Hướng dẫn sử dụng

Chữ ký và ký xác nhận tại chỗ của khách hàng

Vẽ chữ ký của bạn một lần, đính kèm vào bất kỳ hóa đơn nào và để khách hàng ký ngay trên điện thoại để cả hai chữ ký cùng in trên tệp PDF.

Cập nhật: 2026-09-09

Một hóa đơn có chữ ký giúp dập tắt tranh cãi trước khi chúng bắt đầu. Khi bạn hoàn tất công việc tại nhà khách và đưa hóa đơn cho họ, chữ ký của bạn nói rằng “đây là những gì tôi đã làm và mức phí tôi tính”, còn chữ ký của khách hàng nói rằng “tôi đã xem công việc và tôi chấp nhận”. Invoice Flow xử lý cả hai nửa đó ngay trên chiếc điện thoại bạn đang có trong túi: bạn vẽ chữ ký của mình một lần rồi dùng lại, còn khách hàng có thể ký hóa đơn bằng ngón tay ngay tại sân nhà họ.

Hướng dẫn này đi theo Ray Delgado, người điều hành một dịch vụ sửa xe lưu động một xe tải ở Austin. Anh thay má phanh và đĩa phanh cho chiếc Honda của một khách hàng ngay trước sân nhà cô, mở hóa đơn trên điện thoại, chạm để gắn chữ ký đã lưu của mình vào đó, rồi mời cô ký trước khi anh thu dọn đồ nghề. Tệp PDF cô nhận được một phút sau mang cả hai chữ ký cùng với tên, ngày tháng và địa điểm.

Trong ứng dụng có hai thứ đều được gọi là “chữ ký”, và bạn nên phân biệt rõ:

Những gì bạn thấy trên màn hình

Chữ ký của bạn nằm trong một thư viện nhỏ. Mở thẻ Công cụ (Tools), cuộn xuống hàng thẻ cuối cùng và chạm Chữ ký (Signature). Màn hình Chữ ký (Signatures) có ba tab: Theo hồ sơ (By Profile), Chưa phân loại (Uncategorized) và một tab thứ ba với biểu tượng thùng rác.

Mỗi thẻ chữ ký hiển thị hình thu nhỏ nền trắng của nét vẽ, một mã ngắn chẳng hạn #2C736923, tên bạn đặt cho nó, ngày giờ tạo và toàn bộ mã băm SHA-256 của hình ảnh bằng chữ đẳng khoảng cỡ nhỏ. Nút ba chấm bên phải mở các thao tác cho thẻ đó, còn chạm vào bất kỳ chỗ nào khác trên thẻ sẽ mở màn hình chi tiết. Nút + ở góc bắt đầu tạo chữ ký mới.

Theo hồ sơ liệt kê mọi hồ sơ doanh nghiệp có ít nhất một chữ ký; hồ sơ không có chữ ký nào đơn giản là không xuất hiện. Chưa phân loại hiển thị những chữ ký không liên kết với hồ sơ nào, và đây là nơi các chữ ký được vẽ nhanh từ trình soạn hóa đơn rơi vào. Tab thùng rác giữ lại những chữ ký bạn đã xóa, phòng khi bạn cần lấy lại.

Những nơi khác mà chữ ký xuất hiện là bên trong chính các chứng từ: thẻ Chữ ký trong trình soạn hóa đơn, ô Chữ ký trong trình chỉnh sửa hồ sơ doanh nghiệp, và mục Client sign-off trong menu tràn trên màn hình chi tiết của một hóa đơn.

Cách vẽ và lưu chữ ký của bạn

Ray thiết lập chữ ký một lần, vào một buổi tối rảnh rỗi, để nó sẵn sàng trước công việc đầu tiên.

1. Mở Công cụ và chạm thẻ Chữ ký.
2. Chạm nút + ở góc dưới bên phải.
3. Trong hộp thoại Chữ ký mới (New Signature), nhập tên vào ô Tên (Name), ví dụ họ tên đầy đủ của bạn hoặc "Con dấu xưởng". Nếu bạn để trống, ứng dụng sẽ đặt tên theo ngày giờ hiện tại.
4. Dưới mục Liên kết với hồ sơ: (Link to profiles:), tích chọn hồ sơ doanh nghiệp mà chữ ký này thuộc về. Khi bạn chỉ có một hồ sơ, nó đã được tích sẵn. Nếu để trống mọi ô, chữ ký sẽ được xếp vào Chưa phân loại.
5. Chạm Vẽ (Draw).

Bảng vẽ Vẽ chữ ký (Draw Signature) mở ra. Nó được thiết kế cho điện thoại cầm dọc: khung vẽ trắng cao, với dấu TOP mờ ở cạnh trái và BOTTOM ở cạnh phải. Hãy xoay ngang điện thoại sao cho cạnh trái hướng lên trên rồi ký như bình thường; ứng dụng sẽ xoay nét vẽ lại khi lưu. Một dải thông báo ở trên cùng nhắc bạn điều này.

1. Xoay điện thoại sao cho dấu TOP nằm ở phía trên và ký bằng ngón tay lên vùng trắng. Bạn có thể nhấc ngón tay lên và thêm nét, dấu chấm hoặc gạch chân.
2. Nếu chưa ưng ý, chạm biểu tượng thùng rác trên thanh trên cùng để xóa khung vẽ và bắt đầu lại.
3. Chạm Lưu (Save). Nút này chỉ hoạt động khi bạn đã vẽ một thứ gì đó.

Sau khi lưu, thẻ mới xuất hiện dưới hồ sơ mà bạn đã liên kết. Ảnh được lưu là tệp PNG 600 x 200 pixel trên nền trắng: ứng dụng cắt sát theo các nét bạn vẽ, xoay chúng lại và co giãn cho vừa khung với lề nhỏ, nên một chữ ký vẽ bé ở một góc khung vẫn lấp đầy hình ảnh.

Chạm vào thẻ để mở màn hình chi tiết. Ngoài hình ảnh, bạn sẽ thấy Mã ngắn (Short Code), Tên, dấu thời gian Đã tạo (Created) chính xác, Hồ sơ liên kết (Linked profiles), số lượng Được dùng trong hóa đơn (Used in invoices), và toàn bộ mã băm SHA-256 kèm nút sao chép. Chữ ký chính của Ray đến nay đã được dùng trên ba hóa đơn.

Cách đưa chữ ký của bạn lên hóa đơn

Chữ ký được đính kèm theo từng hóa đơn, không phải theo toàn cục. Ray làm việc này với mọi hóa đơn anh giao, và ứng dụng ghi nhớ lựa chọn đó cùng với hóa đơn.

1. Mở hóa đơn trong trình soạn thảo (tạo mới hoặc chạm Chỉnh sửa trên một hóa đơn có sẵn).
2. Cuộn xuống qua các dòng hàng, tổng cộng và ảnh đính kèm để tới thẻ Chữ ký. Thẻ hiển thị Chưa chọn (Not selected) cho tới khi bạn chọn một chữ ký.
3. Chạm vào thẻ. Bảng Chọn chữ ký (Select Signature) trượt lên.
4. Chạm một chữ ký đã lưu để đính kèm, hoặc chạm Vẽ mới (Draw new) để mở bảng vẽ và ký ngay lúc này.
5. Lưu hóa đơn bằng Lưu bản nháp (Save Draft) hoặc thao tác gửi ở dưới cùng.

Khi một chữ ký đã được đính kèm, thẻ hiển thị hình thu nhỏ và tên, cùng dấu x màu đỏ. Chạm vào x sẽ hỏi Xóa chữ ký? (Remove signature?) và sau khi chọn Xóa (Remove), chữ ký chỉ được gỡ khỏi hóa đơn này; nó vẫn nằm trong thư viện của bạn.

Vẽ mới từ bảng này là lối tắt nhanh: bảng vẽ mở ra, bạn ký, và ứng dụng lưu nét vẽ thành một mục thư viện mới đặt tên theo ngày giờ hiện tại (ví dụ “2026-09-02 16:48”) rồi đính kèm ngay lập tức. Vì không có liên kết nào, nó rơi vào tab Chưa phân loại. Sau đó bạn có thể đổi tên và liên kết nó với một hồ sơ từ màn hình Chữ ký.

Cách đặt chữ ký trên hồ sơ doanh nghiệp

Trình chỉnh sửa hồ sơ doanh nghiệp có ô Chữ ký riêng ở gần phía trên, ngay dưới các ô chọn logo. Ray giữ chữ ký chính của mình ở đó để luôn nhìn thấy nó mỗi khi kiểm tra thông tin hồ sơ.

1. Mở Cài đặt (Settings), rồi hồ sơ doanh nghiệp của bạn, để tới Chỉnh sửa hồ sơ doanh nghiệp (Edit Business Profile).
2. Chạm vào ô Chữ ký màu trắng. Nếu ô trống, bảng vẽ sẽ mở ra; hãy ký và chạm Lưu.
3. Nếu đã có chữ ký, ô sẽ mở khung xem Chữ ký của bạn (Your signature) với một nút duy nhất Xóa chữ ký (Remove signature). Việc xóa yêu cầu bạn xác nhận hai lần.
4. Cuộn xuống dưới cùng và chạm Lưu thay đổi (Save changes). Không có gì được ghi lại cho tới khi bạn làm vậy.

Hồ sơ và thư viện luôn được đồng bộ. Khi bạn vẽ chữ ký ở đây và lưu hồ sơ, ứng dụng sẽ hoặc cập nhật mục thư viện đã liên kết với hồ sơ đó, hoặc tạo một mục mới tên là “<tên hồ sơ> — signature” rồi liên kết nó. Khi bạn xóa chữ ký và lưu, mục trong thư viện chỉ bị hủy liên kết với hồ sơ; nó không bị vứt bỏ. Và nếu hồ sơ không có hình riêng nhưng có một chữ ký được liên kết với nó trong thư viện, trình chỉnh sửa sẽ hiển thị chữ ký liên kết đó.

Cách lấy chữ ký xác nhận của khách hàng ngay tại chỗ

Đây là phần Ray dùng vào cuối mỗi công việc tại sân nhà khách. Khách hàng ký vào hóa đơn đã hoàn tất trên điện thoại của anh, và tên, ngày tháng cùng địa điểm của cô được đóng lên chứng từ.

1. Mở hóa đơn từ danh sách chứng từ để vào màn hình chi tiết của nó.
2. Chạm menu ba chấm ở góc trên bên phải và chọn Client sign-off.
3. Nhập tên khách hàng vào ô Signer name và, nếu bạn muốn nó xuất hiện trên PDF, nhập địa điểm vào ô Place (optional).
4. Chạm Sign rồi đưa điện thoại cho khách hàng. Bảng vẽ quen thuộc mở ra; họ ký theo chiều ngang và chạm Lưu.
5. Thông báo Client sign-off saved xác nhận đã lưu. Mục trong menu giờ hiển thị View client sign-off.

Chạm View client sign-off về sau sẽ hiển thị chữ ký đã vẽ cùng một dòng như “Karen Whitlock · 08.09.2026 · Austin, TX”, một nút Đóng (Close) và một nút Remove sign-off. Việc xóa sẽ gỡ bỏ chữ ký, tên, ngày và địa điểm khỏi hóa đơn cùng một lúc, không có xác nhận lần hai, nên hãy thận trọng.

Cách các chữ ký được in trên tệp PDF

Cả hai chữ ký đều được các mẫu PDF đặt trong một khối ở cuối chứng từ, dưới một đường phân cách mảnh. Chữ ký của bạn nằm bên trái với kích thước khoảng 150 x 50 point và chú thích “Chữ ký được ủy quyền” bên dưới. Chữ ký của khách hàng nằm bên phải với chú thích “Khách hàng chấp nhận” và một dòng gồm tên người ký, ngày theo dạng ngày.tháng.năm và địa điểm, nối với nhau bằng dấu chấm. Những phần bạn không nhập sẽ bị bỏ khỏi dòng đó. Nếu hóa đơn chỉ có một trong hai, chỉ bên đó được in; nếu không có chữ ký nào, cả khối bị bỏ qua.

Cả hai chú thích đều theo ngôn ngữ hóa đơn mà bạn chọn trong trình soạn thảo, nên hóa đơn tiếng Tây Ban Nha sẽ ghi “Aceptado por el cliente” thay vì cách diễn đạt tiếng Anh. Chữ ký được in là chữ ký đính kèm qua thẻ Chữ ký của trình soạn hóa đơn; chữ ký trên hồ sơ chỉ là tiện ích cho trình chỉnh sửa hồ sơ và không thay thế cho nó.

Quy tắc và chi tiết

• Pro: tạo chữ ký từ nút + trên màn hình Chữ ký là thao tác Pro. Đổi tên, liên kết, xem chi tiết, chuyển vào thùng rác, khôi phục và xóa vĩnh viễn thì không bị giới hạn riêng. Trình soạn hóa đơn và trình chỉnh sửa hồ sơ có quy tắc truy cập riêng của chúng.
• Bút và khung vẽ: nét vẽ màu đen, dày ba pixel, trên khung trắng, bất kể giao diện ứng dụng đang dùng chủ đề nào. Một cú chạm đơn để lại một dấu chấm. Ảnh được lưu luôn có kích thước 600 x 200 pixel với lề 20 pixel.
• Xoay: bảng vẽ mong bạn ký với điện thoại xoay sao cho cạnh trái hướng lên trên. Nếu bạn ký bình thường theo chiều dọc, ảnh được lưu sẽ bị xoay. Hãy xóa và vẽ lại nếu điều đó xảy ra.
• Nút Lưu bị vô hiệu hóa cho tới khi có ít nhất một điểm được vẽ. Nếu mã hóa ảnh thất bại, bạn sẽ thấy “Không thể lưu chữ ký” và ở lại trên bảng vẽ.
• Tên: để trống tên trong hộp thoại Chữ ký mới sẽ thành ngày giờ hiện tại. Đổi tên sau bằng Đổi tên (Rename) từ menu của thẻ; tên mới để trống sẽ bị bỏ qua.
• Mã ngắn và mã băm: mã băm là SHA-256 của các byte PNG, được tính khi chữ ký được tạo hoặc khi ảnh của nó được thay thế; mã ngắn là tám ký tự đầu của nó viết hoa. Hai nét vẽ khác nhau không bao giờ có chung một mã. Ứng dụng hiển thị chúng để bạn tham chiếu; nó không dùng chúng để xác minh chữ ký về sau.
• Liên kết là nhiều-nhiều: một chữ ký có thể được liên kết với nhiều hồ sơ thông qua Quản lý hồ sơ (Manage profiles). Từ tab Theo hồ sơ, thao tác màu đỏ là Xóa khỏi hồ sơ này (Remove from this profile), chỉ hủy liên kết; một chữ ký không còn liên kết nào sẽ chuyển sang Chưa phân loại, chứ không vào thùng rác. Từ tab Chưa phân loại, thao tác màu đỏ là Chuyển vào thùng rác (Move to trash).
• Xác nhận xóa được thiết kế có chủ đích: hộp thoại hiển thị một mã ngẫu nhiên gồm năm chữ số và nút Xóa vẫn bị vô hiệu hóa cho tới khi bạn nhập đúng mã đó.
• Thùng rác: chữ ký đã bị chuyển vào thùng rác sẽ bị ẩn khỏi bộ chọn của trình soạn hóa đơn và khỏi các tab hồ sơ, nhưng những hóa đơn đã dùng nó vẫn tiếp tục in nó. Khôi phục (Restore) đưa nó trở lại; Xóa vĩnh viễn (Delete permanently) gỡ bỏ nó và xóa chữ ký khỏi mọi hóa đơn từng tham chiếu đến nó, nên từ đó trở đi các tệp PDF ấy sẽ in ra mà không có chữ ký được ủy quyền.
• Số lượng hóa đơn trên màn hình chi tiết là số hóa đơn hiện đang trỏ tới chữ ký này, bao gồm cả những hóa đơn đã lưu trữ.
• Chữ ký xác nhận của khách hàng chỉ được lưu cùng hóa đơn, không bao giờ nằm trong thư viện, và mỗi hóa đơn chỉ có một. Khi lưu, ứng dụng đóng dấu ngày giờ hiện tại. Nó tồn tại qua các lần chỉnh sửa hóa đơn và được đưa vào bản sao lưu cùng với hóa đơn.
• Chứng từ được nhân bản hoặc chuyển đổi bắt đầu mà không có chữ ký xác nhận của khách hàng; sự chấp nhận thuộc về đúng chứng từ mà khách hàng đã thực sự nhìn thấy.

Mẹo

Hướng dẫn liên quan

• Trình soạn hóa đơn — nơi thẻ Chữ ký nằm giữa các trường khác của hóa đơn.
• Xem trước, chia sẻ PDF và trình chỉnh sửa — kiểm tra khối chữ ký trước khi gửi chứng từ.
• Bắt đầu: hồ sơ doanh nghiệp — trình chỉnh sửa hồ sơ chứa chữ ký của chủ doanh nghiệp.