Användarguide

Projekt och milstolpar

Samla offerten och fakturorna för ett uppdrag i ett projekt, dela upp arbetet i milstolpar med budget och förfallodatum och följ vad som återstår.

Uppdaterad: 2026-09-09

Ett långt uppdrag ryms sällan på en enda faktura. En badrumsrenovering börjar med en offert och faktureras sedan i etapper allteftersom rivning, kakel, armaturer och slutfinish godkänns. Utan något som håller ihop de dokumenten slutar det med att du rullar i Dokument-listan och adderar tal i huvudet. Projekt i Invoice Flow löser det: ett projekt är en mapp för ett uppdrag, kopplad till en kund, med sin egen lista över länkade offerter och fakturor, en checklista med milstolpar och en Pengar-flik som summerar vad som offererats, fakturerats och betalats.

Den här guiden följer Redstone Renovations i Denver, som fakturerar renoveringen av familjen Hartleys badrum i fyra milstolpar: rivning och grovinstallation (3 800 USD), kakel och tätskikt (5 200 USD), armaturer och färdigställande av VVS (4 100 USD) samt målning, glas och slutbesiktningslista (2 400 USD). Hela jobbet offererades till 15 500 USD.

Projekt är valfria. Om det mesta av ditt arbete är en faktura per besök kan du strunta i den här funktionen helt. Ta till den när ett enskilt kunduppdrag kommer att ge flera dokument över veckor eller månader.

Vad du ser på skärmen

Projekt bor under kunden. Öppna fliken Kunder, tryck på en kund, så hittar du fem flikar högst upp på kundens detaljskärm: Info, Dokument, Projekt, Avtal och Aktivitet. Fliken Projekt listar varje projekt som är kopplat till den kunden, med en mappikon, projektnamnet, dess status i vanlig gemen text och, till höger, det hittills fakturerade beloppet. En liten rund +-knapp i nedre högra hörnet startar ett nytt projekt som redan är kopplat till den här kunden. När det inte finns några säger fliken bara Inga projekt för denna kund.

Det finns ingen Projekt-post i den nedre navigeringen, på Verktyg-skärmen eller i Inställningar. Kundens flik Projekt och rutan Projekt inne i fakturaredigeraren är de två ställen där du möter funktionen, så om du inte hittar dina projekt går du via kunden.

Invoice Flow-appens kunddetaljskärm för Megan and Tom Hartley på fliken Projects, som listar Hartley master bathroom remodel (active, $13,100.00) och Hartley powder room refresh (completed, $2,150.00) med en rund plusknapp i hörnet — Kundens Projekt-flik är ytterdörren till funktionen; plusknappen skapar ett projekt som redan är kopplat till den här kunden.

Om du trycker på ett projekt öppnas dess arbetsyta. Titelraden visar projektnamnet med tre ikoner: en penna (Redigera projekt), en cirkelpil som räknar om summorna och en papperskorg (Radera projekt). Under titeln sitter fyra flikar:

Flik	Vad den innehåller
Dokument	Varje offert och faktura som är länkad till det här projektet, med dokumenttyp, rå status och total. Tryck på en rad för att öppna dokumentet.
Milstolpar	Etappchecklistan, var och en med en statusikon, ett valfritt förfallodatum och en trepunktsmeny. En knapp Lägg till milstolpe svävar längst ned.
Pengar	Fem siffror: Uppskattat, Fakturerat, Betalt, Återstående och Kvar att fakturera.
Anteckningar	Ett stort fritextfält med en Spara-knapp, för portkoder, egenheter på platsen och allt annat som inte är till för kunden.

Så skapar du ett projekt

Utgå från kunden så görs kopplingen åt dig.

Öppna fliken Kunder (Clients) och tryck på kunden, här Megan and Tom Hartley.
Tryck på fliken Projekt (Projects) och sedan på den runda +-knappen i nedre högra hörnet.
Skriv ett Projektnamn i formuläret Nytt projekt (New Project). Det är det enda obligatoriska fältet; om du lämnar det tomt visas en röd ledtext Obligatoriskt när du försöker spara.
Kontrollera listan Kund. Den är redan satt till kunden du kom från; du kan byta den eller välja Ej angiven för ett internt projekt.
Låt Status stå på Aktiv, eller välj Pausat, Slutfört eller Annullerad.
Lägg till en kort Beskrivning av omfattningen om du vill, och tryck sedan på Spara i det övre högra hörnet.

Invoice Flow-appens redigerare New Project med Project name Hartley master bathroom remodel, Client Megan and Tom Hartley, Status Active och en Description som beskriver en total renovering av badrummet fakturerad i fyra milstolpar, med en Save-knapp i appfältet — Fyra fält och bara namnet är obligatoriskt; kunden är förvald när du utgår från kundens Projekt-flik.

Formuläret stannar där med flit. Det finns inga fält för budget, färg, valuta eller datum att fylla i. Projektets ekonomiska sida beräknas från de dokument du länkar till det, och tidsplanssidan uttrycks genom milstolpar, och båda finns på projektets detaljskärm som du landar på efter att ha sparat.

Så lägger du till milstolpar

Milstolpar är etapperna i jobbet. Var och en bär ett namn, ett uppskattat belopp, en status och ett valfritt förfallodatum. De är ett planerings- och uppföljningsverktyg: appen genererar ingen faktura från en milstolpe, och en milstolpe vet inte vilken faktura som betalade för den. Du skapar fortfarande varje etappfaktura själv och länkar den till projektet, så som beskrivs i nästa avsnitt.

Tryck på projektet från kundens flik Projekt för att öppna dess arbetsyta.
Tryck på fliken Milstolpar (Milestones) och sedan på knappen Lägg till milstolpe längst ned.
Skriv Milstolpens namn, till exempel Paint, glass and punch list.
Ange etappens budget i Uppskattat som ett rent tal (2400, ingen valutasymbol).
Välj en status i listan: Inte påbörjad, Pågår, Klar eller Hoppad över. Nya etapper står normalt kvar på Inte påbörjad.
Tryck på raden Förfallodatum, välj en dag i kalendern och bekräfta med OK. Krysset till höger rensar datumet igen.
Tryck på Spara. Bladet stängs och milstolpen dyker upp i listan.

Invoice Flow-appens bottenblad Add milestone över fliken Milestones, ifyllt med Milestone name Paint, glass and punch list, Estimated 2400, statusen Not started, Due Date Sep 30, 2026 och en Save-knapp i full bredd — Bladet Lägg till milstolpe: namn, uppskattat belopp, status och ett valfritt förfallodatum.

Invoice Flow-appens flik Milestones i ett projekt som listar Demolition and rough-in (Done, Aug 14, 2026), Tile and waterproofing (Done, Aug 28, 2026), Fixtures and plumbing finish (In progress, Sep 11, 2026) och Paint, glass and punch list (Not started, Sep 30, 2026), var och en med en trepunktsmeny, plus en knapp Add milestone — Renoveringens fyra etapper: gröna bockar för färdigt arbete, en play-ikon för den pågående etappen, en tom cirkel för det som återstår.

Upprepa för varje etapp. Listan ordnas efter när posterna skapades, så lägg till milstolparna i den ordning du planerar att utföra arbetet. Allteftersom jobbet fortskrider använder du trepunktsmenyn på en milstolperad för att flytta den framåt: Pågår när du börjar, Klar när kunden har godkänt etappen, Inte påbörjad för att nollställa den. Samma meny har Redigera projekt (som trots sin etikett öppnar milstolperedigerarens blad för den raden) och Radera milstolpe.

Så fakturerar du en milstolpe

Att fakturera en etapp innebär att du skapar en vanlig faktura och pekar den mot projektet. Kopplingen görs inne i fakturaredigeraren via rutan Projekt, som sitter direkt under rutan Kund.

Skapa fakturan som vanligt: från fliken Dokument, från översikten, eller genom att duplicera föregående etappfaktura. Lägg till en rad som Milestone 4: paint, glass and punch list med det överenskomna beloppet.
Rulla till rutan Projekt under kunden. Den lyder Ej angiven tills du väljer något.
Tryck på rutan. Ett blad listar Ej angiven följt av varje projekt i din företagsprofil, inte bara de som hör till den här kunden, så läs namnen.
Tryck på Hartley master bathroom remodel. Bladet stängs och rutan visar nu projektnamnet.
Färdigställ fakturan och tryck på Spara utkast (eller skicka den). Det är sparandet som skriver kopplingen och uppdaterar projektets summor.

Invoice Flow-appens fakturaredigerare för utkastet RR-2026-058 med väljarbladet Projects öppet längst ned, som erbjuder Not specified, Hartley master bathroom remodel, Hartley powder room refresh och Okafor basement kitchenette — Rutan Projekt i redigeraren öppnar en väljare; välj det uppdrag fakturan hör till och spara.

Samma ruta finns på offerter, så länka den ursprungliga offerten också. När den väl är länkad visar projektets flik Dokument offerten och varje etappfaktura i en lista, och Pengar-fliken känner till jobbets offererade värde.

Invoice Flow-appens flik Documents på projektdetaljskärmen för Hartley master bathroom remodel som listar EST-2026-018 Estimate sent $15,500.00, RR-2026-041 Invoice paid $3,800.00, RR-2026-047 Invoice paid $5,200.00 och RR-2026-052 Invoice sent $4,100.00 — Fliken Dokument samlar offerten och varje etappfaktura; tryck på en rad för att öppna den.

Väljaren dyker upp först när redigeraren vet vilken företagsprofil dokumentet hör till. På ett helt nytt dokument sker det så snart standardprofilen har laddats; om rutan saknas, vänta ett ögonblick eller kontrollera att du har en företagsprofil uppsatt.

Så läser du av framdriften

Öppna projektets flik Pengar för den ekonomiska bilden. Siffrorna beräknas från de länkade dokumenten, de skrivs inte in av dig:

Rad	Hur den beräknas
Uppskattat	Summan av totalerna för länkade offerter.
Fakturerat	Summan av totalerna för länkade fakturor (allt som inte är en offert).
Betalt	Summan av de belopp som registrerats som betalda på de fakturorna.
Återstående	Fakturerat minus Betalt: vad kunderna fortfarande är skyldiga dig på det här jobbet.
Kvar att fakturera	Uppskattat minus Fakturerat: hur mycket av offerten du ännu inte har fakturerat.

Dokument med statusen annullerad, avvisad eller utgången ignoreras, så en avslagen första offert blåser inte upp raden Uppskattat.

Invoice Flow-appens flik Money i ett projekt som visar Estimated $15,500.00, Invoiced $13,100.00, Paid $9,000.00, därefter Remaining $4,100.00 markerat och Remaining to invoice $2,400.00 — Tre etapper fakturerade och två betalda: 4 100 USD är utestående på den skickade fakturan och 2 400 USD av offerten återstår att fakturera.

För Hartley-jobbet läses detta som: 15 500 USD uppskattat, 13 100 USD fakturerat över tre etappfakturor, 9 000 USD mottaget, alltså väntar 4 100 USD på armaturfakturan och 2 400 USD (den sista milstolpen) har ännu inte fakturerats. Kombinera det med fliken Milstolpar så har du både tidsplanen och kassaläget för jobbet utan att öppna ett enda dokument.

Öppna projektet och tryck på Pengar (Money).
Om en siffra ser inaktuell ut trycker du på cirkelpilsikonen i titelraden. Appen läser om varje länkat dokument och skriver om summorna; en kort bekräftelse, Pengar, visas längst ned.
Byt till Milstolpar och markera den avslutade etappen som Klar från dess trepunktsmeny.

Regler och detaljer

En profil, en kund. Ett projekt tillhör den företagsprofil som var aktiv när du skapade det och högst en kund. Om du raderar kunden behålls projektet men dess kundkoppling rensas; om du raderar profilen raderas dess projekt.
Bara namnet valideras. Kund, status och beskrivning är valfria. Status står som standard på Aktiv.
Statusar. Projekt: Aktiv, Pausat, Slutfört, Annullerad. Milstolpar: Inte påbörjad, Pågår, Klar, Hoppad över. Att ändra en milstolpes status från trepunktsmenyn registrerar tidsstämplar för start och slutförande; att ändra den inne i redigerarbladet lagrar bara statusen i sig. Statusen Hoppad över finns i bladets lista men inte i radmenyn.
Milstolpsbelopp är bara din uppskattning. Siffran Uppskattat på en milstolpe räknas inte in i projektets Pengar-flik, och ingen faktura är knuten till en viss milstolpe. Använd Pengar-fliken på projektnivå för riktiga pengar och milstolpar för omfattning och tidsplan.
Summorna är cachade. Pengar-siffrorna och beloppet som visas på projektrader lagras på projektet och uppdateras varje gång du sparar ett dokument som är länkat till det. Att registrera en betalning eller ändra en status från fakturans detaljskärm uppdaterar dem inte; tryck på cirkelpilsikonen på projektet för att räkna om.
Valutavisning. Projektsummor visas i amerikanska dollar om inte en valuta lagrats med projektet; appen erbjuder för närvarande ingen valutaväljare för projekt, så om du fakturerar i en annan valuta får du betrakta siffrorna i Pengar-fliken som rena tal.
Tomt milstolpsnamn. Att trycka på Spara i milstolpsbladet med tomt namn gör ingenting; bladet står kvar öppet utan meddelande.
Radera projekt. Papperskorgsikonen ber dig bekräfta med meddelandet “Delete “namn”? Linked documents remain but are no longer grouped.” Offerter och fakturor rörs inte; bara deras projektkoppling tas bort. Milstolpar raderas tillsammans med projektet.
Endast för Pro. Att skapa ett projekt (+-knappen och redigerarens Spara) och att lägga till eller redigera en milstolpe via knappen Lägg till milstolpe kräver en aktiv provperiod eller prenumeration. Att visa projekt, spara anteckningar, räkna om summor och radera är gratis.
Ingen kundportal, ingen autofakturering. Ett projekt skickar ingenting till kunden och kan inte generera fakturor enligt ett schema. Om du vill ha återkommande etappfakturor, se guiden om återkommande fakturor.

Känt problem: när du redigerat ett projekt via pennikonen och sparat kan projektet försvinna från den profilövergripande projektväljaren i fakturaredigeraren. Det finns fortfarande kvar under kundens flik Projekt, och befintliga dokumentkopplingar påverkas inte. Tills detta är åtgärdat är det bäst att skapa projektet rätt första gången och använda fliken Anteckningar för senare ändringar.

Tips

Länka offerten före den första fakturan. Med offerten kopplad börjar Kvar att fakturera på hela det överenskomna priset och räknar ned allteftersom du fakturerar varje etapp, vilket är det snabbaste sättet att upptäcka en etapp du glömt fakturera.

Namnge milstolpar så som du kommer att namnge fakturaraderna. När fakturan för etapp tre lyder "Fixtures and plumbing finish" ser kunden precis samma formulering som de godkände i offerten, och du kan matcha rader i flikarna Dokument och Milstolpar på ett ögonkast.

Använd fliken Anteckningar för logistik på plats: portkoder, var hunden är, ledtider för material, vem som godkänner. Anteckningar trycks aldrig på ett dokument och sparas med ett enda tryck på Spara.

Ge varje etapp ett förfallodatum även om det är ungefärligt. Fliken Milstolpar visar datumet bredvid statusen, så en etapp som "Pågår" med ett datum som passerat sticker ut som den du bör ligga på.

Relaterade guider

Fakturaredigeraren för hela genomgången av redigeraren där rutan Projekt finns.
Offerter och konvertering för att göra den godkända offerten till den första etappfakturan.
Betalningar och belopp att betala för att registrera etappbetalningar så att projektets Betalt-siffra stämmer.