यूज़र गाइड

अनुबंध और डिलीवरी नोट्स

सप्लाई एग्रीमेंट को उनकी तारीखों, स्थिति और लिंक किए गए इनवॉइस के साथ एक जगह रखें, और हर शिपमेंट को ड्राफ्ट से डिलीवर्ड तक चलने वाले डिलीवरी नोट के रूप में लॉग करें।

अपडेट किया गया: 2026-09-09

इनवॉइस बताते हैं कि क्लाइंट पर कितना बकाया है। दो अन्य कागज़ात बताते हैं कि क्यों, और क्या सामान वाकई पहुँचा: वह अनुबंध जिसने शर्तें तय कीं, और वह डिलीवरी नोट जो वैन के साथ गया। Invoice Flow दोनों को आपके इनवॉइस के साथ साइड डॉक्यूमेंट के रूप में रखता है। एक अनुबंध एक क्लाइंट का होता है, उसकी शुरुआत और अंत की तारीख, एक स्थिति और पूरा पाठ होता है, और उसे किसी भी संख्या में इनवॉइस से लिंक किया जा सकता है। एक डिलीवरी नोट ठीक एक इनवॉइस का होता है और यह दर्ज करता है कि क्या भेजा गया, किसके द्वारा, किस ट्रैकिंग नंबर के साथ, और शिपमेंट कितनी दूर पहुँच चुकी है।

इनमें से कोई भी प्रिंट करने योग्य दस्तावेज़ नहीं है। ऐप आपके अपने रिकॉर्ड के लिए अनुबंध और डिलीवरी नोट्स को स्टोर और ट्रैक करता है, लेकिन इन दोनों के लिए कोई PDF प्रीव्यू या शेयर एक्शन नहीं है; केवल इनवॉइस और अनुमान (estimates) PDF के रूप में रेंडर होते हैं। अगर किसी कैफे को हस्ताक्षरित समझौते की कॉपी चाहिए, तो वह अभी भी ऐप के बाहर होता है।

उदाहरण Kirsten Lund के हैं, जो Lund Hearth Bakery चलाती हैं, लीड्स में एक होलसेल बेकरी जो रातभर बेक करती है और हफ्ते में दो बार कैफे में डिलीवरी करती है। उनका हर नियमित ग्राहक के साथ सालाना सप्लाई एग्रीमेंट है और वे हर डिलीवरी रन पर एक इनवॉइस पाउंड में जारी करती हैं। हर रन के साथ एक डिलीवरी नोट होता है ताकि क्रोइसां की गायब ट्रे को एक तारीख और ड्राइवर तक ट्रेस किया जा सके।

स्क्रीन पर आप क्या देखते हैं

दोनों फीचर बॉटम नेविगेशन के टूल टैब में, दस्तावेज़ सेक्शन में हैं: अनुबंध कार्ड अनुबंध सूची खोलता है और डिलीवरी नोट्स कार्ड डिलीवरी नोट्स सूची खोलता है। अनुबंध का एक दूसरा घर भी है: दस्तावेज़ टैब में इनवॉइस, अनुमान और अनुबंध पढ़ने वाला तीन-तरफ़ा स्विच है, और वहाँ का नया बटन अपनी दस्तावेज़ का प्रकार चुनें शीट में अनुबंध देता है। डिलीवरी नोट्स दस्तावेज़ टैब का हिस्सा बिल्कुल नहीं हैं; आप उन तक टूल से या किसी ऐसे इनवॉइस से पहुँचते हैं जिसका पहले से एक नोट है।

अनुबंध स्क्रीन पर चिप्स की एक पंक्ति है, सभी, ड्राफ्ट, भेजी गई, हस्ताक्षरित और समाप्त, और हर अनुबंध के लिए एक कार्ड। हर कार्ड में बाईं ओर एक रंगीन पट्टी, शीर्षक, एक स्थिति पिल, क्लाइंट का नाम, start → end के रूप में लिखी गई अवधि, और शेष अवधि के बारे में एक बोल्ड नोट होता है: चल रहे अनुबंध के लिए 19 दिन शेष या समाप्त हो चुके के लिए लाल रंग में 14 दिन पहले समाप्त हुआ। अगर कोई अनुबंध अगले 30 दिनों में समाप्त होता है तो उसकी स्थिति के बगल में एक एम्बर जल्द पिल दिखती है।

किसी कार्ड पर टैप करने से एक डिटेल शीट ऊपर स्लाइड होती है। लॉन्ग-प्रेस करने से एक छोटा एक्शन मेनू खुलता है। कार्ड को दाएं से बाएं स्वाइप करने पर उसे डिलीट करने का विकल्प मिलता है। कोने में + बटन एडिटर खोलता है।

डिलीवरी नोट्स स्क्रीन सरल है: सभी, ड्राफ्ट, डिस्पैच्ड और डिलीवर्ड के लिए चिप्स, फिर हर नोट के लिए एक पंक्ति। हर पंक्ति एक थ्री-डॉट स्टेपर (ग्रे, ऑरेंज, हरा) से शुरू होती है जो दिखाता है कि शिपमेंट कितनी दूर पहुँची है, इसके बाद बोल्ड में नोट नंबर, Invoice: और इनवॉइस नंबर, दाईं ओर डिलीवरी की तारीख, और अगर सेट है तो कैरियर और ट्रैकिंग नंबर के साथ एक ट्रक आइकन। कोई डिटेल पेज नहीं है; टैप करने से कुछ नहीं होता, लॉन्ग-प्रेस से एक्शन खुलते हैं, और स्वाइप से डिलीट होता है।

टेम्पलेट से अनुबंध कैसे बनाएं

Kirsten, Roundhay Deli के साथ चार हफ़्ते का ट्रायल शुरू कर रही हैं और पहली डिलीवरी से पहले फ़ाइल में मानक सप्लाई पाठ रखना चाहती हैं।

1. टूल खोलें, फिर दस्तावेज़ के अंतर्गत अनुबंध पर टैप करें।
2. + बटन पर टैप करें। एडिटर नया अनुबंध शीर्षक के साथ खुलता है।
3. शीर्षक * में एक नाम टाइप करें, उदाहरण के लिए "साप्ताहिक ब्रेड सप्लाई - Roundhay Deli"। अगर आप शीर्षक खाली छोड़ते हैं, तो अगले चरण में चुना गया टेम्पलेट उसे टेम्पलेट के नाम से भर देगा।
4. क्लाइंट * ड्रॉपडाउन खोलें और ग्राहक चुनें। केवल मौजूदा क्लाइंट सूचीबद्ध होते हैं; यहाँ से नया जोड़ने का कोई तरीका नहीं है।
5. टेम्पलेट (वैकल्पिक) के अंतर्गत चार चिप्स में से एक पर टैप करें: NDA, Service Agreement, Freelance Contract या Supply Agreement। सामग्री बॉक्स उस टेम्पलेट की धाराओं से भर जाता है।
6. सामग्री में पाठ को अपनी पसंद के अनुसार संपादित करें। जब टेक्स्ट दस पंक्तियों से लंबा हो जाता है तो बॉक्स स्क्रॉल होता है।
7. प्रारंभ पर टैप करें और एग्रीमेंट का पहला दिन चुनें; समाप्ति पर टैप करें और अंतिम दिन चुनें। दोनों वैकल्पिक हैं, लेकिन शेष-अवधि नोट और प्रोग्रेस बार तभी दिखते हैं जब समाप्ति तिथि सेट हो।
8. स्थिति को ड्राफ्ट पर छोड़ें या कोई और मान चुनें, फिर ऊपर-दाईं ओर सहेजें पर टैप करें।

अनुबंध की स्थितियाँ बदलना और इनवॉइस लिंक करना

The Copper Kettle Cafe ने अपना एग्रीमेंट हस्ताक्षरित कर दिया है, और Kirsten चाहती हैं कि साप्ताहिक इनवॉइस उससे जुड़े रहें ताकि वह एक नज़र में देख सकें कि कौन सा बिलिंग किस डील का है।

1. अनुबंध सूची में, अनुबंध के कार्ड को लॉन्ग-प्रेस करें। एक शीट दिखाई देती है जिसमें संपादित करें, स्थिति बदलें, इनवॉइस लिंक करें और हटाएँ हैं।
2. स्थिति बदलें पर टैप करें और हस्ताक्षरित चुनें। ऐप आज की तारीख को हस्ताक्षर की तारीख के रूप में दर्ज करता है।
3. कार्ड को फिर से लॉन्ग-प्रेस करें और इनवॉइस लिंक करें पर टैप करें।
4. इनवॉइस लिंक करें डायलॉग में, वे सभी इनवॉइस चुनें जो इस एग्रीमेंट से संबंधित हैं। सूची में आपके सभी इनवॉइस उनके कुल के साथ दिखते हैं।
5. सहेजें पर टैप करें।
6. डिटेल शीट खोलने के लिए कार्ड पर टैप करें और लिंक किए गए इनवॉइस सेक्शन देखें।

डिटेल शीट वह जगह है जहाँ अनुबंध का पूरा जीवन-चक्र संक्षेप में दिखता है। एक अनुबंध टाइमलाइन कार्ड तीन चरण दिखाता है, ड्राफ्ट, भेजी गई और हस्ताक्षरित, जिसमें हर पहुँचे हुए चरण पर एक टिक और संबंधित चरणों के नीचे बनाने और हस्ताक्षर की तारीखें होती हैं। जब दोनों तारीखें सेट हों, तो एक प्रगति कार्ड बताता है कि अवधि का कितना हिस्सा बीत चुका है; अंतिम 30 दिनों में बार एम्बर हो जाता है और एक पिल 19 दिनों में समाप्त पढ़ती है। उसके नीचे क्लाइंट, अवधि, टेम्पलेट और हस्ताक्षर तिथि पंक्तियाँ, लिंक किए गए इनवॉइस सूची, और पूरी सामग्री आती है। किसी लिंक किए गए इनवॉइस पर टैप करने से वह इनवॉइस खुलता है।

डिलीवरी नोट कैसे बनाएं और ट्रैक करें

The Copper Kettle Cafe के लिए शुक्रवार का रन इनवॉइस हो चुका है। Kirsten वह डिलीवरी नोट लिखती हैं जो ड्राइवर के फ़ोन पर होगा।

1. टूल खोलें और डिलीवरी नोट्स पर टैप करें, फिर + पर टैप करें। नया डिलीवरी नोट शीर्षक वाली एक शीट ऊपर स्लाइड होती है।
2. इनवॉइस * खोलें और वह इनवॉइस चुनें जिसे यह शिपमेंट पूरा करती है। हर इनवॉइस और अनुमान अपनी संख्या और कुल के साथ सूचीबद्ध होता है।
3. डिलीवरी नोट नंबर में संख्या रखें या बदलें। ऐप DN-1234 के रूप में एक यादृच्छिक चार-अंकीय भाग के साथ एक सुझाव देता है।
4. डिलीवरी की तारीख पर टैप करें और वह दिन चुनें जिस दिन सामान निकलता या पहुँचता है।
5. अगर यह इनवॉइस पर दिए गए से अलग है, तो शिपिंग पता भरें।
6. वाहक में टाइप करना शुरू करें। टाइप करते ही सुझावों की सूची छोटी होती जाती है, DHL, FedEx और UPS जैसे वैश्विक कूरियर से लेकर राष्ट्रीय डाक और क्षेत्रीय सेवाओं तक। किसी एक पर टैप करें, या "Lund Hearth van" जैसा अपना खुद का पाठ टाइप करें।
7. अगर कैरियर ने आपको एक दिया है, तो पार्सल रेफ़रेंस को ट्रैकिंग नंबर में पेस्ट करें।
8. आइटम के अंतर्गत, हर पंक्ति के लिए एक बार जोड़ें पर टैप करें और विवरण और मात्रा भरें। पंक्तियाँ इनवॉइस से कॉपी नहीं होतीं; आप वही टाइप करते हैं जो भौतिक रूप से वैन में गया।
9. ड्राइवर को जो कुछ जानना चाहिए वह नोट्स में जोड़ें, फिर सहेजें पर टैप करें।

एक नया नोट हमेशा ड्राफ्ट के रूप में शुरू होता है। इसे आगे बढ़ाने के लिए, उसकी पंक्ति को लॉन्ग-प्रेस करें और आगे बढ़ाएँ → डिस्पैच्ड पर टैप करें; जब कैफे प्राप्ति की पुष्टि करे, तो फिर से लॉन्ग-प्रेस करें और आगे बढ़ाएँ → डिलीवर्ड पर टैप करें। उसी शीट में संपादित करें, ट्रैकिंग नंबर कॉपी करें (केवल तब जब ट्रैकिंग नंबर मौजूद हो) और हटाएँ हैं।

एक बार किसी इनवॉइस में कम से कम एक डिलीवरी नोट हो जाने पर, उसकी डिटेल स्क्रीन पर Payments के अंतर्गत एक डिलीवरी नोट्स कार्ड आ जाता है। यह हर नोट को उसकी तारीख और कैरियर तथा एक स्थिति चिप के साथ सूचीबद्ध करता है, और पंक्तियाँ तथा कार्ड के हेडर में छोटा + दोनों आपको डिलीवरी नोट्स सूची में ले जाते हैं।

नियम और विवरण

Pro लाइन कहाँ है। अनुबंध सूची से अनुबंध एडिटर खोलना, चाहे + से हो या संपादित करें से, और + या संपादित करें से डिलीवरी नोट एडिटर खोलना, सक्रिय ट्रायल या Pro सदस्यता की माँग करता है; इसके बिना आप पेवॉल पर पहुँचते हैं। देखना, अनुबंध की स्थिति बदलना, इनवॉइस लिंक करना, डिलीवरी नोट को आगे बढ़ाना, ट्रैकिंग नंबर कॉपी करना और हटाना सभी के लिए उपलब्ध है।

अनुबंध की स्थितियाँ। एक अनुबंध ड्राफ्ट (ग्रे), भेजी गई (नीला), हस्ताक्षरित (हरा), समाप्त (लाल) या रद्द (नीला-ग्रे) हो सकता है। स्थितियाँ हाथ से सेट की जाती हैं, एडिटर के स्थिति ड्रॉपडाउन में या स्थिति बदलें के ज़रिए; ऐप कभी इन्हें अपने आप नहीं बदलता। किसी अनुबंध को हस्ताक्षरित चिह्नित करने से हस्ताक्षर की तारीख एक बार दर्ज होती है; भेजी गई पर वापस जाकर फिर हस्ताक्षरित पर आने से मूल तारीख बनी रहती है। चिप पंक्ति में रद्द के लिए कोई चिप नहीं है, इसलिए रद्द किए गए अनुबंध केवल सभी के अंतर्गत दिखाई देते हैं।

समाप्ति की गणना होती है, स्टोर नहीं होती। कार्ड पर “14 दिन पहले समाप्त हुआ” और लाल रंग आज की तारीख की तुलना समाप्ति तिथि से करने से आते हैं। जिस हस्ताक्षरित अनुबंध की समाप्ति तिथि निकल चुकी है वह लैप्स्ड के रूप में दिखता है लेकिन जब तक आप न बदलें तब तक हस्ताक्षरित स्थिति बनाए रखता है। एम्बर जल्द पिल और एम्बर प्रगति बार तब दिखते हैं जब 30 दिनों से कम शेष हों और अनुबंध न तो समाप्त हो न रद्द। डैशबोर्ड का Expiring Contracts विजेट उसी 30-दिन विंडो का उपयोग करता है।

अनुबंध फ़ील्ड। शीर्षक और क्लाइंट आवश्यक हैं; सामग्री खाली हो सकती है। एक बार सेट होने के बाद प्रारंभ तिथि को साफ़ नहीं किया जा सकता (केवल समाप्ति तिथि पर क्लियर आइकन है), और ऐप यह जाँच नहीं करता कि प्रारंभ, समाप्ति से पहले है। टेम्पलेट का नाम एक छोटी कुंजी के रूप में याद रखा जाता है और डिटेल शीट में वैसे ही दिखता है: supply, service, nda या freelance।

लिंक किए गए इनवॉइस। लिंक अनुबंध पर संग्रहीत इनवॉइस संदर्भों की एक सूची है। इनवॉइस पक्ष को इसके बारे में कुछ पता नहीं होता: किसी इनवॉइस की डिटेल स्क्रीन उसका अनुबंध नहीं दिखाती, और एक ही इनवॉइस को कई अनुबंधों से लिंक किया जा सकता है। डिटेल शीट लिंक की गई पंक्तियों को इनवॉइस के आंतरिक नंबर से लेबल करती है (Invoice #2), उसके प्रिंट किए गए नंबर से नहीं, और इनवॉइस लिंक करें डायलॉग इनवॉइस के साथ-साथ अनुमान भी देता है।

डिलीवरी नोट फ़ील्ड। इनवॉइस आवश्यक है और नंबर सभी डिलीवरी नोट्स में अद्वितीय होना चाहिए; बाकी सब वैकल्पिक है, और खाली पता, कैरियर, ट्रैकिंग और नोट्स फ़ील्ड खाली के रूप में संग्रहीत होते हैं। मात्राएँ पूर्ण संख्याएँ हैं; जो कुछ पार्स नहीं होता वह 1 बन जाता है। आइटम फ्री टेक्स्ट के रूप में मात्रा के साथ संग्रहीत होते हैं और आपके प्रोडक्ट कैटलॉग या इनवॉइस के लाइन आइटम से जुड़े नहीं होते।

डिलीवरी नोट की स्थितियाँ एक-तरफ़ा हैं। ड्राफ्ट, डिस्पैच्ड, डिलीवर्ड, इसी क्रम में और केवल आगे। एडिटर में कोई स्थिति फ़ील्ड नहीं है और पीछे जाने का कोई तरीका नहीं; अगर पार्सल वापस आ जाए, तो नोट डिलीट करें या इसे नोट्स में दर्ज करें।

डिलीशन। किसी इनवॉइस को डिलीट करने से उसके डिलीवरी नोट्स भी हट जाते हैं। किसी क्लाइंट को डिलीट करने से उस क्लाइंट के अनुबंध हट जाते हैं। किसी अनुबंध को डिलीट करने से उसके इनवॉइस पर कोई असर नहीं पड़ता; ऐसा इनवॉइस डिलीट करना जिससे कोई अनुबंध लिंक हो, अनुबंध की सूची में एक अटका हुआ संदर्भ छोड़ देता है।

तारीख़ें और फ़ॉर्मेट। अनुबंध की तारीख़ें ऐप की भाषा चाहे जो हो, हमेशा dd.MM.yyyy के रूप में दिखाई जाती हैं; डिलीवरी की तारीख़ें भाषा के छोटे तारीख़ फ़ॉर्मेट का पालन करती हैं, जैसे अंग्रेज़ी में “Sep 11, 2026”। दोनों सूचियाँ बनने के समय के अनुसार सबसे नई पहले क्रम में हैं।

कुछ भी भेजा या प्रिंट नहीं होता। अनुबंध और डिलीवरी नोट्स का कोई PDF, कोई ईमेल एक्शन और कोई हस्ताक्षर कैप्चर नहीं है। अनुबंध की टेबल में हस्ताक्षर छवि के लिए जगह है, लेकिन ऐप की कोई स्क्रीन उसमें कुछ नहीं लिखती।

टिप्स

संबंधित गाइड

• इनवॉइस की स्थितियाँ, सूची और इतिहास
• क्लाइंट, श्रेणियाँ और समूह
• अनुमान और उन्हें इनवॉइस में बदलना