Ръководство

Проследяване на време и почасово фактуриране

Засичайте работните сесии на живо или ги въвеждайте ръчно, задавайте часова ставка за всяка сесия и превръщайте нефактурираните часове в редове на фактурата без двойно фактуриране.

Обновено: 2026-09-09

Ако продавате времето си, фактурата струва толкова, колкото записът зад нея. Проследяването на време в Invoice Flow пази този запис в телефона: всяка работна сесия се съхранява заедно с клиента, име на проект, описание, начален и краен час и часова ставка. Когато дойде време за фактуриране, избирате сесиите, приложението създава по един ред във фактурата за всяка сесия — с часовете като количество и ставката като цена — а сесиите се отбелязват като фактурирани, така че никога да не могат да бъдат избрани отново.

Това ръководство следва Inês Carvalho, преводачка на свободна практика в Лисабон, която фактурира в евро. Тя таксува Editora Horizonte по EUR 45 на час за литературен превод, Bramble & Co. Solicitors в Лондон по EUR 55 на час за юридическа работа и Vinhos do Tejo по EUR 40 на час за каталози и текстове за уебсайт. Част от сесиите засича на живо, други въвежда след това, а веднъж на две седмици превръща откритите часове във фактури.

Проследяването на време ви трябва винаги когато цената ви е изразена на час. Ако давате фиксирани цени за задача, пак може да го използвате като личен дневник къде е отишъл денят, но нищо в приложението не ви задължава.

Какво виждате на екрана

Проследяването на време е самостоятелен екран, а не раздел. Отворете раздела Инструменти в долната лента, погледнете под Продуктивност и докоснете синята карта Отчитане на време. От таблото също има пряк път: чипът за бързо действие Таймер, а когато работи таймер — картата Таймерът работи, която при докосване отваря екрана.

Екранът има четири части, подредени отгоре надолу:

Картата на таймера. Когато нищо не работи, тя показва 00:00:00 и два бутона — плътен Старт и контурен Ръчно. Докато вървят таймери, за всеки от тях има по една оцветена карта, а бутоните отдолу стават Добавяне на таймер и Ръчно.
Обобщаваща лента с три числа за текущия ден: общо време под Днес, пари под Спечелено и брой сесии под Записи. Броят се само приключени сесии, започнали днес; таймер, който още върви, не се брои.
Ред с филтри с чиповете Всички, Нефактурирано и По клиент. Изборът на По клиент добавя вдясно от чиповете падащо меню с вашите клиенти.
Списъкът със сесии, групиран под Днес, Вчера, Тази седмица, а по-назад — по календарна дата. Всеки ред показва кръгла икона отляво, името на проекта с получер шрифт (или описанието, ако няма име на проект), след това клиента, продължителността и спечелените пари, а вдясно — началния час.

В лентата на приложението стои Към фактура с червен индикатор. Числото в него показва колко приключени сесии още не са фактурирани и е най-полезната стойност на екрана, когато решавате дали днес е ден за фактуриране.

Екранът за проследяване на време в приложението Invoice Flow с неактивна карта 00:00:00, бутони Start и Manual, обобщение за Today от 3h 50m и 2 записа, филтриращи чипове All, Uninvoiced и By Client и сесии, групирани под Today, Yesterday и This week със зелени отметки при фактурираните — Четири открити сесии в два дни, две фактурирани със зелени отметки и индикатор 4 върху Към фактура.

Кръглата икона на всеки ред е флагът за фактуриране. Сив часовник означава, че сесията все още е открита и ще се появява в списъците за избор при фактуриране. Зелена отметка означава, че вече е включена в запазена фактура. За времевия запис няма отделен превключвател „за фактуриране“: всяка приключена сесия подлежи на фактуриране, докато не попадне във фактура, и единственият начин личните часове да останат извън списъците за избор е да не ги маркирате или да ги изтриете.

Екранът показва приходите с знак за долар, а полетата за ставка носят фиксиран префикс $, независимо каква валута използва профилът ви. Числата са верни: 2 ч 45 мин на Inês по 45 се показват като $123.75, а когато тези часове стигнат до фактура, се остойностяват в евро. Приемете символа на този екран за декорация и въведете ставката като обикновено число.

Как да засечете сесия на живо

Стартирането на таймер отнема един панел. Попълнете го веднъж и екранът запомня клиента, проекта, описанието и ставката за следващия таймер, който стартирате при същото посещение.

Отворете Инструменти (Tools), после Отчитане на време (Time Tracker).
Докоснете Старт (Start) на картата на таймера. Панелът Нов таймер (New Timer) се плъзва нагоре.
Изберете Клиент (Client) от падащото меню или оставете Без клиент (No client) за работа, която не се фактурира.
Ако сте създали проекти за този профил, се появява и падащо меню Проекти (Projects); изберете проект, за да свържете сесията, или оставете Не е посочено (Not specified).
Въведете име в Проект (Project) и кратко Описание (Description). Заедно те по-късно стават текстът на реда във фактурата, затова ги напишете така, както бихте искали клиентът да ги прочете.
Въведете Часова ставка (Hourly rate) като число, например 55.
Докоснете бутона Старт в долната част на панела. Часовникът тръгва веднага.

Долният панел New Timer в приложението Invoice Flow с Client, зададен на Bramble & Co. Solicitors, Project Bramble share purchase agreement, Description Final proofread and terminology check, Hourly rate 55 и бутон Start — Панелът пита за всичко, което по-късно ще е нужно на реда във фактурата: кой, какво и на каква ставка.

Работещата карта замества неактивната. Тя показва изтеклото време в часове, минути и секунди, името на проекта, клиента и текуща стойност спечелено, която расте с всяка секунда. Вдясно стоят два кръгли бутона: пауза и червен стоп.

Проследяване на време в приложението Invoice Flow с работеща карта на таймер, показваща 00:47:16 за A Casa do Rio chapters 7-9, Editora Horizonte, $35.45 спечелено, с бутони за пауза и стоп и бутони Add Timer и Manual отдолу — Четиридесет и седем минути в преводаческа сесия; сумата спечелено се обновява всяка секунда.

Докоснете червения бутон за стоп, когато приключите. Приложението записва крайния час и продължителността, а сесията попада в списъка под Днес. Може да пуснете едновременно повече от един таймер с Добавяне на таймер — удобно е, когато обаждане от клиент прекъсне преводаческа задача: стартирайте втори таймер за разговора, спрете го, когато разговорът приключи, а първият продължава да върви.

Паузата само замразява цифрите на екрана. Сесията запазва първоначалния си начален час и когато докоснете стоп, съхранената продължителност е целият интервал от старта до спирането, включително минутите в пауза. Ако излезете от екрана и се върнете, паузата се забравя и броячът наваксва. За истинска почивка спрете таймера и после стартирайте нов или коригирайте крайния час в диалога за редактиране.

Как да въведете сесия ръчно

Сесиите, които сте забравили да засечете, или работата, свършена далеч от телефона, се въвеждат чрез бутона Ръчно.

Докоснете Ръчно (Manual) на картата на таймера (или под работещите карти). Отваря се диалогът Добавяне на запис (Add Entry).
Изберете Клиент и, ако се показва, връзката Проекти.
Попълнете Име на проекта (Project name), Описание и Часова ставка.
Докоснете Дата (Date), за да изберете деня. Календарът допуска всяка дата от 2020 г. до утре.
Докоснете Начален час (Start time) и Краен час (End time) и задайте и двата с часовника за избор. Редът Продължителност (Duration) под тях се преизчислява в движение.
Докоснете Запази (Save).

Диалогът Add Entry в приложението Invoice Flow с Client Editora Horizonte, Project name A Casa do Rio chapters 7-9, Description Editorial call with the publisher, Hourly rate 45, Date Sep 9 2026, редове Start time и End time и Duration от 1h 00m, с бутони Cancel и Save — Диалогът се отваря с текущия час като начало и един час по-късно като край; коригирайте и двете според реалната сесия.

Същият диалог се използва и за редактиране. Докоснете който и да е ред от списъка, за да го отворите като Редактиране на запис, с наличните стойности, променете каквото трябва и докоснете Запази. Продължително натискане върху ред показва малко меню с Редактиране, Дублиране и Изтрий; плъзгане отдясно наляво върху ред също го изтрива, след потвърждение, което назовава записа.

Как да фактурирате засечените часове

Има две врати към един и същ резултат. Може да тръгнете от проследяването на време и то да отвори нова фактура, или да тръгнете от редактора на фактури и да изтеглите сесиите там. Кое ще използвате зависи от това къде се намирате.

От проследяването на време

Докоснете Към фактура (To Invoice) в лентата на приложението. Диалогът Създаване на фактура (Create Invoice) изброява всяка приключена сесия, която още не е във фактура — най-новите отгоре, с клиента, продължителността и сумата.
Отметнете сесиите за фактуриране. Бутонът долу ги брои, например Създаване на фактура (2).
Докоснете Създаване на фактура (2). Отваря се нова фактура с по един ред за всяка сесия, вече на място.
Проверете редовете, добавете ДДС, ако начислявате такова, и докоснете Запази черновата (Save Draft).

Диалогът Create Invoice в приложението Invoice Flow над екрана за проследяване на време, изброяващ четири нефактурирани сесии с отметнати двата записа Bramble share purchase agreement и бутон Create Invoice (2) — Предлагат се само откритите сесии; двете сесии на Bramble са отметнати, тези на Tejo и Horizonte остават за по-късно.

Ако всички отметнати сесии принадлежат на един и същ клиент, той е предварително избран в новата фактура. Смесите ли клиенти, фактурата се отваря без клиент и трябва да го изберете ръчно, така че си струва първо да филтрирате по един клиент.

От редактора на фактури

Създайте нова фактура и изберете клиента под Изберете клиент (Select client).
Превъртете до Редове (Line Items) и докоснете чипа Време (Time) до Продукт / услуга (Product / Service).
В Добавяне на времеви записи (Add Time Entries) отметнете сесиите и докоснете Добави (2) (Add (2)).
Продължете с останалата част от фактурата и я запазете.

Редакторът на фактури в приложението Invoice Flow с диалог Add Time Entries, изброяващ две сесии на Bramble & Co. Solicitors, и двете отметнати, и бутон Add (2) — Когато е избран клиент, списъкът скрива сесиите на другите клиенти.

Редакторът на фактури в приложението Invoice Flow с два реда, отбелязани с етикет Time, Bramble share purchase agreement с количество 2.25 по цена 55.00 за €123.75 и количество 3.5 по 55.00 за €192.50, с междинна сума и обща сума €316.25 — Всяка сесия става ред с часовете като количество и ставката като единична цена.

Списъкът в редактора е по-строг от този в проследяването на време: щом веднъж е избран клиент, той показва откритите сесии на този клиент плюс сесиите без клиент и нищо друго. Ако няма какво да се покаже, получавате кратко съобщение вместо празен диалог, например Няма записи за този клиент (2 за други).

Всеки генериран ред носи текста „Име на проекта — Описание“ (или само Услуги, ако и двете са били празни), продължителността в часове, закръглена до два знака, като Количество, ставката на сесията като Цена и малък етикет Време върху картата. Данъчната ставка остава нула, затова Inês докосва полето с процента и прилага 23% ДДС върху редовете за португалски клиенти. Може свободно да редактирате описанието, количеството и цената, преди да запазите; връзката обратно към сесията се запазва след редакциите.

Какво се случва със сесиите

Флагът „фактурирано“ се поставя в момента, в който фактурата бъде запазена, а не когато отметнете сесия в списъка за избор. Ако откажете редактора, всяка избрана сесия остава открита и запазва сивия си часовник. Запазите ли я, всяка свързана сесия се отбелязва като фактурирана, получава зелена отметка в проследяването на време, изчезва и от двата списъка за избор, и от броя в индикатора Към фактура, и помни в коя фактура е попаднала. Екранът с детайлите на фактурата показва връзката от другата страна: карта Времеви записи близо до долния край изброява сесиите, фактурирани в този документ, с тяхната продължителност, ставка и сума във валутата на фактурата.

Детайли на фактура IC-2026-034 в приложението Invoice Flow с междинна сума €200.00, данък €46.00, обща сума €246.00, условия за плащане, карта Payments с оставащи €246.00 и карта Time Entries, изброяваща Wine export catalogue 3h 0m по €40.00/ч за €120.00 и Website localisation 2h 0m по €40.00/ч за €80.00 — След запазване фактурата носи собствен списък със сесиите, които фактурира.

Правила и подробности

Функции за Pro. Стартирането на таймер, ръчното добавяне или редактиране на запис, дублирането на запис и последната стъпка на Към фактура изискват Pro или активен пробен период; докосването им без достъп отваря екрана за покупка. Разглеждането на списъка, филтрирането, паузата, спирането на работещ таймер и изтриването на записи работят в безплатния план.

Нищо не е задължително. Панелът на таймера и диалогът за запис нямат задължителни полета. Сесия без име на проект и без описание се показва с празно заглавие в списъка, а празна или нечислова ставка се записва като нула — тогава редът показва само продължителност, а редът във фактурата получава цена 0.

Ставките са за всяка сесия. Часовата ставка се копира във всеки запис при създаването му. Ако промените решението си по-късно, трябва да редактирате записа или реда във фактурата. Няма ставка, съхранена при клиента или при проекта. Проследяването на време все пак помни последната въведена от вас ставка, докато не напуснете екрана.

Таймерите преживяват рестарт. Работещият таймер е ред в базата данни с начален час; изтеклото време се преизчислява по часовника, така че затварянето на приложението или рестартът на телефона не губи сесията. Работещите таймери са изключени от списъка, от обобщаващата лента и от двата списъка за избор при фактуриране, докато не ги спрете.

Ръчни продължителности. Диалогът изчислява край минус начало в рамките на една и съща дата. Ако крайният час е по-ранен от началния, продължителността се записва като 0, вместо да бъде отхвърлена, затова проверявайте двойно нощните сесии; разделяйте ги на два записа, по един за всеки ден.

Дублиране. Действието Дублиране от продължителното натискане копира клиента, проекта, описанието, ставката и продължителността в нов запис, който започва сега, така че попада под Днес. Връзката към проекта от падащото меню Проекти не се копира.

Изтриването е окончателно. Няма кошче. Изтриването на фактурирана сесия не засяга фактурата; редът остава в документа, само картата „Времеви записи“ в детайлите на фактурата губи реда.

Групиране и филтри. Сесиите се групират по началната си дата: Днес, Вчера, Тази седмица за всичко на по-малко от седем дни, след което по дата. По клиент не прави нищо, докато нямате поне един клиент, и по подразбиране избира първия по азбучен ред.

Къде	Какво изброява	Правило за клиента
Проследяване на време, Към фактура	Всички приключени, нефактурирани сесии	Клиентът е предварително избран в новата фактура само ако всички отметнати сесии са на един клиент
Редактор, чип Време	Приключени, нефактурирани сесии	Ако е избран клиент: сесиите на този клиент и сесиите без клиент

Съвети

Наименувайте проекта така, както искате да бъде отпечатан. Редът във фактурата се изгражда от името на проекта и описанието, свързани с тире, така че „Bramble share purchase agreement — Schedules and warranties, PT to EN“ изглежда добре в PDF файла, докато „задача 3 — разни“ — не. Винаги може да пренапишете реда в редактора, но е по-бързо да го направите правилно още в панела.

Филтрирайте, преди да фактурирате. Докоснете По клиент, изберете клиента и прегледайте списъка веднъж; после отворете Към фактура и отметнете само редовете на този клиент. Ще получите клиента предварително избран във фактурата и ще избегнете документ със смесени клиенти, който после трябва да се разделя на ръка.

Закръгляйте в редактора, не в проследяването на време. Сесия от 1 ч 35 мин става количество 1.58 часа. Ако фактурирате на четвърт час, променете количеството на реда на 1.75; сесията запазва истинската си продължителност за вашата собствена документация.

Използвайте втори таймер за прекъсванията вместо пауза. Паузата не скъсява съхранената продължителност, така че поставеният на пауза таймер надфактурира. Спирането и повторното стартиране, или отделното засичане на прекъсването при другия клиент, разпределя всяка минута правилно.

Свързани ръководства

Редактор на фактури - редове, данъчни ставки, отстъпки и запазване.
Проекти и етапи - проектите, които се появяват в падащото меню „Проекти“ на таймера.
Разходи и касови бележки - другият вид запис за фактуриране, който може да бъде изтеглен във фактура.