Podręcznik użytkownika

Umowy i dowody dostawy

Trzymaj umowy o dostawę wraz z datami, statusem i powiązanymi fakturami w jednym miejscu, a każdą wysyłkę zapisuj jako dowód dostawy od szkicu po dostarczenie.

Zaktualizowano: 2026-09-09

Faktury mówią, ile klient jest winien. Dwa inne dokumenty wyjaśniają dlaczego oraz czy towar faktycznie dotarł: umowa, która ustaliła warunki, i dowód dostawy, który pojechał razem z samochodem dostawczym. Invoice Flow przechowuje oba jako dokumenty towarzyszące fakturom. Umowa należy do jednego klienta, ma datę początku i końca, status i pełną treść oraz może być powiązana z dowolną liczbą faktur. Dowód dostawy należy do dokładnie jednej faktury i rejestruje, co wysłano, przez kogo, z jakim numerem śledzenia i na jakim etapie jest przesyłka.

Żaden z nich nie jest dokumentem do druku. Aplikacja przechowuje i śledzi umowy oraz dowody dostawy na Twoje własne potrzeby, ale nie ma dla nich podglądu PDF ani akcji udostępniania; do PDF renderują się wyłącznie faktury i kosztorysy. Jeśli kawiarnia poprosi o podpisaną kopię umowy, wciąż odbywa się to poza aplikacją.

Przykłady dotyczą Kirsten Lund, która prowadzi Lund Hearth Bakery, hurtową piekarnię w Leeds wypiekającą w nocy i dostarczającą do kawiarni dwa razy w tygodniu. Z każdym stałym klientem ma roczną umowę o dostawę i wystawia jedną fakturę na każdą trasę dostawy, w funtach. Każdej trasie towarzyszy dowód dostawy, dzięki czemu brakującą tacę rogalików można powiązać z datą i kierowcą.

Co widać na ekranie

Obie funkcje znajdują się w zakładce Narzędzia (Tools) w dolnej nawigacji, w sekcji Dokumenty (Documents): karta Umowy (Contracts) otwiera listę umów, a karta Dowody dostawy (Delivery Notes) otwiera listę dowodów dostawy. Umowy mają też drugie miejsce: zakładka Dokumenty ma trójstanowy przełącznik z opcjami Faktury, Kosztorysy i Umowy, a tamtejszy przycisk Nowy (New) oferuje Umowy w arkuszu Wybierz typ dokumentu (Choose document type). Dowodów dostawy nie ma w ogóle na zakładce Dokumenty; docierasz do nich przez Narzędzia albo z faktury, która już taki dowód posiada.

Ekran Umowy ma rząd chipów: Wszystkie (All), Draft, Sent, Signed i Expired, oraz po jednej karcie na umowę. Każda karta ma kolorowy pasek po lewej, tytuł, plakietkę statusu, nazwę klienta, okres zapisany jako początek → koniec oraz pogrubioną notkę o pozostałym terminie: 19 days left dla trwającej umowy albo czerwone Expired 14 days ago dla wygasłej. Umowa kończąca się w ciągu najbliższych 30 dni dostaje bursztynową plakietkę Wkrótce (Soon) obok statusu.

Dotknięcie karty wysuwa arkusz szczegółów. Długie przytrzymanie otwiera krótkie menu akcji. Przeciągnięcie karty od prawej do lewej proponuje jej usunięcie. Przycisk + w rogu otwiera edytor.

Ekran Dowody dostawy jest prostszy: chipy Wszystkie, Szkic (Draft), Wysłany (Dispatched) i Dostarczony (Delivered), a pod nimi po jednym wierszu na dowód. Każdy wiersz zaczyna się trzykropkowym wskaźnikiem etapu (szary, pomarańczowy, zielony) pokazującym, jak daleko zaszła przesyłka, dalej jest pogrubiony numer dowodu, Faktura: i numer faktury, data dostawy po prawej, a jeśli ustawiono — ikona ciężarówki z przewoźnikiem i numerem śledzenia. Nie ma strony szczegółów; dotknięcie nic nie robi, długie przytrzymanie otwiera akcje, a przeciągnięcie usuwa.

Jak utworzyć umowę z szablonu

Kirsten zaczyna czterotygodniowy okres próbny z Roundhay Deli i chce mieć standardową treść umowy o dostawę w aktach przed pierwszą dostawą.

1. Otwórz Narzędzia, a następnie dotknij Umowy w sekcji Dokumenty.
2. Dotknij przycisku +. Otworzy się edytor z tytułem Nowa umowa (New Contract).
3. Wpisz nazwę w polu Tytuł * (Title *), na przykład "Weekly bread supply - Roundhay Deli". Jeśli zostawisz tytuł pusty, szablon wybrany w kolejnym kroku wypełni go nazwą szablonu.
4. Otwórz listę Klient * (Client *) i wybierz odbiorcę. Wypisani są tylko istniejący klienci; nie da się dodać nowego z tego miejsca.
5. W sekcji Szablon (opcjonalnie) (Template (optional)) dotknij jednego z czterech chipów: NDA (Umowa o zachowaniu poufności), Umowa o świadczenie usług (Service Agreement), Umowa o współpracy z freelancerem (Freelance Contract) lub Umowa o dostawę (Supply Agreement). Pole Treść (Content) wypełnia się klauzulami tego szablonu.
6. Edytuj treść w polu Treść dowolnie. Pole przewija się, gdy tekst jest dłuższy niż dziesięć wierszy.
7. Dotknij Początek (Start) i wybierz pierwszy dzień obowiązywania umowy; dotknij Koniec (End) i wybierz ostatni dzień. Oba są opcjonalne, ale notka o pozostałym terminie i pasek postępu pojawiają się tylko wtedy, gdy ustawiono datę końca.
8. Zostaw Status na Draft albo wybierz inną wartość, a potem dotknij Zapisz w prawym górnym rogu.

Jak przeprowadzić umowę przez statusy i powiązać faktury

The Copper Kettle Cafe podpisała swoją umowę, a Kirsten chce powiązać z nią cotygodniowe faktury, żeby od razu widzieć, które rozliczenia należą do której umowy.

1. Na liście Umowy przytrzymaj dłużej kartę umowy. Pojawi się arkusz z opcjami Edytuj (Edit), Zmień status (Change Status), Połącz fakturę (Link Invoice) i Usuń (Delete).
2. Dotknij Zmień status i wybierz Podpisana (Signed). Aplikacja zapisuje dzisiejszą datę jako datę podpisania.
3. Przytrzymaj kartę ponownie i dotknij Połącz fakturę.
4. W oknie Połącz faktury (Link Invoices) zaznacz każdą fakturę należącą do tej umowy. Lista pokazuje wszystkie Twoje faktury wraz z sumami.
5. Dotknij Zapisz.
6. Dotknij karty, aby otworzyć arkusz szczegółów, i sprawdź sekcję Połączone faktury (Linked Invoices).

To w arkuszu szczegółów podsumowane jest życie umowy. Karta Oś czasu umowy (Contract Timeline) pokazuje trzy kroki — Draft, Sent i Signed — z ptaszkiem przy każdym już osiągniętym oraz z datami utworzenia i podpisania pod odpowiednimi krokami. Gdy obie daty są ustawione, karta Postęp (Progress) rysuje, jaka część okresu upłynęła; w ostatnich 30 dniach pasek robi się bursztynowy, a plakietka informuje Expires in 19 days. Poniżej znajdują się wiersze Klient (Client), Okres (Period), Szablon (Template) i Podpisano (Signed at), lista Połączone faktury oraz pełna Treść. Dotknięcie powiązanej faktury otwiera tę fakturę.

Jak utworzyć i śledzić dowód dostawy

Piątkowa trasa do The Copper Kettle Cafe została zafakturowana. Kirsten wypisuje dowód dostawy, który kierowca będzie miał w telefonie.

1. Otwórz Narzędzia i dotknij Dowody dostawy, a następnie dotknij +. Wysunie się arkusz zatytułowany Nowy dowód dostawy (New Delivery Note).
2. Otwórz Faktura * (Invoice *) i wybierz fakturę, którą realizuje ta wysyłka. Wypisane są wszystkie faktury i kosztorysy z numerem i sumą.
3. Zachowaj lub zmień numer w polu Numer dowodu dostawy (Delivery Note Number). Aplikacja proponuje numer w formie DN-1234 z losową czterocyfrową częścią.
4. Dotknij Data dostawy (Delivery Date) i wybierz dzień wyjazdu lub dotarcia towaru.
5. Wypełnij Adres dostawy (Shipping Address), jeśli różni się od tego z faktury.
6. Zacznij pisać w polu Przewoźnik (Carrier). Lista podpowiedzi zawęża się w miarę pisania — od globalnych kurierów, takich jak DHL, FedEx i UPS, po poczty narodowe i usługi regionalne. Dotknij jednej z nich albo wpisz własny tekst, np. "Lund Hearth van".
7. Wklej numer przesyłki w pole Numer śledzenia (Tracking Number), jeśli przewoźnik go podał.
8. W sekcji Pozycje (Items) dotknij Dodaj (Add) raz na każdy wiersz i wypełnij Opis (Description) i Ilość (Qty). Wiersze nie są kopiowane z faktury; wpisujesz to, co fizycznie trafiło do samochodu.
9. Dopisz w polu Notatki (Notes) wszystko, co kierowca powinien wiedzieć, i dotknij Zapisz.

Nowy dowód zawsze zaczyna jako Szkic. Aby przesunąć go dalej, przytrzymaj dłużej jego wiersz i dotknij Dalej → Wysłany (Advance → Dispatched); gdy kawiarnia potwierdzi odbiór, przytrzymaj ponownie i dotknij Dalej → Dostarczony (Advance → Delivered). Ten sam arkusz zawiera Edytuj, Kopiuj numer śledzenia (Copy Tracking Number — tylko gdy numer śledzenia istnieje) i Usuń.

Gdy faktura ma już co najmniej jeden dowód dostawy, na jej ekranie szczegółów pojawia się karta Dokumenty dostawy (Delivery Notes) pod Płatnościami. Wypisuje ona każdy dowód z datą, przewoźnikiem i chipem statusu, a zarówno wiersze, jak i mały + w nagłówku karty prowadzą do listy dowodów dostawy.

Zasady i szczegóły

Gdzie przebiega granica Pro. Otwarcie edytora umów z listy Umowy, przyciskiem + lub przez Edytuj, oraz otwarcie edytora dowodu dostawy przyciskiem + lub Edytuj wymaga aktywnego okresu próbnego lub subskrypcji Pro; bez niej trafiasz na ekran płatności. Przeglądanie, zmiana statusu umowy, łączenie faktur, przesuwanie dowodu dostawy, kopiowanie numeru śledzenia i usuwanie są dostępne dla wszystkich.

Statusy umów. Umowa może mieć status Draft (szary), Sent (niebieski), Signed (zielony), Expired (czerwony) lub Cancelled (niebiesko-szary). Statusy ustawia się ręcznie, na liście Status w edytorze albo przez Zmień status; aplikacja nigdy nie zmienia ich za Ciebie. Oznaczenie umowy jako Signed stempluje datę podpisania jednorazowo; powrót do Sent i ponowne przejście na Signed zachowuje pierwotną datę. W rzędzie chipów nie ma chipa Cancelled, więc anulowane umowy widać tylko pod Wszystkie.

Wygaśnięcie jest wyliczane, a nie zapisywane. Napis “Expired 14 days ago” na karcie i czerwone zabarwienie wynikają z porównania dzisiejszej daty z datą końca. Podpisana umowa, której data końca minęła, jest wyświetlana jako wygasła, ale zachowuje status Signed, dopóki go nie zmienisz. Bursztynowa plakietka Wkrótce i bursztynowy pasek postępu pojawiają się, gdy pozostało mniej niż 30 dni, a umowa nie jest ani wygasła, ani anulowana. Widżet Wygasające umowy (Expiring Contracts) na pulpicie używa tego samego 30-dniowego okna.

Pola umowy. Tytuł i klient są wymagane; treść może być pusta. Daty początku nie da się wyczyścić po ustawieniu (ikonę czyszczenia ma tylko data końca), a aplikacja nie sprawdza, czy początek wypada przed końcem. Nazwa szablonu jest zapamiętywana jako krótki klucz i tak też pokazywana w arkuszu szczegółów: supply, service, nda lub freelance.

Powiązane faktury. Powiązanie to lista odwołań do faktur zapisana przy umowie. Strona faktury nic o nim nie wie: ekran szczegółów faktury nie pokazuje jej umowy, a ta sama faktura może być powiązana z kilkoma umowami. Arkusz szczegółów opisuje powiązane wiersze wewnętrznym numerem faktury (Faktura #2), a nie jej numerem drukowanym, a okno Połącz faktury oferuje również kosztorysy.

Pola dowodu dostawy. Faktura jest wymagana, a numer musi być unikalny wśród wszystkich dowodów dostawy; wszystko inne jest opcjonalne, a puste pola adresu, przewoźnika, śledzenia i notatek zapisują się jako puste. Ilości są liczbami całkowitymi; cokolwiek się nie sparsuje, staje się 1. Pozycje są przechowywane jako swobodny tekst z ilością i nie są powiązane z Twoim katalogiem produktów ani z pozycjami faktury.

Statusy dowodu dostawy są jednokierunkowe. Szkic, Wysłany, Dostarczony — w tej kolejności i tylko do przodu. W edytorze nie ma pola statusu ani sposobu cofnięcia; jeśli przesyłka wróci, usuń dowód albo odnotuj to w polu Notatki.

Usuwanie. Usunięcie faktury usuwa razem z nią jej dowody dostawy. Usunięcie klienta usuwa umowy tego klienta. Usunięcie umowy nie robi nic jej fakturom; usunięcie faktury, do której odwołuje się umowa, zostawia w jej liście wiszące odwołanie.

Daty i formaty. Daty umów są zawsze pokazywane jako dd.MM.yyyy, niezależnie od języka aplikacji; daty dostawy podążają za krótkim formatem daty danego języka, na przykład “Sep 11, 2026” po angielsku. Obie listy są uporządkowane od najnowszych według czasu utworzenia.

Nic nie jest wysyłane ani drukowane. Umowy i dowody dostawy nie mają PDF, akcji e-mail ani zbierania podpisów. Tabela umów ma miejsce na obraz podpisu, ale żaden ekran aplikacji do niego nie zapisuje.

Wskazówki

Powiązane przewodniki

• Statusy faktur, lista i historia
• Klienci, kategorie i grupy
• Kosztorysy i konwersja