Panduan pengguna

Pengingat pembayaran dan aturan otomatisasi

Nyalakan pengingat pembayaran lokal, pilih berapa hari sebelum dan sesudah tanggal jatuh tempo pengingat itu tiba, dan pahami apa yang dapat dan tidak dapat dilakukan aturan otomatisasi saat ini.

Diperbarui: 2026-09-09

Mengejar uang adalah bagian yang paling tidak menyenangkan dari menjalankan usaha kecil, dan bagian yang paling mudah terlupakan. Invoice Flow menanganinya dalam dua lapisan. Lapisan pertama adalah serangkaian pengingat pembayaran lokal yang dijadwalkan aplikasi pada ponsel Anda untuk setiap faktur yang belum dibayar: satu sebelum tanggal jatuh tempo, satu pada harinya, satu setelahnya. Pengingat ini tidak memerlukan server, akun, atau jaringan. Lapisan kedua adalah pembuat aturan di bawah Automation Rules, tempat Anda mendeskripsikan sebuah pemicu dan tindakan, serta sebuah mesin yang menjalankan penyapuan setiap kali aplikasi dimulai.

Panduan ini mengikuti Ledger & Lane Accounting, praktik pembukuan beranggotakan dua mitra di Manchester yang menagih klien dalam pound dengan ketentuan 14 hari. Kedua mitra menginginkan dorongan tiga hari sebelum setiap faktur jatuh tempo dan kejaran tegas seminggu setelah terlewat. Kebetulan, itulah nilai-nilai default bawaan aplikasi, sehingga sebagian besar pekerjaannya adalah mengonfirmasi pengaturan dan mengetahui notifikasi mana yang diharapkan kapan.

Panduan ini juga terus terang tentang satu hal: editor aturan dan mesin aturan, pada versi saat ini, tidak terhubung satu sama lain. Anda dapat membuat, menyimpan, mengalihkan, dan menghapus aturan, dan artikel ini menunjukkan caranya, tetapi pengingat terjadwal-lah yang sebenarnya akan sampai kepada Anda. Detailnya ada di bagian aturan di bawah.

Apa yang Anda lihat di layar

Kedua fitur berada di bawah tab Settings, pada bagian berjudul AUTOMATION. Ubin Notifications (subjudul “Reminders, updates, promos”) membuka preferensi notifikasi. Ubin Automation Rules (subjudul “Automate your workflows”) membuka daftar aturan.

Layar Notifications memiliki dua kelompok. Di bawah INVOICES & REMINDERS terdapat satu sakelar, Invoice reminders, dengan subjudul “Due date, overdue, recurring”. Saat sakelar ini dinyalakan, dua baris yang terindentasi muncul di bawahnya: Remind 3 days before due dan Overdue after 7 days, masing-masing dengan ikon pensil kecil. Di bawah FROM THE APP terdapat tiga sakelar lagi: App updates, Offers & promotions, dan Tips & tutorials. Footer mengingatkan bahwa pengingat faktur bersifat lokal dan berfungsi secara offline.

Layar Notifications pada aplikasi Invoice Flow dengan Invoice reminders dinyalakan, menampilkan Remind 3 days before due dan Overdue after 7 days, App updates nyala, Offers & promotions dan Tips & tutorials mati — Pengaturan Ledger & Lane adalah default pabrik: pengingat menyala, 3 hari sebelum, 7 hari sesudah.

Layar Automation Rules adalah daftar sederhana. Setiap aturan adalah kartu dengan ikon pemicu, nama aturan, Sakelar (Switch) hidup/mati, baris kedua yang berbunyi pemicu, panah, tindakan (misalnya “Invoice overdue • 7 days overdue → Push notification”), dan baris ketiga dengan pil yang menampilkan berapa kali aturan tersebut sudah berjalan dan tanggal pembuatannya. Tombol + di sudut membuka editor. Ketika daftar kosong, Anda melihat “No rules yet” dan tombol Buat aturan pertama Anda (Create your first rule) sebagai gantinya.

Layar Automation Rules pada aplikasi Invoice Flow dalam kondisi kosong dengan ikon tongkat sihir, teks No rules yet, dan tombol Create your first rule — Instalasi baru menampilkan kondisi kosong dengan satu ajakan bertindak.

Daftar Automation Rules pada aplikasi Invoice Flow dengan empat kartu: Engagement letter renewal dimatikan, Thank-you note on payment, Due-soon heads-up, dan Overdue chase, masing-masing menampilkan pemicu, tindakan, jumlah eksekusi, dan tanggal pembuatan — Empat aturan untuk firma akuntansi tersebut; aturan pembaruan kontrak telah dimatikan.

Tempat ketiga yang perlu diketahui adalah Dashboard. Jika Anda mengaktifkan widget Alerts melalui ikon Dashboard widgets pada app bar, sebuah kartu berjudul Alerts muncul setiap kali ada peringatan yang belum ditutup, dengan pil hitungan, hingga lima entri, dan tautan Tutup semua (Dismiss all).

Cara mengatur waktu pengingat

Ledger & Lane ingin setiap faktur yang belum dibayar memicu dorongan tiga hari sebelum tanggal jatuh tempo dan kejaran tujuh hari setelahnya. Berikut cara mengonfirmasi atau mengubah nilai-nilai tersebut.

Buka Settings dan, di bawah AUTOMATION, ketuk Notifications.
Pastikan Invoice reminders dinyalakan. Jika Anda menyalakannya untuk pertama kali di Android 13 atau lebih baru, sistem meminta izin untuk menampilkan notifikasi; setujui, atau tidak ada yang akan terkirim.
Ketuk Remind 3 days before due. Sebuah lembar berjudul Days before due? menawarkan 1, 2, 3, 5, 7, atau 14 hari. Ketuk nilai yang Anda inginkan; lembar tersebut ditutup dan baris diperbarui.
Ketuk Overdue after 7 days. Lembar Days after due? menawarkan 1, 3, 7, 14, atau 30 hari. Pilih salah satu.
Tinggalkan layar tersebut. Tidak ada tombol simpan; setiap pilihan langsung tersimpan.

Lembar bawah Days before due pada aplikasi Invoice Flow di atas layar Notifications dengan opsi radio 1, 2, 3, 5, 7, dan 14 hari, dan 3 hari terpilih — Pengingat pra-jatuh-tempo dapat diatur dari satu hari hingga dua minggu sebelumnya.

Lembar bawah Days after due pada aplikasi Invoice Flow di atas layar Notifications dengan opsi radio 1, 3, 7, 14, dan 30 hari, dan 7 hari terpilih — Kejaran jatuh tempo dapat menunggu satu hari atau hingga satu bulan.

Waktu baru berlaku untuk faktur yang Anda simpan mulai sekarang. Pengingat dijadwalkan pada saat sebuah faktur disimpan di editor, dan dihitung dari preferensi yang berlaku pada saat itu. Faktur yang disimpan minggu lalu di bawah pengaturan 5 hari tetap mempertahankan pengingat 5 harinya sampai Anda membukanya dan menyimpannya lagi, saat itulah aplikasi membatalkan set lama dan menjadwalkan set baru.

Untuk faktur yang jatuh tempo pada hari Jumat 12 September, pengaturan firma tersebut menghasilkan tiga notifikasi, masing-masing pada pukul 09:00 waktu setempat:

Pengingat	Kapan	Judul	Isi
Sebelum jatuh tempo	Sel 9 Sep, 09:00	Invoice LL-0238 due soon	Payment due in 3 days
Pada tanggal jatuh tempo	Jum 12 Sep, 09:00	Invoice LL-0238 is due today	Payment is due today
Setelah jatuh tempo	Jum 19 Sep, 09:00	Invoice LL-0238 is overdue	Payment is 7 days overdue

Mengetuk salah satu dari notifikasi tersebut membuka faktur.

Cara membuat aturan otomatisasi

Editor aturan memerlukan masa percobaan aktif atau langganan Pro; pada akun gratis, tombol + dan Create your first rule keduanya membawa Anda ke layar upgrade. Melihat daftar, mengalihkan aturan hidup atau mati, dan menghapus aturan berfungsi pada setiap akun.

Buka Settings, ketuk Automation Rules, lalu ketuk + (atau Create your first rule).
Ketikkan Rule name. Kolom ini wajib, dan inilah yang akan Anda lihat pada kartu, jadi buatlah deskriptif: "Overdue chase (7 days)".
Buka menu tarik-turun Trigger dan pilih salah satu dari Invoice created, Invoice sent, Invoice overdue, Invoice due soon, Payment received, Invoice paid, Contract expiring, atau Amount threshold. Defaultnya adalah Invoice overdue.
Jika kolom Number of days muncul (overdue, due soon, contract expiring), masukkan bilangan bulat. Mengubah pemicu mengatur ulang ke 7, atau 30 untuk kontrak. Untuk Amount threshold Anda mendapat kolom Amount dan menu tarik-turun Period dengan Monthly atau Weekly sebagai gantinya.
Buka menu tarik-turun Action dan pilih Push notification, In-app alert, Send email, Change status, atau Generate invoice.
Isi kolom yang diperlukan tindakan tersebut. Push notification dan in-app alert membutuhkan Title dan Notification body; Anda bisa menyisipkan {invoiceNumber}, {clientName}, {amount}, dan {dueDate} di mana saja dalam teks. Send email membutuhkan Email address, Subject, dan Email body. Change status menampilkan menu tarik-turun New status. Generate invoice tidak memiliki kolom, hanya kartu penjelasan.
Biarkan Active menyala, lalu ketuk tanda centang pada app bar. Pesan "Rule saved" muncul dan Anda kembali ke daftar.

Editor New Rule pada aplikasi Invoice Flow dengan Rule name Overdue chase (7 days), Trigger Invoice overdue, Number of days 7, Action Push notification, judul dan isi menggunakan placeholder invoiceNumber, clientName, amount, dan dueDate, sakelar Active, dan kartu Template variables — Aturan overdue-chase yang lengkap; placeholder-nya dicantumkan lagi pada kartu di bagian bawah.

Editor New Rule pada aplikasi Invoice Flow dengan menu tarik-turun Action diatur ke Change status dan menu tarik-turun New status menampilkan Paid — Mengalihkan tindakan ke Change status menggantikan kolom teks dengan menu tarik-turun New status.

Cara menjeda, mengedit, atau menghapus aturan

Untuk menjeda sebuah aturan tanpa kehilangannya, alihkan Switch pada kartunya. Aturan yang tidak aktif tetap ada di daftar dengan sakelar mati.
Untuk mengedit, ketuk kartunya. Editor terbuka dengan semua kolom sudah terisi dan judul Edit Rule; simpan dengan tanda centang.
Untuk menghapus, geser kartu dari kanan ke kiri. Sebuah dialog berjudul Hapus aturan? (Delete rule?) menyebutkan nama aturan dan memperingatkan bahwa aturan tersebut akan dihapus secara permanen. Ketuk Delete untuk mengonfirmasi atau Cancel untuk mempertahankannya. Geseran saja tidak pernah menghapus apa pun.

Dialog Delete rule? pada aplikasi Invoice Flow di atas daftar Automation Rules, menyatakan bahwa aturan Engagement letter renewal akan dihapus secara permanen, dengan tombol Cancel dan Delete berwarna merah — Penghapusan selalu dikonfirmasi; menggeser hanya membuka dialog ini.

Cara membaca peringatan dalam aplikasi pada Dashboard

Peringatan dalam aplikasi adalah baris dalam sebuah tabel kecil yang ditampilkan Dashboard pada kartu Alerts-nya. Aturan dengan tindakan In-app alert dimaksudkan untuk mengisinya, begitu pula tindakan bertipe email (lihat di bawah).

Pada Dashboard, ketuk ikon Dashboard widgets pada app bar dan aktifkan Alerts.
Ketika ada peringatan, kartu tersebut mencantumkan hingga lima, masing-masing dengan ikon berwarna: biru untuk info, kuning untuk peringatan, merah untuk galat.
Ketuk sebuah peringatan untuk menandainya terbaca dan melompat ke apa yang dirujuknya: faktur, layar kontrak, inventaris, atau pengeluaran.
Ketuk x kecil untuk menutup satu peringatan, atau Dismiss all untuk membersihkan kartu tersebut. Peringatan yang ditutup disembunyikan, bukan dihapus.

Dasbor aplikasi Invoice Flow untuk Ledger & Lane Accounting dengan ubin Outstanding dan Overdue, kartu Alerts dengan tiga entri (peringatan overdue, peringatan info due-in-3-days, dan peringatan merah contract-expiry) serta tautan Dismiss all, diikuti Paid This Month, Total Invoices, dan Recent Invoices — Tiga peringatan dengan tingkat keparahan berbeda di atas sisa dasbor.

Aturan dan detail

Pengingat pembayaran lokal

Pengingat hanya dibuat saat faktur disimpan dari editor faktur, baik baru maupun diedit. Mengubah status dari layar detail faktur tidak membuatnya. Menandai faktur lunas atau dibatalkan dari layar detail membatalkan ketiganya.
Tidak ada pengingat yang dijadwalkan untuk faktur yang sudah berstatus lunas atau dibatalkan, atau selama Invoice reminders mati.
Ketiga pengingat berbunyi pada pukul 09:00 di zona waktu lokal ponsel. Jika waktu terjadwal sudah lewat saat Anda menyimpan (misalnya Anda memasukkan faktur yang jatuh tempo kemarin), Android langsung menampilkan notifikasi tersebut.
Teksnya dibekukan dalam bahasa aplikasi yang digunakan saat Anda menyimpan faktur. Mengganti bahasa aplikasi nanti tidak menerjemahkan pengingat yang sudah terjadwal.
Setiap pengingat adalah notifikasi Android di saluran “Invoice reminders”, sehingga Anda dapat membisukan atau menggaya ulangnya di pengaturan notifikasi sistem tanpa menyentuh aplikasi.
Tidak ada layar yang mencantumkan pengingat yang tertunda; pengingat hanya ada sebagai notifikasi terjadwal.
Ketiga sakelar FROM THE APP mengontrol topik jarak jauh (catatan rilis, penawaran, tips). Ketiganya independen dari pengingat faktur dan mati secara default kecuali App updates.
Akrual denda keterlambatan, jika Anda menggunakannya, juga memunculkan notifikasi lokal dari perhitungan ulang saat aplikasi dimulai. Lihat panduan denda keterlambatan.

Aturan otomatisasi dan mesinnya

Mesin berjalan sekali per cold start aplikasi, di latar belakang, tepat setelah splash screen. Mesin ini membaca aturan yang aktif, mengevaluasi pemicu berbasis waktu, dan menjalankan setiap tindakan paling banyak sekali per aturan, per faktur atau kontrak, per hari kalender. Tidak ada layanan latar belakang; jika aplikasi tidak dibuka, tidak ada yang dievaluasi. Satu-satunya pemicu berbasis peristiwa adalah Payment received, yang dimunculkan aplikasi saat Anda mengetuk Mark as Paid pada sebuah faktur.

Pada versi saat ini, aturan yang dibuat di editor disimpan dan ditampilkan tetapi tidak diambil oleh mesin tersebut. Editor menyimpan kode pemicu dan tindakan dalam satu format dan mesin mencarinya dalam format lain, sehingga aturan yang tersimpan dilewati selama penyapuan saat aplikasi dimulai, dan peristiwa Mark-as-Paid dicari di bawah kode yang tidak pernah ditulis oleh editor. Dalam praktiknya ini berarti penghitung eksekusi tetap nol dan tidak ada notifikasi, peringatan, perubahan status, atau faktur yang dihasilkan dari sebuah aturan yang Anda buat. Andalkan pengingat pembayaran lokal di atas untuk apa pun yang benar-benar perlu sampai kepada Anda. Daftar aturan tetap layak disiapkan agar sudah ada saat kedua bagian tersebut disatukan kembali dalam sebuah pembaruan.

Untuk kelengkapan, inilah yang dirancang untuk dilakukan mesin ketika mesin tersebut memang mencocokkan sebuah aturan:

Pemicu	Kondisi yang diperiksa mesin	Tersedia di editor
Invoice overdue	status sent, tidak diarsipkan, tanggal jatuh tempo setidaknya N hari yang lalu	Ya
Invoice due soon	status sent, jatuh tempo dalam N hari ke depan (default 3)	Ya
Contract expiring	kontrak ditandatangani, tanggal akhir dalam N hari (default 30)	Ya
Payment received	dimunculkan oleh Mark as Paid	Ya
Recurring invoice due, Low stock, Expense threshold	jadwal jatuh tempo hari ini, stok pada atau di bawah ambang batas, pengeluaran bulan atau minggu ini melebihi suatu jumlah	Tidak
Invoice created, Invoice sent, Invoice paid, Amount threshold	tidak ada evaluator	Ya

Push notification menampilkan notifikasi sistem di saluran pengingat dengan judul dan isi Anda.
In-app alert menyisipkan baris untuk kartu Dashboard, dengan judul dan isi yang sama serta tautan kembali ke faktur atau kontrak.
Send email tidak pernah mengirim surel dengan sendirinya, secara sengaja. Ini membuat peringatan dalam aplikasi yang judulnya adalah subjek Anda dan isinya diakhiri dengan alamat dalam tanda kurung siku, sehingga pengiriman tetap menjadi langkah manual yang disengaja. Alamat yang dibaca mesin berasal dari catatan klien, bukan dari kolom di editor.
Change status menuliskan status baru langsung pada faktur, melewati efek samping yang biasanya dilakukan perubahan status normal (pembatalan pengingat, inventaris, total proyek).
Generate invoice menduplikasi faktur pemicu sebagai draf baru untuk klien yang sama dengan nomor baru dan tanggal hari ini, lalu memposting peringatan “LAMA → BARU”.
Placeholder yang ada di mesin selain empat yang ditampilkan di editor: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount} adalah jumlah yang masih jatuh tempo, hingga dua desimal; {dueDate} dicetak sebagai yyyy-mm-dd.

Validasi dan default

Rule name wajib diisi; Number of days hanya menerima angka dan tidak boleh kosong; Amount tidak boleh kosong.
Aturan baru secara default menggunakan pemicu Invoice overdue, 7 hari, tindakan Push notification, aktif. Change status secara default menggunakan Paid; Period secara default menggunakan Monthly.
Membuka editor (baru atau yang sudah ada) dibatasi Pro; daftar aturan, sakelar, dan hapus tidak dibatasi. Layar Notifications tersedia untuk semua orang.
Aturan dan peringatan adalah data aplikasi biasa dan disertakan dalam cadangan. Preferensi pengingat (sakelar dan jumlah hari) adalah pengaturan perangkat dan tidak dibawa dalam cadangan; setelah pemulihan pada ponsel baru, kunjungi kembali layar Notifications dan simpan ulang faktur mana pun yang pengingatnya Anda perlukan.

Tips

Jika Anda menagih dengan ketentuan 14 hari, dorongan 3 hari mendarat pada hari ke-11 dan kejaran 7 hari pada hari ke-21. Untuk ketentuan 30 hari, pertimbangkan 7 hari sebelum dan 14 hari sesudah, sehingga dorongan pertama tiba saat faktur masih segar dalam antrean utang usaha klien.

Mengubah hari pengingat hanya memengaruhi faktur yang Anda simpan setelahnya. Setelah menyesuaikan pengaturan, buka setiap faktur belum dibayar yang penting di editor dan simpan tanpa perubahan; aplikasi membatalkan pengingat lama dan menjadwalkan yang baru pada offset yang baru.

Ketika pengingat overdue berbunyi, ketuk untuk membuka faktur, lalu gunakan tindakan Send faktur untuk mengirim PDF via email dengan templat pengingat. Pengingat memberi tahu kapan; email tetap milik Anda untuk dikirim.

Jika Anda mengandalkan kartu Alerts Dashboard, jaga agar tetap dekat bagian atas urutan widget sehingga sebuah peringatan terlihat tanpa perlu menggulir; kartu tersebut menyembunyikan dirinya sepenuhnya ketika tidak ada yang perlu ditampilkan.

Panduan terkait

Mengirim faktur melalui email untuk tindak lanjut manual yang seharusnya diminta oleh sebuah pengingat.
Denda keterlambatan untuk biaya tambahan yang dapat bertambah setelah pengingat overdue.
Status faktur, daftar, dan riwayat untuk cara status sent, overdue, dan paid ditentukan.