Guia do utilizador

Enviar faturas por e-mail

Escreva modelos de e-mail com marcadores, envie o texto pela app de correio ou por SMTP, anexe o PDF pelo menu de partilha e marque a fatura como enviada.

Atualizado: 2026-09-09

Enviar uma fatura por e-mail no Invoice Flow são duas ações separadas, e perceber essa divisão é todo o truque. A primeira ação produz as palavras: uma linha de assunto e um corpo construídos a partir de um modelo, com o nome do cliente, o número da fatura, o total e a data de vencimento preenchidos automaticamente. A segunda ação produz o ficheiro: o PDF que o cliente vai efetivamente abrir, reencaminhar para as contas a pagar e usar para pagar. A aplicação faz a primeira através de Enviar ao cliente no menu da fatura e a segunda através do botão de partilha na pré-visualização do PDF. Nada na aplicação envia o PDF e o texto do modelo juntos numa só mensagem, por isso este guia é honesto quanto ao que cada botão faz e mostra uma forma sensata de os combinar.

O negócio do exemplo é o Willow & Root Yoga Studio, em Portland, Oregon. A sua proprietária, Hannah Whitfield, dá aulas de hora de almoço nas instalações de clientes empresariais e fatura a cada um deles uma vez por mês em dólares americanos. Todas as faturas vão para uma caixa de correio de contas a pagar em vez de uma pessoa, pelo que uma linha de assunto consistente que inclua o número da fatura conta mais do que um tom simpático.

O que vê no ecrã

Estão envolvidos três ecrãs.

Os modelos vivem em Configurações, na secção Configurações de Faturamento, atrás do bloco Modelos de email (subtítulo “Assunto e corpo predefinidos”). O ecrã é uma lista simples: um ícone de envelope assinala os cinco modelos incorporados, um ícone de lápis sobre linhas assinala os que você criou, e cada linha mostra o nome do modelo com o assunto por baixo. Cada linha tem um menu de três pontos com Duplicar e Excluir, e um botão + no canto inicia um novo modelo.

Logo por baixo, na mesma secção das definições, encontra Envio de e-mails (subtítulo “Escolha como os e-mails de faturas são enviados”). É aqui que escolhe entre App de e-mail do sistema (mailto) e Servidor SMTP (envio automático), e onde entram o servidor, a porta e as credenciais de SMTP se optar pela segunda hipótese.

O terceiro ecrã é a própria fatura. Abra o separador Documentos, toque numa fatura e use o menu de três pontos no canto superior direito. O segundo grupo desse menu contém Enviar ao cliente e Share as web page. Numa fatura em rascunho, o primeiro item de todos é Marcar como Enviada. No fundo da fatura, o botão largo Visualizar PDF abre o visualizador de PDF, cuja barra superior tem o ícone de impressão, o ícone de partilha e, apenas nos rascunhos, um menu com Compartilhar e Marcar como Enviada.

Como escrever um modelo com marcadores

Os modelos incorporados servem bem para um primeiro envio, mas a Hannah quer um assunto que uma central de correio empresarial consiga arquivar sem abrir a mensagem, e um corpo que enumere as sessões. Editar um modelo é uma funcionalidade Pro; abrir a lista não é.

1. Abra Configurações, desça até Configurações de Faturamento e toque em Modelos de email.
2. Toque em + para começar do zero, ou toque numa linha existente para a alterar no lugar.
3. Escreva um Nome do modelo. Só aparece nas listas da própria aplicação, nunca no e-mail.
4. Escreva o Assunto. Coloque o cursor onde o número da fatura deve ficar e toque na etiqueta invoice.number em Inserir variável.
5. Toque no Corpo e escreva a mensagem, inserindo etiquetas como client.name, invoice.total, invoice.dueDate e invoice.items à medida que avança.
6. Ligue a Pré-visualização em direto para ver o resultado com valores de exemplo e toque depois em Salvar.

Um marcador é o texto da etiqueta envolvido em chavetas duplas, pelo que tocar em client.name escreve {{client.name}}. A etiqueta cai no campo que teve foco mais recentemente; se ainda não tiver tocado em nenhum dos campos, vai para o corpo. Também pode escrever as chavetas à mão. O seletor agrupa os valores disponíveis em Cliente, Fatura, Empresa e Outro:

Os marcadores monetários são formatados na moeda da fatura, as datas usam o formato curto de data da aplicação e invoice.items expande-se numa lista com um item por linha, mostrando a descrição, a quantidade e o preço unitário. invoice.due é o montante ainda em dívida, não a data de vencimento; a data é invoice.dueDate.

A pré-visualização é deliberadamente genérica. Substitui os valores por um cliente de exemplo fixo, “Linda Park” da “Riverstone Capital”, a fatura “INV-0204” de “$4 950.00” e uma empresa de exemplo chamada “Carter Digital Studio”. O seu próprio nome e os seus totais só aparecem no momento do envio, quando o modelo é processado contra uma fatura real.

Como enviar o texto por e-mail a partir da fatura

Com o modelo guardado, enviar a mensagem leva quatro toques. Este caminho envia apenas palavras; o PDF é tratado na secção seguinte.

1. Abra a fatura a partir do separador Documentos.
2. Toque no menu de três pontos no canto superior direito e escolha Enviar ao cliente.
3. No painel Escolher modelo, toque no modelo que pretende.
4. Se o seu método de envio for a app de correio do sistema, abre-se a janela de composição da sua app de e-mail com o destinatário, o assunto e o corpo preenchidos; reveja-a e toque no botão de enviar dessa app. Se o método for SMTP, a aplicação envia de imediato e mostra E-mail enviado.

O destinatário é sempre o endereço de e-mail que consta do registo do cliente. Se esse campo estiver vazio, a aplicação para com a mensagem Cliente sem email antes mesmo de o painel de modelos abrir, por isso adicione primeiro o endereço ao cliente. Se a lista de modelos estiver vazia por nunca ter aberto o ecrã de modelos, os cinco incorporados são criados na hora.

Como enviar o PDF e marcar a fatura como enviada

O ficheiro sai pelo menu de partilha do Android, a partir da pré-visualização do PDF. Serve qualquer destino que aceite ficheiros: Gmail, Outlook, WhatsApp, Drive ou uma app de mensagens da empresa.

1. Na fatura, toque em Visualizar PDF no fundo e aguarde que o documento seja composto.
2. Num rascunho, toque no menu de três pontos na barra superior da pré-visualização e escolha Compartilhar e Marcar como Enviada. Numa fatura já enviada, toque antes no ícone de partilha.
3. Escolha a sua app de correio no menu de partilha do Android. O PDF é anexado, o assunto diz "Invoice WR-2026-091 from Willow & Root Yoga Studio" e o corpo é uma nota curta a dizer que o documento segue em anexo. Acrescente o destinatário e envie a partir daí.
4. De volta à aplicação, um rascunho partilhado desta forma mostra Fatura marcada como enviada e o seu selo de estado muda de Rascunho para Enviada.

O menu de partilha não lê os seus modelos de e-mail. O assunto e o corpo são textos fixos da aplicação que recebem o número da fatura, o nome da sua empresa e o nome do cliente. Assim, a rotina prática para um cliente empresarial é: partilhar primeiro o PDF a partir da pré-visualização (o que também passa o rascunho a Enviada) e, se quiser a mensagem mais completa do modelo com a lista de itens, dar seguimento com Enviar ao cliente. Ou, simplesmente, colar o texto do modelo na janela de composição que o menu de partilha abriu, já que a app de correio é a mesma nos dois casos.

Marcar como enviada é uma mudança de estado e nada mais. Não regista uma data, um endereço nem uma cópia da mensagem em lado nenhum que possa consultar; a entrada no registo de alterações é o único rasto. Inversamente, enviar através de Enviar ao cliente nunca mexe no estado, pelo que uma fatura que tenha enviado por e-mail a partir de um rascunho continua rascunho até que use Compartilhar e Marcar como Enviada ou escolha Marcar como Enviada no menu da fatura e confirme na caixa Alterar status?.

Como mudar para envio por SMTP

O método predefinido abre a sua app de correio, que é a escolha certa para a maioria das pessoas: vê a mensagem antes de sair, o seu fornecedor trata da entrega e pode anexar o PDF na mesma janela. O SMTP só faz sentido se enviar rotineiramente a partir da aplicação e não quiser o passo de composição.

1. Abra Configurações e toque em Envio de e-mails.
2. Selecione Servidor SMTP (envio automático). O formulário desdobra-se por baixo dos dois botões de opção.
3. Introduza o Host (para o Gmail, smtp.gmail.com), deixe a Porta em 587 e preencha Nome de utilizador e Palavra-passe. No Gmail e no Outlook, a palavra-passe tem de ser uma palavra-passe de aplicação gerada nas definições de segurança da sua conta, não a sua senha normal de acesso.
4. Preencha Endereço do remetente e Nome do remetente; é isto que o cliente vê na linha "De".
5. Mantenha o STARTTLS ligado para a porta 587, ou ligue SSL/TLS para um fornecedor que exija a porta 465. Ligar um deles desliga o outro.
6. Toque em Testar ligação (envia para o seu próprio endereço). A aplicação guarda primeiro o formulário, depois envia uma curta mensagem de teste para o endereço do remetente e responde com SMTP funciona — e-mail de teste enviado ou Falha no teste SMTP com o motivo dado pelo servidor.
7. Toque em Salvar.

Uma vez guardado o SMTP, Enviar ao cliente deixa de abrir seja o que for. Tocar num modelo no seletor envia de imediato, e a única resposta é a barra verde E-mail enviado ou uma barra vermelha Falha ao enviar e-mail com o texto do erro. Não há caixa de saída nem fila de repetição, por isso, se a barra estiver vermelha, corrija as definições e envie de novo.

Regras e detalhes

• Os modelos precisam de um nome e de um assunto; o corpo pode ficar vazio. Guardar com qualquer um dos campos obrigatórios em branco mostra Preencha os campos obrigatórios e mantém o painel aberto.
• Os marcadores desconhecidos ficam exatamente como os escreveu. Um {{client.nmae}} mal escrito chega ao cliente como texto literal, e é por isso que vale a pena dar uma vista de olhos à pré-visualização em direto antes de guardar.
• invoice.daysOverdue e invoice.daysUntilDue nunca descem abaixo de zero; aquele que não se aplicar mostra 0. lateFee.accrued fica em branco a não ser que o perfil tenha uma percentagem de multa por atraso, que a fatura tenha ultrapassado o período de tolerância e que ainda haja dinheiro em dívida; é um cálculo novo a partir do total da fatura, não o valor já acrescentado à fatura.
• Os cinco modelos incorporados existem apenas em inglês. Pode editá-los no lugar e continuam a ser incorporados; Duplicar cria uma cópia editável com o nome “(copy)” como modelo personalizado. Excluir num modelo incorporado esconde-o em vez de o remover, e não existe nenhum ecrã para trazer de volta um modelo incorporado escondido. Excluir num modelo personalizado remove-o de imediato, sem confirmação.
• Os modelos são partilhados por todos os seus perfis de empresa. O seletor de Enviar ao cliente mostra todos os modelos visíveis, independentemente do perfil a que a fatura pertence.
• Criar, editar e duplicar modelos, Enviar ao cliente, Share as web page e partilhar ou imprimir o PDF são funcionalidades Pro e encaminham para o ecrã de subscrição sem um período de avaliação ou uma subscrição ativa. Eliminar um modelo e o próprio ecrã Envio de e-mails não estão restringidos.
• As definições de SMTP são guardadas no dispositivo: o host, a porta, o nome de utilizador, os campos do remetente e os dois interruptores nas preferências da aplicação, e a palavra-passe no armazenamento encriptado do Android. Em edições posteriores, deixar a Palavra-passe em branco mantém a que está guardada. Uma porta que não possa ser interpretada volta a 587.
• A aplicação recusa-se a enviar correio SMTP sem encriptação. Com STARTTLS e SSL/TLS ambos desligados, a ligação é rejeitada em vez de enviar a sua palavra-passe em texto simples.
• Testar ligação guarda o formulário antes de testar, pelo que aquilo que estiver nos campos passa a ser a sua configuração guardada mesmo que o teste falhe.
• As regras de automação que mencionam o envio de um e-mail não usam nenhum dos métodos; criam um alerta in-app para que você atue.
• Share as web page é uma terceira opção no mesmo menu: uma caixa com os interruptores Include payment QR e Include payment buttons, ambos ligados por predefinição, e depois o menu de partilha com um ficheiro HTML autónomo. Tal como a partilha do PDF, leva texto fixo e não o seu modelo.

Dicas

Guias relacionados

• Pré-visualização, partilha e editor de PDF aborda com mais profundidade o ecrã de pré-visualização, a impressão e o editor de PDF incorporado.
• Estados da fatura, lista e histórico explica o que significam Enviada, Vencida e Paga e como o registo de alterações regista as mudanças de estado.
• Lembretes e regras de automação mostra os lembretes agendados que assinalam as faturas em atraso para seguimento.