Podręcznik użytkownika

Kosztorysy, wyceny i przekształcanie ich w faktury

Napisz wycenę w zakładce Kosztorysy, śledź, czy klient ją zaakceptował, a potem zamień całość lub tylko wybrane pozycje w roboczą fakturę z własnym numerem.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Kosztorys to dokument wysyłany, zanim zmienią właściciela jakiekolwiek pieniądze: wyceniona lista tego, co proponujesz dostarczyć. W Invoice Flow tworzy się go tym samym edytorem co fakturę, drukuje tymi samymi szablonami PDF i przechowuje na tej samej liście Dokumenty, ale ma własną serię numeracji, własny zestaw statusów i jedną rzecz, której faktura nie ma: akcję przekształcenia, która tworzy za Ciebie prawdziwą fakturę — w całości albo pozycja po pozycji.

Przykłady śledzą Martina Hollisa, który prowadzi Hollis & Oak Furniture, jednoosobowy warsztat w Portland w stanie Oregon. Wycenił orzechowy zestaw jadalny dla Claire i Toma Bergstromów: stół, sześć krzeseł, ławę i dostawę, łącznie 8410 USD. Para chce najpierw stół, a siedziska później, więc Martin zafakturuje teraz stół i dostawę, a resztę wtedy, gdy opuści warsztat.

Co widać na ekranie

Kosztorysy mieszczą się w zakładce Dokumenty (Documents) w dolnej nawigacji. Na górze tego ekranu trójstanowy przełącznik pokazuje Faktury, Kosztorysy i Umowy; dotknij Kosztorysy (Estimates), a lista wyświetli same wyceny. Pod przełącznikiem znajdują się żetony statusów Wszystkie, Szkic, Wysłana, Opłacona i Przeterminowane. Każdy wiersz pokazuje numer kosztorysu, plakietkę statusu, klienta i datę wystawienia oraz kwotę łączną. Pusta zakładka informuje Brak ofert (No estimates yet) z podpowiedzią Utwórz swój pierwszy kosztorys, aby zacząć.

Kosztorys może nosić plakietki Szkic (Draft), Wysłana (Sent), Zaakceptowany (Accepted), Odrzucony (Declined), Anulowana (Cancelled), Przekształcone (Converted) i Częściowo przekonwertowano (Partially converted). Wysłany kosztorys, którego termin minął, wyświetla się jako Przeterminowana, dokładnie tak jak faktura. Zwróć uwagę, że w rzędzie żetonów nie ma żetonu dla statusu Zaakceptowany, Odrzucony ani Przekształcone; takie wyceny znajdziesz pod Wszystkie albo przez filtr zaawansowany spod ikony lejka.

Dotknięcie wiersza otwiera szczegóły kosztorysu: kartę nagłówka z plakietką, kwotą łączną, datami Wystawiono i Termin, kartę klienta, pozycje, podsumowania, ewentualne uwagi i warunki płatności oraz przycisk Podgląd PDF. Na kosztorysie nie ma karty Płatności, bo dopóki nie stanie się fakturą, nie ma czego pobierać. Wszystkie akcje charakterystyczne dla kosztorysu kryją się w menu trzech kropek w prawym górnym rogu.

Przycisk Nowy (New) na dole listy Dokumenty otwiera arkusz zatytułowany Wybierz typ dokumentu (Choose document type) z czterema kafelkami: Faktura, Kosztorys, Umowy i From text. Wybranie Kosztorys otwiera edytor z tytułem Nowy kosztorys (New Estimate).

Jak utworzyć kosztorys

Martin wycenia zestaw wiszących półek dla nowego klienta. Kroki są takie same jak dla faktury; różnią się tylko numeracja i tytuł.

1. Otwórz Dokumenty i dotknij Nowy.
2. W arkuszu Wybierz typ dokumentu dotknij Kosztorys.
3. Sprawdź kartę Numer faktury (Invoice Number). Pokazuje już następny numer z Twojej serii kosztorysów, tutaj EST-0040. Dotknij jej tylko wtedy, gdy potrzebujesz ręcznie wpisać inny numer.
4. Jeśli prowadzisz więcej niż jedną serię kosztorysów, nad numerem pojawia się karta Serie faktur (Invoice Series); dotknij jej, aby przełączyć, na przykład z Quotes na Commercial quotes.
5. Dotknij Klient i wybierz odbiorcę w oknie Wybierz klienta (Select client) albo wskaż Dodaj nowego klienta (Add New Client).
6. Ustaw daty Wystawiono i Termin. Kosztorys nie ma osobnego pola ważności, więc termin płatności jest datą, do której chcesz otrzymać odpowiedź.
7. Dodaj pozycje przyciskami Produkt / Usługa, Czas, Wydatki lub Niestandardowa, a następnie wypełnij uwagi i warunki płatności poniżej.
8. Dotknij Zapisz wersję roboczą (Save Draft).

Edytor ukrywa jedną kartę, którą mają faktury: ofertę rabatu za wcześniejszą płatność. Cała reszta, w tym podatki, rabaty, waluta, podpis i załączone zdjęcia, działa tak samo jak w edytorze faktury.

Jak go wysłać i zapisać odpowiedź klienta

Gdy szkic jest gotowy, otwórz go z listy i skorzystaj z menu trzech kropek. Oznacz jako wysłaną (Mark as Sent) prosi o potwierdzenie i ostrzega, że od tej chwili każda zmiana trafia do dziennika zmian. Potem ikona ołówka na górnym pasku zostaje zastąpiona ikoną oka, a edytor otwiera się w Trybie tylko do odczytu (View-only mode) z informacją, że wysłany kosztorys trzeba zduplikować, aby go zmienić. Aby faktycznie wysłać plik PDF, użyj Wyślij do klienta (Email client) albo Share as web page w tym samym menu bądź Podgląd PDF i udostępnij stamtąd.

Kiedy Bergstromowie odpowiedzą, Martin zapisuje wynik z tego samego menu.

1. Otwórz kosztorys i dotknij menu trzech kropek.
2. Przewiń do bloku znajdującego się po pozycji Zobacz jak klient (View as client).
3. Dotknij Oznacz jako zaakceptowany (Mark as Accepted) albo Oznacz jako odrzucony (Mark as Declined). Plakietka zmienia się natychmiast, bez pytania o potwierdzenie.

Zaakceptowany i odrzucony to stany ewidencyjne, a nie blokady. Odrzucony kosztorys nadal można przekształcić, jeśli klient zmieni zdanie, a zaakceptowany można anulować poleceniem Anuluj kosztorys (Cancel Estimate). Jeśli potrzebujesz poprawionej wersji, Utwórz podkosztorys (Create sub-estimate) klonuje pozycje do nowego szkicu z następnym numerem z serii kosztorysów i otwiera go w edytorze; Duplikuj również tworzy niepowiązaną kopię, ale zanim oprzesz na tym pracę z wycenami, sprawdź tabelę numeracji poniżej.

Jak przekształcić cały kosztorys

Gdy klient chce wszystko naraz, jedno dotknięcie tworzy fakturę.

1. Otwórz kosztorys i dotknij menu trzech kropek.
2. Dotknij Przekształć w fakturę (Convert to Invoice).
3. Przeczytaj okno Przekształcić w fakturę? i dotknij Przekształć w fakturę, aby kontynuować, albo Anuluj.

Aplikacja kopiuje do nowej faktury wszystkie pozycje, rabat, uwagi, warunki płatności, szablon, paletę kolorów, walutę i kurs wymiany. Ta faktura jest Szkicem, wystawionym dzisiaj z terminem płatności za 30 dni, a jej numer pochodzi z Twojej domyślnej serii faktur, nigdy z serii kosztorysów. Plakietka kosztorysu zmienia się na Przekształcone, a blok przekształcania znika z jego menu, więc tej samej wyceny nie da się zafakturować dwa razy. Lądujesz na nowej fakturze, gdzie możesz ją edytować jak każdy inny szkic przed oznaczeniem jako wysłaną.

Jak przekształcić tylko część pozycji

Bergstromowie chcą, by stół dotarł, zanim krzesła i ława będą gotowe. Martin fakturuje teraz stół i dostawę.

1. Otwórz kosztorys EST-0038 i dotknij menu trzech kropek.
2. Dotknij Przekształć część w fakturę… (Convert part to invoice…).
3. Na ekranie Wybierz pozycje do przekształcenia (Select line items to convert) odznacz pozycje, które poczekają. Przy pierwszym przekształceniu wszystkie pozycje są zaznaczone.
4. Sprawdź licznik i sumę bieżącą w nagłówku, tutaj 2 / 4 i 4380,00 USD.
5. Dotknij Przekształć w fakturę w prawym górnym rogu. Przycisk jest wyszarzony, dopóki nic nie jest zaznaczone.

Ekran odsyła Cię z powrotem do kosztorysu, oznaczonego teraz jako Częściowo przekonwertowano, a nowa robocza faktura czeka w zakładce Faktury. W odróżnieniu od pełnego przekształcenia aplikacja nie otwiera faktury za Ciebie.

Kilka tygodni później siedziska są gotowe. Pozycja menu brzmi teraz Przekształć pozostałe… (Convert remaining…) zamiast Przekształć część w fakturę…, a ekran wyboru już wie, co zostało zafakturowane.

1. Otwórz częściowo przekształcony kosztorys i dotknij menu trzech kropek.
2. Dotknij Przekształć pozostałe….
3. Sprawdź, czy wiersze już zafakturowane są przekreślone i opisane już przekonwertowany (already converted), a pozostałe wiersze są wstępnie zaznaczone.
4. Dotknij Przekształć w fakturę.

Jeśli w tym drugim podejściu zaznaczysz wszystkie pozostałe wiersze, plakietka kosztorysu zmieni się na Przekształcone, a blok przekształcania zniknie z menu. Jeśli znowu coś zostawisz niezaznaczone, kosztorys pozostanie Częściowo przekonwertowano i możesz wrócić po raz trzeci.

Numeracja według typu dokumentu

Faktury i kosztorysy liczone są osobno. W Ustawienia, Profil firmy (Business Profile), sekcja Serie faktur wymienia serie dwóch rodzajów, Faktury i Wyceny, każda z polami Nazwa serii (Series name), Szablon numeru (Number template), Następny numer (Next number), Cyfry (Digits) i zasadą Resetowanie licznika (Reset counter) — Nigdy, Co rok, Co miesiąc lub Co kwartał. Nowy profil dostaje po jednej z każdego rodzaju: serię faktur z prefiksem INV i serię kosztorysów z prefiksem EST, obie z szablonem {prefix}-{SEQ:0000}, więc pierwsze dokumenty to INV-0001 i EST-0001. Martin przemianował swoją na HO-{YYYY}-0000 dla faktur i zostawił EST-0000 dla wycen.

Szablon numeru przyjmuje między innymi tokeny {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} lub {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} oraz {kind:short} (który drukuje INV albo EST). Numery muszą być unikalne w obrębie profilu firmowego; jeśli nadpiszesz numer ręcznie i wystąpi kolizja, edytor przy zapisie przejdzie do następnego wolnego numeru.

Jak wygląda PDF kosztorysu

Dotknij Podgląd PDF w szczegółach kosztorysu, aby go wyrenderować. Pasek tytułu podglądu pokazuje Estimate EST-0038, a komunikat po wysłaniu informuje, że kosztorys został oznaczony jako wysłany. Sam dokument używa tego z dwunastu szablonów i tej palety, które wybrałeś w edytorze, z tym samym nagłówkiem, tabelą pozycji, podsumowaniami, uwagami i warunkami płatności, jakie wydrukowałaby faktura.

Jedyna różnica w pliku PDF charakterystyczna dla kosztorysu polega na tym, że linia rabatu za wcześniejszą płatność, która może pojawić się pod sumą nieopłaconej faktury, nigdy nie jest drukowana na kosztorysie.

Zasady i szczegóły

• Kosztorysy i faktury są przechowywane jako ten sam rodzaj rekordu, różniący się typem dokumentu. Wszystko, co działa w szczegółach faktury, na przykład przypinanie, dziennik zmian, akceptacja klienta, Zobacz jak klient czy udostępnianie, działa również na kosztorysie.
• Przekształć w fakturę, Przekształć część w fakturę…, Przekształć pozostałe…, Utwórz podkosztorys, Duplikuj, Wyślij do klienta, Client sign-off, Share as web page oraz ołówek edycji to funkcje Pro. Bez aktywnej subskrypcji lub okresu próbnego otwierają ekran ulepszenia. Oznacz jako zaakceptowany, Oznacz jako odrzucony, pozostałe zmiany statusu, Podgląd PDF i Usuń są bezpłatne.
• Przekształcenie jest możliwe z każdego statusu poza Przekształcone: kosztorysy robocze, wysłane, zaakceptowane, odrzucone i anulowane pokazują pozycje przekształcania.
• Pełne przekształcenie kopiuje rabat dokładnie. Częściowe nie może tego zrobić, więc zapisuje proporcjonalną kwotę rabatu: współczynnik rabatu z kosztorysu zastosowany do wybranej sumy częściowej, z podatkiem zmniejszonym o ten sam współczynnik i zaokrąglonym do groszy. Powstała faktura pokazuje stałą kwotę rabatu zamiast procentu.
• Przekształcona faktura jest zawsze szkicem wystawionym dzisiaj z terminem za 30 dni, niezależnie od dat kosztorysu. Zmień daty w edytorze, jeśli Twoje warunki są inne.
• Kosztorys zachowuje wszystkie pozycje po częściowym przekształceniu. Oznaczenie „już przekonwertowany” to dopasowanie na zasadzie najlepszych starań po opisie, cenie jednostkowej i ilości do faktur zrodzonych z tego kosztorysu; dwie identyczne pozycje zostaną oznaczone obie, gdy jedna z nich zostanie zafakturowana, a przekreślony wiersz zawsze możesz zaznaczyć ponownie.
• Przekształcenie kosztorysu należącego do projektu aktualizuje sumy tego projektu.
• Na fakturze nie ma widocznego odsyłacza do jej kosztorysu ani na podkosztorysie do dokumentu nadrzędnego; korzystaj z uwag lub numeru faktury, aby to śledzić.
• Oznacz jako wysłaną, Przywróć do szkicu, Anuluj kosztorys i Aktywuj ponownie pokazują potwierdzenie z treścią właściwą dla kosztorysów. Oznacz jako zaakceptowany i Oznacz jako odrzucony tego nie robią.
• Usunięcie kosztorysu wymaga potwierdzenia pod tytułem Usuń kosztorys (Delete Estimate) i nie narusza żadnej faktury już z niego utworzonej.
• Kosztorysy nigdy nie pokazują karty Płatności ani opcji odsetek za zwłokę i nie są liczone jako przychód w analityce, dopóki nie zostaną przekształcone.

Wskazówki

Powiązane przewodniki

• Edytor faktury
• Statusy faktur, lista i historia
• Podgląd PDF, udostępnianie i edytor PDF