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経費、領収書、そして費用のクライアント請求

燃料費、消耗品、その他の費用をカテゴリごとに記録し、領収書の写真を添付し、購入をクライアント請求可能としてマークし、2回のタップでクライアント請求書に反映します。

更新日: 2026-09-09

経費(Expenses) ツールは、あなたのビジネスが稼いだ額ではなく、使った額を記録する場所です。各エントリは金額、カテゴリ、日付、そして必要に応じて仕入先、クライアント、税額、メモ、領収書の写真を持つ1回の購入です。この画面は当月の合計をカテゴリ別に集計するので、燃料費や消耗品が利益を圧迫していないか一目で把握できます。さらに、クライアントに転嫁するつもりの費用には別のフラグが立てられます。そうしたクライアント請求可能な費用は、経費リストからでも請求書エディタの中からでも、2回のタップで請求書の明細に変換できます。

このガイドでは、テキサス州オースティンでバンから出張しているPaws on Wheels Mobile Groomingを営むTessa Quinnの例を追います。彼女の9月はこれまでのところ、給油3回分、予約アプリのサブスクリプション、ドアハンガー、昼食、携帯電話プラン、そしてケンネルとデイケアの代わりに支払いペット用品店での購入2件があり、それらは後で先方に請求し直す必要があります。

画面に表示されるもの

ツール(Tools) タブを開き、生産性(Productivity) セクション内のオレンジ色の 経費(Expenses) カードを探します。ダッシュボードからも同じ画面に行けます。Expense クイックアクションチップと Expenses This Month カードは、どちらも同じ画面を開きます。

アプリバーには Expenses と表示され、カレンダーアイコン(期間(Date range))と To Invoice ボタンの2つの操作があります。その下に当月のサマリーカード、続いてフィルターチップの行、そして新しい順に並んだ経費のリストがあります。右下の丸い + ボタンで新規経費を追加できます。

サマリーカードには月の名称(Tessaの場合は September 2026)がタイトルとして付き、右側に総合計が表示されます。その下の細いバーはカテゴリごとに色分けされたセグメントに分かれ、支出額に比例した幅で表示され、同じ数字をテキストで繰り返すチップのセット(Other: $309.61、Transport: $169.25 など)が続きます。各カテゴリには固定のアイコンと色があります。Travel は飛行機、Food はカトラリー、Office は建物、Software はノートPC、Telecom は受話器、Transport は車、Marketing はメガホン、Other は図形アイコンです。

リストの各行はカテゴリアイコンをアバターとして使います。タイトルは自分で入力した説明、2行目は仕入先と日付をドットで区切ったもの、右側には金額が表示されます。クライアント請求可能とフラグを立てた経費には、金額の下に小さな billable タグが付きます。経費に詳細画面はなく、すべての操作は行の長押しから行います。

経費を記録する方法

Tessaは Round Rock への出張前にバンに給油したばかりです。燃料費の追加は1分もかかりません。

1. Expenses画面の+ボタンをタップします。New Expenseシートがスライドして表示されます。
2. Amount(金額)に合計金額を入力します。隣のCurrency(通貨)ボックスはデフォルトでUSDです。領収書がEUR、GBP、RUB、JPY、CADの場合は変更します。
3. 「Fuel - van, Round Rock route」のようなDescription(説明)を入力します。金額と説明は必須の2項目です。
4. Category(カテゴリ)を選びます。シートはOtherから始まります。Tessaは燃料費用にTransportを選びます。
5. 購入が今日でない場合は日付の行(サブタイトルExpense date)をタップします。
6. 後で行を見分けやすいようVendor(仕入先)を入力します。
7. 間接費であればClient(クライアント)はNoneのままにし、特定のクライアントのために購入したものであればそのクライアントを選びます。
8. この費用をそのクライアントに請求するつもりの場合のみBillableをオンにします。
9. 必要に応じてTax amount(税額)(税率ではなく税分の金額)とNotes(メモ)を追加します。
10. Addをタップします。シートが閉じ、新しい行がリストの先頭に表示されます。

このシートはボトムシートなので、下にドラッグすれば入力を中止できます。金額が空欄または数値でない状態で Add をタップすると、フィールドに Required(必須) または Invalid number(無効な数値) と表示され、何も保存されません。

領収書の写真を添付する方法

写真は経費とともに保存され、アプリ内に保管されるため、紙の領収書は捨てられます。Tessaは Oak Hill Vet Supply の領収書を保管しています。この購入は Cedar Park Kennels に請求するため、証明書として手元に持っておきたいからです。

1. New ExpenseまたはEdit Expenseシートで一番下までスクロールし、Add receiptをタップします。
2. 今すぐ伝票を撮影するならCameraを、すでに撮影済みの写真を選ぶならGalleryを選びます。
3. 写真を選ぶと、ボタンはReceipt attachedに変わり、その下にプレビューの帯が表示されます。
4. Add(編集中の場合はSave)をタップして、写真を経費とともに保存します。

プレビューは画像の中央部分を切り取った固定高さの帯なので、縦長の領収書は中央部分だけが表示されますが、画像全体はそのまま保持されます。写真は選んだ瞬間にアプリ自身のストレージにコピーされ、別の写真に差し替えたり経費を削除したりすると再度削除されます。

領収書をスキャンして金額と日付を自動入力する方法

New Expense シート右上の Scan receipt ボタンをタップすると、領収書に印刷された文字を読み取り、合計金額と日付を検出しようとする別画面が開きます。この機能はスマートフォンのカメラと端末上の文字認識を使うため、実機のAndroid端末上でのみ動作します。以下のスクリーンショットは写真を撮る前、画面が開いた直後の様子です。

1. Expenses画面で+をタップし、シート上部のScan receiptをタップします。
2. Scan receipt画面でTake photoをタップするか、既存の写真を使う場合はPick from galleryをタップします。
3. スピナーが表示されている間待ちます。その後、画面には写真、AmountとDate(検出できなかった場合はNot detected)を持つDetected valuesブロック、そして認識エンジンが読み取った内容を確認できる展開可能なRaw OCR textセクションが表示されます。
4. 検出された金額と日付をシートにコピーするにはUseを、別の写真を試すにはRetakeをタップします。
5. シートに戻ったら、いつも通り説明とカテゴリを入力し、写真も保存したい場合はAdd receiptをタップします。

このスキャナーは入力の手間を省くショートカットにすぎません。埋められるのは金額と日付だけで、使用された写真は経費に添付されません。また、すでに入力済みの数値を上書きしないよう、既存の経費を編集するときにはこのボタンは表示されません。

カテゴリと期間で支出を確認する方法

Tessaは9月の支出のうちどれだけがバンに使われたか知りたいと考えています。サマリーカードはフィルタも兼ねています。

1. Transport: $169.25のチップ(またはバーの該当セグメント)をタップします。セグメントが太くなり、チップに枠線が付き、リストがそのカテゴリだけに絞り込まれます。
2. 同じチップをもう一度タップすると、カテゴリのフィルタが解除されます。
3. カード下のAll、Billable、Uninvoicedのチップで請求状態による絞り込みを、その行末のClientドロップダウンで特定のクライアントの経費だけを表示できます。
4. 別の期間を確認するには、アプリバーのカレンダーアイコン(Date range)をタップし、開始日と終了日を選んで確定します。アプリバーの下に期間を示すバナーが表示され、サマリーカードは月名からその期間表示に切り替わります。バナーの閉じるアイコンをタップすると当月表示に戻ります。

フィルタは重ね掛けできます。請求状態のチップ、クライアント、期間、カテゴリはすべて同時にリストに適用されます。サマリーカードは請求状態のチップ、クライアント、期間には従いますが、タップしたカテゴリは無視するため、リストが絞り込まれていても合計とすべてのチップが表示され続けます。

経費をクライアントに請求する方法

クライアント請求可能な経費とは、Billable スイッチがオンになっているだけの通常の経費です。請求書に載せるまで何も請求されず、そのための方法は2通りあります。どちらもクライアント請求可能かつ未請求の経費のみを対象とするため、同じ費用が二重に請求されることはありません。

経費リストから:

1. アプリバーのTo Invoiceをタップします。Create Invoiceダイアログに、クライアント請求可能かつ未請求のすべての経費がカテゴリキーと金額とともに一覧表示されます。
2. 請求する経費にチェックを入れます。下部のボタンには件数が表示されます。例:Create Invoice (2)。
3. そのボタンをタップします。経費ごとに1行の明細を持つ新しい請求書が開きます。チェックしたすべての経費が同じクライアントに属していれば、そのクライアントはすでに選択された状態になります。
4. いつも通り請求書を仕上げてSaveをタップします。この時点で初めて経費が請求済みとしてマークされます。

すでにクライアントの請求書を作成中の場合に便利な、請求書エディタ内からの方法:

1. 新規または下書きの請求書を開き、クライアントを選択します。
2. Line Itemsまでスクロールし、Product / ServiceとTimeの隣にあるExpensesチップをタップします。
3. Add Expensesダイアログで、含めたい費用にチェックを入れ、Add (2)をタップします。
4. 必要であれば新しい行を調整し(たとえば単価に取扱手数料を上乗せするなど)、請求書を保存します。

エディタのピッカーは、クライアントに関してより厳密です。クライアントが選択されている場合、そのクライアントに紐づく経費、またはクライアントが未設定の経費のみが表示されます。該当するものがない場合は、空のダイアログではなく No expenses for this client (3 for others) のようなメッセージが表示されます。

各経費は、数量1、単位 item、そしてその経費金額を単価とする明細行になります。税額を記録していた場合、その行の税率は税額を金額で割った値から算出されます。それ以外の場合、その行に税は付きません。したがって、Tessaの$128.71の購入(税額$9.81)は7.62パーセントの税率が付いた行になります。これは領収書の合計にすでに税が含まれているためです。税抜き価格を請求し、請求書側で税を加算したい場合は、追加後にその行を編集してください。

ルールと詳細

• 新規経費の追加、編集、To Invoice の最終ステップはPro機能です。無料プランではこれらは有料画面を開きます。閲覧、フィルタリング、Billableの切り替え、削除はすべてのプランで利用できます。
• Amount は数値でなければならず、Description は空欄にできません。それ以外はすべて任意で、空欄の仕入先やメモは空のまま保存され、空欄の税額は0になります。
• 新しい経費はカテゴリ Other、通貨 USD、今日の日付、クライアントなし、Billable オフの状態から始まります。通貨はビジネスプロフィールのデフォルトには従わないため、ドル建てで請求しない場合は確認してください。
• 経費の日付ピッカーは2020年から1年先までの日付を許容します。アプリバーの期間ピッカーは2020年から翌年末までで、現在の月から開きます。
• カテゴリは8つの固定カテゴリのみで、独自のカテゴリは追加できません。それ以外のものには Other と明確な説明を使ってください。
• サマリーカードは、期間が設定されていない限り当月付けの経費のみを表示し、表示するものがない場合は非表示になります。カード上のすべての金額はリスト内の最初の経費の通貨で表示されるため、1か月の中で通貨が混在していると合計が誤解を招く可能性があります。行自体は常にそれぞれの通貨で表示されます。
• Create Invoice と Add Expenses ダイアログ内のカテゴリ名は、他の場所で使われるラベルではなく、小文字のキー(other、transport)として表示されます。
• 行を長押しすると Edit、Mark as billable / Mark as unbillable、Delete が表示されます。Billableの切り替えは確認なしで即座に反映されます。行をタップしても何も起こりません。
• 行を右から左にスワイプしても、Delete expense? の確認の後に削除されます。削除すると領収書の写真もストレージから削除されます。元に戻す機能はありません。
• 請求済みの経費は請求書へのリンクを保持し、両方のピッカーから消えますが、リストには残り続けます。Uninvoiced チップは未処理のものを表示します。後で請求書を削除しても、このフラグはリセットされません。
• 金額はそのままの状態で請求書にコピーされます。EUR建ての経費をUSD建ての請求書に追加しても換算はされません。
• 領収書スキャナーはラテン文字のテキストのみを認識します。キリル文字やその他の文字体系で印刷された領収書からは金額を読み取れません。伝票上の最後に見つかった金額らしき数字を合計として、最初にそれらしい日付を採用し、1,234.56と1.234,56の両方の書式に対応します。
• この画面には経費のエクスポートやレポート機能はありません。Analytics ツールには Expense Breakdown カードと、収益から経費を差し引く利益ビューがあります。

ヒント

関連ガイド

• 請求書エディタ - 経費を追加した後、明細項目がどうなるかについて。
• タイムトラッカー - 費用と同じ方法で作業時間を請求する方法について。
• 分析、ダッシュボード、レポート - Expense Breakdownと利益カードについて。