מדריך למשתמש

הגדירו את פרופיל העסק שלכם

מלאו את הפרופיל שמודפס על כל חשבונית, הוסיפו פרופיל שני לעסק נוסף, ושכפלו פרופיל כדי שלעולם לא תצטרכו להקליד מחדש לוגואים ותנאים.

עודכן: 2026-09-09

פרופיל העסק שלכם הוא הצד ה”מאת” של כל מסמך שמפיקה Invoice Flow. השם, שם החברה, הכתובת, פרטי הקשר, מספר העוסק, הלוגו והחתימה שאתם מזינים כאן הם מה שהלקוח שלכם רואה בכותרת ובתחתית של כל חשבונית, הצעת מחיר או תעודת משלוח. אותו פרופיל נושא גם את ברירות המחדל התפעוליות למסמכים חדשים: איזה מטבע נבחר מראש, כיצד ממוספרות חשבוניות, אילו תנאי תשלום מופיעים מתחת לסכום הכולל, ומה קורה כשחשבונית עוברת לאיחור.

אתם נפגשים עם הטופס הזה פעמיים. הפעם הראשונה היא בהפעלה הראשונה, מיד אחרי דף הפתיחה, כאשר האפליקציה מבקשת שתגדירו את העסק שלכם לפני שהיא פותחת את לוח הבקרה. אחר כך אותו טופס חי תחת ההגדרות, ואתם חוזרים אליו בכל פעם שמספר טלפון משתנה, מקבלים לוגו חדש, או נרשמים למע”מ. אם אתם מנהלים יותר מעסק אחד, או מוציאים חשבוניות תחת שני שמות מסחריים, תוכלו לשמור כמה פרופילים זה לצד זה ולבחור אחד לכל חשבונית.

מדריך זה עוקב אחר אלנה מארש, צלמת מבריסטול. הפרופיל הראשי שלה הוא Marsh Light Photography, שמחייב בלירות שטרלינג ומדפיס את כתובת הסטודיו שלה, שתי כתובות אימייל ומספר מע”מ על כל חשבונית. הפרופיל השני שלה, Marsh Print Studio, מוכר הדפסות ממוסגרות מסדנה בצד השני של העיר ובעל מספור משלו.

מה רואים על המסך

פתחו את לשונית הגדרות (Settings) בניווט התחתון. האריח הראשון מציג את הפרופיל הפעיל: הלוגו המרובע שלו (או ראשי התיבות), שם הפרופיל ושם החברה. הקשה עליו פותחת את עריכת פרופיל עסקי (Edit Business Profile) עבור הפרופיל המוגדר כברירת מחדל. מתחתיו, האריח פרופילים עסקיים (Business Profiles) עם כותרת המשנה נהל את הפרופילים העסקיים שלך (Manage your business profiles) פותח את רשימת כל הפרופילים, שם מוסיפים, משכפלים, מוחקים ומחליפים את ברירת המחדל.

העורך הוא טופס גלילה ארוך אחד. מלמעלה למטה:

• שורת הלוגו: משבצת מרובעת מצד שמאל ומשבצת רחבה מצד ימין, כל אחת עם רשימה נפתחת קטנה מעליה וכפתור הוסף או שנה מתחתיה. הסימן המרובע משמש כאווטאר הפרופיל בתוך האפליקציה; הרחב הוא מה שרוב תבניות ה-PDF מדפיסות בכותרת.
• חתימה (Signature), תיבה לבנה שפותחת לוח ציור בהקשה.
• השם שלך * (Your Name) ושם החברה (Company Name). השם הוא השדה היחיד שהוא חובה בכל הטופס.
• אימיילים, טלפונים, כתובות, מספרי עוסק ואתר ורשתות חברתיות. כל אחד הוא רשימה: כפתור הוסף… מימין, וכרטיס אחד לכל רשומה עם ידית גרירה משמאל וכפתור סגירה מימין. גם כרטיסי כתובת ומספר עוסק נושאים כוכב כתובת ראשית ורמז ראשי - נבחר מראש בחשבוניות חדשות.
• מטבעות מורשים (Allowed currencies) עם שבבים וכפתור הוסף מטבע.
• סדרות חשבוניות (Invoice Series) עם כרטיסים ניתנים לכיווץ עבור מספור חשבוניות והצעות מחיר.
• תנאי תשלום (Payment Terms) עם מתבנית קיימת (From preset) והוסף מותאם אישית (Add custom).
• מדיניות דמי פיגורים (Late-fee policy) והנחת תשלום מוקדם (Early-payment discount).
• שמור שינויים וחזרה בתחתית. בהפעלה הראשונה הכפתורים הם המשך ודלג לעת עתה במקום זאת.

איך למלא את הפרופיל שמודפס על החשבוניות שלכם

1. פתחו את הגדרות והקישו על אריח הפרופיל בראש המסך, או עברו אל פרופילים עסקיים והקישו על הפרופיל שברצונכם לערוך.
2. הזינו את השם שלך *. הזינו שם החברה אם אתם פועלים תחת שם עסקי; תבניות מדפיסות את שם החברה כאשר הוא מוגדר וחוזרות לשם שלכם כאשר הוא ריק.
3. הקישו על הוסף אימייל. הקלידו תווית קצרה כגון הזמנות או הנהלת חשבונות ואת כתובת האימייל. הוסיפו שורה שנייה אם אתם רוצים תיבת דואר נפרדת להנהלת חשבונות בחשבונית.
4. הקישו על הוסף טלפון ומלאו תווית ומספר טלפון באותו האופן.
5. הקישו על הוסף כתובת. תנו לה תווית (סטודיו, משרד, מחסן), בחרו את המדינה מהרשימה הניתנת לחיפוש, ואז מלאו רחוב, שדות עיר, מחוז ומיקוד. שמות השדות ורמזי הדוגמה משתנים בהתאם למדינה שבחרתם, כך שכתובת בבריטניה מציגה עיר/יישוב, מחוז ומיקוד.
6. הקישו על הוסף מספר עוסק, בחרו את הסוג מהרשימה הניתנת לחיפוש (מע"מ עבור בריטניה, EIN, ABN וכן הלאה) והקלידו את המספר. בחרו OTHER אם הרישום שלכם אינו ברשימה ותנו לו תווית מותאמת אישית שתודפס כפי שהיא.
7. הקישו על הוסף קישור, בחרו סוג (אתר, אינסטגרם, לינקדאין, וואטסאפ ואחרים) והדביקו את הכתובת או שם המשתמש.
8. גללו למטה והקישו על שמור שינויים. הודעה קצרה "הפרופיל נשמר" מאשרת את הכתיבה והעורך נסגר.

לסדר השורות יש חשיבות. כשיש לכם כמה אימיילים, טלפונים או כתובות, השורה הראשונה בכל רשימה (או זו עם הכוכב עבור כתובות) היא זו שהאפליקציה מתייחסת אליה כראשית: היא נכתבת לשדות הערך-הבודד הקלאסיים שתבניות ויצואים ישנים יותר קוראים, והיא נבחרת מראש כשאתם יוצרים חשבונית חדשה. גררו שורות באמצעות הידית שלהן כדי לשנות את סדרן.

איך לקבוע את ברירות המחדל למסמכים חדשים

המחצית התחתונה של הטופס אינה מדפיסה דבר בעצמה; היא קובעת עם מה מתחילה חשבונית חדשה.

1. תחת מטבעות מורשים, הקישו על הוסף מטבע ובחרו כל מטבע שבו אתם מחייבים. הקישו על שבב כדי להעביר אליו את הכוכב; המטבע המסומן בכוכב הופך לברירת המחדל עבור חשבוניות חדשות ונשמר גם כמטבע הבסיס של הפרופיל.
2. השאירו את הרשימה ריקה אם אתם רוצים שבורר המטבעות המלא יהיה זמין בכל חשבונית. עם שבב אחד או יותר, עורך החשבונית מציע רק אותם.
3. תחת סדרות חשבוניות, פתחו את הכרטיס עבור חשבוניות. הגדירו שם הסדרה, קידומת חשבונית והתחל לספור מ-. תחת תבנית מספר בחרו תבנית קיימת כגון {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, או עברו למותאם אישית והשתמשו בכפתור מדריך אסימונים (Token reference) כדי לראות כל אסימון זמין.
4. הגדירו איפוס מונה לכל שנה אם אתם רוצים שהמספור יתחיל מחדש בינואר; תצוגת הכרטיס המקדימה מציגה את המספר הבא שהסדרה תנפיק.
5. חזרו על כך עבור סדרת הצעות המחיר. הקישו על הוסף סדרה אם עסק אחד זקוק לשני זרמי מספור, למשל צילומים והזמנות הדפסה.
6. תחת תנאי תשלום, הקישו על מתבנית קיימת ובחרו אחד מעשרת הטקסטים המובנים (תשלום עם קבלה, נטו 7 עד נטו 90, 50% מקדמה, סוף החודש), או הקישו על הוסף מותאם אישית וכתבו תווית וגוף משלכם. סמנו בכוכב את זה שאתם משתמשים בו הכי הרבה; הוא יונח על כל חשבונית חדשה.
7. לבחירתכם הגדירו מדיניות דמי פיגורים (אחוז, ימי חסד, אופן צבירה) והנחת תשלום מוקדם. שתיהן נשארות רדומות כל עוד האחוז הוא אפס.
8. הקישו על שמור שינויים.

איך להוסיף פרופיל עסקי שני

כמה פרופילים שימושיים כשאתם מוציאים חשבוניות משני שמות מסחריים, שומרים פרופיל אישי ופרופיל חברה, או רוצים מספור נפרד לשני תחומי עבודה.

1. פתחו את הגדרות והקישו על פרופילים עסקיים.
2. הקישו על כפתור + בפינה הימנית-תחתונה. אם כבר יש לכם לפחות פרופיל אחד, גליון עולה מלמטה עם שתי אפשרויות.
3. הקישו על צור פרופיל חדש כדי להתחיל מטופס ריק. הטופס החדש מגיע עם שתי סדרות מספור מוכנות, INV עבור חשבוניות ו-EST עבור הצעות מחיר, שתיהן מתחילות מ-1.
4. מלאו את הטופס כמתואר לעיל והקישו על שמור שינויים. שורת הכותרת של עורך זה מציגה פרופיל חדש במקום עריכת פרופיל עסקי.
5. בחזרה ברשימה, פתחו את תפריט שלוש הנקודות בכרטיס החדש כדי למצוא את עריכת פרופיל עסקי, הגדר כברירת מחדל ומחיקה.

הרשימה מציגה את שם כל פרופיל, תג ברירת מחדל על הפעיל, וכותרת משנה עם החברה, מטבע ברירת המחדל וקידומת החשבונית. הפרופילים ממוינים לפי סדר אלפביתי של השם, לא לפי מי מהם ברירת מחדל, אז תנו לכל פרופיל שם שאתם יכולים להבחין בו במבט חטוף. אלנה שומרת את שמה על פרופיל הצילום ומשתמשת בשם המסחרי עבור סטודיו ההדפסה.

כשאתם יוצרים חשבונית חדשה, העורך מציג אריח פרופיל עסקי ליד הראש. עם פרופיל אחד הוא לקריאה בלבד. עם שניים או יותר הוא מקבל חץ ופותח בוררת בחר פרופיל; המסמך אז לוקח את הלוגו, פרטי הכותרת, המטבע, סדרת המספור ותנאי התשלום מהפרופיל שבחרתם. לאחר שחשבונית נשמרה, הפרופיל שלה כבר לא ניתן להחלפה מהעורך.

איך לשכפל פרופיל במקום להקליד אותו מחדש

שכפול הוא הדרך המהירה ביותר להקים שם מסחרי שני שחולק את רוב הפרטים עם הראשון.

1. בפרופילים עסקיים, הקישו על + ובחרו שכפל פרופיל קיים.
2. בתיבת הדו-שיח בחר פרופיל לשכפול, הקישו על פרופיל המקור.
3. עורך פרופיל חדש נפתח כשהוא כבר ממולא בשם המקור, החברה, הלוגואים, האימיילים, הטלפונים, הכתובות, מספרי העוסק, הקישורים, המטבעות, הסדרות ותנאי התשלום. החתימה נשארת ריקה במכוון, מכיוון שחתימה מקושרת לפרופיל אחד בלבד.
4. שנו מה שונה: בדרך כלל השם, החברה, קידומת החשבונית ואולי הכתובת. שנו שם לסדרות ואפסו את התחל לספור מ- אם ההעתק לא אמור להמשיך את המספור של המקור.
5. הקישו על שמור שינויים. ההעתק נשמר כשורה נפרדת; פרופיל המקור נשאר ללא שינוי.

מה הלקוח רואה

כל האמור לעיל מגיע לכותרת המסמך. בתבנית Professional הלוגו הרחב ושם החברה יושבים ברצועה הכהה, בלוק ה-FROM מציג את הכתובת המתויגת עם שורת המדינה שלה, את האימיילים והטלפונים המתויגים, שורות האתר והאינסטגרם, ומספר המע”מ, והחתימה השמורה מופיעה מעל חתימה מורשית בתחתית. תבניות אחרות מסדרות את אותם הנתונים אחרת, אבל המקור תמיד הוא הפרופיל בתוספת השורות שבחרתם עבור אותה חשבונית ספציפית.

כללים ופרטים

• שדות חובה. רק השם שלך * מאומת; השארתו ריקה מציגה “השם הוא שדה חובה”. כל השאר יכול להישאר ריק. בהפעלה הראשונה, דלג לעת עתה שומר פרופיל בשם “העסק שלי” כדי שהאפליקציה תוכל להיפתח, ותוכלו לשנות את שמו מאוחר יותר.
• כפתור השמירה. בעריכה, שמור שינויים אפור עד שתשנו משהו. פרופיל משוכפל מתחיל עם הכפתור פעיל כי ההעתק עדיין לא נכתב. בהפעלה הראשונה המשך תמיד פעיל.
• יציאה בלי לשמור. אם תלחצו חזרה עם עריכות שלא נשמרו, תיבת דו-שיח שינויים שלא נשמרו תשאל אם להישאר או לעזוב; עזיבה מבטלת את העריכות.
• פרופיל ברירת מחדל. הפרופיל שנוצר במהלך ההצטרפות הופך לברירת המחדל. פרופילים מאוחרים יותר מקודמים לברירת מחדל רק כאשר אין עדיין ברירת מחדל, כך שהוספת פרופיל שני לעולם לא מדיחה בשקט את הפרופיל הפעיל שלכם. השתמשו בהגדר כברירת מחדל ברשימה כדי להחליף.
• מחיקה. אי אפשר למחוק את הפרופיל היחיד, ואי אפשר למחוק את ברירת המחדל הנוכחית; האפליקציה מציגה “לא ניתן למחוק את הפרופיל היחיד” או “לא ניתן למחוק את פרופיל ברירת המחדל. הגדירו פרופיל אחר כברירת מחדל תחילה.” מחיקת כל פרופיל אחר מבקשת אישור ומסירה איתו את האימיילים, הטלפונים, הכתובות, הקישורים, מספרי העוסק, תנאי התשלום, הסדרות וקבוצות הלקוחות שלו. חשבוניות שכבר הונפקו שומרות עותק משלהן של פרטי הכותרת.
• מטבע ברירת מחדל. כאשר לרשימת מטבעות מורשים יש רשומות, זה שמסומן בכוכב (הראשון ברשימה) נשמר גם כברירת המחדל וגם כמטבע הבסיס. עם רשימה ריקה, המטבע שנשמר קודם נשאר, USD בפרופיל חדש לגמרי.
• מספור. שם סדרה ריק נשמר כ”ברירת מחדל” ותבנית ריקה חוזרת ל-{prefix}-{SEQ:0000}. סדרת החשבוניות הראשונה וסדרת הצעות המחיר הראשונה גם משתקפות בשדות הקידומת והמונה הקלאסיים שחלקים ישנים יותר של האפליקציה קוראים.
• חתימה. הסרת חתימה שואלת פעמיים, וההסרה מוחלת רק כשאתם שומרים. תיבת החתימה מציגה חתימה מקושרת ממסך החתימות כשלפרופיל אין משלו.
• תנאי תשלום. תנאי עם תווית ריקה נשמר כ”ברירת מחדל”. גוף התנאי המסומן בכוכב הוא מה שחשבוניות חדשות מדפיסות מתחת לסכום הכולל.
• דמי פיגורים והנחה מוקדמת. אלה ברירות מחדל ברמת הפרופיל; לקוחות יכולים לדרוס את אחוז דמי הפיגורים, ימי החסד, אופן הצבירה, התקרה ואת הגדרת המחילה האוטומטית באופן פרטני. סכום מינימלי וכלול ב-PDF הם ברמת הפרופיל בלבד. ימי ההנחה המוקדמת ברירת מחדל 7.
• מה דורש Pro. פתיחת עורך הפרופיל מההגדרות, הקשה על פרופיל ברשימה, וכפתור ה-+ מוגנים על ידי תקופת הניסיון או המנוי ופותחים את מסך התשלום אחרת. צפייה ברשימה, הגדר כברירת מחדל ומחיקה זמינים תמיד.
• מסכים שלא תראו כאן. משבצות הלוגו פותחות את בורר התמונות של המערכת ותיבת החתימה פותחת לוח ציור; שניהם מסכים מקוריים ומכוסים במדריכי הלוגו והחתימה.

טיפים

מדריכים קשורים

• לוגו מרובע ורחב
• הגדרות, ניווט ו-Pro
• מטבעות, שערי חליפין ומיסים