Panduan pengguna

Estimasi, penawaran, dan mengonversinya ke faktur

Tulis penawaran di tab Estimasi, lacak apakah klien menerimanya, lalu ubah seluruh atau hanya sebagian item baris menjadi faktur draf dengan nomornya sendiri.

Diperbarui: 2026-09-09

Estimasi adalah dokumen yang Anda kirim sebelum uang berpindah tangan: daftar berharga tentang apa yang Anda tawarkan untuk diserahkan. Di Invoice Flow, estimasi dibuat dengan editor yang sama seperti faktur, dicetak dengan templat PDF yang sama, dan disimpan dalam daftar Dokumen yang sama, tetapi memiliki seri penomorannya sendiri, kumpulan statusnya sendiri, dan satu hal yang tidak dimiliki faktur: aksi konversi yang menghasilkan faktur sungguhan untuk Anda, secara penuh atau satu item baris pada satu waktu.

Contoh-contoh ini mengikuti Martin Hollis, yang menjalankan Hollis & Oak Furniture, sebuah bengkel satu orang di Portland, Oregon. Ia telah menawarkan set meja makan kayu walnut kepada Claire dan Tom Bergstrom: sebuah meja, enam kursi, sebuah bangku, dan pengiriman, totalnya $8.410. Pasangan itu menginginkan mejanya lebih dulu dan kursinya menyusul, jadi ia akan menagih meja dan pengiriman sekarang serta sisanya saat keluar dari bengkel.

Yang Anda lihat di layar

Estimasi berada di tab Dokumen pada navigasi bawah. Di bagian atas layar tersebut ada saklar tiga arah bertuliskan Faktur, Estimasi dan Kontrak; ketuk Estimasi dan daftar hanya menampilkan penawaran. Di bawah saklar terdapat chip status Semua, Konsep, Terkirim, Dibayar dan Jatuh tempo. Setiap baris menampilkan nomor estimasi, badge status, klien dan tanggal terbit, serta total. Tab kosong menampilkan Belum ada estimasi dengan petunjuk Buat estimasi pertama Anda untuk memulai.

Badge yang bisa dibawa sebuah estimasi adalah Konsep, Terkirim, Diterima, Ditolak, Dibatalkan, Dikonversi dan Dikonversi sebagian. Estimasi terkirim yang tanggal jatuh temponya sudah lewat ditampilkan sebagai Jatuh tempo, sama seperti faktur. Perhatikan bahwa baris chip tidak memiliki chip untuk Diterima, Ditolak, atau Dikonversi; penawaran tersebut muncul di bawah Semua, atau melalui filter lanjutan pada ikon corong.

Mengetuk sebuah baris membuka detail estimasi: kartu header dengan badge, total, tanggal terbit dan jatuh tempo, kartu klien, item baris, total, catatan dan ketentuan pembayaran apa pun, serta tombol Pratinjau PDF. Tidak ada kartu Pembayaran pada estimasi, karena tidak ada yang bisa ditagih sampai menjadi faktur. Semua aksi khusus estimasi tersembunyi di balik menu titik tiga di sudut kanan atas.

Tombol Baru di bagian bawah daftar Dokumen membuka lembar berjudul Pilih jenis dokumen dengan empat ubin: Faktur, Estimasi, Kontrak dan From text. Memilih Estimasi membuka editor dengan judul Estimasi Baru.

Cara membuat estimasi

Martin sedang membuat penawaran untuk seperangkat rak melayang bagi klien baru. Langkah-langkahnya sama seperti faktur; hanya penomoran dan judulnya yang berbeda.

1. Buka Dokumen dan ketuk Baru.
2. Di lembar Pilih jenis dokumen, ketuk Estimasi.
3. Periksa kartu Nomor faktur. Kartu itu sudah menampilkan nomor berikutnya dari seri estimasi Anda, EST-0040 di sini. Ketuk hanya jika Anda memerlukan nomor lain secara manual.
4. Jika Anda memiliki lebih dari satu seri estimasi, kartu Seri faktur muncul di atas nomor tersebut; ketuk untuk beralih, misalnya dari Quotes ke Commercial quotes.
5. Ketuk Klien dan pilih pelanggan dari dialog Pilih klien, atau pilih Add new client.
6. Sesuaikan tanggal Terbit dan Jatuh tempo. Estimasi tidak memiliki kolom masa berlaku terpisah, jadi tanggal jatuh tempo adalah tanggal Anda ingin mendapat jawaban.
7. Tambahkan item baris dengan Product / Service, Time, Expenses atau Custom, lalu isi catatan dan ketentuan pembayaran lebih ke bawah.
8. Ketuk Simpan konsep.

Editor ini menyembunyikan satu kartu yang dimiliki faktur: penawaran diskon pembayaran lebih awal. Semua yang lain, termasuk pajak, diskon, mata uang, tanda tangan, dan lampiran foto, bekerja dengan cara yang sama seperti di editor faktur.

Cara mengirimnya dan mencatat jawaban klien

Setelah konsep siap, buka dari daftar dan gunakan menu titik tiga. Tandai sebagai terkirim meminta konfirmasi dan memperingatkan bahwa mulai sekarang setiap perubahan tercatat di log perubahan. Setelah itu, ikon pensil di bilah atas digantikan ikon mata, dan editor terbuka dalam Mode hanya-lihat dengan petunjuk bahwa estimasi yang sudah terkirim harus diduplikasi untuk diubah. Untuk benar-benar mengirim PDF, gunakan Aplikasi email atau Share as web page pada menu yang sama, atau Pratinjau PDF lalu bagikan dari sana.

Ketika keluarga Bergstrom menjawab, Martin mencatat hasilnya dari menu yang sama.

1. Buka estimasi dan ketuk menu titik tiga.
2. Gulir ke bawah menuju blok setelah Lihat sebagai klien.
3. Ketuk Tandai sebagai Diterima atau Tandai sebagai Ditolak. Badge berubah seketika, tanpa permintaan konfirmasi.

Diterima dan ditolak adalah status pencatatan, bukan penguncian. Estimasi yang ditolak masih bisa dikonversi jika klien berubah pikiran, dan yang diterima bisa dibatalkan dengan Batalkan Estimasi. Jika Anda memerlukan versi revisi, Buat sub-estimasi menyalin item baris ke konsep baru dengan nomor berikutnya dalam seri estimasi dan membukanya di editor; Duplikat juga membuat salinan yang tidak tertaut, tetapi lihat tabel penomoran di bawah sebelum mengandalkannya untuk penawaran.

Cara mengonversi seluruh estimasi

Ketika klien menginginkan semuanya sekaligus, satu ketukan menghasilkan faktur.

1. Buka estimasi dan ketuk menu titik tiga.
2. Ketuk Konversi ke Faktur.
3. Baca dialog Konversi ke faktur? dan ketuk Konversi ke Faktur untuk melanjutkan, atau Batal.

Aplikasi menyalin setiap item baris, diskon, catatan, ketentuan pembayaran, templat, palet warna, mata uang, dan nilai tukar ke dalam faktur baru. Faktur tersebut berstatus Konsep, terbit hari ini dengan tanggal jatuh tempo 30 hari ke depan, dan nomornya berasal dari seri faktur default Anda, bukan dari seri estimasi. Badge estimasi berubah menjadi Dikonversi dan blok konversi menghilang dari menunya, sehingga penawaran yang sama tidak bisa difakturkan dua kali. Anda diarahkan ke faktur baru, tempat Anda dapat mengeditnya seperti konsep lainnya sebelum menandainya terkirim.

Cara mengonversi hanya sebagian item baris

Keluarga Bergstrom ingin mejanya dikirim lebih dulu sebelum kursi dan bangku selesai. Martin menagih meja dan pengiriman sekarang.

1. Buka estimasi EST-0038 dan ketuk menu titik tiga.
2. Ketuk Convert part to invoice….
3. Pada layar Pilih item baris untuk dikonversi, hilangkan centang item yang akan menunggu. Setiap item mulai tercentang pada konversi pertama.
4. Periksa penghitung dan total berjalan di header, 2 / 4 dan $4.380,00 di sini.
5. Ketuk Konversi ke Faktur di sudut kanan atas. Tombol ini abu-abu selama belum ada yang dipilih.

Layar mengembalikan Anda ke estimasi, kini berlabel Dikonversi sebagian, dan faktur draf baru menunggu di tab Faktur. Berbeda dengan konversi penuh, aplikasi tidak membuka faktur tersebut untuk Anda.

Beberapa minggu kemudian kursi-kursinya siap. Entri menu sekarang bertuliskan Convert remaining… menggantikan Convert part to invoice…, dan layar pemilihan sudah tahu apa yang telah ditagih.

1. Buka estimasi yang telah dikonversi sebagian dan ketuk menu titik tiga.
2. Ketuk Convert remaining….
3. Pastikan baris yang sudah ditagih dicoret dan dilabeli already converted, dan baris yang tersisa sudah tercentang lebih dulu.
4. Ketuk Konversi ke Faktur.

Jika putaran kedua ini mencentang setiap baris yang tersisa, badge estimasi berubah menjadi Dikonversi dan blok konversi hilang dari menu. Jika Anda membiarkan sesuatu tidak tercentang lagi, statusnya tetap Dikonversi sebagian dan Anda bisa kembali untuk yang ketiga kalinya.

Penomoran per jenis dokumen

Faktur dan estimasi dihitung secara terpisah. Di Pengaturan, Profil Bisnis, bagian Seri faktur mendaftar seri dari dua jenis, Invoices dan Estimates, masing-masing dengan Nama seri, Templat nomor, Nomor berikutnya, Digit dan kebijakan Reset penghitung (Tidak pernah, Setiap tahun, Setiap bulan atau Setiap kuartal). Profil baru mendapatkan masing-masing satu: seri faktur dengan prefiks INV dan seri estimasi dengan prefiks EST, keduanya menggunakan templat {prefix}-{SEQ:0000}, sehingga dokumen pertamanya adalah INV-0001 dan EST-0001. Martin mengganti nama serinya menjadi HO-{YYYY}-0000 untuk faktur dan mempertahankan EST-0000 untuk penawaran.

Templat nomor menerima token {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} atau {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} dan {kind:short} (yang mencetak INV atau EST), di antaranya. Nomor harus unik dalam satu profil bisnis; jika Anda mengganti satu secara manual dan terjadi tabrakan, editor akan pindah ke nomor bebas berikutnya saat Anda menyimpan.

Bagaimana PDF estimasi terlihat

Ketuk Pratinjau PDF pada detail estimasi untuk merendernya. Bilah judul pratinjau bertuliskan Estimate EST-0038, dan snackbar setelah pengiriman menyatakan estimasi telah ditandai terkirim. Dokumen itu sendiri menggunakan salah satu dari dua belas templat dan palet yang Anda pilih di editor, dengan header, tabel item, total, catatan, dan ketentuan pembayaran yang sama seperti yang dicetak faktur.

Satu-satunya perbedaan khusus estimasi pada PDF adalah bahwa baris diskon pembayaran lebih awal, yang bisa muncul di bawah total faktur yang belum lunas, tidak pernah dicetak pada estimasi.

Aturan dan detail

• Estimasi dan faktur disimpan sebagai jenis catatan yang sama dengan jenis dokumen berbeda. Apa pun yang berfungsi pada detail faktur, seperti menyematkan, log perubahan, client sign-off, Lihat sebagai klien, atau berbagi, juga berfungsi pada estimasi.
• Konversi ke Faktur, Convert part to invoice…, Convert remaining…, Buat sub-estimasi, Duplikat, Aplikasi email, Client sign-off, Share as web page, dan ikon pensil edit adalah fitur Pro. Tanpa langganan atau uji coba aktif, semuanya membuka layar upgrade. Tandai sebagai Diterima, Tandai sebagai Ditolak, perubahan status lainnya, Pratinjau PDF, dan Hapus gratis.
• Konversi diperbolehkan dari status apa pun kecuali Dikonversi: estimasi konsep, terkirim, diterima, ditolak, dan dibatalkan semuanya menampilkan entri konversi.
• Konversi penuh menyalin diskon persis apa adanya. Konversi sebagian tidak bisa melakukan itu, jadi ia menyimpan jumlah diskon yang diproporsikan: rasio diskon estimasi diterapkan pada subtotal yang dipilih, dengan pajak dikurangi dengan rasio yang sama dan dibulatkan ke sen terdekat. Faktur hasilnya menampilkan jumlah diskon tetap, bukan persentase.
• Faktur hasil konversi selalu berupa konsep yang terbit hari ini dan jatuh tempo dalam 30 hari, apa pun tanggal estimasinya. Ubah tanggalnya di editor jika ketentuan Anda berbeda.
• Estimasi tetap menyimpan semua item barisnya setelah konversi sebagian. Tanda “already converted” adalah kecocokan upaya terbaik pada deskripsi, harga satuan, dan kuantitas terhadap faktur yang dihasilkan dari estimasi tersebut; dua baris identik akan sama-sama ditandai begitu satu ditagih, dan Anda selalu bisa mencentang lagi baris yang tercoret.
• Mengonversi estimasi yang termasuk dalam sebuah proyek memperbarui total proyek tersebut.
• Tidak ada tautan yang terlihat pada faktur kembali ke estimasinya, dan tidak ada pada sub-estimasi ke induknya; gunakan catatan atau nomor faktur untuk melacaknya.
• Tandai sebagai terkirim, Revert to draft, Cancel Estimate, dan Reactivate masing-masing menampilkan konfirmasi dengan kata-kata khusus estimasi. Tandai sebagai Diterima dan Tandai sebagai Ditolak tidak.
• Menghapus estimasi meminta konfirmasi di bawah judul Delete Estimate dan tidak menyentuh faktur apa pun yang sudah dibuat darinya.
• Estimasi tidak pernah menampilkan kartu Pembayaran atau opsi denda keterlambatan, dan tidak dihitung sebagai pendapatan dalam analitik sampai dikonversi.

Tips

Panduan terkait

• Editor faktur
• Status faktur, daftar, dan riwayat
• Pratinjau PDF, berbagi, dan editor PDF