Brukerveiledning

Prosjekter og milepæler

Samle tilbud og fakturaer for én jobb i ett prosjekt, del arbeidet i milepæler med budsjett og frister, og se hva som er fakturert, betalt og igjen å fakturere.

Oppdatert: 2026-09-09

En lang jobb får sjelden plass på én faktura. En baderomsoppussing starter med et tilbud og faktureres deretter i etapper etter hvert som riving, flislegging, utstyr og finpuss blir godkjent. Uten noe som holder dokumentene sammen, ender du opp med å bla i Dokumenter-listen og legge sammen tall i hodet. Prosjekter i Invoice Flow løser dette: et prosjekt er en mappe for ett oppdrag, knyttet til en kunde, med sin egen liste over koblede tilbud og fakturaer, en sjekkliste med milepæler og en Penger-fane som summerer hva som er estimert, fakturert og betalt.

Denne veiledningen følger Redstone Renovations i Denver, som fakturerer oppussingen av hovedbadet hos familien Hartley i fire milepæler: riving og grovarbeid ($3,800), fliser og tetting ($5,200), utstyr og rørleggerfinish ($4,100) samt maling, glass og restliste ($2,400). Hele jobben ble estimert til $15,500.

Prosjekter er valgfritt. Hvis mesteparten av arbeidet ditt er én faktura per besøk, kan du se helt bort fra denne funksjonen. Ta den i bruk når ett kundeoppdrag vil gi flere dokumenter over uker eller måneder.

Dette ser du på skjermen

Prosjekter ligger under kunden. Åpne fanen Kunder, trykk på en kunde, så finner du fem faner øverst på kundedetaljskjermen: Info, Dokumenter, Prosjekter, Kontrakter og Aktivitet. Fanen Prosjekter lister opp alle prosjekter som er knyttet til den kunden, med et mappeikon, prosjektnavnet, statusen i vanlig liten skrift og, til høyre, totalt fakturert så langt. En liten rund +-knapp nederst til høyre starter et nytt prosjekt som allerede er koblet til denne kunden. Når det ikke finnes noen, sier fanen bare Ingen prosjekter for denne kunden.

Det finnes ingen Prosjekter-oppføring i bunnavigasjonen, på Verktøy-skjermen eller i Innstillinger. Kundens Prosjekter-fane og Prosjekter-ruten inne i fakturaredigereren er de to stedene du møter funksjonen, så finner du ikke prosjektene dine, gå via kunden.

Trykker du på et prosjekt, åpnes arbeidsflaten. Tittellinjen viser prosjektnavnet med tre ikoner: en blyant (Rediger prosjekt), en sirkelpil som regner ut pengesummene på nytt, og en søppelbøtte (Slett prosjekt). Under tittelen ligger fire faner:

Slik oppretter du et prosjekt

Start fra kunden, så blir koblingen laget for deg.

1. Åpne fanen Kunder (Clients) og trykk på kunden, her Megan and Tom Hartley.
2. Trykk fanen Prosjekter (Projects), og deretter den runde +-knappen nederst til høyre.
3. I skjemaet Nytt prosjekt (New Project) skriver du inn et Prosjektnavn (Project name). Dette er det eneste påkrevde feltet; lar du det stå tomt, vises et rødt Påkrevd-hint når du prøver å lagre.
4. Kontroller nedtrekkslisten Kunde (Client). Den er allerede satt til kunden du kom fra; du kan bytte den eller velge Ikke angitt (Not specified) for et internt prosjekt.
5. La Status stå på Aktivt (Active), eller velg På vent (On hold), Fullført (Completed) eller Kansellert (Cancelled).
6. Legg gjerne til en kort Beskrivelse (Description) av omfanget, og trykk deretter Lagre (Save) øverst til høyre.

Skjemaet stopper bevisst der. Det finnes ingen felter for budsjett, farge, valuta eller datoer å fylle ut. Pengesiden av et prosjekt regnes ut fra dokumentene du kobler til det, og tidsplanen uttrykkes gjennom milepæler; begge deler ligger på prosjektdetaljskjermen du havner på etter lagring.

Slik legger du til milepæler

Milepæler er etappene i jobben. Hver av dem har et navn, et estimert beløp, en status og en valgfri frist. De er et planleggings- og fremdriftsverktøy: appen genererer ikke en faktura ut fra en milepæl, og en milepæl vet ikke hvilken faktura som dekket den. Du lager fortsatt hver etappefaktura selv og kobler den til prosjektet, som beskrevet i neste avsnitt.

1. Fra kundens Prosjekter-fane, trykk på prosjektet for å åpne arbeidsflaten.
2. Trykk fanen Milepæler (Milestones), og deretter knappen Legg til milepæl (Add milestone) nederst.
3. Skriv inn Navn på milepæl (Milestone name), for eksempel Paint, glass and punch list.
4. Skriv etappebudsjettet i Estimert (Estimated) som et rent tall (2400, uten valutasymbol).
5. Velg en status fra nedtrekkslisten: Ikke startet (Not started), Pågår (In progress), Ferdig (Done) eller Hoppet over (Skipped). Nye etapper står normalt på Ikke startet.
6. Trykk raden Forfallsdato (Due Date), velg en dag i kalenderen og bekreft med OK. Krysset til høyre fjerner datoen igjen.
7. Trykk Lagre. Arket lukkes, og milepælen dukker opp i listen.

Gjenta for hver etappe. Listen sorteres etter opprettelsestidspunkt, så legg inn milepælene i den rekkefølgen du planlegger å gjøre arbeidet. Etter hvert som jobben går fremover, bruker du trepunktsmenyen på en milepælrad til å flytte den videre: Pågår når du starter, Ferdig når kunden har godkjent etappen, Ikke startet for å nullstille den. Den samme menyen har Rediger prosjekt (som til tross for navnet åpner redigeringsarket for den milepælen) og Slett milepæl.

Slik fakturerer du en milepæl

Å fakturere en etappe betyr å lage en vanlig faktura og peke den mot prosjektet. Koblingen lages inne i fakturaredigereren via ruten Prosjekter, som ligger rett under ruten Kunde.

1. Lag fakturaen som vanlig: fra fanen Dokumenter (Documents), fra oversikten, eller ved å duplisere forrige etappefaktura. Legg til en linje som Milestone 4: paint, glass and punch list med det avtalte beløpet.
2. Bla til ruten Prosjekter under kunden. Den viser Ikke angitt til du velger noe.
3. Trykk på ruten. Et ark lister opp Ikke angitt fulgt av alle prosjekter på forretningsprofilen din, ikke bare dem som hører til denne kunden, så les navnene.
4. Trykk Hartley master bathroom remodel. Arket lukkes, og ruten viser nå prosjektnavnet.
5. Gjør fakturaen ferdig og trykk Lagre kladd (Save Draft) (eller send den). Det er lagringen som skriver koblingen og oppdaterer prosjektets summer.

Den samme ruten finnes på tilbud, så koble også det opprinnelige tilbudet. Når det er koblet, viser prosjektets Dokumenter-fane tilbudet og hver etappefaktura i én liste, og Penger-fanen kjenner jobbens estimerte verdi.

Slik leser du fremdriften

Åpne prosjektets Penger-fane for det økonomiske bildet. Tallene regnes ut fra de koblede dokumentene, de skrives ikke inn av deg:

Dokumenter med statusen kansellert, avslått eller utløpt ignoreres, så et avvist første tilbud blåser ikke opp Estimert-linjen.

For Hartley-jobben leses dette slik: $15,500 estimert, $13,100 fakturert fordelt på tre etappefakturaer, $9,000 mottatt, altså venter $4,100 på utstyrsfakturaen, og $2,400 (den siste milepælen) er ennå ikke fakturert. Kombinerer du det med Milepæler-fanen, har du både tidsplanen og likviditetsbildet for jobben uten å åpne et eneste dokument.

1. Åpne prosjektet og trykk Penger (Money).
2. Ser et tall gammelt ut, trykker du sirkelpil-ikonet i tittellinjen. Appen leser alle koblede dokumenter på nytt og skriver om summene; en kort Penger-bekreftelse vises nederst.
3. Bytt til Milepæler og merk den ferdige etappen som Ferdig fra trepunktsmenyen dens.

Regler og detaljer

• Én profil, én kunde. Et prosjekt hører til forretningsprofilen som var aktiv da du opprettet det, og til høyst én kunde. Å slette kunden beholder prosjektet, men fjerner kundekoblingen; å slette profilen sletter prosjektene den har.
• Bare navnet valideres. Kunde, status og beskrivelse er valgfrie. Status er som standard Aktivt.
• Statuser. Prosjekter: Aktivt, På vent, Fullført, Kansellert. Milepæler: Ikke startet, Pågår, Ferdig, Hoppet over. Å endre statusen på en milepæl fra trepunktsmenyen registrerer tidspunkt for start og fullføring; å endre den inne i redigeringsarket lagrer bare selve statusen. Statusen Hoppet over finnes i nedtrekkslisten i arket, men ikke i radmenyen.
• Milepælbeløp er bare ditt estimat. Tallet Estimert på en milepæl legges ikke inn i prosjektets Penger-fane, og ingen faktura er knyttet til en bestemt milepæl. Bruk Penger-fanen på prosjektnivå for reelle penger og milepæler for omfang og tidsplan.
• Summene er hurtiglagret. Penger-tallene og beløpet som vises på prosjektradene, lagres på prosjektet og oppdateres hver gang du lagrer et dokument som er koblet til det. Å registrere en betaling eller endre en status fra fakturaens detaljskjerm oppdaterer dem ikke; trykk sirkelpil-ikonet på prosjektet for å regne ut på nytt.
• Valutavisning. Prosjektsummer vises i amerikanske dollar med mindre en valuta ble lagret med prosjektet; appen tilbyr foreløpig ingen valutavelger for prosjekter, så fakturerer du i en annen valuta, betrakt tallene i Penger-fanen som rene tall.
• Tomt milepælnavn. Å trykke Lagre i milepælarket med tomt navn gjør ingenting; arket blir stående åpent uten noen melding.
• Slett prosjekt. Søppelbøtteikonet ber deg bekrefte med meldingen «Slette “navn”? Koblede dokumenter blir liggende, men er ikke lenger gruppert.» Tilbud og fakturaer røres ikke; bare prosjektkoblingen fjernes. Milepæler slettes sammen med prosjektet.
• Handlinger kun for Pro. Å opprette et prosjekt (+-knappen og Lagre i redigereren) og å legge til eller endre en milepæl via knappen Legg til milepæl krever en aktiv prøveperiode eller et abonnement. Å se prosjekter, lagre notater, regne ut summer på nytt og slette er gratis.
• Ingen kundeportal, ingen automatisk fakturering. Et prosjekt sender ingenting til kunden og kan ikke generere fakturaer etter en plan. Vil du ha gjentakende etappefakturaer, se veiledningen om gjentakende fakturaer.

Tips

Relaterte veiledninger

• Fakturaredigereren for hele gjennomgangen av redigereren der Prosjekter-ruten ligger.
• Tilbud og konvertering for å gjøre det aksepterte tilbudet om til den første etappefakturaen.
• Betalinger og utestående beløp for å registrere etappebetalinger, slik at prosjektets Betalt-tall stemmer.