Uživatelská příručka

Smlouvy a dodací listy

Mějte dodavatelské smlouvy s daty, stavem a propojenými fakturami na jednom místě a každou zásilku evidujte jako dodací list od konceptu po doručení.

Aktualizováno: 2026-09-09

Faktury říkají, co vám klient dluží. Dva další papíry vysvětlují proč a zda zboží skutečně dorazilo: smlouva, která stanovila podmínky, a dodací list, který jel s dodávkou. Invoice Flow uchovává obojí jako doprovodné dokumenty vedle vašich faktur. Smlouva patří jednomu klientovi, nese datum začátku a konce, stav a celé znění a lze ji propojit s libovolným počtem faktur. Dodací list patří právě jedné faktuře a zaznamenává, co bylo odesláno, kým, pod jakým sledovacím číslem a jak daleko je zásilka.

Ani jedno není tisknutelný dokument. Aplikace smlouvy a dodací listy ukládá a sleduje pro vaši vlastní evidenci, ale ani pro jedno neexistuje náhled PDF ani sdílení; do PDF se vykreslují jen faktury a nabídky. Pokud si kavárna vyžádá podepsanou kopii dohody, řeší se to i nadále mimo aplikaci.

Příklady sledují Kirsten Lund, která vede Lund Hearth Bakery, velkoobchodní pekárnu v Leedsu, jež peče přes noc a dvakrát týdně rozváží do kaváren. S každým stálým odběratelem má roční dodavatelskou smlouvu a za každý rozvoz vystavuje jednu fakturu v librách. Každý rozvoz doprovází dodací list, aby chybějící plech croissantů bylo možné dohledat k datu a k řidiči.

Co uvidíte na obrazovce

Obě funkce najdete na kartě Nástroje ve spodní navigaci, v sekci Dokumenty: dlaždice Smlouvy otevře seznam smluv a dlaždice Dodací listy seznam dodacích listů. Smlouvy mají ještě druhý domov: karta Dokumenty má trojpolohový přepínač Faktury, Nabídky a Smlouvy a tlačítko Nový tam v panelu Vyberte typ dokumentu nabízí i Smlouvy. Dodací listy nejsou součástí karty Dokumenty vůbec; dostanete se k nim přes Nástroje nebo z faktury, která už nějaký má.

Obrazovka Smlouvy má řadu filtrů Vše, Koncept, Odesláno, Podepsáno a Vypršelo a jednu kartu na smlouvu. Každá karta nese barevný proužek vlevo, název, štítek se stavem, jméno klienta, období zapsané jako začátek → konec a tučnou poznámku o zbývající době: Zbývá 19 dní u běžící smlouvy nebo červené Vypršela před 14 dny u prošlé. Smlouva, která končí do 30 dnů, dostane vedle stavu oranžový štítek Brzy.

Klepnutím na kartu vyjede detailní panel. Dlouhým stiskem se otevře krátká nabídka akcí. Přetažením karty zprava doleva nabídne aplikace smazání. Tlačítko + v rohu otevře editor.

Obrazovka Dodací listy je jednodušší: filtry Vše, Koncept, Odesláno a Doručeno a pak jeden řádek na list. Každý řádek začíná tříbodovým ukazatelem postupu (šedý, oranžový, zelený), který ukazuje, kam až se zásilka dostala, následuje tučné číslo listu, Invoice: a číslo faktury, vpravo datum dodání a případně ikona nákladního auta s dopravcem a sledovacím číslem. Detailní stránka neexistuje; klepnutí neudělá nic, dlouhý stisk otevře akce a přetažení maže.

Jak vytvořit smlouvu ze šablony

Kirsten začíná čtyřtýdenní zkušební spolupráci s Roundhay Deli a chce mít standardní dodavatelské znění v evidenci ještě před prvním rozvozem.

1. Otevřete Nástroje (Tools) a klepněte na Smlouvy (Contracts) v sekci Dokumenty.
2. Klepněte na tlačítko +. Otevře se editor s názvem Nová smlouva (New Contract).
3. Do pole Název * (Title *) napište název, například „Týdenní dodávka pečiva – Roundhay Deli“. Pokud název necháte prázdný, vyplní ho šablona zvolená v dalším kroku svým vlastním názvem.
4. Rozbalte seznam Klient * (Client *) a vyberte odběratele. Nabízejí se jen existující klienti; nového odsud přidat nelze.
5. V části Šablona (volitelné) (Template (optional)) klepněte na jeden ze čtyř štítků: NDA (Dohoda o mlčenlivosti), Smlouva o poskytování služeb, Smlouva o dílo na volné noze nebo Smlouva o dodávce. Do pole Obsah (Content) se vloží ustanovení dané šablony.
6. Znění v poli Obsah libovolně upravte. Pole se posouvá, jakmile je text delší než deset řádků.
7. Klepněte na Začátek (Start) a vyberte první den platnosti; klepněte na Konec (End) a vyberte poslední den. Obojí je volitelné, ale poznámka o zbývající době a ukazatel průběhu se zobrazí jen tehdy, když je nastaveno datum konce.
8. Nechte Stav (Status) na hodnotě Koncept nebo zvolte jinou a poté klepněte vpravo nahoře na Uložit (Save).

Jak posouvat smlouvu mezi stavy a propojit faktury

The Copper Kettle Cafe smlouvu podepsala a Kirsten chce k ní navázat týdenní faktury, aby na první pohled viděla, které vyúčtování ke které dohodě patří.

1. V seznamu Smlouvy podržte prst na kartě smlouvy. Objeví se panel s možnostmi Upravit (Edit), Změnit stav (Change Status), Propojit fakturu (Link Invoice) a Smazat (Delete).
2. Klepněte na Změnit stav a zvolte Podepsáno (Signed). Aplikace zaznamená dnešek jako datum podpisu.
3. Znovu podržte prst na kartě a klepněte na Propojit fakturu.
4. V dialogu Propojit faktury (Link Invoices) zaškrtněte každou fakturu, která k této dohodě patří. Seznam ukazuje všechny vaše faktury i s částkami.
5. Klepněte na Uložit.
6. Klepnutím na kartu otevřete detailní panel a zkontrolujte sekci Propojené faktury (Linked Invoices).

Detailní panel je místem, kde je život smlouvy shrnut. Karta Časová osa smlouvy ukazuje tři kroky – Koncept, Odesláno a Podepsáno – s fajfkou u každého již dosaženého kroku a s daty vytvoření a podpisu pod příslušnými kroky. Když jsou nastavena obě data, karta Průběh vykreslí, kolik z doby platnosti již uplynulo; v posledních 30 dnech se pruh zbarví oranžově a štítek hlásí Vyprší za 19 dní. Níže následují řádky Klient, Období, Šablona a Podepsáno, seznam Propojené faktury a celý Obsah. Klepnutím na propojenou fakturu ji otevřete.

Jak vytvořit a sledovat dodací list

Páteční rozvoz do The Copper Kettle Cafe je vyfakturovaný. Kirsten píše dodací list, který bude mít řidič v telefonu.

1. Otevřete Nástroje, klepněte na Dodací listy (Delivery Notes) a pak na +. Vyjede panel s názvem Nový dodací list (New Delivery Note).
2. Rozbalte Faktura * (Invoice *) a vyberte fakturu, kterou tato zásilka plní. Nabízí se každá faktura i nabídka s číslem a celkovou částkou.
3. Ponechte nebo změňte číslo v poli Číslo dodacího listu (Delivery Note Number). Aplikace navrhne číslo ve tvaru DN-1234 s náhodnou čtyřmístnou částí.
4. Klepněte na Datum dodání (Delivery Date) a vyberte den, kdy zboží odjíždí nebo dorazí.
5. Vyplňte Dodací adresa (Shipping Address), pokud se liší od adresy na faktuře.
6. Začněte psát do pole Dopravce (Carrier). Seznam návrhů se se psaním zužuje, od globálních přepravců jako DHL, FedEx a UPS po národní pošty a regionální služby. Jeden z nich vyberte, nebo napište vlastní text, například „Lund Hearth van“.
7. Vložte referenci zásilky do pole Sledovací číslo (Tracking Number), pokud vám ji dopravce dal.
8. V části Položky (Items) klepněte na Přidat (Add) pro každý řádek a vyplňte Popis (Description) a Množ. (Qty). Řádky se z faktury nekopírují; napíšete, co fyzicky putovalo do dodávky.
9. Do pole Poznámky (Notes) doplňte cokoli, co má řidič vědět, a klepněte na Uložit.

Nový list vždy začíná jako Koncept. Chcete-li ho posunout dál, podržte prst na jeho řádku a klepněte na Posunout → Odesláno; jakmile kavárna potvrdí převzetí, podržte prst znovu a klepněte na Posunout → Doručeno. Tentýž panel obsahuje Upravit, Kopírovat sledovací číslo (jen když sledovací číslo existuje) a Smazat.

Jakmile má faktura alespoň jeden dodací list, objeví se na její detailní obrazovce pod Platbami karta Dodací listy. Vypisuje každý list s datem, dopravcem a štítkem stavu; jak řádky, tak malé + v záhlaví karty vás přenesou do seznamu dodacích listů.

Pravidla a podrobnosti

Kde vede hranice Pro. Otevření editoru smlouvy ze seznamu Smlouvy, ať už přes + nebo přes Upravit, a otevření editoru dodacího listu přes + nebo Upravit vyžaduje aktivní zkušební období nebo předplatné Pro; bez něj se dostanete na platební stránku. Prohlížení, změna stavu smlouvy, propojování faktur, posouvání dodacího listu, kopírování sledovacího čísla a mazání jsou dostupné všem.

Stavy smlouvy. Smlouva může být Koncept (šedá), Odesláno (modrá), Podepsáno (zelená), Vypršelo (červená) nebo Zrušeno (modrošedá). Stavy se nastavují ručně, v rozbalovacím poli Stav v editoru nebo přes Změnit stav; aplikace je za vás nikdy nemění. Označení smlouvy jako Podepsáno vloží datum podpisu jednou; návrat na Odesláno a znovu vpřed na Podepsáno původní datum zachová. Řada filtrů nemá filtr Zrušeno, takže zrušené smlouvy jsou viditelné jen pod Vše.

Vypršení se počítá, neukládá. Text „Vypršela před 14 dny“ na kartě i červené zbarvení vznikají porovnáním dneška s datem konce. Podepsaná smlouva, jejíž datum konce uplynulo, se zobrazuje jako prošlá, ale stav Podepsáno si podrží, dokud ho nezměníte. Oranžový štítek Brzy a oranžový ukazatel průběhu se objeví, když zbývá méně než 30 dní a smlouva není ani prošlá, ani zrušená. Widget Končící smlouvy na nástěnce používá stejné třicetidenní okno.

Pole smlouvy. Název a klient jsou povinné; obsah může být prázdný. Datum začátku už nelze po nastavení vymazat (ikonu pro vymazání má jen datum konce) a aplikace nekontroluje, zda je začátek před koncem. Název šablony se pamatuje jako krátký klíč a tak se i zobrazuje v detailním panelu: supply, service, nda nebo freelance.

Propojené faktury. Propojení je seznam odkazů na faktury uložený u smlouvy. Strana faktury o něm neví nic: detailní obrazovka faktury její smlouvu nezobrazuje a tatáž faktura může být propojena s několika smlouvami. Detailní panel označuje propojené řádky vnitřním číslem faktury (Invoice #2), nikoli jejím tištěným číslem, a dialog Propojit faktury nabízí kromě faktur i nabídky.

Pole dodacího listu. Faktura je povinná a číslo musí být jedinečné napříč všemi dodacími listy; vše ostatní je volitelné a prázdná adresa, dopravce, sledování a poznámky se ukládají jako prázdné. Množství jsou celá čísla; cokoli, co se nepodaří načíst, se změní na 1. Položky se ukládají jako volný text s množstvím a nejsou navázány na váš katalog produktů ani na řádky faktury.

Stavy dodacího listu jsou jednosměrné. Koncept, Odesláno, Doručeno – v tomto pořadí a jen vpřed. V editoru není žádné pole stavu a zpět se vrátit nelze; pokud se zásilka vrátí, list smažte nebo to zaznamenejte do Poznámek.

Mazání. Smazání faktury odstraní i její dodací listy. Smazání klienta odstraní smlouvy tohoto klienta. Smazání smlouvy neudělá s jejími fakturami nic; smazání faktury, na kterou smlouva odkazuje, zanechá v seznamu smlouvy visící odkaz.

Data a formáty. Data smluv se vždy zobrazují ve tvaru dd.MM.yyyy bez ohledu na jazyk aplikace; data dodání se řídí krátkým formátem data daného jazyka, například „Sep 11, 2026“ v angličtině. Oba seznamy jsou řazeny od nejnovějšího podle času vytvoření.

Nic se neodesílá ani netiskne. Smlouvy a dodací listy nemají PDF, akci pro e-mail ani snímání podpisu. Tabulka smluv má místo na obrázek podpisu, ale žádná obrazovka aplikace do něj nezapisuje.

Tipy

Související návody

• Stavy faktur, seznam a historie
• Klienti, kategorie a skupiny
• Nabídky a jejich převod