Invoice Flow app icon Invoice Flow management Завантажити застосунок
UK

Посібник

Кошториси, пропозиції та їх перетворення на рахунки

Складіть пропозицію на вкладці «Кошториси», стежте, чи прийняв її клієнт, а тоді перетворіть її всю або лише окремі позиції на чернетку рахунка.

Оновлено: 2026-09-09

Кошторис — це документ, який ви надсилаєте до того, як гроші змінили власника: перелік того, що ви пропонуєте надати, з цінами. В Invoice Flow він створюється тим самим редактором, що й рахунок, друкується тими самими PDF-шаблонами й зберігається в тому самому списку «Документи», але має власну серію нумерації, власний набір статусів і одну річ, якої немає в рахунка: дію перетворення, яка створює за вас справжній рахунок — цілком або по одній позиції.

Приклади простежують історію Martin Hollis, який керує Hollis & Oak Furniture — майстернею однієї людини в Портленді, штат Орегон. Він склав пропозицію на обідній комплект із горіха для Claire і Tom Bergstrom: стіл, шість стільців, лава та доставка, разом $8,410. Пара хоче спершу стіл, а сидіння пізніше, тож він виставить рахунок за стіл і доставку зараз, а за решту — коли вона поїде з майстерні.

Що ви бачите на екрані

Кошториси живуть на вкладці Документи (Documents) у нижній навігації. Угорі того екрана є тристоронній перемикач із написами Рахунки (Invoices), Кошториси (Estimates) і Договори (Contracts); торкніться Кошториси, і список показуватиме лише пропозиції. Під перемикачем розташовані чипи статусів Усі (All), Чернетка (Draft), Надіслано (Sent), Оплачено (Paid) і Прострочено (Overdue). Кожен рядок показує номер кошторису, бейдж статусу, клієнта й дату виставлення та підсумок. Порожня вкладка повідомляє Кошторисів поки немає (No estimates yet) із підказкою Створіть свій перший кошторис, щоб почати.

Екран «Документи» в застосунку Invoice Flow з обраним сегментом «Кошториси» і списком: EST-0038 «Надіслано» для Claire і Tom Bergstrom на $8,410.00, EST-0039 «Чернетка», EST-0037 «Прийнято», EST-0036 «Сконвертовано» і EST-0035 «Відхилено»
Усі пропозиції в потоці майстерні — від свіжої чернетки до вже перетвореної на рахунок.

Кошторис може мати бейджі Чернетка, Надіслано, Прийнято (Accepted), Відхилено (Declined), Скасовано (Cancelled), Сконвертовано (Converted) і Частково перетворено (Partially converted). Надісланий кошторис, чий термін минув, показується як Прострочено, точно як рахунок. Зверніть увагу: у ряду чипів немає чипа для «Прийнято», «Відхилено» чи «Сконвертовано»; такі пропозиції зʼявляються в перегляді Усі або через розширений фільтр за значком лійки.

Дотик до рядка відкриває деталі кошторису: картка-заголовок із бейджем, підсумком, датами Видано (Issued) і Термін (due), картка клієнта, позиції, підсумки, будь-які нотатки й умови оплати та кнопка Перегляд PDF (Preview PDF). Картки «Платежі» в кошторисі немає, бо збирати нічого, доки він не стане рахунком. Усі дії, специфічні для кошторисів, ховаються за меню з трьох крапок у верхньому правому куті.

Кнопка Новий (New) унизу списку «Документи» відкриває панель із заголовком Виберіть тип документа (Choose document type) і чотирма плитками: Рахунок (Invoice), Кошторис (Estimate), Договори і From text. Вибір Кошторис відкриває редактор із заголовком Новий кошторис (New Estimate).

Як створити кошторис

Martin складає пропозицію на комплект підвісних полиць для нового клієнта. Кроки такі самі, як для рахунка; відрізняються лише нумерація й заголовок.

  1. Відкрийте Документи й торкніться Новий.
  2. На панелі Виберіть тип документа торкніться Кошторис.
  3. Перевірте картку Номер рахунку (Invoice Number). Вона вже показує наступний номер із вашої серії кошторисів — тут EST-0040. Торкайтеся її, лише якщо потрібен інший номер вручну.
  4. Якщо ви ведете більш ніж одну серію кошторисів, над номером зʼявиться картка Серії рахунків (Invoice Series); торкніться її, щоб перемкнутися, наприклад із Quotes на Commercial quotes.
  5. Торкніться Клієнт (Client) і виберіть замовника в діалозі Виберіть клієнта (Select client) або виберіть Додати нового клієнта (Add new client).
  6. Скоригуйте дати Видано і Термін. У кошторису немає окремого поля терміну дії, тож термін оплати — це дата, до якої ви хочете отримати відповідь.
  7. Додайте позиції кнопками Товар / Послуга (Product / Service), Час (Time), Витрати (Expenses) чи Власне (Custom), потім заповніть нотатки й умови оплати нижче.
  8. Торкніться Зберегти чернетку (Save Draft).
Редактор «Новий кошторис» у застосунку Invoice Flow для Martin Hollis із карткою «Серії рахунків» зі значенням Quotes, карткою «Номер рахунку» з EST-0040, клієнтом Claire і Tom Bergstrom, датами видачі й терміну та кнопками розділу «Позиції»
Редактор кошторисів бере номер із серії Quotes, а серія рахунків залишається недоторканою.

Редактор приховує одну картку, яка є в рахунків: пропозицію знижки за дострокову оплату. Усе інше — податки, знижки, валюта, підпис і фотододатки — працює так само, як у редакторі рахунків.

Як надіслати кошторис і записати відповідь клієнта

Коли чернетка готова, відкрийте її зі списку й скористайтеся меню з трьох крапок. Позначити як надіслано (Mark as Sent) просить підтвердження й попереджає, що відтепер кожна зміна записується в журнал змін. Після цього олівець у верхній панелі замінюється значком ока, а редактор відкривається в Режимі лише для перегляду (View-only mode) із підказкою, що надісланий кошторис треба продублювати, аби змінити. Щоб власне надіслати PDF, скористайтеся Надіслати клієнту (Email client) чи Share as web page у тому самому меню або Перегляд PDF і поділіться звідти.

Коли Bergstrom відповідають, Martin записує результат із того самого меню.

  1. Відкрийте кошторис і торкніться меню з трьох крапок.
  2. Прокрутіть донизу до блоку після Подивитися як клієнт (View as client).
  3. Торкніться Позначити як прийнятий (Mark as Accepted) або Позначити як відхилений (Mark as Declined). Бейдж змінюється миттєво, без запиту підтвердження.
Додаткове меню надісланого кошторису EST-0038 у застосунку Invoice Flow з пунктами «Позначити як оплачено», «Повернути в чернетку», «Скасувати кошторис», «Журнал змін», «Закріпити у списку», «Закріпити на головній», «Надіслати клієнту», Client sign-off, Share as web page, «Подивитися як клієнт», «Позначити як прийнятий», «Позначити як відхилений», «Перетворити на рахунок», «Перетворити частину на рахунок», «Створити підкошторис», «Дублювати» і «Видалити»
Нижній блок меню існує лише в кошторисах і зникає, щойно пропозицію перетворено повністю.

«Прийнято» і «Відхилено» — це облікові стани, а не замки. Відхилений кошторис усе одно можна перетворити, якщо клієнт передумає, а прийнятий можна скасувати кнопкою Скасувати кошторис (Cancel Estimate). Якщо потрібна виправлена версія, Створити підкошторис (Create sub-estimate) клонує позиції в нову чернетку з наступним номером серії кошторисів і відкриває її в редакторі; Дублювати (Duplicate) також робить незвʼязану копію, але перегляньте таблицю нумерації нижче, перш ніж покладатися на це для пропозицій.

Як перетворити весь кошторис

Коли клієнт хоче все одразу, один дотик створює рахунок.

  1. Відкрийте кошторис і торкніться меню з трьох крапок.
  2. Торкніться Перетворити на рахунок (Convert to Invoice).
  3. Прочитайте діалог Перетворити на рахунок? (Convert to invoice?) і торкніться Перетворити на рахунок, щоб продовжити, або Скасувати (Cancel).
Діалог «Перетворити на рахунок?» у застосунку Invoice Flow поверх кошторису EST-0038 із текстом про те, що рахунок буде створено з позицій цього кошторису, а кошторис буде позначено як «Сконвертовано», з кнопками «Скасувати» і «Перетворити на рахунок»
Повне перетворення — це одне підтвердження; далі застосунок одразу переходить до нового рахунка.

Застосунок копіює кожну позицію, знижку, нотатки, умови оплати, шаблон, колірну палітру, валюту й курс обміну в новий рахунок. Цей рахунок є Чернеткою, виставленою сьогодні з терміном оплати через 30 днів, а його номер походить із вашої стандартної серії рахунків, ніколи не із серії кошторисів. Бейдж кошторису стає Сконвертовано, а блок перетворення зникає з його меню, тож ту саму пропозицію не можна виставити рахунком двічі. Ви опиняєтеся в новому рахунку, де можете відредагувати його, як будь-яку іншу чернетку, перш ніж позначити надісланим.

Як перетворити лише частину позицій

Bergstrom хочуть отримати стіл раніше, ніж будуть готові стільці та лава. Martin виставляє рахунок за стіл і доставку зараз.

  1. Відкрийте кошторис EST-0038 і торкніться меню з трьох крапок.
  2. Торкніться Перетворити частину на рахунок… (Convert part to invoice…).
  3. На екрані Виберіть позиції для перетворення (Select line items to convert) зніміть позначки з позицій, які почекають. Під час першого перетворення всі позиції позначені.
  4. Перевірте лічильник і поточний підсумок у заголовку — тут 2 / 4 і $4,380.00.
  5. Торкніться Перетворити на рахунок у верхньому правому куті. Кнопка сіра, поки нічого не обрано.
Екран «Виберіть позиції для перетворення» в застосунку Invoice Flow з позначеними обіднім столом із чорного горіха та доставкою й монтажем, знятими позначками з шести стільців і лави, лічильником 2 / 4 і поточним підсумком $4,380.00
У перший рахунок потрапляють лише позначені рядки; у кошторисі залишаються всі чотири.

Екран повертає вас до кошторису, тепер із бейджем Частково перетворено, а нова чернетка рахунка чекає на вкладці Рахунки. На відміну від повного перетворення, застосунок не відкриває рахунок за вас.

Екран деталей чернетки рахунка HO-2026-0212 у застосунку Invoice Flow для Claire і Tom Bergstrom, виставленого 9 вересня 2026 з терміном 9 жовтня 2026, із двома позиціями — обіднім столом із горіха на $4,200.00 і доставкою на $180.00, підсумком $4,380.00 і скопійованими нотатками
Перший рахунок бере наступний номер серії HO та успадковує нотатки й умови кошторису.

За кілька тижнів сидіння готові. Пункт меню тепер читається як Перетворити залишок… (Convert remaining…) замість «Перетворити частину на рахунок…», і екран вибору вже знає, за що виставлено рахунок.

  1. Відкрийте частково перетворений кошторис і торкніться меню з трьох крапок.
  2. Торкніться Перетворити залишок….
  3. Переконайтеся, що вже виставлені рядки перекреслені й підписані вже конвертовано (already converted), а решта рядків позначені заздалегідь.
  4. Торкніться Перетворити на рахунок.
Екран «Виберіть позиції для перетворення» в застосунку Invoice Flow для частково перетвореного кошторису, де обідній стіл і доставка перекреслені з приміткою «вже конвертовано», стільці й лава позначені, лічильник 2 / 4 і підсумок $4,030.00
Другий прохід наперед обирає те, що ще відкрите; перекреслені рядки — це підказка, а не замок.

Якщо цей другий прохід позначає всі рядки, що залишилися, бейдж кошторису змінюється на Сконвертовано, а блок перетворення зникає з меню. Якщо ви знову щось не позначите, кошторис залишається Частково перетворено, і ви зможете повернутися втретє.

Нумерація за типом документа

Рахунки й кошториси рахуються окремо. У розділі Налаштування, Профіль компанії, блок Серії рахунків перелічує серії двох видів — Рахунки і Кошториси, — кожна з полями Назва серії (Series name), Шаблон номера (Number template), Наступний номер (Next number), Цифр (Digits) і політикою Скидання лічильника (Reset counter): Ніколи (Never), Щороку (Every year), Щомісяця (Every month) чи Щокварталу (Every quarter). Новий профіль отримує по одній серії кожного виду: серію рахунків із префіксом INV і серію кошторисів із префіксом EST, обидві з шаблоном {prefix}-{SEQ:0000}, тож першими документами будуть INV-0001 і EST-0001. Martin перейменував свої на HO-{YYYY}-0000 для рахунків і залишив EST-0000 для пропозицій.

СитуаціяЗвідки береться номер
Новий кошторисСтандартна серія виду «Кошториси» (вище EST-0040)
ПідкошторисТа сама серія кошторисів, наступний номер
Повне перетворенняСтандартна серія виду «Рахунки» (HO-2026-0212)
Часткове перетворення, кожен прохідСтандартна серія виду «Рахунки», один номер на створений рахунок
Дублікат кошторисуСтандартна серія виду «Рахунки» (копія залишається кошторисом, але в поточній версії її номер береться з лічильника рахунків; для коректно пронумерованої правки краще використовувати «Створити підкошторис»)

Шаблон номера приймає, зокрема, токени {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} або {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} і {kind:short} (який друкує INV чи EST). Номери мають бути унікальними в межах профілю компанії; якщо ви перевизначите номер вручну й він зіткнеться з наявним, редактор під час збереження перейде до наступного вільного номера.

Який вигляд має PDF кошторису

Торкніться Перегляд PDF на екрані деталей кошторису, щоб побудувати його. У заголовку перегляду написано Кошторис EST-0038, а спливне повідомлення після надсилання каже, що кошторис позначено надісланим. Сам документ використовує той із дванадцяти шаблонів і палітр, який ви обрали в редакторі, з тією самою шапкою, таблицею позицій, підсумками, нотатками й умовами оплати, які надрукував би рахунок.

PDF кошторису EST-0038 у застосунку Invoice Flow в шаблоні Clean для Hollis & Oak Furniture LLC на імʼя Claire і Tom Bergstrom із заголовком INVOICE, Invoice #: EST-0038, датою виставлення 2 вересня 2026, терміном 2 жовтня 2026, чотирма позиціями й підсумком $8,410.00
Кошторис друкується в шаблоні Clean зі стандартним заголовком документа; номер EST позначає його як пропозицію.
Вбудовані шаблони друкують заголовок INVOICE і підпис Invoice # також і на кошторисах; окремого заголовка ESTIMATE в поточній версії немає. Якщо вашим клієнтам потрібне слово Estimate чи Quote на сторінці, впишіть його в поле нотаток або створіть власний шаблон із власним текстом шапки.

Єдина відмінність PDF кошторису — рядок знижки за дострокову оплату, який може зʼявлятися під підсумком несплаченого рахунка, у кошторисі не друкується ніколи.

Правила й деталі

Поради

Ставтеся до терміну як до дати дії пропозиції. Надіслані кошториси після цієї дати показуються у списку як «Прострочено» і під відповідним чипом, тож застарілі пропозиції легко нагадати або скасувати.
Якщо ви регулярно розбиваєте постачання на етапи, впишіть цей поділ у нотатки кошторису, як робить Martin («стільці та лава можуть поїхати після столу»). Нотатки копіюються в кожен створений із нього рахунок, тож клієнт бачить те саме формулювання і в пропозиції, і в кожному рахунку.
Тримайте окремі серії кошторисів для різних видів робіт, наприклад для приватних пропозицій і комерційних тендерів. Картка «Серії рахунків» зʼявляється в редакторі, лише коли профіль має більш ніж одну серію цього виду, тож користувачі з однією серією її ніколи не бачать.
Користуйтеся «Створити підкошторис», а не редагуванням надісланої пропозиції. Оригінал залишається в журналі змін як надісланий, правка отримує власний номер, і кожну версію можна прийняти чи відхилити окремо.

Схожі посібники