Brugervejledning

Projekter og milepæle

Saml tilbud og fakturaer for én opgave i et projekt, del arbejdet op i milepæle med budgetter og frister, og se hvad der er faktureret, betalt og mangler.

Opdateret: 2026-09-09

En lang opgave passer sjældent på én faktura. En badeværelsesrenovering starter med et tilbud og faktureres derefter i etaper, efterhånden som nedrivning, flisearbejde, armaturer og finish godkendes. Uden noget til at holde de dokumenter sammen ender du med at rulle gennem dokumentlisten og lægge tal sammen i hovedet. Projekter i Invoice Flow løser det: et projekt er en mappe for én opgave, knyttet til en kunde, med sin egen liste over tilknyttede tilbud og fakturaer, en tjekliste med milepæle og en Penge-fane, der lægger sammen, hvad der er estimeret, faktureret og betalt.

Denne guide følger Redstone Renovations i Denver, som fakturerer renoveringen af Hartleys badeværelse i fire milepæle: nedrivning og grovarbejde ($3.800), fliser og fugtsikring ($5.200), armaturer og vvs-finish ($4.100) samt maling, glas og mangelliste ($2.400). Hele opgaven blev estimeret til $15.500.

Projekter er valgfrie. Er det meste af dit arbejde én faktura pr. besøg, kan du roligt ignorere denne funktion. Grib den, når én kundeopgave giver flere dokumenter over uger eller måneder.

Sådan ser skærmen ud

Projekter ligger under kunden. Åbn fanen Kunder (Clients), tryk på en kunde, og du finder fem faner øverst på kundens detaljeskærm: Info, Dokumenter, Projekter, Kontrakter og Aktivitet. Fanen Projekter viser hvert projekt knyttet til den kunde med et mappeikon, projektnavnet, dets status i almindeligt lille skrift og til højre det hidtil fakturerede beløb. En lille rund +-knap nederst til højre opretter et nyt projekt, der allerede er knyttet til denne kunde. Er der ingen, står der blot Ingen projekter for denne kunde.

Der er ikke noget punkt for projekter i den nederste navigation, på Værktøjer-skærmen eller i Indstillinger. Kundens fane Projekter og feltet Projekter inde i fakturaeditoren er de to steder, du møder funktionen, så kan du ikke finde dine projekter, skal du gå via kunden.

Trykker du på et projekt, åbnes dets arbejdsrum. Titelbjælken viser projektnavnet med tre ikoner: en blyant (Redigér projekt), en cirkelpil, der genberegner pengetotalerne, og en skraldespand (Slet projekt). Under titlen ligger fire faner:

Sådan opretter du et projekt

Start fra kunden, så forbindelsen laves for dig.

1. Åbn fanen Kunder, og tryk på kunden, her Megan and Tom Hartley.
2. Tryk på fanen Projekter og derefter på den runde +-knap nederst til højre.
3. Skriv et Projektnavn (Project name) i formularen Nyt projekt (New Project). Det er det eneste påkrævede felt; lader du det stå tomt, vises en rød Påkrævet-besked, når du forsøger at gemme.
4. Tjek rullemenuen Kunde (Client). Den er allerede sat til den kunde, du kom fra; du kan skifte den eller vælge Ikke angivet (Not specified) til et internt projekt.
5. Lad Status stå på Aktiv (Active), eller vælg På pause (On hold), Fuldført (Completed) eller Annulleret (Cancelled).
6. Tilføj eventuelt en kort Beskrivelse af omfanget, og tryk så på Gem i øverste højre hjørne.

Formularen stopper bevidst dér. Der er ingen felter til budget, farve, valuta eller datoer. Projektets pengeside beregnes ud fra de dokumenter, du knytter til det, og tidsplanen udtrykkes gennem milepæle; begge dele bor på den projektdetaljeskærm, du lander på efter at have gemt.

Sådan tilføjer du milepæle

Milepæle er opgavens etaper. Hver har et navn, et estimeret beløb, en status og en valgfri forfaldsdato. De er et planlægnings- og fremdriftsværktøj: appen danner ikke en faktura ud fra en milepæl, og en milepæl ved ikke, hvilken faktura der betalte den. Du opretter fortsat selv hver etapefaktura og knytter den til projektet som beskrevet i næste afsnit.

1. Tryk på projektet på kundens fane Projekter for at åbne arbejdsrummet.
2. Tryk på fanen Milepæle og derefter på knappen Tilføj milepæl i bunden.
3. Skriv Milepælsnavn (Milestone name), for eksempel Paint, glass and punch list.
4. Indtast etapebudgettet i Estimeret (Estimated) som et rent tal (2400, uden valutasymbol).
5. Vælg en status i rullemenuen: Ikke startet (Not started), I gang (In progress), Færdig (Done) eller Sprunget over (Skipped). Nye etaper bliver normalt på Ikke startet.
6. Tryk på rækken Forfaldsdato (Due Date), vælg en dag i kalenderen, og bekræft med OK. Krydset til højre rydder datoen igen.
7. Tryk på Gem. Panelet lukker, og milepælen kommer ind på listen.

Gentag for hver etape. Listen er ordnet efter oprettelse, så tilføj milepælene i den rækkefølge, du planlægger at udføre arbejdet. Efterhånden som opgaven skrider frem, bruger du menuen med tre prikker i en milepælsrække til at flytte den videre: I gang, når du starter, Færdig, når kunden har godkendt etapen, Ikke startet for at nulstille den. Den samme menu har Redigér projekt (som trods sin etiket åbner milepælseditoren for den række) og Slet milepæl.

Sådan fakturerer du en milepæl

At fakturere en etape betyder at oprette en normal faktura og pege den mod projektet. Forbindelsen laves inde i fakturaeditoren via feltet Projekter, der ligger lige under feltet Kunde.

1. Opret fakturaen som sædvanlig: fra fanen Dokumenter, fra oversigten eller ved at duplikere den forrige etapefaktura. Tilføj en linje som Milestone 4: paint, glass and punch list med det aftalte beløb.
2. Rul til feltet Projekter under kunden. Der står Ikke angivet, indtil du vælger noget.
3. Tryk på feltet. Et panel viser Ikke angivet efterfulgt af alle projekter på din virksomhedsprofil, ikke kun dem for denne kunde, så læs navnene.
4. Tryk på Hartley master bathroom remodel. Panelet lukker, og feltet viser nu projektnavnet.
5. Færdiggør fakturaen, og tryk på Gem kladde (eller send den). Det er ved at gemme, at forbindelsen skrives og projektets totaler opdateres.

Det samme felt findes på tilbud, så knyt også det oprindelige tilbud til projektet. Når det er knyttet, viser projektets fane Dokumenter tilbuddet og hver etapefaktura i én liste, og Penge-fanen kender opgavens estimerede værdi.

Sådan læser du fremdriften

Åbn projektets fane Penge for det økonomiske billede. Tallene beregnes ud fra de tilknyttede dokumenter, ikke indtastet af dig:

Dokumenter med status annulleret, afvist eller udløbet ignoreres, så et afvist første tilbud puster ikke Estimeret-linjen op.

For Hartley-opgaven læses det sådan: $15.500 estimeret, $13.100 faktureret over tre etapefakturaer, $9.000 modtaget, så $4.100 afventer på armaturfakturaen, og $2.400 (den sidste milepæl) er endnu ikke faktureret. Kombinér det med fanen Milepæle, og du har både tidsplanen og likviditeten for opgaven uden at åbne et eneste dokument.

1. Åbn projektet, og tryk på Penge.
2. Ser et tal forældet ud, så tryk på cirkelpilen i titelbjælken. Appen læser alle tilknyttede dokumenter igen og skriver totalerne om; en kort bekræftelse med Penge vises i bunden.
3. Skift til Milepæle, og markér den færdige etape som Færdig i dens menu med tre prikker.

Regler og detaljer

• Én profil, én kunde. Et projekt hører til den virksomhedsprofil, der var aktiv, da du oprettede det, og til højst én kunde. Sletter du kunden, bevares projektet, men kundeforbindelsen ryddes; sletter du profilen, slettes dens projekter.
• Kun navnet valideres. Kunde, status og beskrivelse er valgfrie. Status er som standard Aktiv.
• Statusser. Projekter: Aktiv, På pause, Fuldført, Annulleret. Milepæle: Ikke startet, I gang, Færdig, Sprunget over. Ændrer du en milepæls status fra menuen med tre prikker, registreres tidsstempler for start og fuldførelse; ændrer du den inde i editorpanelet, gemmes kun selve statussen. Statussen Sprunget over findes i panelets rullemenu, men ikke i rækkemenuen.
• Milepælsbeløb er kun dit estimat. Tallet Estimeret på en milepæl lægges ikke ind i projektets Penge-fane, og ingen faktura er bundet til en bestemt milepæl. Brug Penge-fanen på projektniveau til rigtige penge og milepæle til omfang og tidsplan.
• Totaler er cachelagrede. Pengetallene og beløbet på projektrækkerne gemmes på projektet og opdateres, hver gang du gemmer et dokument, der er knyttet til det. At registrere en betaling eller ændre en status fra fakturaens detaljeskærm opdaterer dem ikke; tryk på cirkelpilen på projektet for at genberegne.
• Visning af valuta. Projekttotaler vises i amerikanske dollars, medmindre en valuta blev gemt med projektet; appen tilbyder i øjeblikket ikke en valutavælger til projekter, så fakturerer du i en anden valuta, skal du betragte tallene i Penge-fanen som rå tal.
• Tomt milepælsnavn. Trykker du på Gem i milepælspanelet med et tomt navn, sker der ingenting; panelet bliver stående uden besked.
• Slet projekt. Skraldespandsikonet beder dig bekræfte med beskeden “Slet “navn”? Tilknyttede dokumenter bevares, men grupperes ikke længere.” Tilbud og fakturaer røres ikke; kun deres projektforbindelse fjernes. Milepæle slettes sammen med projektet.
• Handlinger kun for Pro. At oprette et projekt (+-knappen og editorens Gem) og at tilføje eller redigere en milepæl via knappen Tilføj milepæl kræver en aktiv prøveperiode eller et abonnement. At se projekter, gemme noter, genberegne totaler og slette er gratis.
• Ingen kundeportal, ingen automatisk fakturering. Et projekt sender ikke noget til kunden og kan ikke danne fakturaer efter en plan. Vil du have gentagne etapefakturaer, så se guiden om gentagne fakturaer.

Tips

Relaterede guider

• Fakturaeditor for den fulde gennemgang af editoren, hvor feltet Projekter bor.
• Tilbud og konvertering for at gøre det accepterede tilbud til den første etapefaktura.
• Betalinger og skyldigt beløb for at registrere etapebetalinger, så projektets Betalt-tal er korrekt.