Hướng dẫn sử dụng

Mẫu PDF, bảng màu và phông chữ

Chọn một trong mười hai kiểu thiết kế hóa đơn, đổi màu bằng bảng màu có sẵn hoặc tự tạo, đổi bố cục cho trường hợp nhiều mức thuế VAT và đặt phông chữ dùng cho PDF.

Cập nhật: 2026-09-09

Mỗi hóa đơn, báo giá hoặc phiếu giao hàng bạn tạo trong Invoice Flow đều được vẽ từ cùng một nguồn dữ liệu bởi một trong mười hai kiểu thiết kế trang có sẵn. Kiểu thiết kế quyết định vị trí của logo, tiêu đề, địa chỉ và tổng tiền; một bảng màu quyết định màu sắc của thanh tiêu đề, tiêu đề bảng và các nhãn; và một cài đặt phông chữ riêng quyết định kiểu chữ và độ đậm của tiêu đề, tiêu đề bảng, văn bản chính và ghi chú. Cả ba đều độc lập với nhau, vì vậy bạn có thể giữ nguyên một kiểu thiết kế và chỉ đổi màu sắc, hoặc giữ nguyên màu sắc và thử một kiểu thiết kế khác, mà không cần chạm vào chính hóa đơn.

Hướng dẫn này theo chân Mara Vos của Vos & Linden Architecten, một studio kiến trúc hai người trên phố Herengracht ở Amsterdam. Hóa đơn VL-2026-031 của cô lập cho Brouwer Vastgoed B.V. về giai đoạn hai của việc cải tạo một ngôi nhà bên kênh đào, tính bằng euro với thuế VAT 21%. Bạn sẽ thấy cùng một hóa đơn được dựng bốn lần, để dễ so sánh sự khác biệt giữa các kiểu thiết kế và bảng màu.

Những gì bạn thấy trên màn hình

Các lựa chọn thiết kế nằm ở hai nơi. Lựa chọn cho một tài liệu đơn lẻ được thực hiện trong trình chỉnh sửa hóa đơn: cuộn xuống bên dưới thẻ Payment Options và bạn sẽ thấy một thẻ tiêu đề Chọn mẫu (Select Template) với dòng phụ đề hiển thị kiểu thiết kế và bảng màu hiện tại, ví dụ Elegant — sand. Nhấn vào đó sẽ mở màn hình Chọn mẫu với ba phần: Thiết kế (Design), Bảng màu (Color Palette) và Bố cục (Layout), cùng nút Lưu (Save) ở góc trên bên phải. Ngay phía trên là thẻ Ngôn ngữ hóa đơn (Invoice Language), thay đổi ngôn ngữ của các nhãn được in cho riêng tài liệu này.

Trình chỉnh sửa hóa đơn của ứng dụng Invoice Flow đã cuộn tới thẻ Ngôn ngữ hóa đơn hiển thị App Language và thẻ Chọn mẫu hiển thị Elegant — sand, phía trên các trường Notes và Payment Terms — Kiểu thiết kế của một tài liệu được chọn từ thẻ Chọn mẫu trong trình chỉnh sửa của nó.

Nơi thứ hai là Cài đặt (Settings). Dòng Mẫu PDF (PDF templates) (phụ đề “Build and manage your own layouts”) mở ra một màn hình với ba tab: Của tôi (Mine) cho các bố cục bạn tự tạo, Thư viện (Gallery) cho 25 bố cục khởi điểm bạn có thể xem trước với bất kỳ bảng màu nào và mở trong trình chỉnh sửa mẫu tùy chỉnh, và Bảng màu (Palettes) nơi bạn tạo bộ màu riêng của mình. Dòng Phông chữ (Fonts) (phụ đề “Interface and document typography”) mở ra một màn hình với tab Giao diện (Interface) cho chính ứng dụng và tab Tài liệu (Documents) cho các file PDF.

Có một sự khác biệt quan trọng cần lưu ý trước khi bắt đầu. Mười hai kiểu thiết kế trong màn hình Chọn mẫu là các bộ dựng cố định; bạn chọn một và đổi màu cho nó. 25 thẻ trong tab Thư viện là các mẫu khởi điểm cho trình chỉnh sửa mẫu tùy chỉnh, một tính năng khác được nói đến trong hướng dẫn riêng của nó. Chọn một bảng màu trong thư viện chỉ đổi màu các bản xem trước ở đó; nó không thay đổi bảng màu của bất kỳ hóa đơn nào.

Cách chọn kiểu thiết kế và bảng màu cho một hóa đơn

Mở hóa đơn trong trình chỉnh sửa và cuộn xuống thẻ Chọn mẫu, sau đó nhấn vào đó.
Trong phần Thiết kế, nhấn vào một trong mười hai thẻ. Thẻ được chọn có viền dày và dấu tích, và bảng màu bên dưới sẽ nhảy sang màu mặc định của kiểu thiết kế đó.
Trong phần Bảng màu, nhấn vào bất kỳ mẫu nào trong mười mẫu để ghi đè màu mặc định. Mẫu được chọn hiển thị một dấu tích trắng bên trong vòng tròn màu của nó.
Trong phần Bố cục, giữ nguyên lựa chọn Tiêu chuẩn (Standard) trừ khi hóa đơn có nhiều mức thuế VAT khác nhau (xem phần tiếp theo).
Nhấn Lưu ở góc trên bên phải. Quay lại trình chỉnh sửa, phụ đề của thẻ được cập nhật, ví dụ thành Elegant — sand.
Lưu hóa đơn bằng Lưu thay đổi (Save Changes) (hoặc Lưu bản nháp — Save Draft); kiểu thiết kế được lưu trên hóa đơn và được dùng mỗi khi bạn xem trước hoặc chia sẻ nó.

Màn hình Chọn mẫu của ứng dụng Invoice Flow với lưới Thiết kế ba cột gồm mười hai thẻ tên Clean, Professional, Bold, Elegant, Compact, Modern, Classic, Creative, Minimal, Contractor, Striped và Installment; Elegant đang được chọn và Installment bị làm mờ với một huy hiệu split nhỏ — Lưới Thiết kế; Installment bị làm mờ vì hóa đơn này dùng một lần thanh toán duy nhất.

Màn hình Chọn mẫu của ứng dụng Invoice Flow đã cuộn tới phần Bảng màu với mười mẫu màu, Sand được chọn với dấu tích, và phần Bố cục với mẫu Phân tích đa thuế được chọn — Mười bảng màu và hai mẫu bố cục nằm bên dưới lưới thiết kế.

Mỗi thẻ trong lưới là một trang thu nhỏ với dải tiêu đề theo màu mặc định của kiểu thiết kế đó. Khi một thẻ được vẽ ở độ mờ một nửa với huy hiệu nhỏ split hoặc single, kiểu thiết kế đó được tối ưu cho chế độ thanh toán khác. Chỉ Installment mang huy hiệu như vậy; mọi kiểu thiết kế khác đều phù hợp với cả thanh toán một lần lẫn thanh toán chia đợt. Một thẻ bị làm mờ vẫn có thể chọn được.

Bốn file PDF dưới đây là cùng một hóa đơn VL-2026-031 không thay đổi gì ngoài kiểu thiết kế và bảng màu.

Clean với Ocean, mặc định cho một hóa đơn mới.

Professional với Charcoal.

File PDF của cùng hóa đơn đó theo kiểu thiết kế Elegant với bảng màu Sand: tiêu đề INVOICE màu nâu căn giữa với số hóa đơn bên dưới, các đường kẻ xám mảnh, người gửi ở bên trái và khách hàng ở bên phải, và tiêu đề bảng màu nâu — Elegant với Sand, lựa chọn của chính studio.

File PDF của cùng hóa đơn đó theo kiểu thiết kế Modern với bảng màu Plum: tiêu đề INVOICE tím lớn ở bên phải, một thanh tím bên cạnh khối Bill To và một hộp tổng tiền bo góc màu tím nhạt — Modern với Plum.

Bảng dưới đây mô tả từng kiểu thiết kế đúng như nó được dựng với bảng màu mặc định của mình.

Kiểu thiết kế	Bảng màu mặc định	Trông như thế nào trên trang
Clean	Ocean	Logo và khối thông tin công ty ở trên bên trái, tiêu đề INVOICE lớn có màu kèm số và ngày ở trên bên phải, hộp Bill To có màu nền, tiêu đề bảng có màu.
Professional	Charcoal	Thanh tiêu đề tối toàn chiều rộng mang logo, tên công ty và số hóa đơn; FROM và Bill To đặt cạnh nhau; dải xám ghi ngày lập, hạn thanh toán và trạng thái.
Bold	Plum	Khối tiêu đề tô đầy, bo góc lớn với thông tin công ty in màu trắng bên trong; Bill To dưới một đường kẻ có màu; đường kẻ dày có màu bên dưới tổng tiền.
Elegant	Forest	Tiêu đề INVOICE căn giữa với số bên dưới và một đường kẻ phía dưới; người gửi bên trái, khách hàng căn phải; một dòng ngày tháng giữa các đường kẻ mảnh; ghi chú và điều khoản chia thành hai cột.
Compact	Charcoal	Tiêu đề hai dòng chỉ gồm email và số điện thoại; các cột FROM và Bill To nhỏ; cỡ chữ nhỏ hơn xuyên suốt để hóa đơn dài vừa trong ít trang hơn.
Modern	Ocean	Tiêu đề INVOICE lớn có màu ở bên phải, một thanh có màu ở mép trái của khối Bill To, và tổng tiền nằm trong một hộp bo góc có màu nền.
Classic	Ocean	Tiêu đề căn giữa phía trên đường kẻ đôi, một dòng ngày tháng, FROM và Bill To trong khung hộp, ghi chú và điều khoản trong một hộp xám.
Creative	Sunset	Dải dọc có màu chạy dọc lề trái, INVOICE được in như một huy hiệu, ngày lập và hạn thanh toán xếp chồng ở bên phải, hộp tổng tiền có khung, thanh có màu bên cạnh ghi chú.
Minimal	Charcoal	Tên công ty rất lớn, các dòng liên hệ nhỏ màu xám, đường kẻ xám mảnh và không có màu nào ngoài tiêu đề bảng.
Contractor	Forest	Tiêu đề ghi CONTRACTOR INVOICE; một dải màu nền giữ Invoice #, Issue Date, Due Date và điều khoản thanh toán; Bill To có thanh trái màu.
Striped	Ocean	Khối tiêu đề bo góc có màu với một đường nhấn mảnh bên dưới; các nhãn FROM và Bill To nhỏ có màu nền; đường nhấn bên dưới bảng; hộp ghi chú có màu nền.
Installment	Forest	Cùng hình dạng như Clean với tiêu đề gọn; được thiết kế cho thanh toán chia đợt, nơi lịch thanh toán và các huy hiệu của nó được in trước phần ghi chú.

Cách dùng bố cục nhiều mức thuế

Mỗi kiểu thiết kế có hai biến thể bố cục. Tiêu chuẩn in một dòng thuế duy nhất trong phần tổng tiền. Phân tích đa thuế (Multi-Tax Breakdown) in một dòng cho mỗi mức thuế riêng biệt cộng thêm một dòng Total Tax, đúng như những gì một kế toán viên mong đợi khi một hóa đơn kết hợp, chẳng hạn, dịch vụ 21% và hàng hóa 9%.

Trong màn hình Chọn mẫu, cuộn tới phần Bố cục.
Nhấn Phân tích đa thuế; mẫu được tô đầy và hiển thị dấu tích.
Nhấn Lưu, sau đó lưu hóa đơn.
Mở Xem trước PDF từ hóa đơn để kiểm tra khối tổng tiền.

Bạn không nhất thiết cần chuyển đổi này: bất cứ khi nào các hạng mục có nhiều hơn một mức thuế riêng biệt, bảng phân tích vẫn được in dù đã chọn Tiêu chuẩn. Chọn Phân tích đa thuế buộc bảng phân tích xuất hiện cả với các hóa đơn chỉ có một mức thuế, điều mà một số khách hàng thích để đảm bảo tính nhất quán.

Cách tự tạo bảng màu riêng

Mười bảng màu có sẵn đáp ứng hầu hết các thương hiệu, nhưng một studio có màu sắc riêng có thể định nghĩa một bảng màu từ sáu vai trò: Chính (Primary), Phụ (Secondary), Nhấn mạnh (Accent), Nền tiêu đề (Header background), Chữ tiêu đề (Header text) và Nền nhẹ (Subtle background). Tạo bảng màu là tính năng Pro; nút dấu cộng sẽ mở màn hình trả phí đối với tài khoản miễn phí.

Mở Cài đặt, nhấn Mẫu PDF, rồi vào tab Bảng màu.
Nhấn nút +. Bảng Edit palette mở ra với các màu của Ocean và tên My palette đã được điền sẵn.
Thay tên trong ô Tên bảng màu.
Nhấn vào ô màu vuông cạnh một vai trò, ví dụ Chính, và chọn một màu trong hộp thoại Chọn màu. Giá trị mã hex dưới nhãn sẽ cập nhật.
Lặp lại cho các vai trò khác bạn muốn thay đổi, sau đó nhấn Lưu.
Để thay đổi sau này, nhấn vào dòng bảng màu; để xóa, nhấn biểu tượng thùng rác trên dòng đó.

Tab Bảng màu của ứng dụng Invoice Flow với một bảng màu đã lưu tên Studio graphite và bảng Edit palette đang mở, liệt kê Primary #FF455A64, Secondary #FF616161, Accent #FFE64A19, Header background, Header text và Subtle background kèm mẫu màu và các nút Cancel và Save — Sáu vai trò màu tạo nên một bảng màu tùy chỉnh.

Hộp thoại Pick color của ứng dụng Invoice Flow hiển thị lưới sáu cột bốn hàng gồm hai mươi bốn mẫu màu từ đỏ và hồng qua các sắc xanh dương, xanh lá đến nâu, xám, đen và trắng, kèm nút Cancel — Bộ chọn màu cung cấp 24 mẫu màu cố định.

Bảng màu “Studio graphite” của Mara dùng màu chính xanh xám, màu phụ xám vừa và màu nhấn cam cháy khớp với logo studio. Sau khi lưu, nó xuất hiện ở cuối dải bảng màu trong tab Thư viện, sau một đường phân cách mảnh ngăn cách nó với mười bảng màu có sẵn. Nhấn vào đó ở đây và mọi bố cục khởi điểm sẽ được vẽ lại theo màu của bạn, đây là cách nhanh nhất để đánh giá màu thương hiệu trông ra sao trên trang trước khi bạn quyết định dùng một bố cục tùy chỉnh.

Màn hình Mẫu PDF của ứng dụng Invoice Flow ở tab Thư viện với danh mục Elegant được chọn; dải bảng màu hiển thị Mono, Sand, một đường phân cách và mẫu Studio graphite tùy chỉnh được tô sáng, và bốn hình thu nhỏ tên Centered, Boutique, Symmetric và Airy được vẽ bằng màu xanh xám — Thư viện được đổi màu bằng bảng màu tùy chỉnh; mỗi thẻ mở trình chỉnh sửa mẫu tùy chỉnh.

Bảng màu tùy chỉnh chỉ được cung cấp trong dải Thư viện. Phần Bảng màu của màn hình Chọn mẫu chỉ liệt kê mười bảng màu có sẵn và không có gì khác, vì vậy bảng màu tùy chỉnh chỉ đến được một file PDF thông qua một bố cục tùy chỉnh được xây từ thư viện.

Cách đổi phông chữ trong PDF của bạn

Phông chữ là một cài đặt toàn cục, không phải theo từng hóa đơn: bất cứ gì bạn chọn trong tab Tài liệu sẽ áp dụng cho mọi file PDF bạn tạo từ đó trở đi, với bất kỳ kiểu thiết kế và bảng màu nào.

Mở Cài đặt, nhấn Phông chữ, rồi vào tab Tài liệu.
Trong phần Họ phông chữ (Font Family), nhấn vào một trong tám dòng: Mặc định hệ thống (System Default), Noto Sans, Noto Serif, Roboto, Open Sans, Lato, PT Sans hoặc Merriweather. Mỗi dòng được in bằng chính kiểu chữ của nó và dòng được chọn hiển thị dấu tích.
Cuộn tới thẻ Tiêu đề hóa đơn (Invoice Title) và kéo thanh trượt Tỷ lệ (Scale); phần trăm bên phải và bản xem trước INVOICE sẽ thay đổi khi bạn kéo.
Nhấn các nút bật tắt B, I, U hoặc S để thêm in đậm, in nghiêng, gạch chân hoặc gạch ngang cho vai trò văn bản đó.
Làm tương tự trong các thẻ Tiêu đề bảng (Table Headers), Văn bản chính (Body Text) và Ghi chú & điều khoản (Notes & Terms). Các thay đổi được lưu ngay khi bạn thực hiện; không có nút Lưu.

Màn hình Phông chữ của ứng dụng Invoice Flow ở tab Tài liệu liệt kê System Default, Noto Sans, Noto Serif (được chọn với dấu tích), Roboto, Open Sans, Lato, PT Sans và Merriweather, mỗi dòng được vẽ bằng chính kiểu chữ của nó, với thẻ Tiêu đề hóa đơn bắt đầu bên dưới ở tỷ lệ 120% — Mỗi dòng họ phông tự xem trước chính nó; Noto Serif đang được chọn ở đây.

Màn hình Phông chữ của ứng dụng Invoice Flow ở tab Tài liệu đã cuộn tới thẻ Tiêu đề hóa đơn ở tỷ lệ 120% với B đang bật và bản xem trước INVOICE kiểu chữ serif, thẻ Tiêu đề bảng ở tỷ lệ 100% in đậm và thẻ Văn bản chính ở tỷ lệ 100% với một dòng mẫu kiểu serif — Tỷ lệ, bốn nút bật tắt kiểu chữ và một bản xem trước trực tiếp cho mỗi vai trò văn bản.

Bốn vai trò có các giá trị mặc định hợp lý: tiêu đề và tiêu đề bảng in đậm ở tỷ lệ 100%, văn bản chính là kiểu thường ở tỷ lệ 100%, và ghi chú cùng điều khoản là in nghiêng ở tỷ lệ 90%. Các thanh trượt tỷ lệ chạy từ 70% đến 150% trong các thẻ tài liệu. Tab Giao diện là riêng biệt; danh sách họ phông của nó giống hệt, nhưng thanh trượt Tỷ lệ và Kích thước biểu tượng (Icon Size) của nó chỉ ảnh hưởng đến các màn hình của ứng dụng và không bao giờ ảnh hưởng đến PDF.

Quy tắc và chi tiết

Kiểu thiết kế, bảng màu và bố cục được lưu trên chính hóa đơn (các trường cho mẫu, bảng màu và biến thể bố cục). Thay đổi chúng trên một hóa đơn không bao giờ ảnh hưởng đến hóa đơn khác. Sao chép một hóa đơn và chuyển đổi một báo giá thành hóa đơn sẽ sao chép cả ba trường này, cùng với ngôn ngữ hóa đơn; một lịch định kỳ có cài đặt mẫu riêng của nó.
Một hóa đơn mới bắt đầu với kiểu Clean, bảng màu Ocean và bố cục Tiêu chuẩn. Nhấn vào một kiểu thiết kế trong lưới sẽ đặt lại bảng màu về mặc định của kiểu thiết kế đó; hãy chọn bảng màu sau khi chọn kiểu thiết kế.
Nếu một hóa đơn tham chiếu đến một bảng màu hoặc kiểu thiết kế không còn tồn tại, bộ dựng sẽ tự chuyển về Ocean và Clean thay vì báo lỗi.
Chọn kiểu thiết kế và bảng màu là miễn phí. Tạo bảng màu tùy chỉnh cần gói Pro. Với tài khoản miễn phí, hoặc sau khi kết thúc thời gian dùng thử, mỗi trang PDF sẽ mang một hình mờ xám chéo ghi “Invoice Flow APP — FREE VERSION” khi xem trước hoặc chia sẻ.
Cả mười bảng màu có sẵn đều dùng chữ tiêu đề màu trắng và màu chính làm nền tiêu đề; chúng khác nhau ở màu chính, màu phụ, màu nhấn và màu nền nhạt dùng cho các hộp.
Một bảng màu tùy chỉnh có một mã định danh riêng và được lưu trong bộ nhớ cài đặt của ứng dụng, không phải trong cơ sở dữ liệu. Cài đặt phông chữ cũng được lưu theo cách tương tự. Cả hai đều không nằm trong bản sao lưu xuất ra (chỉ cơ sở dữ liệu và cài đặt tự động hóa kho hàng mới được sao lưu), và xóa nó bằng biểu tượng thùng rác trên dòng đó có hiệu lực ngay lập tức, không xác nhận và không thể hoàn tác.
Bộ chọn màu không có ô nhập mã hex; chỉ có thể chọn từ 24 mẫu màu. Mã hex hiển thị dưới mỗi vai trò ở dạng AARRGGBB, vì vậy #FF455A64 là màu đục 455A64.
Các họ phông ngoài Mặc định hệ thống và Noto Sans được tải về lần đầu tiên một file PDF dùng đến chúng, với các kiểu chữ đậm và nghiêng thật. Nếu việc tải xuống thất bại, ví dụ khi không có mạng, PDF sẽ tự động dùng Noto Sans tích hợp sẵn thay thế; cài đặt phông chữ vẫn được giữ nguyên.
Dù bạn chọn họ phông nào, các ký tự tiếng Ả Rập, Devanagari, tiếng Trung, tiếng Nhật và tiếng Hàn luôn được vẽ từ các phông Noto tích hợp sẵn, nên hóa đơn có nhiều chữ viết khác nhau không bao giờ thiếu ký tự.
Thẻ Ngôn ngữ hóa đơn trong trình chỉnh sửa cung cấp Ngôn ngữ ứng dụng (App Language) cùng 16 ngôn ngữ (tiếng Anh, tiếng Nga, tiếng Đức, tiếng Pháp, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Ý, tiếng Bồ Đào Nha, tiếng Hà Lan, tiếng Ba Lan, tiếng Nhật, tiếng Hàn, tiếng Trung, tiếng Ả Rập, tiếng Hindi, tiếng Thổ Nhĩ Kỳ và tiếng Ukraina). Nó dịch các nhãn được in như Bill To, Subtotal và Payment Terms, cùng tên quốc gia trong địa chỉ; ngày tháng vẫn giữ định dạng riêng của ứng dụng.
Bảng Phân tích đa thuế xuất hiện bất cứ khi nào bố cục được đặt thành nó hoặc các hạng mục có nhiều hơn một mức thuế riêng biệt.
Một hóa đơn dùng bố cục tùy chỉnh từ tab Của tôi sẽ bỏ qua kiểu thiết kế và bảng màu đã chọn trong Chọn mẫu; thẻ trong trình chỉnh sửa của nó khi đó sẽ ghi Mẫu tùy chỉnh (Custom template).

Mẹo

Hãy quyết định kiểu thiết kế một lần và để nó tiếp tục được dùng: một hóa đơn được sao chép và một báo giá được chuyển thành hóa đơn đều dùng lại kiểu thiết kế và bảng màu của tài liệu gốc, vì vậy bạn hiếm khi cần quay lại màn hình Chọn mẫu sau tài liệu đầu tiên cho một khách hàng.

Hãy in một trang thử trước khi chọn Charcoal hoặc Mono. Các bảng màu tối trông sắc nét trên màn hình nhưng tốn nhiều mực trong một thanh tiêu đề toàn chiều rộng như Professional hoặc Bold; Clean, Elegant và Minimal chỉ dùng màu ở những chi tiết mảnh.

Nếu kế toán của khách hàng yêu cầu chi tiết VAT theo từng mức, hãy chuyển riêng hóa đơn đó sang Phân tích đa thuế thay vì thay đổi cách bạn nhập hạng mục. Cài đặt này áp dụng theo từng tài liệu và các hóa đơn khác vẫn giữ nguyên.

Giữ phông chữ tài liệu ở 100% và dùng tỷ lệ tiêu đề khi bạn muốn trang nổi bật hơn. Phóng to văn bản chính sẽ đẩy các mô tả dài xuống thêm dòng và có thể biến một hóa đơn một trang thành hai trang.

Hướng dẫn liên quan

Trình chỉnh sửa mẫu tùy chỉnh để xây dựng một bố cục của riêng bạn từ các mẫu khởi điểm trong Thư viện.
Xem trước PDF, chia sẻ và trình chỉnh sửa PDF để biết điều gì xảy ra sau khi kiểu thiết kế được chọn.
Logo: biến thể vuông và rộng vì logo tiêu đề mà một kiểu thiết kế in ra phụ thuộc vào các biến thể logo rộng bạn đã tải lên.