사용자 가이드

지출, 영수증 및 비용 재청구

연료비, 소모품, 기타 비용을 카테고리별로 기록하고, 영수증 사진을 첨부하고, 구매를 청구 가능으로 표시한 다음, 두 번의 탭으로 고객 송장에 반영하세요.

업데이트: 2026-09-09

지출(Expenses) 도구는 사업이 버는 것이 아니라 쓰는 것을 기록하는 곳입니다. 각 항목은 금액, 카테고리, 날짜로 이루어진 하나의 구매이며, 원한다면 공급업체, 고객, 세액, 메모, 영수증 사진도 추가할 수 있습니다. 이 화면은 이번 달 지출을 카테고리별로 합산해, 연료비나 소모품이 마진을 얼마나 잠식하는지 한눈에 볼 수 있게 해주며, 고객에게 되청구하려는 비용을 위한 별도의 플래그도 유지합니다. 이 청구 가능한 비용은 지출 목록에서 바로, 또는 송장 편집기 안에서 곧바로 송장 항목으로 전환할 수 있습니다.

이 가이드는 텍사스주 오스틴에서 밴으로 Paws on Wheels Mobile Grooming을 운영하는 테사 퀸(Tessa Quinn)의 사례를 따라갑니다. 9월의 지출은 지금까지 연료 세 번 주유, 예약 앱 구독료, 문 손잡이 걸이, 점심, 휴대폰 요금제, 그리고 켄넬과 데이케어를 대신해 구매해 되청구해야 하는 애견용품점 구매 두 건입니다.

화면에 보이는 것

도구(Tools) 탭을 열고 생산성(Productivity) 섹션에서 주황색 지출(Expenses) 카드를 찾습니다. 대시보드에서도 이곳으로 이동할 수 있습니다. 지출 빠른 작업 칩과 이번 달 지출(Expenses This Month) 카드가 모두 같은 화면을 엽니다.

앱 바 제목은 지출이며, 달력 아이콘(기간(Date range))과 청구서로(To Invoice) 버튼 두 가지 컨트롤이 있습니다. 그 아래로 이번 달 요약 카드, 필터 칩 행, 최신순으로 정렬된 지출 목록이 이어집니다. 오른쪽 아래의 둥근 + 버튼으로 새 지출을 추가합니다.

요약 카드는 해당 월(테사의 경우 2026년 9월)을 제목으로 하며 오른쪽에 총합계를 표시합니다. 그 아래에는 지출 금액 비율에 따라 카테고리별로 색이 나뉜 얇은 막대가 있고, 같은 숫자를 텍스트로 반복하는 칩 세트가 있습니다. 기타: $309.61, 교통: $169.25 등입니다. 각 카테고리에는 고정 아이콘과 색이 있습니다. **여행(Travel)**은 비행기, **식비(Food)**는 포크와 나이프, **사무용품(Office)**은 건물, **소프트웨어(Software)**는 노트북, **통신(Telecom)**은 수화기, **교통(Transport)**은 자동차, **마케팅(Marketing)**은 확성기, **기타(Other)**는 도형 아이콘입니다.

목록의 각 행은 카테고리 아이콘을 아바타로 사용합니다. 제목은 입력한 설명이고, 두 번째 줄은 공급업체와 날짜가 점으로 구분되어 표시되며, 오른쪽에는 금액이 표시됩니다. 청구 가능으로 표시한 지출에는 금액 아래에 작은 청구 가능(billable) 태그가 붙습니다. 지출에는 상세 페이지가 없으며, 모든 작업은 행을 길게 눌러 실행합니다.

지출을 기록하는 방법

테사는 라운드 록으로 가는 운행 전에 밴에 연료를 가득 채웠습니다. 연료비 추가는 1분도 걸리지 않습니다.

1. 지출 화면에서 + 버튼을 탭합니다. 새 지출 (New Expense) 시트가 올라옵니다.
2. 금액(Amount)에 총액을 입력합니다. 옆의 통화(Currency) 상자는 기본값이 USD이며, 영수증이 EUR, GBP, RUB, JPY, CAD라면 변경합니다.
3. "Fuel - van, Round Rock route"처럼 설명(Description)을 입력합니다. 금액과 설명만 필수 항목입니다.
4. 카테고리(Category)를 선택합니다. 시트는 기타에서 시작하며, 테사는 연료비에 교통을 선택합니다.
5. 구매일이 오늘이 아니면 날짜 행(부제 지출 날짜 (Expense date))을 탭합니다.
6. 나중에 행을 쉽게 알아볼 수 있도록 공급업체(Vendor)를 입력합니다.
7. 일반 경비라면 고객(Client)을 없음(None)으로 두거나, 구매의 대상 고객을 선택합니다.
8. 이 비용을 해당 고객에게 청구할 계획일 때만 청구 가능 (Billable)을 켭니다.
9. 필요하면 세액(Tax amount)(세율이 아니라 금액 단위의 세금 부분)과 메모(Notes)를 추가합니다.
10. 추가 (Add)를 탭합니다. 시트가 닫히고 새 행이 목록 맨 위에 나타납니다.

시트는 하단 시트이므로 아래로 끌어 내려 입력을 취소할 수 있습니다. 금액이 비어 있거나 숫자가 아닌 상태로 추가를 탭하면 필드에 필수(Required) 또는 **잘못된 숫자(Invalid number)**가 표시되고 저장되지 않습니다.

영수증 사진을 첨부하는 방법

사진은 지출과 함께 앱 안에 저장되므로, 종이 영수증은 버려도 됩니다. 테사는 세다 파크 켄넬(Cedar Park Kennels)에 청구할 예정인 Oak Hill Vet Supply 영수증을 증빙용으로 보관하려고 합니다.

1. 새 지출 또는 지출 편집 (Edit Expense) 시트에서 맨 아래로 스크롤해 영수증 추가 (Add receipt)를 탭합니다.
2. 지금 슬립을 촬영하려면 카메라를, 이미 찍은 사진을 선택하려면 갤러리를 선택합니다.
3. 사진을 선택하면 버튼이 영수증 첨부됨 (Receipt attached)으로 바뀌고 그 아래에 미리보기 줄이 나타납니다.
4. 사진을 지출과 함께 유지하려면 추가(편집 중이라면 저장)를 탭합니다.

미리보기는 고정 높이의 줄로, 사진의 가운데 부분만 잘라 보여줍니다. 따라서 긴 영수증은 중앙 부분만 보이지만, 전체 이미지는 그대로 보관됩니다. 사진을 선택하는 순간 앱 자체 저장소에 복사되며, 다른 사진으로 교체하거나 지출을 삭제하면 함께 삭제됩니다.

영수증을 스캔해 금액과 날짜를 미리 채우는 방법

새 지출 시트 오른쪽 상단의 영수증 스캔(Scan receipt) 버튼은 영수증의 인쇄된 텍스트를 읽어 총액과 날짜를 찾으려 시도하는 별도 화면을 엽니다. 이 기능은 휴대폰 카메라와 기기 내 텍스트 인식을 사용하므로 실제 안드로이드 기기에서만 작동합니다. 아래 스크린샷은 사진을 찍기 전, 화면이 열린 상태를 보여줍니다.

1. 지출 화면에서 +를 탭한 다음 시트 상단의 영수증 스캔을 탭합니다.
2. 영수증 스캔 화면에서 사진 찍기 (Take photo)를 탭하거나, 기존 사진을 사용하려면 갤러리에서 선택 (Pick from gallery)을 탭합니다.
3. 스피너가 끝날 때까지 기다립니다. 화면에는 사진과, 금액 및 날짜(또는 인식되지 않음 (Not detected))가 있는 인식된 값 (Detected values) 블록, 그리고 인식기가 실제로 무엇을 읽었는지 확인할 수 있는 펼침 가능한 원본 OCR 텍스트 (Raw OCR text) 섹션이 표시됩니다.
4. 인식된 금액과 날짜를 시트로 복사하려면 사용 (Use)을, 다른 사진을 시도하려면 다시 찍기 (Retake)를 탭합니다.
5. 시트로 돌아가 평소처럼 설명과 카테고리를 입력하고, 사진도 저장하고 싶다면 영수증 추가를 탭합니다.

스캐너는 어디까지나 입력을 대신하는 지름길일 뿐입니다. 금액과 날짜만 채우며, 사용한 사진은 지출에 첨부되지 않습니다. 또한 이미 입력한 값을 덮어쓰지 않도록 기존 지출을 편집할 때는 이 버튼이 제공되지 않습니다.

카테고리와 기간별 지출을 살펴보는 방법

테사는 9월 지출 중 밴에 얼마나 들어갔는지 알고 싶어 합니다. 요약 카드는 필터 역할도 겸합니다.

1. 교통: $169.25 칩(또는 막대의 해당 구간)을 탭합니다. 구간이 두꺼워지고 칩에 테두리가 생기며, 목록이 그 카테고리로 좁혀집니다.
2. 같은 칩을 다시 탭하면 카테고리 필터가 해제됩니다.
3. 카드 아래의 전체, 청구 가능, 미청구 (Uninvoiced) 칩으로 청구 상태별로 좁히고, 같은 행 끝의 고객 드롭다운으로 특정 고객의 지출만 표시합니다.
4. 다른 기간을 보려면 앱 바의 달력 아이콘(기간)을 탭하고 시작일과 종료일을 선택한 다음 확인합니다. 앱 바 아래에 해당 기간을 알려주는 배너가 나타나고, 요약 카드는 월 이름 대신 그 기간으로 전환됩니다. 배너의 닫기 아이콘을 탭하면 이번 달로 돌아갑니다.

필터는 중첩됩니다. 청구 칩, 고객, 기간, 카테고리 모두 동시에 목록에 적용됩니다. 요약 카드는 청구 칩, 고객, 기간을 따르지만 탭한 카테고리는 무시합니다. 그래서 목록이 필터링된 상태에서도 총합계와 모든 칩은 계속 표시됩니다.

지출을 고객에게 청구하는 방법

청구 가능한 지출은 청구 가능(Billable) 스위치가 켜진 일반 지출일 뿐입니다. 송장에 반영하기 전까지는 아무것도 청구되지 않으며, 이를 처리하는 방법은 두 가지입니다. 두 방법 모두 청구 가능하면서 아직 청구서에 반영되지 않은 지출만 표시하므로, 같은 비용이 두 번 청구되는 일은 없습니다.

지출 목록에서:

1. 앱 바의 청구서로 (To Invoice)를 탭합니다. 청구서 만들기 (Create Invoice) 대화상자에 청구 가능하면서 아직 청구되지 않은 모든 지출이 카테고리 키와 금액과 함께 나열됩니다.
2. 청구할 지출을 체크합니다. 하단 버튼에 개수가 표시됩니다: 청구서 만들기 (2).
3. 버튼을 탭합니다. 새 송장이 지출당 항목 하나씩으로 열리며, 체크한 지출이 모두 같은 고객이면 그 고객이 이미 선택되어 있습니다.
4. 평소처럼 송장을 마무리하고 저장을 탭합니다. 이 시점에야 지출이 청구됨으로 표시됩니다.

이미 고객 송장을 작성 중일 때 더 편리한 송장 편집기 내부에서는:

1. 새 송장이나 임시 저장 송장을 열고 고객을 선택합니다.
2. 항목(Line Items)까지 스크롤해 상품/서비스와 시간 옆의 지출 칩을 탭합니다.
3. 지출 추가 (Add Expenses) 대화상자에서 포함할 비용을 체크하고 추가 (2)를 탭합니다.
4. 필요하면 새 항목을 조정하고(예: 단가에 처리 수수료 추가), 송장을 저장합니다.

편집기의 선택기는 고객 조건이 더 엄격합니다. 고객이 선택된 상태에서는 해당 고객이나 고객 없음으로 지정된 지출만 표시됩니다. 일치하는 항목이 없으면 빈 대화상자 대신 이 고객의 지출 없음 (다른 고객 3건) (No expenses for this client (3 for others)) 같은 메시지가 표시됩니다.

각 지출은 수량 1, 단위 개(item), 단가는 지출 금액으로 항목이 됩니다. 세액을 입력했다면 항목의 세율은 그 값에서 계산됩니다(세액을 금액으로 나눈 값). 그렇지 않으면 항목에는 세금이 없습니다. 따라서 테사의 세액 $9.81가 포함된 $128.71 구매는 7.62%로 과세되는 항목으로 반영됩니다. 영수증 총액에 이미 세금이 포함되어 있기 때문입니다. 세전 가격을 청구하고 송장이 세금을 추가하도록 하려면 항목을 추가한 후 수정하세요.

규칙 및 세부사항

• 새 지출 추가, 지출 편집, 청구서로의 마지막 단계는 Pro 기능입니다. 무료 플랜에서는 이 작업들이 결제 화면을 엽니다. 조회, 필터링, 청구 가능 전환, 삭제는 모든 플랜에서 작동합니다.
• 금액은 숫자여야 하며 설명은 비어 있으면 안 됩니다. 나머지는 모두 선택 사항이며, 공급업체나 메모를 비우면 빈 값으로 저장되고, 세액을 비우면 0이 됩니다.
• 새 지출은 카테고리 기타, 통화 USD, 오늘 날짜, 고객 없음, 청구 가능 꺼짐으로 시작합니다. 통화는 사업자 프로필의 기본값을 따르지 않으므로, 달러로 청구하지 않는다면 확인하세요.
• 지출 날짜 선택기는 2020년부터 1년 앞까지의 날짜를 허용합니다. 앱 바의 기간 선택기는 2020년부터 내년 말까지이며 현재 월로 열립니다.
• 카테고리는 여덟 개로 고정되어 있으며 직접 추가할 수 없습니다. 그 밖의 항목에는 기타와 명확한 설명을 사용하세요.
• 요약 카드는 기간이 설정되지 않는 한 현재 달력 월에 날짜가 있는 지출만 표시하며, 표시할 것이 없으면 카드 자체가 숨겨집니다. 카드의 모든 금액은 목록의 첫 번째 지출 통화로 표시되므로, 한 달 안에 여러 통화를 섞으면 총합계가 왜곡될 수 있습니다. 각 행 자체는 항상 자신의 통화로 표시됩니다.
• 청구서 만들기와 지출 추가 대화상자 안의 카테고리 이름은 다른 곳에서 쓰이는 라벨이 아니라 소문자 키(other, transport)로 표시됩니다.
• 행을 길게 누르면 편집, 청구 가능으로 표시/청구 불가로 표시, 삭제가 나옵니다. 청구 가능 전환은 확인 없이 즉시 적용됩니다. 행을 탭하는 것 자체는 아무 동작도 하지 않습니다.
• 행을 오른쪽에서 왼쪽으로 스와이프해도 지출을 삭제할까요? 확인 후 삭제됩니다. 삭제하면 영수증 사진도 저장소에서 함께 제거됩니다. 실행 취소는 없습니다.
• 청구된 지출은 송장과의 연결 정보를 유지하며 두 선택기 모두에서 사라지지만 목록에는 계속 남습니다. 미청구 칩은 아직 열려 있는 항목을 보여줍니다. 나중에 송장을 삭제해도 플래그는 초기화되지 않습니다.
• 금액은 있는 그대로 송장에 복사됩니다. EUR로 기록된 지출을 USD 송장에 추가해도 환산되지 않습니다.
• 영수증 스캐너는 라틴 문자 텍스트만 인식합니다. 키릴 문자 등 다른 문자로 인쇄된 영수증에서는 금액을 인식하지 못합니다. 슬립에서 금액처럼 보이는 마지막 숫자를 총액으로, 가장 그럴듯한 첫 번째 날짜를 채택하며, 1,234.56과 1.234,56 두 형식 모두 인식합니다.
• 이 화면에는 지출에 대한 내보내기나 보고서 기능이 없습니다. 분석(Analytics) 도구에는 지출을 매출에서 차감하는 지출 분석(Expense Breakdown) 카드와 수익성 보기가 있습니다.

팁

관련 가이드

• 송장 편집기 - 지출을 추가한 뒤 항목이 어떻게 처리되는지 알아보세요.
• 시간 추적기 - 비용과 같은 방식으로 시간을 청구하는 방법입니다.
• 분석, 대시보드 및 보고서 - 지출 분석과 수익성 카드에 대한 내용입니다.