מדריך למשתמש

שליחת חשבוניות באימייל

כתבו תבניות אימייל חוזרות עם משתני placeholder, שלחו את הטקסט מאפליקציית הדואר או דרך SMTP, צרפו את קובץ ה-PDF דרך תפריט השיתוף וסמנו את החשבונית כנשלחה.

עודכן: 2026-09-09

שליחת חשבונית באימייל ב-Invoice Flow מורכבת משתי פעולות נפרדות, והבנת ההפרדה הזו היא כל הסוד. הפעולה הראשונה מייצרת את הטקסט: נושא ההודעה וגוף ההודעה, בנויים מתבנית, כאשר שם הלקוח, מספר החשבונית, הסכום הכולל ותאריך התשלום מתמלאים אוטומטית. הפעולה השנייה מייצרת את הקובץ: ה-PDF שהלקוח באמת יפתח, יעביר להנהלת חשבונות וישלם על פיו. האפליקציה מבצעת את הפעולה הראשונה דרך אפליקציית אימייל (Email client) בתפריט החשבונית, ואת השנייה דרך כפתור השיתוף בתצוגה המקדימה של ה-PDF. שום דבר באפליקציה לא שולח את ה-PDF ואת הטקסט מהתבנית יחד בהודעה אחת, אז המדריך הזה מדייק לגבי מה כל כפתור עושה, ומראה דרך הגיונית לשלב ביניהם.

העסק לדוגמה הוא Willow & Root Yoga Studio בפורטלנד, אורגון. הבעלים שלו, הנה וויטפילד, מנהלת שיעורי יוגה בשעת הצהריים באתרי לקוחות עסקיים, ומוציאה לכל אחד מהם חשבונית פעם בחודש בדולרים אמריקאיים. כל חשבונית נשלחת לתיבת דואר של הנהלת חשבונות ולא לאדם ספציפי, ולכן נושא אחיד שכולל את מספר החשבונית חשוב יותר מטון ידידותי.

מה רואים על המסך

מדובר בשלושה מסכים.

התבניות נמצאות תחת הגדרות (Settings), בקטע הגדרות חשבונית (Invoice Settings), מאחורי האריח תבניות אימייל (Email templates, כתובית “תבניות נושא + גוף מוכנות מראש להודעות ללקוחות”). המסך הוא רשימה פשוטה: סמל מעטפה מסמן את חמש התבניות המובנות, סמל עיפרון על שורות מסמן את אלה שיצרתם בעצמכם, וכל שורה מציגה את שם התבנית עם הנושא שלה מתחתיו. לכל שורה יש תפריט שלוש נקודות עם שכפל (Duplicate) ומחק (Delete), וכפתור + בפינה פותח תבנית חדשה.

ממש מתחת לזה, באותו קטע הגדרות, נמצא שליחת אימייל (Email sending, כתובית “בחרו כיצד חשבוניות באימייל נשלחות”). כאן בוחרים בין אפליקציית דואר של המערכת (mailto) (System mail app) לבין שרת SMTP (שליחה אוטומטית) (SMTP server auto-send), וכאן מזינים את שרת ה-SMTP, הפורט ופרטי ההתחברות אם בוחרים באפשרות השנייה.

המסך השלישי הוא החשבונית עצמה. פתחו את הלשונית מסמכים (Documents), הקישו על חשבונית, והשתמשו בתפריט שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה. הקבוצה השנייה בתפריט זה מכילה את אפליקציית אימייל ושיתוף כדף אינטרנט (Share as web page). עבור טיוטה, הפריט הראשון הוא סמן כנשלח (Mark as Sent). בתחתית החשבונית, כפתור תצוגה מקדימה PDF (Preview PDF) הרחב פותח את מציג ה-PDF, ששורת הכלים שלו מכילה את סמל ההדפסה, סמל השיתוף, ורק לגבי טיוטות - תפריט עם שתף וסמן כנשלח (Share & Mark as Sent).

איך כותבים תבנית עם משתני placeholder

התבניות המובנות מספיקות לשליחה ראשונה, אבל הנה רוצה נושא שחדר דואר של תאגיד יוכל לתייק בלי לפתוח את ההודעה, וגוף הודעה שמפרט את השיעורים. עריכת תבנית היא פיצ’ר Pro; פתיחת הרשימה אינה.

1. פתחו את הגדרות, גללו אל הגדרות חשבונית והקישו על תבניות אימייל.
2. הקישו על + כדי להתחיל מאפס, או הקישו על שורה קיימת כדי לשנות אותה במקום.
3. הקלידו שם תבנית. הוא מופיע רק ברשימות של האפליקציה עצמה, לעולם לא בהודעה.
4. הקלידו את הנושא (Subject). מקמו את הסמן במקום שבו צריך להופיע מספר החשבונית והקישו על השבב invoice.number תחת הוספת משתנה (Insert variable).
5. הקישו על גוף ההודעה (Body) וכתבו את ההודעה, תוך הוספת שבבים כגון client.name, invoice.total, invoice.dueDate ו-invoice.items תוך כדי כתיבה.
6. הפעילו את תצוגה מקדימה חיה (Live preview) כדי לראות את התוצאה עם ערכי דוגמה, ואז הקישו על שמור.

placeholder הוא תווית השבב עטופה בסוגריים מסולסלים כפולים, כך שהקשה על client.name מקלידה {{client.name}}. השבב נכנס לשדה שהיה פעיל בו לאחרונה; אם עוד לא הקשתם על אף שדה, הוא נכנס לגוף ההודעה. אפשר גם להקליד את הסוגריים ידנית. הבורר מקבץ את הערכים הזמינים לקטגוריות Client, Invoice, Business ו-Other:

placeholders של סכומי כסף מעוצבים במטבע החשבונית, תאריכים מוצגים בפורמט התאריך הקצר של האפליקציה, ו-invoice.items מתרחב לרשימת תבליטים עם שורה אחת לכל פריט המציגה את התיאור, הכמות והמחיר ליחידה. invoice.due הוא הסכום שנותר לתשלום, לא תאריך התשלום; התאריך הוא invoice.dueDate.

התצוגה המקדימה גנרית בכוונה. היא מציבה לקוח דוגמה קבוע, “Linda Park” מ”Riverstone Capital”, חשבונית “INV-0204” על “$4,950.00”, ועסק דוגמה בשם “Carter Digital Studio”. השם והסכומים שלכם עצמכם מופיעים רק בזמן השליחה, כאשר התבנית מעובדת מול חשבונית אמיתית.

איך שולחים את הטקסט מהחשבונית

לאחר שמירת התבנית, שליחת ההודעה דורשת ארבע הקשות. נתיב זה שולח טקסט בלבד; ה-PDF מכוסה בסעיף הבא.

1. פתחו את החשבונית מלשונית מסמכים.
2. הקישו על תפריט שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה ובחרו אפליקציית אימייל.
3. בגיליון בחירת תבנית (Choose a template), הקישו על התבנית שברצונכם להשתמש בה.
4. אם שיטת השליחה שלכם היא אפליקציית הדואר של המערכת, ייפתח חלון החיבור של אפליקציית הדואר שלכם עם הנמען, הנושא והגוף כבר ממולאים; בדקו והקישו על כפתור השליחה שלה. אם השיטה שלכם היא SMTP, האפליקציה שולחת מיידית ומציגה אימייל נשלח (Email sent).

הנמען הוא תמיד כתובת האימייל שברשומת הלקוח. אם השדה הזה ריק, האפליקציה עוצרת עם ההודעה ללקוח אין כתובת אימייל (Client has no email address) לפני שגיליון התבניות אפילו נפתח, אז הוסיפו קודם את הכתובת ללקוח. אם רשימת התבניות ריקה כי מעולם לא פתחתם את מסך התבניות, חמש התבניות המובנות נוצרות במקום.

איך שולחים את ה-PDF ומסמנים את החשבונית כנשלחה

הקובץ יוצא דרך תפריט השיתוף של אנדרואיד מהתצוגה המקדימה של ה-PDF. כל יעד שמקבל קבצים עובד: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive, או אפליקציית מסרים ארגונית.

1. בחשבונית, הקישו על תצוגה מקדימה PDF בתחתית והמתינו שהמסמך יעובד.
2. עבור טיוטה, הקישו על תפריט שלוש הנקודות בשורת הכלים של התצוגה המקדימה ובחרו שתף וסמן כנשלח. עבור חשבונית שכבר נשלחה, הקישו במקום זאת על סמל השיתוף.
3. בחרו את אפליקציית הדואר שלכם בתפריט השיתוף של אנדרואיד. ה-PDF מצורף, הנושא קורא "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio", והגוף הוא הערה קצרה מסוג "מצורף בזאת". הוסיפו את הנמען ושלחו משם.
4. בחזרה באפליקציה, טיוטה ששותפה בדרך זו מציגה החשבונית סומנה כנשלחה (Invoice marked as sent) והתגית סטטוס שלה משתנה מטיוטה לנשלח.

תפריט השיתוף לא קורא את תבניות האימייל שלכם. הנושא והגוף שלו הם מחרוזות קבועות של האפליקציה שלוקחות את מספר החשבונית, שם החברה שלכם ושם הלקוח. אז הרוטינה המעשית עבור לקוח עסקי היא: שתפו קודם את ה-PDF מהתצוגה המקדימה (מה שגם הופך את הטיוטה לנשלח), ואז, אם רוצים את ההודעה המלאה מהתבנית עם רשימת הפריטים, המשיכו עם אפליקציית אימייל. או פשוט הדביקו את הטקסט מהתבנית לתוך חלון החיבור שתפריט השיתוף פתח, מכיוון שאפליקציית הדואר שלכם זהה בשני המקרים.

סימון כנשלח הוא שינוי סטטוס בלבד, שום דבר מעבר לכך. הוא לא מתעד תאריך, כתובת או עותק של ההודעה בשום מקום שאתם יכולים לראות; רשומת יומן השינויים היא העדות היחידה. לעומת זאת, שליחה דרך אפליקציית אימייל לעולם לא נוגעת בסטטוס, כך שחשבונית ששלחתם מטיוטה נשארת טיוטה עד שתשתמשו בשתף וסמן כנשלח או תבחרו סמן כנשלח מתפריט החשבונית ותאשרו את תיבת הדו-שיח לשנות סטטוס? (Change status?).

איך עוברים לשליחה דרך SMTP

השיטה המוגדרת כברירת מחדל פותחת את אפליקציית הדואר שלכם, וזו הבחירה הנכונה עבור רוב האנשים: אתם רואים את ההודעה לפני שהיא נשלחת, הספק שלכם מטפל במסירה, ותוכלו לצרף את ה-PDF באותו חלון. SMTP הגיוני רק אם אתם שולחים באופן שגרתי מתוך האפליקציה ולא רוצים את שלב החיבור.

1. פתחו את הגדרות והקישו על שליחת אימייל.
2. בחרו שרת SMTP (שליחה אוטומטית). הטופס נפתח מתחת לשני כפתורי הרדיו.
3. הזינו מארח (Host, עבור Gmail: smtp.gmail.com), השאירו את פורט על 587, ומלאו שם משתמש וסיסמה. עבור Gmail ו-Outlook הסיסמה חייבת להיות סיסמת אפליקציה שנוצרה בהגדרות האבטחה של החשבון שלכם, לא סיסמת ההתחברות הרגילה.
4. מלאו כתובת השולח ושם השולח; אלה מה שהלקוח רואה בשורת From.
5. השאירו את STARTTLS מופעל עבור פורט 587, או הפעילו SSL/TLS עבור ספק שדורש פורט 465. הפעלת אחד מכבה את השני.
6. הקישו על בדוק חיבור (שולח לכתובת שלכם) (Test connection). האפליקציה שומרת קודם את הטופס, ואז שולחת הודעת בדיקה קצרה לכתובת ה-From ומדווחת SMTP עובד (SMTP works) או בדיקת SMTP נכשלה (SMTP test failed) עם הסיבה מהשרת.
7. הקישו על שמור.

לאחר שמירת ה-SMTP, אפליקציית אימייל כבר לא פותחת שום דבר. הקשה על תבנית בבורר שולחת ישירות, וההודעה היחידה היא הבר הירוק אימייל נשלח או בר אדום שליחת אימייל נכשלה (Failed to send email) עם טקסט השגיאה. אין תיבת יוצא ואין תור ניסיונות חוזרים, כך שאם הבר אדום, תקנו את ההגדרות ושלחו שוב.

כללים ופרטים

• תבניות דורשות שם ונושא; גוף ההודעה יכול להישאר ריק. שמירה כשאחד השדות הנדרשים ריק מציגה מלא את שדות החובה (Fill in required fields) ומשאירה את הגיליון פתוח.
• placeholders לא מזוהים נשארים בדיוק כפי שהוקלדו. {{client.nmae}} שגוי מגיע ללקוח כטקסט מילולי, ולכן כדאי להעיף מבט בתצוגה המקדימה החיה לפני השמירה.
• invoice.daysOverdue ו-invoice.daysUntilDue לעולם לא יורדים מתחת לאפס; מה שלא רלוונטי מציג 0. lateFee.accrued נשאר ריק אלא אם יש בפרופיל אחוז דמי פיגורים, החשבונית עברה את תקופת החסד וכסף עדיין מגיע; זהו חישוב טרי מסך החשבונית, לא הסכום שכבר נוסף לחשבונית.
• חמש התבניות המובנות באנגלית בלבד. ניתן לערוך אותן במקום והן נשארות מובנות; שכפל יוצר עותק ניתן לעריכה בשם “(copy)” כתבנית מותאמת אישית. מחק על תבנית מובנית מסתיר אותה ולא מוחק אותה, ואין מסך להחזיר תבנית מובנית שהוסתרה. מחק על תבנית מותאמת אישית מוחק אותה מיידית, ללא אישור.
• תבניות משותפות בין כל הפרופילים העסקיים שלכם. הבורר תחת אפליקציית אימייל מציג כל תבנית גלויה ללא קשר לאיזה פרופיל החשבונית שייכת.
• יצירה, עריכה ושכפול תבניות, אפליקציית אימייל, שיתוף כדף אינטרנט ושיתוף או הדפסה של ה-PDF הם פיצ’רים של Pro ומפנים למסך התשלום ללא ניסיון פעיל או מנוי. מחיקת תבנית ומסך שליחת אימייל עצמו אינם חסומים.
• הגדרות SMTP נשמרות במכשיר: המארח, הפורט, שם המשתמש, שדות ה-From ושני המתגים בהעדפות האפליקציה, הסיסמה באחסון המוצפן של אנדרואיד. בעריכות עתידיות, השארת סיסמה ריקה שומרת על הסיסמה השמורה. פורט שלא ניתן לפענוח חוזר כברירת מחדל ל-587.
• האפליקציה מסרבת לשלוח דואר SMTP ללא הצפנה. כאשר גם STARTTLS וגם SSL/TLS כבויים, החיבור נדחה במקום לשלוח את הסיסמה שלכם בטקסט גלוי.
• בדוק חיבור שומר את הטופס לפני הבדיקה, כך שמה שיש בשדות הופך להגדרה השמורה שלכם גם אם הבדיקה נכשלת.
• כללי אוטומציה שמזכירים שליחת אימייל לא משתמשים באף אחת משתי השיטות; הם יוצרים התראה בתוך האפליקציה שעליכם לפעול לפיה.
• שיתוף כדף אינטרנט הוא אפשרות שלישית באותו תפריט: תיבת דו-שיח עם מתגי כלול קוד QR לתשלום (Include payment QR) וכלול כפתורי תשלום (Include payment buttons), שניהם מופעלים כברירת מחדל, ואז תפריט השיתוף עם קובץ HTML עצמאי. כמו שיתוף ה-PDF, גם הוא נושא טקסט קבוע, לא את התבנית שלכם.

טיפים

מדריכים קשורים

• תצוגה מקדימה, שיתוף ועורך PDF מכסה את מסך התצוגה המקדימה, ההדפסה ועורך ה-PDF המובנה בפירוט רב יותר.
• סטטוסים, רשימה והיסטוריה של חשבוניות מסביר מה המשמעות של נשלח, באיחור ושולם וכיצד יומן השינויים מתעד שינויי סטטוס.
• תזכורות וכללי אוטומציה מציג את התזכורות המתוזמנות שמסמנות חשבוניות באיחור למעקב.