Uživatelská příručka

Nastavte si firemní profil

Vyplňte profil, který se tiskne na každou fakturu, přidejte druhý profil pro další firmu a duplikováním si ušetřete opětovné psaní log a podmínek.

Aktualizováno: 2026-09-09

Váš firemní profil je strana „Od“ každého dokumentu, který Invoice Flow vytvoří. Jméno, firma, adresa, kontaktní údaje, daňové číslo, logo a podpis, které sem zadáte, jsou to, co klient vidí v hlavičce a patičce každé faktury, nabídky nebo dodacího listu. Tentýž profil nese i pracovní výchozí hodnoty pro nové dokumenty: která měna se předvybere, jak se faktury číslují, jaké platební podmínky se objeví pod součtem a co se stane, když faktura přejde do prodlení.

S tímto formulářem se setkáte dvakrát. Poprvé hned při prvním spuštění, ihned po uvítací stránce, kde vás aplikace požádá o nastavení firmy, než otevře přehled. Poté tentýž formulář žije v Nastavení a vracíte se k němu vždy, když se změní telefonní číslo, dostanete nové logo nebo se zaregistrujete k DPH. Pokud podnikáte pod více firmami nebo fakturujete pod dvěma obchodními názvy, můžete vedle sebe vést několik profilů a vybírat po jednom na fakturu.

Tento návod sleduje Elenu Marsh, fotografku z Bristolu. Její hlavní profil je Marsh Light Photography, který fakturuje v librách a na každou fakturu tiskne adresu ateliéru, dvě e-mailové adresy a číslo DPH. Její druhý profil, Marsh Print Studio, prodává zarámované tisky z dílny na druhém konci města a má vlastní číslování.

Co uvidíte na obrazovce

Otevřete záložku Nastavení ve spodní navigaci. První dlaždice ukazuje aktivní profil: jeho čtvercové logo (nebo iniciály), název profilu a název společnosti. Klepnutím se otevře Upravit firemní profil pro výchozí profil. Pod ní dlaždice Firemní profily s podtitulkem Spravujte své firemní profily otevře seznam všech profilů, kde profily přidáváte, duplikujete, mažete a přepínáte výchozí.

Editor je jeden dlouhý rolovací formulář. Shora dolů:

• Řádek s logy: čtvercový slot vlevo a široký slot vpravo, každý s malou rozbalovací nabídkou nad sebou a tlačítkem Přidat nebo Změnit pod sebou. Čtvercová značka slouží jako avatar profilu uvnitř aplikace; širokou tiskne většina šablon PDF v hlavičce.
• Podpis, bílé pole, které po klepnutí otevře kreslicí plochu.
• Vaše jméno * a Název společnosti. Jméno je jediné povinné pole na celém formuláři.
• E-maily, Telefony, Adresy, Daňová ID a Web a sociální sítě. Každá sekce je seznam: tlačítko Přidat … vpravo a jedna karta na záznam s táhlem vlevo a křížkem vpravo. Karty adres a daňových ID navíc nesou hvězdičku Hlavní adresa a nápovědu Hlavní — předvybráno na nových fakturách.
• Povolené měny s čipy a tlačítkem Přidat měnu.
• Číselné řady se skládacími kartami pro číslování faktur a nabídek.
• Platební podmínky s Z šablony a Přidat vlastní.
• Zásady poplatku z prodlení a Early-payment discount.
• Uložit změny a Zpět dole. Při prvním spuštění zní tlačítka Pokračovat a Přeskočit.

Jak vyplnit profil, který se tiskne na vaše faktury

1. Otevřete Nastavení (Settings) a klepněte na dlaždici profilu nahoře, nebo přejděte na Firemní profily (Business Profiles) a klepněte na profil, který chcete upravit.
2. Zadejte Vaše jméno * (Your Name *). Vyplňte Název společnosti (Company Name), pokud podnikáte pod obchodním názvem; šablony tisknou společnost, je-li vyplněná, a jinak se vrátí k vašemu jménu.
3. Klepněte na Přidat e-mail (Add email). Napište krátký Popisek (Label), třeba Bookings nebo Accounts, a E-mailová adresa (Email address). Přidejte druhý řádek, pokud chcete mít na faktuře oddělenou schránku pro účetnictví.
4. Klepněte na Přidat telefon (Add phone) a stejně vyplňte Popisek a Telefonní číslo (Phone number).
5. Klepněte na Přidat adresu (Add address). Dejte jí Popisek (Studio, Office, Warehouse), vyberte Země (Country) z vyhledávatelného seznamu a pak vyplňte Ulice (Street) a pole pro město, region a PSČ. Názvy polí i příkladové nápovědy se mění podle zvolené země, takže adresa ve Spojeném království ukazuje Town/City, County a Postcode.
6. Klepněte na Přidat Daňové ID (Add Tax ID), zvolte typ z vyhledávatelného seznamu (VAT pro Spojené království, EIN, ABN a podobně) a zadejte Číslo (Number). Pokud vaše registrace v seznamu není, zvolte OTHER a dejte jí Vlastní popisek (Custom label), který se vytiskne tak, jak je.
7. Klepněte na Přidat odkaz (Add link), vyberte Typ (Website, Instagram, LinkedIn, WhatsApp a další) a vložte adresu nebo uživatelské jméno.
8. Sjeďte dolů a klepněte na Uložit změny (Save Changes). Krátká zpráva „Profil uložen“ potvrdí zápis a editor se zavře.

Na pořadí řádků záleží. Když máte několik e-mailů, telefonů nebo adres, první řádek v každém seznamu (nebo u adres ten s hvězdičkou) považuje aplikace za hlavní: zapisuje se do klasických jednohodnotových polí, která čtou starší šablony a exporty, a předvybírá se při vytváření nové faktury. Řádky přeuspořádáte tažením za táhlo.

Jak nastavit výchozí hodnoty pro nové dokumenty

Spodní polovina formuláře sama o sobě nic netiskne; rozhoduje o tom, s čím nová faktura začíná.

1. Pod Povolené měny (Allowed currencies) klepněte na Přidat měnu (Add currency) a vyberte každou měnu, ve které fakturujete. Klepnutím na čip na něj přesunete hvězdičku; měna s hvězdičkou se stane výchozí pro nové faktury a uloží se také jako základní měna profilu.
2. Nechte seznam prázdný, pokud chcete mít na každé faktuře k dispozici plný výběr měn. S jedním či více čipy nabídne editor faktur jen tyto měny.
3. Pod Číselné řady (Invoice Series) otevřete kartu pro faktury. Nastavte Název řady (Series name), Předpona faktury (Invoice Prefix) a Začít počítat od (Start counting from). Pod Šablona čísla (Number template) zvolte předvolbu, například {prefix}-{YYYY}-{SEQ:0000}, nebo přepněte na Vlastní (Custom) a tlačítkem Přehled tokenů (Token reference) si zobrazte všechny dostupné tokeny.
4. Nastavte Resetovat čítač (Reset counter) na Každý rok (Every year), pokud chcete, aby číslování začínalo v lednu znovu; náhled na kartě ukazuje další číslo, které řada vydá.
5. Totéž zopakujte pro řadu nabídek. Klepněte na Přidat řadu (Add series), pokud jedna firma potřebuje dva číselné proudy, například focení a tiskové zakázky.
6. Pod Platební podmínky (Payment Terms) klepněte na Z šablony (From preset) a vyberte jeden z deseti vestavěných textů (Due on receipt, Net 7 až Net 90, 50 % předem, Konec měsíce), nebo klepněte na Přidat vlastní (Add custom) a napište vlastní Popisek a Text (Body). Ten, který používáte nejčastěji, označte hvězdičkou; vloží se na každou novou fakturu.
7. Volitelně nastavte Zásady poplatku z prodlení (Late-fee policy) (procento, dny odkladu, režim nabíhání) a Early-payment discount. Dokud je procento nulové, zůstávají obě neaktivní.
8. Klepněte na Uložit změny.

Jak přidat druhý firemní profil

Několik profilů se hodí, když fakturujete pod dvěma obchodními názvy, vedete osobní a firemní profil nebo chcete oddělené číslování pro dvě oblasti práce.

1. Otevřete Nastavení a klepněte na Firemní profily.
2. Klepněte na tlačítko + v pravém dolním rohu. Pokud už máte alespoň jeden profil, vysune se panel se dvěma možnostmi.
3. Klepnutím na Vytvořit nový profil (Create new profile) začnete s prázdným formulářem. Nový formulář přichází se dvěma hotovými číselnými řadami, INV pro faktury a EST pro nabídky, obě začínající na 1.
4. Vyplňte formulář podle popisu výše a klepněte na Uložit změny. Horní lišta tohoto editoru zní Nový profil (New Profile) místo Upravit firemní profil.
5. Zpět v seznamu otevřete na nové kartě nabídku se třemi tečkami, kde najdete Upravit firemní profil (Edit Business Profile), Nastavit jako výchozí (Set as Default) a Smazat (Delete).

Seznam ukazuje název každého profilu, štítek Výchozí u aktivního a podtitulek s firmou, výchozí měnou a předponou faktur. Profily jsou řazeny abecedně podle názvu, ne podle toho, který je výchozí, takže dejte každému profilu název, který na první pohled rozlišíte. Elena si na fotografickém profilu ponechala vlastní jméno a pro tiskové studio používá obchodní název.

Při vytváření nové faktury zobrazuje editor nahoře dlaždici Firemní profil. S jedním profilem je jen ke čtení. Se dvěma a více dostane šipku a otevře výběr Vybrat profil; dokument pak přebírá logo, údaje hlavičky, měnu, číselnou řadu a platební podmínky ze zvoleného profilu. Jakmile je faktura uložena, její profil už z editoru přepnout nelze.

Jak profil duplikovat místo přepisování

Duplikování je nejrychlejší způsob, jak zřídit druhý obchodní název, který sdílí většinu údajů s prvním.

1. Na obrazovce Firemní profily klepněte na + a zvolte Duplikovat existující profil (Duplicate existing profile).
2. V dialogu Vyberte profil k duplikování (Select a profile to duplicate) klepněte na zdrojový profil.
3. Editor Nový profil se otevře už vyplněný jménem, firmou, logy, e-maily, telefony, adresami, daňovými ID, odkazy, měnami, řadami a platebními podmínkami zdroje. Podpis je záměrně ponechán prázdný, protože podpis je vázán na jeden profil.
4. Změňte to, co se liší: obvykle jméno, firmu, předponu faktur a možná adresu. Přejmenujte řadu a resetujte Začít počítat od, pokud kopie nemá pokračovat v číslování originálu.
5. Klepněte na Uložit změny. Kopie se uloží jako samostatný řádek; zdrojový profil zůstává nedotčen.

Co vidí klient

Všechno výše uvedené končí v hlavičce dokumentu. V šabloně Professional sedí široké logo a název společnosti v tmavém pruhu, blok FROM vypisuje pojmenovanou adresu s řádkem země, pojmenované e-maily a telefony, řádky s webem a Instagramem a číslo DPH a uložený podpis se objeví nad textem Authorized Signature dole. Ostatní šablony tatáž data uspořádají jinak, ale zdrojem je vždy profil plus ty řádky, které jste pro danou fakturu vybrali.

Pravidla a podrobnosti

• Povinná pole. Ověřuje se jen Vaše jméno *; při prázdném poli se zobrazí „Jméno je povinné“. Vše ostatní může zůstat prázdné. Při prvním spuštění Přeskočit uloží profil s názvem „My Business“, aby se aplikace mohla otevřít, a později ho můžete přejmenovat.
• Tlačítko uložení. Při úpravách je Uložit změny zašedlé, dokud něco nezměníte. Duplikovaný profil startuje s aktivním tlačítkem, protože kopie ještě nebyla zapsána. Při prvním spuštění je Pokračovat aktivní vždy.
• Odchod bez uložení. Když stisknete Zpět s neuloženými úpravami, dialog Neuložené změny se zeptá, zda Zůstat, nebo Odejít; odchod úpravy zahodí.
• Výchozí profil. Profil vytvořený během úvodního nastavení se stane výchozím. Pozdější profily jsou na výchozí povýšeny, jen když žádný výchozí ještě neexistuje, takže přidání druhého profilu nikdy tiše nesesadí ten, se kterým pracujete. K přepnutí použijte v seznamu Nastavit jako výchozí.
• Mazání. Jediný profil smazat nelze a nelze smazat ani aktuální výchozí; aplikace zobrazí „Nelze smazat jediný profil“ nebo „Nelze smazat výchozí profil. Nejprve nastavte jiný profil jako výchozí.“ Smazání jakéhokoli jiného profilu vyžaduje potvrzení a odstraní s ním jeho e-maily, telefony, adresy, odkazy, daňová ID, platební podmínky, řady a skupiny klientů. Již vystavené faktury si drží vlastní kopii údajů hlavičky.
• Výchozí měna. Když má seznam Povolené měny položky, uloží se ta s hvězdičkou (první v seznamu) jako výchozí i jako základní měna. Při prázdném seznamu zůstává dříve uložená měna, u zcela nového profilu USD.
• Číslování. Prázdný název řady se uloží jako „Default“ a prázdná šablona se vrátí k {prefix}-{SEQ:0000}. První řada faktur a první řada nabídek se navíc zrcadlí do klasických polí předpony a čítače, která čtou starší části aplikace.
• Podpis. Odstranění podpisu se ptá dvakrát a projeví se, až když uložíte. Pokud profil nemá vlastní podpis, zobrazuje pole podpisu podpis propojený z obrazovky Podpisy.
• Platební podmínky. Podmínka s prázdným popiskem se uloží jako „Default“. Text podmínky s hvězdičkou je to, co nové faktury tisknou pod součtem.
• Poplatek z prodlení a sleva za včasnou platbu. Jde o výchozí hodnoty pro celý profil; klienti mohou procento poplatku z prodlení, dny odkladu, režim, strop i automatické prominutí individuálně přepsat. Minimální částka a Zahrnout do PDF jsou pouze na úrovni profilu. Dny slevy za včasnou platbu jsou ve výchozím stavu 7.
• Co vyžaduje Pro. Otevření editoru profilu z Nastavení, klepnutí na profil v seznamu a tlačítko + jsou vázány na zkušební verzi nebo předplatné a jinak otevřou platební bránu. Zobrazení seznamu, Nastavit jako výchozí a Smazat jsou dostupné vždy.
• Obrazovky, které zde neuvidíte. Sloty pro logo otevírají systémový výběr fotek a pole podpisu otevírá kreslicí plochu; obojí jsou nativní obrazovky a jsou popsány v návodech k logu a podpisu.

Tipy

Související návody

• Čtvercové a široké logo
• Nastavení, navigace a Pro
• Měny, kurzy a daně