Uživatelská příručka

Analytika, karty přehledu a sestavy

Přečtěte si finanční karty na přehledu, zvolte v Analytice období pro příjmy, inkaso a nejlepší klienty a použijte Přehledy pro jednoduchý půlroční pohled.

Aktualizováno: 2026-09-09

Invoice Flow nabízí tři různé pohledy na stejná fakturační data a každý z nich odpovídá na jinou otázku. Přehled vám řekne, co potřebuje pozornost dnes: kolik je nezaplaceno, kolik z toho je po splatnosti a co přišlo tento měsíc. Analytika se ohlíží za obdobím, které si zvolíte, a vysvětluje, odkud peníze přišly, kdo jsou vaši nejlepší klienti a jak dlouho jim trvá zaplatit. Přehledy jsou jednoduchá verze za posledních šest měsíců, bez filtrů a bez exportu. Žádný z nich nepotřebuje připojení k internetu; každé číslo se počítá přímo v telefonu z faktur, plateb a výdajů, které jste už zaznamenali.

Tento průvodce sleduje Priyu Raman, UX designérku na volné noze z Portlandu v Oregonu. Fakturuje čtyřem americkým klientům v amerických dolarech a dvěma evropským studiím v eurech a má za sebou celý rok faktur, takže každý graf na jejích obrazovkách má co ukázat.

Co vidíte na obrazovce

Přehled (Dashboard) je první záložka spodní navigace. Jeho nadpisem je název vašeho výchozího firemního profilu. V pravém horním rohu jsou dvě ikony: kalendář (Filtrovat podle data) a mřížka s plusem (Widgety nástěnky). Pod nimi jsou statistické karty, na telefonu dvě na řádek, a za nimi všechny další karty, které máte zapnuté. Dole se vznáší rozšířené tlačítko Nová faktura.

Přehled v aplikaci Invoice Flow s nadpisem Priya Raman UX a čtyřmi statistickými kartami: Neuhrazeno 7 300 $, Po splatnosti 5 700 $, Zaplaceno tento měsíc 5 500 $ a Faktury celkem 31, nad seznamem Nedávné faktury s řádky ve stavu koncept, odesláno a zaplaceno — Výchozí přehled: čtyři finanční karty a pět nejnovějších faktur.

Ve výchozím nastavení zobrazuje přehled pět widgetů: Neuhrazeno (Outstanding), Po splatnosti, Zaplaceno tento měsíc, Faktury celkem a Nedávné faktury. Karta Nedávné faktury vypisuje pět nejnovějších faktur se štítkem stavu, klientem, datem vystavení a celkovou částkou v měně dané faktury; Zobrazit vše vás přenese do seznamu faktur.

Analytika se nachází na záložce Nástroje v sekci Business intelligence jako zelená karta Analytika. Obrazovka se otevře řádkem s čipy období (ve výchozím stavu je vybráno Tento měsíc) a dlouhým rolovacím sloupcem karet: Přehled příjmů, Zisk a ztráta, Trend příjmů (12 měs.), 5 nejlepších klientů, Rozpis výdajů, Stav faktur, Pohledávky podle stáří, Vybraná daň podle zemí, Předpověď cash flow, Průměrná doba splatnosti (DSO), Opakované příjmy, Zisk na klienta a Konverze nabídek. Ikona PDF v horní liště je Exportovat PDF.

K Přehledům se dostanete z Nastavení, v sekci Nastavení faktur, přes dlaždici Přehledy. Obsahují přesně tři karty: Příjmy (posledních 6 měsíců), Nejlepší klienti a Průměrný počet dní do zaplacení.

Jak číst karty přehledu

Čtyři statistické karty jsou finanční součty převedené do výchozí měny vašeho profilu. Faktura v jiné měně se započítá jen tehdy, pokud nese směnný kurz nebo celkovou částku v základní měně; jinak se raději vynechá, než aby se přičetla v nominální hodnotě. Odhady a cenové nabídky se nikdy nepočítají.

Karta	Co se sčítá
Neuhrazeno	Celkové částky faktur ve stavu Odesláno
Po splatnosti	Ta část položky Neuhrazeno, jejíž datum splatnosti je před dneškem
Zaplaceno tento měsíc	Celkové částky zaplacených faktur, jejichž datum platby spadá do aktuálního měsíce
Faktury celkem	Počet faktur (v jakémkoli stavu), které bylo možné převést

Po splatnosti není samostatný stav, který byste nastavovali. Odeslaná faktura se stane fakturou po splatnosti den po datu splatnosti a štítek v kartě Nedávné faktury se sám přepne na Po splatnosti. Na Priyině obrazovce je 5 700 $ ze 7 300 $ neuhrazených po splatnosti: dvě faktury z července a srpna, kterým vypršel termín.

Otevřete záložku Přehled.
V kartě Neuhrazeno si přečtěte celkovou částku, na kterou čekáte, a v kartě Po splatnosti tu část, kterou byste měli urgovat.
Klepnutím na ikonu kalendáře (Filtrovat podle data) omezte finanční karty na faktury vystavené v určitém rozmezí dat a pak klepněte na Zobrazit.
Nad kartami se objeví čip se zvoleným rozmezím; klepnutím na jeho ikonu zavření se vrátíte k číslům za celou dobu.

Rozmezí dat se vztahuje na statistické karty a na Nedávné faktury a filtruje podle data vystavení. S nastaveným rozmezím mění karta Zaplaceno tento měsíc význam na „zaplaceno v daném rozmezí“. Filtr se neukládá; po restartu aplikace se vynuluje.

Jak si přehled přizpůsobit

Kromě pěti výchozích karet je k dispozici dalších sedmnáct. Některé jsou finanční pohledy (Zaplaceno celkem, Zaplaceno toto čtvrtletí, Zaplaceno tento trimestr, Týdenní příjmy, Průměrná faktura, Zisk tento měsíc), některé jsou seznamy (Připnuté faktury, Největší dlužníci, Nedávní klienti, Končící smlouvy, Upozornění na nízké zásoby) a některé jsou počítadla nebo zkratky (Koncepty, Zpožděné plány, Výdaje tento měsíc, Aktivní časovač, Rychlé akce, Upozornění).

Klepněte na ikonu Widgety nástěnky v pravém horním rohu.
V panelu Widgety nástěnky přetáhněte řádek za jeho úchyt pod nadpisem Aktivní (přetažením změníte pořadí) a změňte tak pořadí na přehledu.
Klepnutím na červenou ikonu mínus kartu skryjete; přesune se do seznamu Skryté.
Klepnutím na ikonu plus vedle skryté karty ji přidáte na konec aktivního seznamu.
Panel zavřete přetažením dolů; přehled se okamžitě aktualizuje a rozvržení se zapamatuje.

Spodní panel Widgety nástěnky v aplikaci Invoice Flow se seznamem pěti aktivních karet s úchyty pro přetažení a ikonami pro odebrání a se sekcí Skryté obsahující Zaplaceno celkem, Zaplaceno toto čtvrtletí, Zaplaceno tento trimestr a Připnuté faktury s ikonami pro přidání — Panel Widgety nástěnky: aktivní karty nahoře, skryté karty dole.

Přehled v aplikaci Invoice Flow s kartami Zaplaceno toto čtvrtletí 23 151 $, Zisk tento měsíc 4 915,01 $ s podtitulem příjmů a výdajů, Největší dlužníci se třemi klienty červeně, Průměrná faktura 3 186 $ z 25 zaplacených a Koncepty 2 neodeslané faktury — Stejná data se zapnutými kartami Zaplaceno toto čtvrtletí, Zisk tento měsíc, Největší dlužníci, Průměrná faktura a Koncepty.

Po sobě jdoucí statistické karty se skládají do jedné mřížky, takže malé finanční karty držte pohromadě nahoře a karty se seznamy dejte pod ně. Většina karet se seznamy zmizí úplně, když nemají co zobrazit: Největší dlužníci se skryjí bez nezaplacených faktur, Koncepty se skryjí při nule a Končící smlouvy se objeví jen tehdy, když nějaká smlouva končí do 30 dnů.

Zisk tento měsíc je nejjednodušší údaj o zisku v aplikaci: platby přijaté tento měsíc minus výdaje s datem v tomto měsíci, přičemž obě čísla jsou vypsána pod ním. Největší dlužníci řadí klienty podle částky, kterou stále dluží na odeslaných fakturách, a klepnutím se otevře seznam klientů. Průměrná faktura je průměrná celková částka všech zaplacených faktur, s počtem v podtitulu.

Jak analyzovat období v Analytice

Čipy období jsou klíčem k obrazovce Analytika. Tento měsíc, Minulý měsíc, Toto čtvrtletí a Tento rok jsou kalendářní rozmezí; Za celou dobu filtr odstraní. Období vybírá faktury podle data vystavení a výdaje podle data výdaje. Tři karty čipy záměrně ignorují, protože se týkají přítomnosti, ne časového okna: dvanáctiměsíční trend, Pohledávky podle stáří a Předpověď cash flow.

Otevřete Nástroje a klepněte na Analytika v sekci Business intelligence.
V případě potřeby posuňte řádek čipů doleva a klepněte na Tento rok (nebo na jiné období).
Přečtěte si kartu Přehled příjmů: Fakturováno, Zaplaceno, Nezaplaceno a míru Inkaso.
Zkontrolujte Zisk a ztráta a štítek se šipkou, který porovnává čistý zisk s předchozím obdobím stejné délky.
Sjeďte níže na graf trendu, žebříček klientů, výdaje, počty stavů a karty pohledávek.

Obrazovka Analytika v aplikaci Invoice Flow s vybraným čipem Tento rok, kartou Přehled příjmů s hodnotami Fakturováno 72 700 $, Zaplaceno 57 700 $, Nezaplaceno 7 300 $ a Inkaso 79,4 % zeleně, kartou Zisk a ztráta se štítkem 148,1 % nahoru, příjmy, výdaji, čistým ziskem 49 787,09 $ a marží 86,3 % a začátkem grafu Trend příjmů — Tento rok u Priyi: 79,4% míra inkasa a čistý zisk o 148 % vyšší než loni.

Přehled příjmů sčítá jako Fakturováno každou fakturu vystavenou v daném období, včetně konceptů. Zaplaceno je součet faktur označených jako zaplacené, Nezaplaceno je částka stále dlužná na odeslaných fakturách a Inkaso je Zaplaceno děleno Fakturováno. Míra je zelená od 75 % výše a červená pod touto hranicí. Protože jsou koncepty součástí položky Fakturováno, měsíc s několika neodeslanými koncepty ukazuje nižší míru, než byste čekali; pro spravedlivější obrázek přepněte na delší období.

Zisk a ztráta odečítá výdaje v období od zaplacených příjmů a zobrazuje marži. Štítek rozdílu se objeví jen tehdy, když existuje předchozí období (nikdy u Za celou dobu) a když předchozí čistý zisk nebyl nulový.

Trend příjmů (12 měs.) vynáší platby podle měsíce, ve kterém byly přijaty, za posledních dvanáct kalendářních měsíců a převádí faktury v cizí měně do vaší základní měny. Vyžaduje datum platby u každé zaplacené faktury, které aplikace zaznamená, když zaevidovaná platba fakturu vyrovná. 5 nejlepších klientů řadí klienty podle zaplacených částek v období, s počtem faktur v závorce a proužkem vztaženým k vedoucímu klientovi.

Analytika v aplikaci Invoice Flow posunutá na dvanáctiměsíční spojnicový graf Trend příjmů s vrcholem v červnu, kartu 5 nejlepších klientů s pořadím Cascade Credit Union, Lumen Health, Fieldnote Software, Klarwerk GmbH a Tulp Digital s ukazateli průběhu a horní část koláčového grafu Rozpis výdajů — Dvanáct měsíců inkasovaných příjmů a pět klientů, kteří za nimi stojí.

Níže je Rozpis výdajů koláčový graf výdajů podle kategorií s legendou, Stav faktur počítá faktury v období podle jejich uloženého stavu a Pohledávky podle stáří rozděluje každou nezaplacenou fakturu po splatnosti do skupin 0–30, 31–60, 61–90 a 90+ dnů s počtem a částkou pro každou skupinu. Faktury, kterým ještě neuplynula splatnost, se v kartě stáří pohledávek neobjeví, a proto Priyina faktura na 1 600 $ splatná příští týden v ní chybí, i když ji přehled stále počítá jako neuhrazenou.

Analytika v aplikaci Invoice Flow s kartou Stav faktur s proužky Koncept 2, Odesláno 3, Zaplaceno 17 a Zrušeno 1, kartou Pohledávky podle stáří se dvěma fakturami v celkové výši 5 700 $ ve skupině 0–30 dnů a nulou ve starších skupinách a kartou Vybraná daň podle zemí s textem V tomto období nebyla vybrána žádná daň — Počty stavů za rok a stáří toho, co je stále nezaplaceno.

Zbývající karty jsou rychlé ukazatele. Vybraná daň podle zemí sčítá daň na fakturách v období podle země klienta. Předpověď cash flow odhaduje, co by mělo v následujících 30, 60 a 90 dnech přijít z nezaplacených faktur a z aktivních opakovaných plánů. Průměrná doba splatnosti je průměrný počet dnů mezi vystavením a zaplacením, obarvený zeleně do 30 dnů, oranžově do 60 a červeně nad tuto hranici, se seznamem tří nejpomalejších plátců. Opakované příjmy normalizují aktivní plány na MRR a ARR. Zisk na klienta odečítá výdaje přiřazené klientovi od toho, co daný klient zaplatil. Konverze nabídek ukazuje podíl odhadů v období, ze kterých se staly faktury.

Jak exportovat Analytiku do PDF

Vyberte období, které má sestava pokrývat.
Klepněte na ikonu PDF (Exportovat PDF) v horní liště.
V nabídce sdílení systému Android zvolte, kam soubor odeslat.

PDF je stránka formátu A4 s názvem vaší firmy, označením období a datem vygenerování, po nichž následuje přehled příjmů (zaplacené příjmy, nezaplaceno, výdaje, čistý zisk), klíčové ukazatele (DSO, MRR, ARR, aktivní plány), čtyři skupiny stáří pohledávek a pět nejlepších klientů. Soubor se jmenuje analytics-<timestamp>.pdf a neukládá se do aplikace. Export je funkce Pro; zobrazení obrazovky je zdarma.

Jak používat Přehledy

Přehledy jsou menší, pevně daný pohled, který mnoha lidem stačí pro měsíční kontrolu.

Otevřete Nastavení a klepněte na Přehledy v sekci Nastavení faktur.
Přečtěte si sloupcový graf: jeden sloupec na měsíc za posledních šest měsíců, zobrazující celkovou fakturovanou částku podle data vystavení.
Zkontrolujte kartu Nejlepší klienti se součty za celou dobu spolupráce.
Všimněte si karty Průměrný počet dní do zaplacení, tedy průměrného odstupu mezi datem vystavení a první zaznamenanou platbou.
Po zaznamenání nových plateb obnovte obrazovku přetažením dolů.

Obrazovka Přehledy v aplikaci Invoice Flow se sloupcovým grafem Příjmy za posledních 6 měsíců od dubna 26 do září 26 a podtitulem Zaplaceno 62 950 $ Nezaplaceno 15 000 $, kartou Nejlepší klienti se čtyřmi americkými klienty a jejich součty za celou dobu a kartou Průměrný počet dní do zaplacení s hodnotou 18 dnů — Přehledy: fakturované příjmy po měsících, nejlepší klienti za celou dobu a průměrných 18 dnů do zaplacení.

Od Analytiky se to liší ve dvou věcech. Za prvé, graf je podle měsíce fakturace, ne podle měsíce platby, takže velká faktura vystavená v červenci se objeví v červenci, i když byla zaplacena v srpnu. Za druhé, Přehledy pracují jen s jednou měnou: vyberou měnu, kterou používá většina vašich faktur, a ostatní ignorují. Priyiny faktury v eurech tu chybí, a proto se pod kartou Nejlepší klienti objevují jen její čtyři američtí klienti. Karta Průměrný počet dní do zaplacení se opírá o záznamy plateb; faktura označená jako zaplacená bez zaznamenané platby do ní nepřispívá.

Pravidla a podrobnosti

Všechny tři obrazovky lze zobrazit v bezplatném plánu. Pro je potřeba pro Exportovat PDF v Analytice, pro tlačítko Nová faktura na přehledu a pro rychlou akci Klient.
Přehled a Analytika počítají pouze dokumenty typu faktura. Odhady, cenové nabídky a smlouvy nikdy nevstupují do finančních součtů; odhady používá jen karta Konverze nabídek.
Archivované faktury jsou z Analytiky vyloučeny.
Práce s měnami se u jednotlivých obrazovek liší. Statistické karty přehledu převádějí zahraniční faktury pomocí jejich celkové částky v základní měně nebo směnného kurzu a faktury bez jednoho i druhého přeskakují. Analytika také přeskakuje zahraniční faktury bez celkové částky v základní měně, ale její souhrnné karty pak sčítají nominální hodnotu těch, které zbydou; převádí je pouze dvanáctiměsíční trend. Přehledy používají jen většinovou měnu.
Všechny částky na kartách Analytiky jsou formátovány ve výchozí měně vašeho profilu, s výjimkou karty Pohledávky podle stáří, která používá měnu první faktury v seznamu.
„Zaplaceno tento měsíc“ a podobné karty používají datum platby, které se uloží, když zaevidovaná platba fakturu vyrovná; pokud chybí, vracejí se k času poslední aktualizace faktury. Graf trendu a DSO vyžadují skutečné datum platby.
Štítek rozdílu na kartě Zisk a ztráta porovnává s předchozím obdobím stejné délky: minulý měsíc u Tento měsíc, předchozí čtvrtletí u Toto čtvrtletí, předchozí rok u Tento rok.
Stav faktur počítá uložený stav, takže faktury po splatnosti se tam počítají jako Odesláno; karta přehledu Po splatnosti a štítek v kartě Nedávné faktury naproti tomu odvozují stav po splatnosti z data splatnosti.
Pohledávky podle stáří zahrnují každou fakturu s dlužnou částkou, která není označena jako zaplacená a je po datu splatnosti. Pokud fakturu zrušíte, ujistěte se, že je její dlužná částka vynulována, jinak se bude ve skupinách stáří stále zobrazovat.
Rozvržení widgetů přehledu se ukládá do zařízení a přežije restart; datový filtr přehledu nikoli.
Výdaje tento měsíc a Zisk tento měsíc sčítají výdaje v nominální hodnotě bez převodu měn a zobrazují je v měně profilu.
Přehled se aktualizuje automaticky při změně faktur; Přehledy se načtou jednou při otevření a pro načtení nových dat je potřeba přetáhnout dolů.

Volba Označit jako zaplacené z nabídky faktury nebo z lišty hromadného výběru v seznamu mění pouze stav. Neukládá žádné datum platby ani záznam o platbě, takže tyto faktury chybějí ve dvanáctiměsíčním trendu, v DSO a v kartě Průměrný počet dní do zaplacení a stále u nich zůstává dlužná částka. Zaznamenejte platbu raději přes dialog platby dané faktury; platba, která fakturu vyrovná, nastaví stav, datum platby i dlužnou částku najednou.

Tipy

Porovnejte kartu Neuhrazeno na přehledu se součtem v kartě Pohledávky podle stáří. Rozdíl jsou peníze, které jsou vyfakturované, ale ještě nejsou splatné, což vám řekne, jaká část vašich pohledávek prostě čeká na běžné platební podmínky.

Pokud fakturujete ve více měnách, přidejte ke každé zahraniční faktuře už při jejím vytvoření směnný kurz. Bez něj faktura zmizí ze součtů na přehledu i z Analytiky a vaše příjmy vypadají nižší, než ve skutečnosti jsou.

V prvních dnech měsíce používejte pro míru inkasa raději Tento rok než Tento měsíc. Když jsou zatím vystavené jen jedna dvě faktury, může jediný koncept srazit míru pod 75 % a obarvit ji červeně.

Pokud máte sklon zapomínat na urgence, dejte si na přehled karty Největší dlužníci a Koncepty: jedna ukazuje, kdo vám dluží nejvíc, druhá připomíná faktury, které jste napsali, ale nikdy neodeslali, a obě jedním klepnutím otevřou správný seznam.

Související průvodci

Stavy faktur, seznam a historie vysvětluje, co znamenají štítky stavů a data splatnosti.
Platby a dlužná částka ukazuje, jak zaznamenané platby napájejí zde použité údaje o datu platby.
Měny, směnné kurzy a daně popisuje směnný kurz, díky kterému se zahraniční faktury započítají do součtů.