Käyttöopas

Tarjoukset ja niiden muuntaminen laskuiksi

Kirjoita tarjous Tarjoukset-välilehdellä, seuraa hyväksyikö asiakas sen, ja muunna se kokonaan tai vain osa riveistä laskuluonnokseksi omalla numerollaan.

Päivitetty: 2026-09-09

Tarjous on asiakirja, jonka lähetät ennen kuin rahaa liikkuu: hinnoiteltu luettelo siitä, mitä ehdotat toimittavasi. Invoice Flow’ssa se rakennetaan samalla editorilla kuin lasku, tulostetaan samoilla PDF-malleilla ja säilytetään samassa Asiakirjat-luettelossa, mutta sillä on oma numerosarjansa, omat tilansa ja yksi asia, jota laskulla ei ole: muuntotoiminto, joka tuottaa puolestasi oikean laskun, kokonaan tai rivi kerrallaan.

Esimerkit seuraavat Martin Hollisia, joka pyörittää Hollis & Oak Furniturea, yhden miehen verstasta Portlandissa, Oregonissa. Hän on tarjonnut pähkinäpuista ruokailuryhmää Claire ja Tom Bergstromille: pöytä, kuusi tuolia, penkki ja toimitus, yhteensä $8 410. Pariskunta haluaa pöydän ensin ja istuimet myöhemmin, joten hän laskuttaa pöydän ja toimituksen nyt ja loput, kun ne lähtevät verstaasta.

Mitä näytöllä näkyy

Tarjoukset löytyvät alanavigaation Asiakirjat-välilehdeltä (Documents). Näytön ylälaidassa on kolmiosainen valitsin Laskut (Invoices), Tarjoukset (Estimates) ja Sopimukset (Contracts); napauta Tarjoukset, niin luettelossa näkyvät vain tarjoukset. Valitsimen alla ovat tilasirpaleet Kaikki (All), Luonnos (Draft), Lähetetty (Sent), Maksettu (Paid) ja Erääntynyt (Overdue). Jokainen rivi näyttää tarjouksen numeron, tilamerkin, asiakkaan ja päiväyksen sekä loppusumman. Tyhjällä välilehdellä lukee Ei vielä tarjouksia ja vihje Aloita luomalla ensimmäinen tarjouksesi.

Tarjouksella voi olla merkit Luonnos, Lähetetty, Hyväksytty (Accepted), Hylätty (Declined), Peruutettu (Cancelled), Muunnettu (Converted) ja Osittain muunnettu (Partially converted). Lähetetty tarjous, jonka eräpäivä on mennyt, näytetään tilassa Erääntynyt, aivan kuten lasku. Huomaa, ettei sirpalerivillä ole sirpaletta tiloille Hyväksytty, Hylätty tai Muunnettu; ne tarjoukset näkyvät kohdassa Kaikki tai suodatinkuvakkeen lisäsuodattimen kautta.

Rivin napauttaminen avaa tarjouksen tiedot: otsikkokortti merkillä, loppusummalla sekä Päivätty (Issued)- ja eräpäivä-tiedoilla, asiakaskortti, rivit, summat, mahdolliset muistiinpanot ja maksuehdot sekä Esikatsele PDF -painike (Preview PDF). Tarjouksella ei ole Maksut-korttia, koska mitään ei voi periä ennen kuin siitä tulee lasku. Kaikki tarjouskohtaiset toiminnot piiloutuvat oikean yläkulman kolmen pisteen valikkoon.

Asiakirjat-luettelon alalaidan Uusi-painike (New) avaa paneelin nimeltä Valitse asiakirjan tyyppi (Choose document type), jossa on neljä ruutua: Lasku (Invoice), Tarjous (Estimate), Sopimukset ja Tekstistä (From text). Kohdan Tarjous valinta avaa editorin otsikolla Uusi tarjous (New Estimate).

Miten tarjous luodaan

Martin tarjoaa kelluvia hyllyjä uudelle asiakkaalle. Vaiheet ovat samat kuin laskulla; vain numerointi ja otsikko eroavat.

1. Avaa Asiakirjat ja napauta Uusi.
2. Napauta Valitse asiakirjan tyyppi -paneelissa Tarjous.
3. Tarkista Laskun numero -kortti (Invoice Number). Siinä näkyy jo seuraava numero tarjoussarjastasi, tässä EST-0040. Napauta sitä vain, jos tarvitset toisen numeron käsin.
4. Jos ylläpidät useampaa kuin yhtä tarjoussarjaa, numeron yläpuolelle ilmestyy Laskusarjat-kortti (Invoice Series); napauta sitä vaihtaaksesi, esimerkiksi sarjasta Quotes sarjaan Commercial quotes.
5. Napauta Asiakas (Client) ja valitse asiakas Valitse asiakas -valintaikkunasta, tai valitse Lisää uusi asiakas (Add New Client).
6. Säädä Päivätty- ja Eräpäivä-päivämäärät. Tarjouksella ei ole erillistä voimassaolokenttää, joten eräpäivä on päivä, johon mennessä haluat vastauksen.
7. Lisää rivit painikkeilla Tuote / palvelu (Product / Service), Aika (Time), Kulut (Expenses) tai Mukautettu (Custom) ja täytä sitten muistiinpanot ja maksuehdot alempaa.
8. Napauta Tallenna luonnos (Save Draft).

Editori piilottaa yhden kortin, joka laskuilla on: käteisalennustarjouksen. Kaikki muu, mukaan lukien verot, alennukset, valuutta, allekirjoitus ja valokuvaliitteet, toimii samoin kuin laskueditorissa.

Miten se lähetetään ja asiakkaan vastaus kirjataan

Kun luonnos on valmis, avaa se luettelosta ja käytä kolmen pisteen valikkoa. Merkitse lähetetyksi (Mark as Sent) pyytää vahvistuksen ja varoittaa, että tästä eteenpäin jokainen muutos kirjataan muutoslokiin. Sen jälkeen yläpalkin kynäkuvake korvautuu silmäkuvakkeella, ja editori avautuu tilaan Vain luku -tila (View-only mode) vihjeellä, että lähetetty tarjous on monistettava jotta sitä voi muuttaa. Lähettääksesi PDF:n oikeasti käytä samassa valikossa toimintoja Sähköpostisovellus (Email client) tai Jaa verkkosivuna (Share as web page), tai Esikatsele PDF ja jaa sieltä.

Kun Bergstromit vastaavat, Martin kirjaa lopputuloksen samasta valikosta.

1. Avaa tarjous ja napauta kolmen pisteen valikkoa.
2. Vieritä lohkoon, joka tulee kohdan Näytä asiakkaana (View as client) jälkeen.
3. Napauta Merkitse hyväksytyksi (Mark as Accepted) tai Merkitse hylätyksi (Mark as Declined). Merkki vaihtuu välittömästi ilman vahvistuskyselyä.

Hyväksytty ja hylätty ovat kirjanpidollisia tiloja, eivät lukkoja. Hylätyn tarjouksen voi yhä muuntaa, jos asiakas muuttaa mielensä, ja hyväksytyn voi peruuttaa toiminnolla Peruuta tarjous (Cancel Estimate). Jos tarvitset korjatun version, Luo alitarjous (Create sub-estimate) kloonaa rivit tuoreeksi luonnokseksi tarjoussarjan seuraavalla numerolla ja avaa sen editorissa; Monista (Duplicate) tekee myös linkittämättömän kopion, mutta katso alla oleva numerointitaulukko ennen kuin luotat siihen tarjouksissa.

Miten koko tarjous muunnetaan

Kun asiakas haluaa kaiken kerralla, yksi napautus tuottaa laskun.

1. Avaa tarjous ja napauta kolmen pisteen valikkoa.
2. Napauta Muunna laskuksi (Convert to Invoice).
3. Lue Muunnetaanko laskuksi? -valintaikkuna ja napauta Muunna laskuksi jatkaaksesi, tai Peruuta.

Sovellus kopioi jokaisen rivin, alennuksen, muistiinpanot, maksuehdot, mallin, väripaletin, valuutan ja valuuttakurssin uuteen laskuun. Kyseinen lasku on Luonnos, päivätty tälle päivälle ja eräpäivä 30 päivän päässä, ja sen numero tulee oletuslaskusarjastasi, ei koskaan tarjoussarjasta. Tarjouksen merkiksi tulee Muunnettu ja muuntolohko katoaa sen valikosta, joten samaa tarjousta ei voi laskuttaa kahdesti. Päädyt uudelle laskulle, jota voit muokata kuten mitä tahansa luonnosta ennen kuin merkitset sen lähetetyksi.

Miten muunnetaan vain osa riveistä

Bergstromit haluavat pöydän toimitettavaksi ennen kuin tuolit ja penkki ovat valmiit. Martin laskuttaa pöydän ja toimituksen nyt.

1. Avaa tarjous EST-0038 ja napauta kolmen pisteen valikkoa.
2. Napauta Muunna osa laskuksi… (Convert part to invoice…).
3. Poista Valitse muunnettavat rivit -näytöllä (Select line items to convert) rasti riveiltä, jotka jäävät odottamaan. Ensimmäisessä muunnoksessa jokainen rivi on aluksi rastitettuna.
4. Tarkista laskuri ja juokseva summa otsikossa, tässä 2 / 4 ja $4 380,00.
5. Napauta oikean yläkulman Muunna laskuksi. Painike on harmaana, kun mitään ei ole valittuna.

Näyttö palauttaa sinut tarjoukseen, jolla on nyt merkki Osittain muunnettu, ja uusi laskuluonnos odottaa Laskut-välilehdellä. Toisin kuin täydessä muunnoksessa, sovellus ei avaa laskua puolestasi.

Viikkoja myöhemmin istuimet ovat valmiit. Valikon kohta lukee nyt Muunna loput… (Convert remaining…) eikä Muunna osa laskuksi…, ja valintanäyttö tietää jo, mikä on laskutettu.

1. Avaa osittain muunnettu tarjous ja napauta kolmen pisteen valikkoa.
2. Napauta Muunna loput….
3. Varmista, että jo laskutetut rivit on yliviivattu ja merkitty tekstillä jo muunnettu (already converted) ja että avoimet rivit ovat valmiiksi rastitettuja.
4. Napauta Muunna laskuksi.

Jos tämä toinen kierros rastittaa jokaisen jäljellä olevan rivin, tarjouksen merkiksi vaihtuu Muunnettu ja muuntolohko poistuu valikosta. Jos jätät jälleen jotain rastittamatta, tila pysyy tilassa Osittain muunnettu ja voit palata kolmannenkin kerran.

Numerointi asiakirjatyypeittäin

Laskut ja tarjoukset lasketaan erikseen. Kohdassa Asetukset, Yritysprofiili (Business Profile), osio Laskusarjat listaa kahdenlaisia sarjoja, Laskut ja Tarjoukset, kullakin Sarjan nimi (Series name), Numeromalli (Number template), Seuraava numero (Next number), Numeroita (Digits) ja Nollaa laskuri -käytäntö (Reset counter) (Ei koskaan, Joka vuosi, Joka kuukausi tai Joka neljännes). Uusi profiili saa yhden kumpaakin: laskusarjan etuliitteellä INV ja tarjoussarjan etuliitteellä EST, molemmat mallilla {prefix}-{SEQ:0000}, joten ensimmäiset asiakirjat ovat INV-0001 ja EST-0001. Martin nimesi omansa uudelleen muotoon HO-{YYYY}-0000 laskuille ja säilytti EST-0000:n tarjouksille.

Numeromalli hyväksyy muun muassa tunnukset {prefix}, {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD}, {Q}, {WW}, {SEQ} tai {SEQ:0000}, {client}, {currency}, {kind} ja {kind:short} (joka tulostaa INV tai EST). Numeroiden on oltava yksilöllisiä yritysprofiilin sisällä; jos ohitat numeron käsin ja se törmää toiseen, editori siirtyy tallennettaessa seuraavaan vapaaseen numeroon.

Miltä tarjouksen PDF näyttää

Napauta tarjouksen tiedoissa Esikatsele PDF piirtääksesi sen. Esikatselun otsikkopalkissa lukee Estimate EST-0038, ja lähetyksen jälkeinen ilmoituspalkki kertoo tarjouksen merkityn lähetetyksi. Itse asiakirja käyttää sitä kahdestatoista mallista ja palettia, jotka valitsit editorissa, samalla otsikolla, rivitaulukolla, summilla, muistiinpanoilla ja maksuehdoilla kuin lasku tulostaisi.

Ainoa tarjouskohtainen ero PDF:ssä on se, että käteisalennusrivi, joka voi näkyä maksamattoman laskun loppusumman alla, ei koskaan tulostu tarjoukselle.

Säännöt ja yksityiskohdat

• Tarjoukset ja laskut säilytetään samanlaisena tietueena eri asiakirjatyypillä. Kaikki, mikä toimii laskun tiedoissa, kuten kiinnitys, muutosloki, asiakkaan hyväksyntä, Näytä asiakkaana tai jakaminen, toimii myös tarjouksella.
• Muunna laskuksi, Muunna osa laskuksi…, Muunna loput…, Luo alitarjous, Monista, Sähköpostisovellus, Asiakkaan hyväksyntä (Client sign-off), Jaa verkkosivuna ja muokkauskynä ovat Pro-ominaisuuksia. Ilman voimassa olevaa tilausta tai kokeilujaksoa ne avaavat päivitysnäytön. Merkitse hyväksytyksi, Merkitse hylätyksi, muut tilanmuutokset, Esikatsele PDF ja Poista ovat maksuttomia.
• Muunnos on sallittu mistä tahansa tilasta paitsi tilasta Muunnettu: luonnos-, lähetetty-, hyväksytty-, hylätty- ja peruutettu-tilaiset tarjoukset kaikki näyttävät muuntokohdat.
• Täysi muunnos kopioi alennuksen sellaisenaan. Osittainen ei voi, joten se tallentaa sen sijaan suhteutetun alennussumman: tarjouksen alennussuhde sovellettuna valittuun välisummaan, vero pienennettynä samalla suhteella ja pyöristettynä sentteihin. Syntyvä lasku näyttää kiinteän alennussumman prosentin sijaan.
• Muunnettu lasku on aina tälle päivälle päivätty luonnos, joka erääntyy 30 päivässä, olivatpa tarjouksen päivämäärät mitkä tahansa. Muuta päivämäärät editorissa, jos ehtosi ovat toiset.
• Tarjoukselle jäävät kaikki rivit osittaisen muunnoksen jälkeen. Merkintä “jo muunnettu” on paras arvaus, joka vertaa kuvausta, yksikköhintaa ja määrää kyseisestä tarjouksesta syntyneisiin laskuihin; kaksi identtistä riviä merkitään molemmat heti kun toinen on laskutettu, ja voit aina rastittaa yliviivatun rivin uudelleen.
• Projektiin kuuluvan tarjouksen muuntaminen päivittää kyseisen projektin summat.
• Laskulla ei ole näkyvää linkkiä takaisin tarjoukseen eikä alitarjouksella emotarjoukseensa; käytä muistiinpanoja tai laskun numeroa seurannan tueksi.
• Merkitse lähetetyksi, Palauta luonnokseksi, Peruuta tarjous ja Aktivoi uudelleen näyttävät kukin vahvistuksen tarjouskohtaisin sanamuodoin. Merkitse hyväksytyksi ja Merkitse hylätyksi eivät.
• Tarjouksen poistaminen pyytää vahvistuksen otsikolla Poista tarjous (Delete Estimate) eikä koske mihinkään siitä jo luotuun laskuun.
• Tarjouksilla ei koskaan näy Maksut-korttia eikä viivästysmaksuvaihtoehtoja, eikä niitä lasketa liikevaihdoksi analytiikassa ennen muuntamista.

Vinkkejä

Aiheeseen liittyvät oppaat

• Laskueditori
• Laskujen tilat, luettelo ja historia
• PDF-esikatselu, jakaminen ja PDF-editori