Ръководство

Разходи, касови бележки и префактуриране на разходи

Записвайте гориво, консумативи и други разходи по категория, прикачвайте снимки на касови бележки, маркирайте покупките като фактурируеми и ги прехвърляйте във фактура на клиент с два докосвания.

Обновено: 2026-09-09

Инструментът Разходи е мястото, където записвате какво харчи бизнесът ви, а не какво печели. Всеки запис е една покупка със сума, категория, дата и, ако желаете, доставчик, клиент, данъчна сума, бележка и снимка на касовата бележка. Екранът сумира текущия месец по категория, така че можете да видите с един поглед дали горивото или консумативите изяждат маржа ви, и пази отделен флаг за разходите, които възнамерявате да прехвърлите на клиент. Тези фактурируеми разходи могат да бъдат превърнати в редове на фактура директно от списъка с разходи или отвътре на редактора на фактури.

Това ръководство следва Теса Куин, която управлява Paws on Wheels Mobile Grooming от ван в Остин, Тексас. Нейният септември дотук: три пълни резервоара гориво, абонамент за приложение за резервации, флаери за врати, обяд, телефонен план и две покупки от магазин за ветеринарни консумативи, направени от името на кучкарник и дневен център, които трябва да бъдат префактурирани към тях.

Какво виждате на екрана

Отворете раздела Инструменти и погледнете в секцията Продуктивност за оранжевата карта Разходи. Таблото за управление също ви отвежда там: чипът за бързо действие Клиент и картата Разходи този месец отварят същия екран.

Лентата на приложението гласи Разходи и носи две контроли: икона на календар (Период) и бутон Към фактура. Под нея е разположена обобщителната карта за текущия месец, после ред с филтриращи чипове, после списъкът с разходи, най-новите отгоре. Кръгъл бутон + в долния десен ъгъл добавя нов разход.

Invoice Flow app Expenses screen showing a September 2026 summary card totalling $634.91 with a stacked colour bar and chips for Other, Transport, Marketing, Telecom, Software and Food, above a list of fuel, vet supply, phone, marketing and lunch expenses, two of them tagged billable — Картата на месеца сумира всичко, датирано в този месец; списъкът под нея показва всеки разход, който имате.

Обобщителната карта е озаглавена с месеца (Септември 2026 за Теса) и показва общата сума отдясно. Под нея тънка лента е разделена на цветни сегменти, по един за категория, пропорционално на изразходваните пари, а набор от чипове повтаря същите числа като текст: Друго: 309,61 $, Транспорт: 169,25 $ и така нататък. Всяка категория има фиксирана икона и цвят: самолет за Пътувания, прибори за хранене за Храна, сграда за Офис, лаптоп за Софтуер, слушалка за Телекомуникации, автомобил за Транспорт, мегафон за Маркетинг и икона с форми за Друго.

Всеки ред в списъка използва иконата на категорията като аватар. Заглавието е вашето описание, вторият ред е доставчикът и датата, разделени с точка, а дясната страна показва сумата. Разходите, отбелязани от вас като фактурируеми, получават малък етикет фактурируем под сумата. Няма страница с подробности за разход; всичко се извършва чрез задържано докосване на реда.

Invoice Flow app Expenses screen dimmed behind a bottom sheet with three actions for the selected vet-supply expense: Edit, Mark as unbillable and Delete in red — Задръжте докосването на който и да е ред, за да го редактирате, да превключите флага му за фактуриране или да го изтриете.

Как да запишете разход

Теса току-що е заредила вана преди курс до Раунд Рок. Добавянето на горивото отнема по-малко от минута.

Докоснете бутона + на екрана Разходи. Листът Нов разход се плъзва нагоре.
Въведете общата сума в Сума. Полето Валута до него е по подразбиране USD; сменете я, ако бележката е в EUR, GBP, RUB, JPY или CAD.
Въведете Описание, например "Гориво - ван, маршрут Раунд Рок". Сумата и описанието са единствените две задължителни полета.
Изберете Категория. Листът стартира с Друго; Теса избира Транспорт за горивото.
Докоснете реда с датата (подзаглавие Дата на разхода), ако покупката не е от днес.
Попълнете Доставчик, за да разпознавате реда по-лесно по-късно.
Оставете Клиент на Няма за общ разход, или изберете клиента, за когото е направена покупката.
Включете Фактурируем само ако планирате да прехвърлите този разход на клиента.
Незадължително добавете Сума на данъка (данъчната част в пари, не процент) и Бележки.
Докоснете Добави. Листът се затваря и новият ред се появява в горната част на списъка.

Invoice Flow app New Expense sheet with Amount 46.30 USD, Description Fuel - van, Round Rock route, Category Transport, Expense date Sep 9, 2026, Vendor H-E-B Fuel, Client Daniel Ortiz, the Billable switch on, empty Tax amount and Notes fields, an Add receipt button and an Add button — Покупка на гориво за конкретен клиент, маркирана като фактурируема, преди да бъде запазена.

Листът е долен лист (bottom sheet), затова можете да го издърпате надолу, за да изоставите записа. Ако докоснете Добави с празна или неправилна сума, полето показва Задължително или Невалидно число и нищо не се запазва.

Как да прикачите снимка на касова бележка

Снимката живее заедно с разхода и се съхранява вътре в приложението, така че можете да изхвърлите хартията. Теса запазва касовата бележка от Oak Hill Vet Supply, защото ще фактурира тази покупка на Cedar Park Kennels и иска доказателство подръка.

В листа Нов разход или Редактиране на разход превъртете до долу и докоснете Добавяне на касова бележка.
Изберете Камера, за да снимате бележката веднага, или Галерия, за да изберете вече направена снимка.
Щом снимката е избрана, бутонът се променя на Прикачена касова бележка и под него се появява лента с преглед.
Докоснете Добави (или Запази при редактиране), за да запазите снимката заедно с разхода.

Invoice Flow app Edit Expense sheet for Medicated shampoo and ear rinse, category Other, dated Sep 4, 2026, vendor Oak Hill Vet Supply, client Cedar Park Kennels, Billable on, Tax amount 9.81, a note, the Receipt attached button and a cropped preview of the photographed receipt showing the $128.71 total above the Save button — Редактиране на покупката от ветеринарния магазин: прегледът на бележката се показва под бутона, изрязан в лента.

Прегледът е лента с фиксирана височина, която изрязва средата на снимката, така че висока касова бележка показва само централната си част; цялото изображение все пак се пази. Снимката се копира в собственото хранилище на приложението в момента, в който я изберете, и се изтрива отново, когато я замените с друга снимка или изтриете разхода.

Как да сканирате касова бележка за автоматично попълване на сумата и датата

Бутонът Сканиране на касова бележка в горния десен ъгъл на листа Нов разход отваря отделен екран, който разчита отпечатания текст на касова бележка и се опитва да намери сумата и датата. Тази част от приложението използва камерата на телефона и разпознаване на текст на устройството, затова работи само на истинско Android устройство; скрийншотът по-долу показва екрана при отваряне, преди да е направена снимка.

Докоснете + на екрана Разходи, след това докоснете Сканиране на касова бележка в горната част на листа.
На екрана Сканиране на касова бележка докоснете Направете снимка, или Избор от галерията за съществуваща снимка.
Изчакайте въртящата се индикация. Екранът след това показва снимката, блок Открити стойности с Сума и Дата (или Не е открито), и разгъваем раздел Суров OCR текст, който можете да прочетете, за да проверите какво е разпознал разпознавателят.
Докоснете Използвай, за да копирате откритата сума и дата в листа, или Нова снимка, за да опитате с друга снимка.
Обратно в листа попълнете описанието и категорията както обичайно и докоснете Добавяне на касова бележка, ако искате и снимката да бъде запазена.

Invoice Flow app Scan receipt screen with a receipt icon, the hint Snap a photo of a receipt to auto-fill amount and date, a filled Take photo button and an outlined Pick from gallery button — Началният екран на скенера; снимката и стъпките на разпознаване изискват камера на телефона.

Скенерът е само пряк път вместо писане, нищо повече. Той попълва само сумата и датата; снимката, която е използвал, не се прикача към разхода, а бутонът не се предлага при редактиране на съществуващ разход, за да не може да презапише вече въведени от вас числа.

Как да прегледате разходите по категория и период

Теса иска да знае колко от септември е отишло във вана. Обобщителната карта служи и като филтър.

Докоснете чипа Транспорт: 169,25 $ (или съответния сегмент на лентата). Сегментът се удебелява, чипът се очертава, а списъкът се стеснява до тази категория.
Докоснете същия чип отново, за да изчистите филтъра по категория.
Използвайте чиповете Всички, Фактурируеми и Нефактурирани под картата, за да стесните по състояние на фактуриране, и падащото меню Клиент в края на този ред, за да покажете разходите само на един клиент.
За да разгледате друг период, докоснете иконата на календар (Период) в лентата на приложението, изберете начална и крайна дата и потвърдете. Под лентата на приложението се появява банер с периода, а обобщителната карта преминава от името на месеца към този период; докоснете иконата за затваряне на банера, за да се върнете към текущия месец.

Invoice Flow app Expenses screen with the Transport chip selected in the September 2026 summary card, the brown bar segment enlarged, and only the three fuel purchases listed below the filter chips — Едно докосване на чип изолира категория; картата продължава да показва общата сума за месеца.

Филтрите се комбинират: чипът за фактуриране, клиентът, периодът и категорията се прилагат едновременно към списъка. Обобщителната карта следва чипа за фактуриране, клиента и периода, но игнорира категорията, която сте докоснали, което е причината общата сума и всички чипове да остават видими, докато списъкът е филтриран.

Как да фактурирате разход на клиент

Фактурируем разход е обикновен разход с включен превключвател Фактурируем. Нищо не се начислява, докато не го поставите във фактура, а начините за това са два. И двата предлагат само разходи, които са фактурируеми и все още не са фактурирани, така че един и същ разход никога не може да бъде начислен два пъти.

От списъка с разходи:

Докоснете Към фактура в лентата на приложението. Диалог Създаване на фактура изброява всеки фактурируем, нефактуриран разход с неговия код на категория и сума.
Отметнете разходите за начисляване. Бутонът в долната част ги брои: Създаване на фактура (2).
Докоснете този бутон. Отваря се нова фактура с по един ред за всеки разход, а ако всички отметнати разходи принадлежат на един и същ клиент, той вече е избран.
Завършете фактурата както обичайно и докоснете Запази. Едва сега разходите се маркират като фактурирани.

Invoice Flow app Create Invoice dialog over the Expenses screen listing three billable expenses, Flea and tick treatment other $96.00 and Medicated shampoo other $128.71 both checked, Fuel - van transport $48.15 unchecked, with Cancel and Create Invoice (2) buttons — Избор на два от трите фактурируеми разхода; бутонът показва колко ще станат редове.

Отвътре на редактора на фактури, което е по-удобно, когато вече пишете фактурата на клиента:

Отворете нова или чернова фактура и изберете клиента.
Превъртете до Редове и докоснете чипа Разходи до Продукт / услуга и Време.
В диалога Добавяне на разходи отметнете разходите за включване и докоснете Add (2).
Коригирайте новите редове при нужда (например добавете надценка за обработка към единичната цена) и запазете фактурата.

Invoice Flow app New Invoice editor with the Line Items chips Product / Service, Time, Expenses and Custom, and an Add Expenses dialog listing three billable expenses with two checked and an Add (2) button — Същият избирач вътре в редактора на фактури, филтриран по избрания клиент.

Избирачът в редактора е по-строг по отношение на клиентите: с избран клиент той показва само разходи, зададени на този клиент или без клиент. Ако нищо не съвпада, получавате съобщение като Няма разходи за този клиент (3 за други), вместо празен диалог.

Всеки разход става ред с количество 1, мерна единица брой, а сумата на разхода — единична цена. Ако сте записали данъчна сума, данъчната ставка на реда се извежда от нея (данък разделен на сума); в противен случай редът няма данък. Покупката на Теса за 128,71 $ с 9,81 $ данък се превръща в ред с данъчна ставка 7,62 процента, защото общата сума на бележката вече включва данъка. Ако предпочитате да начислите цената преди данъка и да оставите фактурата да добави данъка, редактирайте реда след добавянето му.

Правила и подробности

Добавянето на нов разход, редактирането на такъв и последната стъпка на Към фактура са Pro функции; в безплатния план те отварят екрана за надграждане. Разглеждането, филтрирането, превключването на фактурируемост и изтриването работят във всеки план.
Сумата трябва да е число, а Описанието не трябва да е празно. Всичко останало е незадължително; празен доставчик или бележка се запазва като нищо, а празна данъчна сума става 0.
Нов разход стартира с категория Друго, валута USD, днешна дата, без клиент и с изключен Фактурируем. Валутата не следва валутата по подразбиране на бизнес профила ви; проверете я, ако не фактурирате в долари.
Избирачът на дата за разход позволява дати от 2020 до една година напред. Избирачът за период в лентата на приложението обхваща от 2020 до края на следващата година и се отваря на текущия месец.
Има осем фиксирани категории; не можете да добавяте свои собствени. Използвайте Друго плюс ясно описание за всичко останало.
Обобщителната карта показва само разходи, датирани в текущия календарен месец, освен ако не е зададен период, и се скрива, когато няма какво да покаже. Всички суми на картата се отпечатват във валутата на първия разход в списъка, така че смесването на валути в един месец дава подвеждаща обща сума; самите редове винаги показват собствената си валута.
Имената на категориите в диалозите Създаване на фактура и Добавяне на разходи се показват като ключове с малки букви (other, transport), а не като етикетите, използвани другаде.
Задръжте докосването на ред за Редактирай, Маркирай като фактурируем / Маркирай като нефактурируем и Изтрий. Превключването на фактурируемостта се прилага веднага без потвърждение. Докосването на ред не прави нищо.
Плъзгането на ред отдясно наляво също го изтрива, след потвърждение Изтриване на разход?. Изтриването премахва и снимката на касовата бележка от хранилището. Няма отмяна.
Фактуриран разход пази връзка към фактурата и изчезва от двата избирача, но остава в списъка. Чипът Нефактурирани показва какво все още е отворено. Изтриването на фактурата по-късно не нулира флага.
Сумите се копират във фактурата такива, каквито са. Разход в EUR, добавен към фактура в USD, не се конвертира.
Скенерът на касови бележки разпознава само текст на латиница; касови бележки, отпечатани на кирилица или друга писменост, няма да дадат сума. Той приема последната числово изглеждаща цифра на бележката за сума и първата правдоподобна дата, и приема формати както 1,234.56, така и 1.234,56.
Няма износ или отчет за разходите на този екран. Инструментът Анализи включва карта Разбивка на разходите и изглед на печалбата, който изважда разходите от прихода.

Снимка на касова бележка не може да бъде откачена самостоятелно. Единствените начини да се отървете от грешна снимка са да я замените с друга чрез Прикачена касова бележка, или да изтриете целия разход и да го въведете отново.

Съвети

Задайте клиент и включете Фактурируем в момента, в който записвате разхода, докато бележката е в ръцете ви. По-късно чипът Фактурируеми заедно с падащото меню Клиент ви дава готов списък с всичко, което този клиент все още ви дължи, преди да напишете фактурата.

Поставяйте целта в описанието, не само артикула: "Гориво - ван, ден в кучкарник Cedar Park" изглежда по-добре във фактурата на клиента от "Гориво", защото описанието се копира дословно в реда.

Записвайте данъчната част в Сума на данъка, когато бележката я показва. Редът на фактурата наследява съответна данъчна ставка, а числата ви в Анализи остават коректни за това какво е било данък и какво разход.

Задайте период, покриващ предходния месец в началото на всеки месец, и направете скрийншот на обобщителната карта за счетоводителя си; картата е единствената обща сума по категория в приложението.

Свързани ръководства

Редактор на фактури за това какво се случва с редовете, след като добавите разходи.
Проследяване на времето за фактуриране на часове по същия начин, по който фактурирате разходи.
Анализи, табло и отчети за картите за разбивка на разходите и печалбата.