Podręcznik użytkownika

Projekty i kamienie milowe

Zbierz ofertę i faktury zlecenia w projekcie, podziel pracę na kamienie milowe z budżetami i terminami, i zobacz, co zafakturowano i co zostało.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Długie zlecenie rzadko mieści się na jednej fakturze. Remont łazienki zaczyna się od oferty, a potem jest rozliczany etapami, w miarę jak odbierane są rozbiórka, glazura, armatura i prace wykończeniowe. Bez czegoś, co spina te dokumenty, kończy się na przewijaniu listy Dokumenty i dodawaniu liczb w pamięci. Projekty w Invoice Flow rozwiązują to: projekt jest teczką jednego zlecenia, przypiętą do klienta, z własną listą powiązanych ofert i faktur, listą kontrolną kamieni milowych oraz kartą Pieniądze, która sumuje to, co oszacowano, zafakturowano i opłacono.

Ten poradnik śledzi firmę Redstone Renovations w Denver, która rozlicza remont głównej łazienki państwa Hartley w czterech kamieniach milowych: rozbiórka i instalacje wstępne (3800 USD), glazura i hydroizolacja (5200 USD), armatura i wykończenie hydrauliki (4100 USD) oraz malowanie, szkło i lista usterek (2400 USD). Całe zlecenie wyceniono na 15 500 USD.

Projekty są opcjonalne. Jeśli większość Twojej pracy to jedna faktura za wizytę, możesz całkowicie pominąć tę funkcję. Sięgnij po nią, gdy jedno zlecenie dla klienta wygeneruje kilka dokumentów w ciągu tygodni albo miesięcy.

Co widać na ekranie

Projekty mieszkają pod klientem. Otwórz kartę Klienci (Clients), dotknij klienta, a u góry ekranu szczegółów klienta znajdziesz pięć zakładek: Informacje (Info), Dokumenty (Documents), Projekty (Projects), Umowy (Contracts) i Aktywność (Activity). Zakładka Projekty wypisuje każdy projekt przypięty do tego klienta, z ikoną teczki, nazwą projektu, jego statusem pisanym małymi literami i — po prawej — sumą dotychczas zafakturowaną. Mały okrągły przycisk + w prawym dolnym rogu rozpoczyna nowy projekt, już powiązany z tym klientem. Gdy nie ma żadnego, zakładka mówi po prostu Brak projektów dla tego klienta (No projects for this client).

W dolnej nawigacji, na ekranie Narzędzia ani w Ustawieniach nie ma pozycji Projekty. Zakładka Projekty u klienta oraz kafelek Projekty w edytorze faktury to dwa miejsca, w których spotkasz tę funkcję, więc jeśli nie możesz znaleźć swoich projektów, idź przez klienta.

Dotknięcie projektu otwiera jego przestrzeń roboczą. Pasek tytułu pokazuje nazwę projektu z trzema ikonami: ołówek (Edytuj projekt, Edit Project), okrągła strzałka, która przelicza sumy pieniężne, oraz kosz (Usuń projekt, Delete project). Pod tytułem znajdują się cztery zakładki:

Jak utworzyć projekt

Zacznij od klienta, aby powiązanie powstało samo.

1. Otwórz kartę Klienci i dotknij klienta, tutaj Megan and Tom Hartley.
2. Dotknij zakładki Projekty, a potem okrągłego przycisku + w prawym dolnym rogu.
3. W formularzu Nowy projekt (New Project) wpisz Nazwa projektu (Project name). To jedyne pole wymagane; pozostawienie go pustego wyświetla przy zapisie czerwoną podpowiedź Wymagane (Required).
4. Sprawdź listę Klient. Jest już ustawiona na klienta, od którego przyszedłeś; możesz ją zmienić albo wybrać Nie określono (Not specified) dla projektu wewnętrznego.
5. Zostaw Status na Aktywny (Active) albo wybierz Wstrzymany (On hold), Zakończony (Completed) czy Anulowany (Cancelled).
6. Dodaj krótki Opis zakresu, jeśli chcesz, a potem dotknij Zapisz w prawym górnym rogu.

Formularz celowo na tym się kończy. Nie ma pól budżetu, koloru, waluty ani dat. Strona pieniężna projektu jest wyliczana z dokumentów, które z nim powiążesz, a strona harmonogramowa wyrażana przez kamienie milowe — obie mieszkają na ekranie szczegółów projektu, na którym lądujesz po zapisie.

Jak dodać kamienie milowe

Kamienie milowe to etapy zlecenia. Każdy niesie nazwę, kwotę szacunkową, status i opcjonalny termin. Są narzędziem planowania i śledzenia postępu: aplikacja nie generuje faktury z kamienia milowego, a kamień milowy nie wie, która faktura go opłaciła. Fakturę za każdy etap nadal tworzysz sam i wiążesz ją z projektem, jak opisano w następnej sekcji.

1. Z zakładki Projekty u klienta dotknij projektu, aby otworzyć jego przestrzeń roboczą.
2. Dotknij zakładki Kamienie milowe (Milestones), a potem przycisku Dodaj kamień milowy (Add milestone) na dole.
3. Wpisz Nazwa kamienia milowego (Milestone name), na przykład Paint, glass and punch list.
4. Wpisz budżet etapu w polu Szacowane (Estimated) jako zwykłą liczbę (2400, bez symbolu waluty).
5. Wybierz status z listy: Nierozpoczęty (Not started), W toku (In progress), Ukończony (Done) albo Pominięty (Skipped). Nowe etapy zwykle zostają na Nierozpoczęty.
6. Dotknij wiersza Termin (Due Date), wybierz dzień w kalendarzu i potwierdź przyciskiem OK. Znak × po prawej ponownie czyści datę.
7. Dotknij Zapisz. Panel zamyka się, a kamień milowy pojawia się na liście.

Powtórz dla każdego etapu. Lista jest ułożona według kolejności tworzenia, więc dodawaj kamienie milowe w takiej kolejności, w jakiej planujesz wykonywać pracę. W miarę postępu prac używaj menu z trzema kropkami w wierszu kamienia milowego, aby go przesuwać: W toku, gdy zaczynasz, Ukończony, gdy klient odebrał etap, Nierozpoczęty, aby go zresetować. To samo menu zawiera Edytuj projekt (który wbrew swojej etykiecie otwiera panel edycji kamienia milowego dla tego wiersza) oraz Usuń kamień milowy (Delete milestone).

Jak zafakturować kamień milowy

Rozliczenie etapu polega na utworzeniu zwykłej faktury i wskazaniu jej projektu. Powiązanie tworzy się w edytorze faktury przez kafelek Projekty, który leży bezpośrednio pod kafelkiem Klient.

1. Utwórz fakturę jak zwykle: z karty Dokumenty, z pulpitu albo przez zduplikowanie faktury poprzedniego etapu. Dodaj pozycję w rodzaju Milestone 4: paint, glass and punch list z uzgodnioną kwotą.
2. Przewiń do kafelka Projekty pod klientem. Widnieje na nim Nie określono, dopóki czegoś nie wybierzesz.
3. Dotknij kafelka. Panel wypisuje Nie określono, a po nim każdy projekt w Twoim profilu firmowym, nie tylko te dla tego klienta, więc czytaj nazwy.
4. Dotknij Hartley master bathroom remodel. Panel zamyka się, a kafelek pokazuje teraz nazwę projektu.
5. Dokończ fakturę i dotknij Zapisz wersję roboczą (Save Draft) albo ją wyślij. To zapis tworzy powiązanie i odświeża sumy projektu.

Ten sam kafelek pojawia się na ofertach, więc powiąż też pierwotną wycenę. Gdy już jest powiązana, zakładka Dokumenty projektu pokazuje wycenę i każdą fakturę etapową na jednej liście, a karta Pieniądze zna szacowaną wartość zlecenia.

Jak czytać postęp

Otwórz zakładkę Pieniądze projektu, aby zobaczyć obraz finansowy. Liczby są wyliczane z powiązanych dokumentów, a nie wpisywane przez Ciebie:

Dokumenty o statusie anulowana, odrzucona lub wygasła są pomijane, więc odrzucona pierwsza wycena nie zawyża wiersza Szacowane.

Dla zlecenia Hartley czyta się to tak: 15 500 USD szacowane, 13 100 USD zafakturowane na trzech fakturach etapowych, 9000 USD otrzymane, więc 4100 USD czeka na fakturze za armaturę, a 2400 USD (ostatni kamień milowy) nie zostało jeszcze zafakturowane. Połącz to z zakładką Kamienie milowe, a masz i harmonogram, i sytuację gotówkową zlecenia bez otwierania choćby jednego dokumentu.

1. Otwórz projekt i dotknij Pieniądze.
2. Jeśli któraś liczba wygląda na nieaktualną, dotknij ikony okrągłej strzałki na pasku tytułu. Aplikacja ponownie czyta każdy powiązany dokument i przepisuje sumy; na dole pojawia się krótkie potwierdzenie Pieniądze.
3. Przełącz się na Kamienie milowe i oznacz ukończony etap jako Ukończony w jego menu trzech kropek.

Zasady i szczegóły

• Jeden profil, jeden klient. Projekt należy do profilu firmowego, który był aktywny w chwili jego utworzenia, i do co najwyżej jednego klienta. Usunięcie klienta zachowuje projekt, ale czyści jego powiązanie z klientem; usunięcie profilu usuwa jego projekty.
• Sprawdzana jest tylko nazwa. Klient, status i opis są opcjonalne. Status domyślnie ustawia się na Aktywny.
• Statusy. Projekty: Aktywny, Wstrzymany, Zakończony, Anulowany. Kamienie milowe: Nierozpoczęty, W toku, Ukończony, Pominięty. Zmiana statusu kamienia milowego z menu trzech kropek zapisuje znaczniki czasu rozpoczęcia i zakończenia; zmiana w panelu edycji zapisuje wyłącznie sam status. Status Pominięty jest dostępny na liście w panelu, ale nie w menu wiersza.
• Kwoty kamieni milowych to tylko Twój szacunek. Liczba Szacowane przy kamieniu milowym nie jest doliczana do karty Pieniądze projektu i żadna faktura nie jest przypisana do konkretnego kamienia milowego. Używaj karty Pieniądze na poziomie projektu do prawdziwych pieniędzy, a kamieni milowych do zakresu i harmonogramu.
• Sumy są buforowane. Liczby na karcie Pieniądze oraz kwota pokazywana w wierszach projektów są przechowywane przy projekcie i odświeżane za każdym razem, gdy zapiszesz powiązany z nim dokument. Zapisanie płatności albo zmiana statusu z ekranu szczegółów faktury ich nie odświeża; dotknij ikony okrągłej strzałki na projekcie, aby przeliczyć.
• Wyświetlanie waluty. Sumy projektu pokazywane są w dolarach amerykańskich, chyba że wraz z projektem zapisano walutę; aplikacja nie oferuje obecnie wyboru waluty dla projektów, więc jeśli fakturujesz w innej walucie, traktuj liczby na karcie Pieniądze jako surowe wartości.
• Pusta nazwa kamienia milowego. Dotknięcie Zapisz w panelu kamienia milowego przy pustej nazwie nie robi nic; panel pozostaje otwarty bez komunikatu.
• Usuń projekt. Ikona kosza prosi o potwierdzenie komunikatem „Delete “nazwa”? Linked documents remain but are no longer grouped.” Oferty i faktury pozostają nietknięte; usuwane jest wyłącznie ich powiązanie z projektem. Kamienie milowe są usuwane razem z projektem.
• Działania tylko dla Pro. Utworzenie projektu (przycisk + oraz Zapisz w edytorze) i dodanie albo edycja kamienia milowego przyciskiem Dodaj kamień milowy wymagają aktywnego okresu próbnego lub subskrypcji. Przeglądanie projektów, zapisywanie notatek, przeliczanie sum i usuwanie są darmowe.
• Brak portalu klienta, brak automatycznego fakturowania. Projekt niczego nie wysyła do klienta i nie potrafi generować faktur według harmonogramu. Jeśli chcesz cyklicznych faktur etapowych, zobacz poradnik o fakturach cyklicznych.

Wskazówki

Powiązane poradniki

• Edytor faktury — pełne omówienie edytora, w którym mieszka kafelek Projekty.
• Oferty i konwersja — jak zamienić zaakceptowaną wycenę w pierwszą fakturę etapową.
• Płatności i kwota do zapłaty — jak zapisywać płatności etapowe, aby liczba Opłacona w projekcie była poprawna.