pamoja na sababu ya seva.
7. Gusa Hifadhi (Save).

SMTP ikishahifadhiwa, Email client haifungui chochote tena. Kugusa kiolezo kwenye kichaguzi kunatuma mara moja, na maoni pekee ni upau wa kijani wa Email sent au upau mwekundu wa Failed to send email wenye maandishi ya hitilafu. Hakuna sanduku la kutuma nje wala foleni ya kujaribu tena, hivyo upau ukiwa mwekundu, rekebisha mipangilio na tuma tena.

Sheria na maelezo

• Violezo vinahitaji jina na mada; maudhui yanaweza kuwa tupu. Kuhifadhi ukiacha uga wowote unaohitajika tupu kunaonyesha Fill in required fields na kuweka karatasi wazi.
• Vibadala visivyojulikana vinabaki kama vilivyoandikwa. {{client.nmae}} iliyoandikwa vibaya inamfikia mteja kama maandishi halisi, ndiyo maana onyesho la kuhakiki la moja kwa moja linafaa kuangaliwa kabla ya kuhifadhi.
• invoice.daysOverdue na invoice.daysUntilDue hazishuki chini ya sifuri; ile isiyotumika inaonyesha 0. lateFee.accrued iko tupu isipokuwa wasifu una asilimia ya faini ya ucheleweshaji, ankara imepita kipindi chake cha neema na fedha bado inadaiwa; ni hesabu mpya kutoka jumla ya ankara, si kiasi ambacho tayari kimeongezwa kwenye ankara.
• Violezo vitano vilivyojengwa ndani ni kwa Kiingereza tu. Unaweza kuvihariri palepale na vinabaki vilivyojengwa ndani; Duplicate inaunda nakala inayoharirika iitwayo “(copy)” kama kiolezo maalum. Delete kwenye kilichojengwa ndani kinakificha badala ya kukiondoa, na hakuna skrini ya kurudisha kilichojengwa ndani kilichofichwa. Delete kwenye kiolezo maalum kinakiondoa mara moja, bila uthibitisho.
• Violezo vinashirikiwa katika wasifu wako wote wa biashara. Kichaguzi chini ya Email client kinaonyesha kila kiolezo kinachoonekana bila kujali wasifu upi ankara inayo.
• Kuunda, kuhariri na kunakili violezo, Email client, Share as web page na kushiriki au kuchapisha PDF ni vipengele vya Pro na vinaelekeza kwenye ukurasa wa malipo bila jaribio au usajili unaoendelea. Kufuta kiolezo na skrini ya Email sending yenyewe hazihitaji Pro.
• Mipangilio ya SMTP inahifadhiwa kwenye kifaa: mwenyeji, mlango, jina la mtumiaji, sehemu za from na vitufe viwili katika mapendeleo ya programu, nenosiri katika hifadhi iliyosimbwa ya Android. Katika uhariri unaofuata, kuacha Password tupu kunaweka lililohifadhiwa. Mlango usiofasirika unarudi kwa 587.
• Programu inakataa kutuma barua pepe za SMTP bila usimbaji fiche. Ikiwa STARTTLS na SSL/TLS zote zimezimwa, muunganisho unakataliwa badala ya kutuma nenosiri lako wazi.
• Test connection inahifadhi fomu kabla ya kujaribu, hivyo chochote kilicho kwenye sehemu kinakuwa mipangilio yako iliyohifadhiwa hata kama jaribio linashindwa.
• Sheria za otomatiki zinazotaja kutuma barua pepe hazitumii njia yoyote kati ya hizi mbili; zinaunda arifa ya ndani ya kutenda nayo.
• Share as web page ni chaguo la tatu kwenye menyu ile ile: kisanduku cha mazungumzo chenye vitufe vya Include payment QR na Include payment buttons, vyote vimewashwa kwa chaguo-msingi, kisha kisanduku cha kushiriki chenye faili ya HTML iliyokamilika. Kama kushiriki PDF, kinabeba maandishi yaliyowekwa, si kiolezo chako.

Vidokezo

Miongozo inayohusiana

• Onyesho la kuhakiki la PDF, kushiriki na kihariri linashughulikia skrini ya onyesho la kuhakiki, uchapishaji na kihariri cha PDF kilichojengwa ndani kwa undani zaidi.
• Hali za ankara, orodha na historia linaeleza maana ya Sent, Overdue na Paid na jinsi rekodi ya mabadiliko inavyorekodi mabadiliko ya hali.
• Vikumbusho vya malipo na sheria za otomatiki linaonyesha vikumbusho vilivyopangwa vinavyoashiria ankara zilizochelewa kwa ufuatiliaji.