Invoice Flow app icon Invoice Flow management Hent appen
NO

Brukerveiledning

Analyse, oversiktskort og rapporter

Les pengekortene på oversikten, velg en periode i Analyse for omsetning, innkrevingsgrad og toppkunder, og bruk Rapporter for en enkel seksmånedersoversikt.

Oppdatert: 2026-09-09

Invoice Flow har tre ulike visninger av de samme fakturadataene, og hver av dem svarer på sitt eget spørsmål. Oversikt (Dashboard) forteller deg hva som trenger oppmerksomhet i dag: hvor mye som er ubetalt, hvor mye av det som er forfalt, og hva som har kommet inn denne måneden. Analyse (Analytics) ser tilbake på en periode du velger og forklarer hvor pengene kom fra, hvem som er dine beste kunder og hvor lang tid de bruker på å betale. Rapporter er den enkle versjonen for de siste seks månedene, uten filtre og uten eksport. Ingen av dem trenger internettforbindelse; hvert tall regnes ut på telefonen ut fra fakturaene, betalingene og utgiftene du allerede har registrert.

Denne veiledningen følger Priya Raman, en frilans UX-designer i Portland, Oregon. Hun fakturerer fire amerikanske kunder i amerikanske dollar og to europeiske studioer i euro, og hun har et år med fakturaer bak seg, så alle diagrammene på skjermene hennes har noe å vise.

Dette ser du på skjermen

Oversikt er den første fanen i bunnavigasjonen. Tittelen er navnet på standard forretningsprofil. Øverst til høyre finner du to ikoner: en kalender (Filtrer etter dato) og et rutenett med pluss (Dashbord-widgeter). Under dem ligger statistikkortene, to per rad på en telefon, etterfulgt av eventuelle andre kort du har slått på. En utvidet Ny faktura-knapp svever nederst.

Oversikten i Invoice Flow-appen med tittelen Priya Raman UX og fire statistikkort, Utestående $7,300, Forfalt $5,700, Betalt denne måneden $5,500 og Totalt antall fakturaer 31, over en liste med siste fakturaer med rader for kladd, sendt og betalt
Standardoversikten: fire pengekort og de fem nyeste fakturaene.

Rett ut av boksen viser oversikten fem widgeter: Utestående (Outstanding), Forfalt (Overdue), Betalt denne måneden (Paid This Month), Totalt antall fakturaer (Total Invoices) og Siste fakturaer (Recent Invoices). Kortet Siste fakturaer lister opp de fem nyeste fakturaene med et statusmerke, kunden, fakturadatoen og totalen i fakturaens egen valuta; Vis alle hopper til fakturalisten.

Analyse ligger under fanen Verktøy, i seksjonen Forretningsinnsikt, som det grønne Analyse-kortet. Skjermen åpnes med en rad periodebrikker (Denne måneden er valgt som standard) og en lang rullende kolonne med kort: Inntektssammendrag, Resultat, Omsetningstrend (12 mnd.), Topp 5 kunder, Utgiftsfordeling, Fakturastatus, Utestående etter alder, Innkrevd skatt per land, Kontantstrømprognose, Days Sales Outstanding (DSO), Gjentakende inntekter, Fortjeneste per kunde og Tilbudskonvertering. PDF-ikonet i appfeltet er Eksporter PDF.

Rapporter når du fra Innstillinger, i seksjonen Fakturainnstillinger, via flisen Rapporter. Den har nøyaktig tre kort: Omsetning (siste 6 måneder), Toppkunder og Gjennomsnittlig antall dager til betaling.

Slik leser du kortene på oversikten

De fire statistikkortene er pengesummer omregnet til profilens standardvaluta. En faktura i en annen valuta tas bare med hvis den har en valutakurs eller en total i basisvalutaen; ellers utelates den i stedet for å legges til med pålydende. Overslag og tilbud teller aldri med.

KortHva summeres
UteståendeTotaler for fakturaer med status Sendt
ForfaltDen delen av Utestående som har forfallsdato før i dag
Betalt denne månedenTotaler for Betalt-fakturaer med betalingsdato i inneværende måned
Totalt antall fakturaerAntall fakturaer (uansett status) som lot seg omregne

Forfalt er ikke en egen status du setter. En sendt faktura blir forfalt dagen etter forfallsdatoen, og merket i Siste fakturaer skifter til Forfalt helt av seg selv. På Priyas skjerm er $5,700 av de $7,300 utestående forsinket: to fakturaer fra juli og august som har passert forfallsdatoen.

  1. Åpne fanen Oversikt.
  2. Les Utestående for totalen du venter på, og Forfalt for den delen du bør purre på.
  3. Trykk på kalenderikonet (Filtrer etter dato) for å begrense pengekortene til fakturaer utstedt i et datointervall, og trykk deretter Vis.
  4. En brikke med det valgte intervallet vises over kortene; trykk på lukkeikonet for å gå tilbake til tall for hele perioden.

Datointervallet gjelder for statistikkortene og for Siste fakturaer, og det filtrerer på fakturadato. Med et intervall satt endrer Betalt denne måneden betydning til «betalt innenfor intervallet». Filteret lagres ikke; det nullstilles når du starter appen på nytt.

Slik tilpasser du oversikten

Utover de fem standardkortene finnes det sytten kort til. Noen er pengevisninger (Betalt totalt, Betalt dette kvartalet, Betalt dette tertialet, Ukentlig omsetning, Gjennomsnittsfaktura, Overskudd denne måneden), noen er lister (Festede fakturaer, Største skyldnere, Nylige kunder, Kontrakter som utløper, Lav lagerbeholdning), og noen er tellere eller snarveier (Utkast, Forfalte planer, Utgifter denne måneden, Aktiv tidtaker, Hurtighandlinger, Varsler).

  1. Trykk på ikonet Dashbord-widgeter øverst til høyre.
  2. I arket Dashbord-widgeter drar du en rad etter håndtaket under Aktive (dra for å endre rekkefølge) for å endre rekkefølgen på oversikten.
  3. Trykk på det røde minusikonet for å skjule et kort; det flyttes til listen Skjulte.
  4. Trykk på plussikonet ved siden av et skjult kort for å legge det til nederst i den aktive listen.
  5. Sveip arket ned for å lukke det; oversikten oppdateres umiddelbart og oppsettet huskes.
Bunnarket Dashbord-widgeter i Invoice Flow-appen med fem aktive kort med dragehåndtak og fjerneikoner, og en Skjulte-seksjon med Betalt totalt, Betalt dette kvartalet, Betalt dette tertialet og Festede fakturaer med leggtil-ikoner
Arket Dashbord-widgeter: aktive kort øverst, skjulte kort nederst.
Oversikten i Invoice Flow-appen med Betalt dette kvartalet $23,151, Overskudd denne måneden $4,915.01 med undertekst for inntekt og utgift, Største skyldnere med tre kunder i rødt, Gjennomsnittsfaktura $3,186 av 25 betalte, og Utkast 2 usendte fakturaer
De samme dataene med Betalt dette kvartalet, Overskudd denne måneden, Største skyldnere, Gjennomsnittsfaktura og Utkast slått på.

Statistikkort som følger etter hverandre pakkes inn i ett rutenett, så hold de små pengekortene samlet øverst og legg listekortene under. De fleste listekortene forsvinner helt når de ikke har noe å vise: Største skyldnere skjules uten ubetalte fakturaer, Utkast skjules på null, Kontrakter som utløper vises bare når en kontrakt tar slutt innen 30 dager.

Overskudd denne måneden er det enkleste resultattallet i appen: betalinger mottatt denne måneden minus utgifter datert denne måneden, med de to tallene skrevet ut under. Største skyldnere rangerer kunder etter beløpet som fortsatt skyldes på deres sendte fakturaer, og et trykk åpner kundelisten. Gjennomsnittsfaktura er gjennomsnittstotalen for alle betalte fakturaer, med antallet i underteksten.

Slik analyserer du en periode i Analyse

Periodebrikkene er nøkkelen til Analyse-skjermen. Denne måneden, Forrige måned, Dette kvartalet og I år er kalenderintervaller; Hele perioden fjerner filteret. Perioden velger fakturaer etter fakturadato og utgifter etter utgiftsdato. Tre kort ignorerer brikkene med vilje fordi de handler om nåtiden snarere enn om et tidsvindu: tolvmånederstrenden, Utestående etter alder og Kontantstrømprognose.

  1. Åpne Verktøy og trykk på Analyse i seksjonen Forretningsinnsikt.
  2. Sveip brikkeraden mot venstre om nødvendig og trykk på I år (eller en annen periode).
  3. Les Inntektssammendrag: Fakturert, Betalt, Utestående og Innkrevingsgraden.
  4. Sjekk Resultat og pilmerket, som sammenligner nettoresultatet med forrige periode av samme lengde.
  5. Rull ned for trenddiagrammet, kunderangeringen, utgiftene, statustellingene og kundefordringskortene.
Analyse-skjermen i Invoice Flow-appen med brikken I år valgt, et Inntektssammendrag-kort som viser Fakturert $72,700, Betalt $57,700, Utestående $7,300 og Innkreving 79,4 % i grønt, et Resultat-kort med et merke på 148,1 % opp, inntekt, utgifter, nettoresultat $49,787.09 og margin 86,3 %, og starten på Omsetningstrend-diagrammet
I år for Priya: en innkrevingsgrad på 79,4 % og et nettoresultat opp 148 % fra i fjor.

Inntektssammendrag summerer alle fakturaer utstedt i perioden, inkludert kladder, som Fakturert. Betalt er totalen for fakturaer merket som betalt, Utestående er beløpet som fortsatt skyldes på sendte fakturaer, og Innkreving er Betalt delt på Fakturert. Graden blir grønn ved 75 % og over og rød under det. Fordi kladder er en del av Fakturert, vil en måned med flere usendte kladder vise en lavere grad enn du kanskje venter; bytt til en lengre periode for et mer rettferdig bilde.

Resultat trekker periodens utgifter fra betalt omsetning og viser margin. Endringsmerket vises bare når det finnes en foregående periode (aldri for Hele perioden) og når forrige nettoresultat ikke var null.

Omsetningstrend (12 mnd.) plotter betalinger etter måneden de ble mottatt, for de siste tolv kalendermånedene, og omregner fakturaer i fremmed valuta til basisvalutaen din. Den trenger en betalingsdato på hver betalte faktura, som appen registrerer når en registrert betaling gjør opp fakturaen. Topp 5 kunder rangerer kunder etter betalte totaler i perioden, med antall fakturaer i parentes og en søyle relativt til lederen.

Analyse i Invoice Flow-appen rullet til linjediagrammet Omsetningstrend 12 måneder med topp i juni, et Topp 5 kunder-kort som rangerer Cascade Credit Union, Lumen Health, Fieldnote Software, Klarwerk GmbH og Tulp Digital med fremdriftssøyler, og toppen av et Utgiftsfordeling-smultringdiagram
Tolv måneder med innkrevd omsetning og de fem kundene bak den.

Lenger ned er Utgiftsfordeling et kakediagram over utgifter per kategori med forklaring, Fakturastatus teller fakturaer i perioden etter lagret status, og Utestående etter alder fordeler hver ubetalt faktura som har passert forfall i bøttene 0–30, 31–60, 61–90 og 90+ dager med antall og beløp for hver bøtte. Fakturaer som ennå ikke har forfalt, vises ikke i aldersfordelingskortet, og det er derfor Priyas faktura på $1,600 med forfall neste uke mangler der, mens oversikten fortsatt teller den som utestående.

Analyse i Invoice Flow-appen med et Fakturastatus-kort med søylene Kladd 2, Sendt 3, Betalt 17 og Annullert 1, et Utestående etter alder-kort med to fakturaer på til sammen $5,700 i bøtten 0-30 dager og null i de eldre bøttene, og et Innkrevd skatt per land-kort som viser Ingen skatt innkrevd i denne perioden
Statustellinger for året og aldersfordelingen på det som fortsatt er ubetalt.

De øvrige kortene er raske indikatorer. Innkrevd skatt per land summerer skatten på periodens fakturaer etter kundens land. Kontantstrømprognose anslår hva som bør komme inn de neste 30, 60 og 90 dagene fra ubetalte fakturaer og aktive gjentakende planer. Days Sales Outstanding er gjennomsnittlig antall dager mellom utstedelse og betaling, farget grønt opp til 30 dager, oransje opp til 60 og rødt utover det, med de tre tregeste betalerne listet opp. Gjentakende inntekter normaliserer aktive planer til MRR og ARR. Fortjeneste per kunde trekker kundemerkede utgifter fra det hver kunde har betalt. Tilbudskonvertering viser andelen av periodens overslag som ble fakturaer.

Slik eksporterer du Analyse som PDF

  1. Velg perioden du vil at rapporten skal dekke.
  2. Trykk på PDF-ikonet (Eksporter PDF) i appfeltet.
  3. Velg hvor filen skal sendes i Androids delingsark.

PDF-en er en A4-side med firmanavnet ditt, periodeetiketten og genereringsdatoen, etterfulgt av et inntektssammendrag (betalt omsetning, utestående, utgifter, nettoresultat), nøkkelindikatorer (DSO, MRR, ARR, aktive planer), de fire aldersbøttene og de fem største kundene. Filen heter analytics-<timestamp>.pdf og lagres ikke inne i appen. Eksport er en Pro-funksjon; å se skjermen er gratis.

Slik bruker du Rapporter

Rapporter er en mindre, fast visning som mange synes er nok til en månedlig gjennomgang.

  1. Åpne Innstillinger og trykk på Rapporter under Fakturainnstillinger.
  2. Les søylediagrammet: én søyle per måned for de siste seks månedene, som viser totalt fakturert etter fakturadato.
  3. Sjekk Toppkunder for totaler gjennom hele kundeforholdet, betalt og ubetalt samlet.
  4. Merk deg Gjennomsnittlig antall dager til betaling, gjennomsnittsavstanden mellom fakturadato og første registrerte betaling.
  5. Dra ned for å oppdatere etter at du har registrert nye betalinger.
Rapporter-skjermen i Invoice Flow-appen med et søylediagram for Omsetning siste 6 måneder fra apr. 26 til sep. 26 og underteksten Betalt $62,950 Utestående $15,000, et Toppkunder-kort med fire amerikanske kunder med totaler, og et Gjennomsnittlig antall dager til betaling-kort som viser 18 dager
Rapporter: fakturert omsetning per måned, toppkunder gjennom hele perioden og 18 dager i snitt før betaling.

To ting skiller seg fra Analyse. For det første går diagrammet etter faktureringsmåned, ikke betalingsmåned, så en stor faktura utstedt i juli vises i juli selv om den ble betalt i august. For det andre jobber Rapporter i bare én valuta: den velger valutaen de fleste fakturaene dine bruker og ignorerer resten. Priyas eurofakturaer mangler her, og det er derfor bare de fire amerikanske kundene hennes dukker opp under Toppkunder. Kortet Gjennomsnittlig antall dager til betaling bygger på betalingsregistreringer; en faktura merket som betalt uten en registrert betaling bidrar ikke.

Regler og detaljer

Å velge Merk som betalt fra fakturamenyen, eller fra flervalgslinjen i listen, endrer bare statusen. Det lagrer verken betalingsdato eller betalingsregistrering, så disse fakturaene mangler i tolvmånederstrenden, i DSO og i Gjennomsnittlig antall dager til betaling, og de viser fortsatt et utestående beløp. Registrer heller betalingen gjennom fakturaens betalingsdialog; en betaling som gjør opp fakturaen setter status, betalingsdato og utestående beløp samtidig.

Tips

Sammenlign Utestående på oversikten med totalen i Utestående etter alder. Differansen er penger som er fakturert, men ennå ikke forfalt, og det forteller deg hvor mye av kundefordringene dine som rett og slett venter på helt vanlige betalingsbetingelser.
Hvis du fakturerer i mer enn én valuta, legg inn en valutakurs på hver utenlandsk faktura når du oppretter den. Uten den forsvinner fakturaen fra totalene på oversikten og fra Analyse, og omsetningen din ser lavere ut enn den er.
Bruk I år heller enn Denne måneden for innkrevingsgraden de første dagene i en måned. Med bare én eller to fakturaer utstedt så langt kan en enkelt kladd presse graden under 75 % og farge den rød.
Legg Største skyldnere og Utkast på oversikten hvis du har lett for å glemme oppfølging: det ene viser hvem som skylder deg mest, det andre minner deg om fakturaer som er skrevet, men aldri sendt, og begge åpner riktig liste med ett trykk.

Relaterte veiledninger