Käyttöopas

Maksumuistutukset ja automaatiosäännöt

Kytke paikalliset maksumuistutukset päälle, valitse kuinka monta päivää ennen ja jälkeen eräpäivän ne saapuvat, ja opi mihin säännöt pystyvät.

Päivitetty: 2026-09-09

Rahan perääminen on pienyrittäjyyden vähiten nautittava osa ja se osa, joka helpoimmin unohtuu. Invoice Flow hoitaa sen kahdessa kerroksessa. Ensimmäinen on joukko paikallisia maksumuistutuksia, jotka sovellus ajastaa puhelimeesi jokaiselle maksamattomalle laskulle: yksi ennen eräpäivää, yksi eräpäivänä ja yksi sen jälkeen. Ne eivät tarvitse palvelinta, tiliä eivätkä verkkoyhteyttä. Toinen kerros on sääntöjen rakentaja kohdassa Automaatiosäännöt, jossa kuvaat laukaisimen ja toiminnon, sekä moottori, joka tekee läpikäynnin aina kun sovellus käynnistyy.

Tämä opas seuraa Ledger & Lane Accountingia, kahden osakkaan kirjanpitotoimistoa Manchesterissa, joka laskuttaa asiakkaita punnissa 14 päivän ehdoilla. Osakkaat haluavat tönäisyn kolme päivää ennen kunkin laskun erääntymistä ja tiukan perinnän viikko sen jälkeen kun se on jäänyt maksamatta. Sattumoisin nämä ovat täsmälleen ne arvot, joilla sovellus tulee, joten suurin osa työstä on määrityksen vahvistamista ja sen tietämistä, mitä ilmoitusta milloinkin odottaa.

Opas on myös suora yhdestä asiasta: sääntömuokkain ja sääntömoottori eivät nykyisessä versiossa ole kytketty toisiinsa. Voit rakentaa, tallentaa, kytkeä ja poistaa sääntöjä, ja artikkeli näyttää miten, mutta ajastetut muistutukset ovat se mikä sinut oikeasti tavoittaa. Yksityiskohdat ovat alempana sääntöosiossa.

Mitä näet ruudulla

Molemmat ominaisuudet ovat Asetukset-välilehdellä osiossa otsikolla AUTOMAATIO. Ruutu Ilmoitukset (Notifications, alaotsikko “Muistutukset, päivitykset, kampanjat”) avaa ilmoitusasetukset. Ruutu Automaatiosäännöt (Automation Rules, alaotsikko “Automatisoi työnkulkusi”) avaa sääntölistan.

Ilmoitukset-näkymässä on kaksi ryhmää. Otsikon LASKUT JA MUISTUTUKSET alla on yksi kytkin, Laskumuistutukset (Invoice reminders), alaotsikolla “Eräpäivä, erääntyneet, toistuvat”. Kun se on päällä, alle ilmestyy kaksi sisennettyä riviä: Muistuta 3 päivää ennen eräpäivää ja Erääntynyt 7 päivän jälkeen, kummassakin pieni kynäkuvake. Otsikon SOVELLUKSELTA alla on kolme muuta kytkintä: Sovelluspäivitykset, Tarjoukset ja kampanjat ja Vinkit ja oppaat. Alaviite muistuttaa, että laskumuistutukset ovat paikallisia ja toimivat ilman verkkoa.

Invoice Flow -sovelluksen Ilmoitukset-näkymä, jossa Laskumuistutukset on kytketty päälle ja näkyvissä Muistuta 3 päivää ennen eräpäivää ja Erääntynyt 7 päivän jälkeen, Sovelluspäivitykset päällä sekä Tarjoukset ja kampanjat ja Vinkit ja oppaat pois päältä — Ledger & Lanen määritys on tehdasoletus: muistutukset päällä, 3 päivää ennen, 7 päivää jälkeen.

Automaatiosäännöt-näkymä on tavallinen lista. Kukin sääntö on kortti, jossa on laukaisimen kuvake, säännön nimi, päälle/pois-kytkin, toinen rivi jossa lukee laukaisin, nuoli ja toiminto (esimerkiksi “Lasku erääntynyt • 7 päivää myöhässä → Push-ilmoitus”) sekä kolmas rivi, jossa on merkki siitä kuinka monta kertaa sääntö on suoritettu ja sen luontipäivä. Kulman +-painike avaa muokkaimen. Kun lista on tyhjä, näet tekstin “Ei vielä sääntöjä” ja Luo ensimmäinen sääntö -painikkeen.

Invoice Flow -sovelluksen Automaatiosäännöt-näkymä tyhjänä: taikasauvakuvake, teksti Ei vielä sääntöjä ja Luo ensimmäinen sääntö -painike — Tuore asennus näyttää tyhjän tilan ja yhden toimintakehotuksen.

Invoice Flow -sovelluksen Automaatiosäännöt-lista neljällä kortilla: Engagement letter renewal pois päältä, Thank-you note on payment, Due-soon heads-up ja Overdue chase, kussakin laukaisin, toiminto, suorituskerrat ja luontipäivä — Neljä sääntöä kirjanpitotoimistolle; sopimuksen uusintasääntö on kytketty pois päältä.

Kolmas paikka, joka kannattaa tietää, on koontinäyttö. Jos otat Hälytykset-widgetin käyttöön sovelluspalkin Koontinäytön widgetit -kuvakkeesta, näkyviin ilmestyy Hälytykset-kortti aina kun hylkäämättömiä hälytyksiä on, laskurimerkin, enintään viiden merkinnän ja Hylkää kaikki -linkin kanssa.

Miten muistutusten ajoitus asetetaan

Ledger & Lane haluaa jokaisesta maksamattomasta laskusta ennakkovaroituksen kolme päivää ennen eräpäivää ja perinnän seitsemän päivää sen jälkeen. Näin nuo arvot vahvistetaan tai muutetaan.

Avaa Asetukset ja napauta osiossa AUTOMAATIO kohtaa Ilmoitukset.
Varmista, että Laskumuistutukset on kytketty päälle. Jos kytket sen päälle ensimmäistä kertaa Android 13:ssa tai uudemmassa, järjestelmä pyytää lupaa näyttää ilmoituksia; hyväksy se, tai mitään ei toimiteta.
Napauta Muistuta 3 päivää ennen eräpäivää. Paneeli otsikolla Päivää ennen eräpäivää? tarjoaa vaihtoehdot 1, 2, 3, 5, 7 tai 14 päivää. Napauta haluamaasi arvoa; paneeli sulkeutuu ja rivi päivittyy.
Napauta Erääntynyt 7 päivän jälkeen. Paneeli Päivää eräpäivän jälkeen? tarjoaa vaihtoehdot 1, 3, 7, 14 tai 30 päivää. Valitse yksi.
Poistu näkymästä. Tallennuspainiketta ei ole; kukin valinta tallennetaan heti.

Invoice Flow -sovelluksen Päivää ennen eräpäivää -alapaneeli Ilmoitukset-näkymän päällä, valintavaihtoehdot 1, 2, 3, 5, 7 ja 14 päivää, 3 päivää valittuna — Ennakkomuistutus voi olla mistä tahansa yhdestä päivästä kahteen viikkoon etukäteen.

Invoice Flow -sovelluksen Päivää eräpäivän jälkeen -alapaneeli Ilmoitukset-näkymän päällä, valintavaihtoehdot 1, 3, 7, 14 ja 30 päivää, 7 päivää valittuna — Erääntymisperintä voi odottaa päivän tai jopa kuukauden.

Uusi ajoitus koskee laskuja, jotka tallennat tästä eteenpäin. Muistutukset ajastetaan sillä hetkellä, kun lasku tallennetaan muokkaimessa, ja ne lasketaan sillä hetkellä voimassa olevista asetuksista. Viime viikolla 5 päivän asetuksella tallennettu lasku säilyttää 5 päivän muistutuksensa, kunnes avaat sen ja tallennat uudelleen, jolloin sovellus peruu vanhan sarjan ja ajastaa uuden.

Perjantaina 12. syyskuuta erääntyvälle laskulle toimiston asetukset tuottavat kolme ilmoitusta, kukin klo 09.00 paikallista aikaa:

Muistutus	Milloin	Otsikko	Teksti
Ennen eräpäivää	ti 9.9. klo 09.00	Lasku LL-0238 erääntyy pian	Maksu erääntyy 3 päivän kuluttua
Eräpäivänä	pe 12.9. klo 09.00	Lasku LL-0238 erääntyy tänään	Maksu erääntyy tänään
Eräpäivän jälkeen	pe 19.9. klo 09.00	Lasku LL-0238 on erääntynyt	Maksu on 7 päivää myöhässä

Minkä tahansa niistä napauttaminen avaa laskun.

Miten automaatiosääntö luodaan

Sääntömuokkain vaatii voimassa olevan kokeilujakson tai Pro-tilauksen; ilmaisella tilillä sekä +-painike että Luo ensimmäinen sääntö vievät päivitysnäkymään. Listan katselu, säännön kytkeminen päälle tai pois ja sääntöjen poistaminen toimivat kaikilla tileillä.

Avaa Asetukset, napauta Automaatiosäännöt ja napauta sitten + (tai Luo ensimmäinen sääntö).
Kirjoita Säännön nimi. Se on pakollinen ja se näkyy kortissa, joten tee siitä kuvaava: "Erääntyneen perintä (7 päivää)".
Avaa Laukaisin-pudotusvalikko ja valitse jokin seuraavista: Lasku luotu, Lasku lähetetty, Lasku erääntynyt, Lasku erääntyy pian, Maksu vastaanotettu, Lasku maksettu, Sopimus päättymässä tai Summaraja. Oletus on Lasku erääntynyt.
Jos näkyviin tulee Päivien määrä -kenttä (erääntynyt, erääntyy pian, sopimus päättymässä), syötä kokonaisluku. Laukaisimen vaihtaminen palauttaa sen arvoon 7, tai 30 sopimuksille. Vaihtoehdolle Summaraja saat sen sijaan Summa-kentän ja Jakso-pudotusvalikon vaihtoehdoilla Kuukausittain tai Viikoittain.
Avaa Toiminto-pudotusvalikko ja valitse Push-ilmoitus, Sovelluksen sisäinen ilmoitus, Lähetä sähköposti, Vaihda tila tai Luo lasku.
Täytä kentät, joita toiminto tarvitsee. Push-ilmoitukset ja sovelluksen sisäiset ilmoitukset ottavat kentät Otsikko ja Ilmoituksen teksti; voit pudottaa tekstiin mihin tahansa kohtaan tunnisteet {invoiceNumber}, {clientName}, {amount} ja {dueDate}. Lähetä sähköposti ottaa kentät Sähköpostiosoite, Aihe ja Sähköpostin teksti. Vaihda tila näyttää Uusi tila -pudotusvalikon. Luo laskulla ei ole kenttiä, vain selityskortti.
Jätä Aktiivinen päälle ja napauta sitten sovelluspalkin valintamerkkiä. Näkyviin tulee "Sääntö tallennettu" -viesti ja palaat listaan.

Invoice Flow -sovelluksen Uusi sääntö -muokkain, jossa Säännön nimi Overdue chase (7 days), Laukaisin Lasku erääntynyt, Päivien määrä 7, Toiminto Push-ilmoitus, otsikko ja teksti jotka käyttävät invoiceNumber-, clientName-, amount- ja dueDate-tunnisteita, Aktiivinen-kytkin ja Mallin muuttujat -kortti — Valmis erääntyneen perintäsääntö; tunnisteet on lueteltu uudelleen alareunan kortissa.

Invoice Flow -sovelluksen Uusi sääntö -muokkain, jossa Toiminto-pudotusvalikossa on Vaihda tila ja Uusi tila -pudotusvalikossa Maksettu — Toiminnon vaihtaminen Vaihda tila -toiminnoksi korvaa tekstikentät Uusi tila -pudotusvalikolla.

Miten sääntö keskeytetään, sitä muokataan tai se poistetaan

Keskeyttääksesi säännön menettämättä sitä käännä sen kortin kytkin. Ei-aktiiviset säännöt pysyvät listassa kytkin pois päältä.
Muokataksesi napauta korttia. Muokkain avautuu kaikki kentät täytettyinä ja otsikolla Muokkaa sääntöä; tallenna valintamerkillä.
Poistaaksesi pyyhkäise korttia oikealta vasemmalle. Valintaikkuna otsikolla Poistetaanko sääntö? nimeää säännön ja varoittaa, että se poistetaan pysyvästi. Napauta Poista vahvistaaksesi tai Peruuta säilyttääksesi sen. Pelkkä pyyhkäisy ei koskaan poista mitään.

Invoice Flow -sovelluksen Poistetaanko sääntö? -valintaikkuna Automaatiosäännöt-listan päällä, jossa kerrotaan että sääntö Engagement letter renewal poistetaan pysyvästi, sekä Peruuta ja punainen Poista-painike — Poisto vahvistetaan aina; pyyhkäisy vain avaa tämän valintaikkunan.

Miten sovelluksen sisäisiä hälytyksiä luetaan koontinäytöllä

Sovelluksen sisäiset ilmoitukset ovat rivejä pienessä taulukossa, jonka koontinäyttö näyttää Hälytykset-kortissaan. Säännöt, joiden toiminto on Sovelluksen sisäinen ilmoitus, on tarkoitettu syöttämään sitä, samoin sähköpostityyppiset toiminnot (ks. alla).

Napauta Etusivu-näkymässä sovelluspalkin Koontinäytön widgetit -kuvaketta ja ota käyttöön Hälytykset.
Kun hälytyksiä on, kortti listaa enintään viisi, kussakin värillinen kuvake: sininen tiedolle, keltainen varoitukselle, punainen virheelle.
Napauta hälytystä merkitäksesi sen luetuksi ja hypätäksesi siihen mihin se viittaa: laskuun, sopimusnäkymään, varastoon tai kuluihin.
Napauta pientä x-kuvaketta hylätäksesi yhden hälytyksen tai Hylkää kaikki tyhjentääksesi kortin. Hylätyt hälytykset piilotetaan, ei poisteta.

Invoice Flow -sovelluksen koontinäyttö Ledger & Lane Accountingille, jossa Avoinna- ja Erääntynyt-ruudut, Hälytykset-kortti kolmella merkinnällä (erääntymisvaroitus, kolmen päivän päähän erääntyvä tietohälytys ja punainen sopimuksen päättymishälytys) ja Hylkää kaikki -linkki, sen jälkeen Maksettu tässä kuussa, Laskuja yhteensä ja Viimeisimmät laskut — Kolme eritasoista hälytystä muun koontinäytön yläpuolella.

Säännöt ja yksityiskohdat

Paikalliset maksumuistutukset

Muistutukset luodaan vain, kun lasku tallennetaan laskumuokkaimesta, oli se uusi tai muokattu. Tilan muuttaminen laskun tietonäkymässä ei luo niitä. Laskun merkitseminen maksetuksi tai peruutetuksi tietonäkymässä peruu kaikki kolme.
Muistutuksia ei ajasteta laskuille, jotka ovat jo maksettu- tai peruutettu-tilassa, eikä silloin kun Laskumuistutukset on pois päältä.
Kaikki kolme muistutusta laukeavat klo 09.00 puhelimen paikallisella aikavyöhykkeellä. Jos ajastettu hetki on jo mennyt tallennushetkellä (esimerkiksi kirjaat laskun, joka erääntyi eilen), Android näyttää kyseisen ilmoituksen heti.
Tekstit jäädytetään siihen sovelluskieleen, joka oli käytössä kun tallensit laskun. Sovelluksen vaihtaminen toiselle kielelle myöhemmin ei käännä jo ajastettuja muistutuksia.
Kukin muistutus on Android-ilmoitus “Laskumuistutukset”-kanavalla, joten voit vaimentaa tai muotoilla sen uudelleen järjestelmän ilmoitusasetuksissa koskematta sovellukseen.
Odottavia muistutuksia listaavaa näkymää ei ole; ne ovat olemassa vain ajastettuina ilmoituksina.
Kolme SOVELLUKSELTA-kytkintä ohjaavat etäaiheita (julkaisutiedot, tarjoukset, vinkit). Ne ovat riippumattomia laskumuistutuksista ja oletuksena pois päältä lukuun ottamatta kohtaa Sovelluspäivitykset.
Viivästysmaksun kertyminen, jos käytät sitä, nostaa myös paikallisen ilmoituksen käynnistyksen uudelleenlaskennasta. Katso viivästysmaksujen opas.

Automaatiosäännöt ja moottori

Moottori suoritetaan kerran sovelluksen kylmäkäynnistystä kohden, taustalla, heti aloitusruudun jälkeen. Se lukee aktiiviset säännöt, arvioi aikaperustaiset laukaisimet ja suorittaa kunkin toiminnon enintään kerran sääntöä, laskua tai sopimusta ja kalenteripäivää kohden. Taustapalvelua ei ole; jos sovellusta ei avata, mitään ei arvioida. Ainoa tapahtumapohjainen laukaisin on Maksu vastaanotettu, jonka sovellus nostaa kun napautat laskulla Merkitse maksetuksi.

Nykyisessä versiossa muokkaimessa luodut säännöt tallennetaan ja näytetään, mutta moottori ei poimi niitä. Muokkain tallentaa laukaisin- ja toimintokoodit yhdessä muodossa ja moottori etsii niitä toisessa, joten tallennettu sääntö ohitetaan käynnistyksen läpikäynnissä, ja maksetuksi merkitsemisen tapahtumaa etsitään koodilla, jota muokkain ei koskaan kirjoita. Käytännössä tämä tarkoittaa, että suorituslaskuri pysyy nollassa eikä rakentamasi sääntö tuota yhtään ilmoitusta, hälytystä, tilanmuutosta tai luotua laskua. Luota yllä kuvattuihin paikallisiin maksumuistutuksiin kaikessa, minkä täytyy oikeasti saapua perille. Sääntölista kannattaa silti määrittää, jotta se on valmiina kun nämä kaksi puolikasta sovitetaan yhteen päivityksessä.

Täydellisyyden vuoksi tässä on, mitä moottorin on tarkoitus tehdä silloin kun se täsmää sääntöön:

Laukaisin	Ehto jonka moottori tarkistaa	Käytettävissä muokkaimessa
Lasku erääntynyt	tila on lähetetty, ei arkistoitu, eräpäivä vähintään N päivää sitten	Kyllä
Lasku erääntyy pian	tila on lähetetty, erääntyy seuraavien N päivän sisällä (oletus 3)	Kyllä
Sopimus päättymässä	sopimus allekirjoitettu, päättymispäivä N päivän sisällä (oletus 30)	Kyllä
Maksu vastaanotettu	nostetaan Merkitse maksetuksi -toiminnolla	Kyllä
Toistuva lasku erääntyy, Vähäinen varasto, Kuluraja	aikataulu erääntyy tänään, varasto rajalla tai sen alla, tämän kuun tai viikon kulut yli summan	Ei
Lasku luotu, Lasku lähetetty, Lasku maksettu, Summaraja	arvioijaa ei ole olemassa	Kyllä

Push-ilmoitus näyttää järjestelmäilmoituksen muistutuskanavalla otsikollasi ja tekstilläsi.
Sovelluksen sisäinen ilmoitus lisää rivin koontinäytön korttia varten, samalla otsikolla ja tekstillä sekä linkillä takaisin laskuun tai sopimukseen.
Lähetä sähköposti ei koskaan lähetä postia itsestään, ja näin on tarkoitus. Se luo sovelluksen sisäisen hälytyksen, jonka otsikko on aiheesi ja jonka teksti päättyy osoitteeseen suluissa, joten lähettäminen pysyy tietoisena manuaalisena vaiheena. Osoite, jonka moottori lukee, tulee asiakastietueesta, ei muokkaimen kentästä.
Vaihda tila kirjoittaa uuden tilan suoraan laskulle ohittaen sivuvaikutukset, jotka tavallinen tilanmuutos tekee (muistutusten peruminen, varasto, projektien summat).
Luo lasku monistaa laukaisseen laskun uudeksi luonnokseksi samalle asiakkaalle uudella numerolla ja tämän päivän päivämäärillä ja lähettää sitten hälytyksen “VANHA → UUSI”.
Moottorissa on muokkaimessa näkyvien neljän lisäksi tunnisteet: {clientEmail}, {overdueDays}, {daysRemaining}, {contractTitle}, {endDate}. {amount} on vielä avoinna oleva summa kahdella desimaalilla; {dueDate} tulostetaan muodossa vvvv-kk-pp.

Tarkistukset ja oletukset

Säännön nimi on pakollinen; Päivien määrä hyväksyy vain numeroita eikä saa olla tyhjä; Summa ei saa olla tyhjä.
Uusien sääntöjen oletukset ovat laukaisin Lasku erääntynyt, 7 päivää, toiminto Push-ilmoitus ja aktiivinen. Vaihda tila oletusarvona on Maksettu; Jakso oletusarvona on Kuukausittain.
Muokkaimen avaaminen (uusi tai olemassa oleva) on Pro-rajattu; sääntölista, kytkimet ja poisto eivät ole. Ilmoitukset-näkymä on kaikkien käytettävissä.
Säännöt ja hälytykset ovat tavallista sovellusdataa ja sisältyvät varmuuskopioihin. Muistutusasetukset (kytkimet ja päivämäärät) ovat laiteasetuksia eivätkä kulje varmuuskopiossa; palautuksen jälkeen uudessa puhelimessa käy Ilmoitukset-näkymässä ja tallenna uudelleen ne laskut, joiden muistutuksia tarvitset.

Vinkkejä

Jos laskutat 14 päivän ehdoilla, kolmen päivän ennakkovaroitus osuu päivälle 11 ja seitsemän päivän perintä päivälle 21. 30 päivän ehdoilla harkitse 7 päivää ennen ja 14 jälkeen, jotta ensimmäinen tönäisy saapuu kun lasku on vielä tuoreena asiakkaan ostoreskontrassa.

Muistutuspäivien muuttaminen vaikuttaa vain sen jälkeen tallentamiisi laskuihin. Asetusten säätämisen jälkeen avaa jokainen tärkeä maksamaton lasku muokkaimessa ja tallenna se ilman muutoksia; sovellus peruu vanhat muistutukset ja ajastaa uudet uusilla väleillä.

Kun erääntymismuistutus laukeaa, napauta sitä avataksesi laskun ja käytä sitten laskun lähetystoimintoa lähettääksesi PDF:n sähköpostitse muistutusmallilla. Muistutus kertoo milloin; sähköposti on edelleen sinun lähetettäväsi.

Jos luotat koontinäytön Hälytykset-korttiin, pidä se lähellä widget-järjestyksen alkua, jotta varoitus näkyy ilman vierittämistä; kortti piilottaa itsensä kokonaan, kun näytettävää ei ole.

Aiheeseen liittyvät oppaat

Laskujen lähettäminen sähköpostitse manuaaliseen jatkotoimeen, johon muistutuksen pitäisi johtaa.
Viivästysmaksut lisämaksusta, joka voi kertyä erääntymismuistutuksen jälkeen.
Laskujen tilat, lista ja historia siitä, miten lähetetty, erääntynyt ja maksettu määräytyvät.