Panduan pengguna

Pelacak waktu dan penagihan per jam

Catat sesi kerja secara langsung atau masukkan secara manual, tetapkan tarif per jam untuk setiap sesi, dan ubah jam yang belum ditagih menjadi baris faktur tanpa menagih dua kali.

Diperbarui: 2026-09-09

Jika Anda menjual waktu Anda, faktur hanya sebaik catatan di baliknya. Time Tracker milik Invoice Flow menyimpan catatan itu di ponsel: setiap sesi kerja disimpan dengan klien, nama proyek, deskripsi, waktu mulai dan selesai, serta tarif per jam. Saat tiba waktunya menagih, Anda memilih sesi-sesi tersebut, aplikasi menuliskan satu baris faktur per sesi dengan jam sebagai kuantitas dan tarif sebagai harga, dan sesi-sesi tersebut ditandai sebagai sudah difakturkan sehingga tidak akan pernah bisa dipilih lagi.

Panduan ini mengikuti Inês Carvalho, seorang penerjemah lepas di Lisbon yang menagih dalam euro. Ia mengenakan tarif EUR 45 per jam kepada Editora Horizonte untuk terjemahan sastra, EUR 55 per jam kepada Bramble & Co. Solicitors di London untuk pekerjaan hukum, dan EUR 40 per jam kepada Vinhos do Tejo untuk penulisan katalog dan situs web. Beberapa sesi ia catat secara langsung, beberapa ia masukkan setelahnya, dan setiap dua minggu sekali ia mengubah jam-jam terbuka menjadi faktur.

Anda memerlukan pelacak ini kapan pun harga Anda dinyatakan per jam. Jika Anda menawarkan harga tetap per pekerjaan, Anda tetap dapat menggunakannya sebagai catatan pribadi tentang ke mana waktu Anda pergi, tetapi tidak ada apa pun dalam aplikasi yang memaksa Anda melakukannya.

Apa yang Anda lihat di layar

Pelacak ini adalah alat layar penuh, bukan sebuah tab. Buka tab Tools di bilah bawah, lihat di bawah Productivity, dan ketuk kartu biru Time Tracker. Dari dasbor juga ada pintasan: chip tindakan cepat berlabel Timer, dan, saat sebuah timer sedang berjalan, kartu Timer Running yang membuka pelacak saat diketuk.

Layarnya memiliki empat bagian yang tersusun dari atas ke bawah:

• Kartu timer. Ketika tidak ada yang berjalan, kartu ini menampilkan 00:00:00 dan dua tombol, Start berisi dan Manual bergaris. Sementara timer berjalan, terdapat satu kartu bertona per timer, dan tombol di bawahnya berubah menjadi Add Timer dan Manual.
• Strip ringkasan dengan tiga angka untuk hari berjalan: total waktu di bawah Today, uang di bawah Earned, dan jumlah sesi di bawah Entries. Hanya sesi selesai yang dimulai hari ini yang dihitung; timer yang masih berjalan tidak.
• Baris filter dengan chip All, Uninvoiced, dan By Client. Memilih By Client menambahkan menu tarik-turun klien Anda di sebelah kanan chip.
• Daftar sesi, dikelompokkan di bawah Today, Yesterday, dan This week, dan lebih jauh ke belakang, tanggal kalender. Setiap baris menampilkan ikon bulat di kiri, nama proyek dalam huruf tebal (atau deskripsi jika tidak ada nama proyek), lalu klien, durasi, dan uang yang diperoleh, serta waktu mulai di sebelah kanan.

Pada app bar terdapat To Invoice dengan lencana merah. Angka pada lencana tersebut adalah berapa banyak sesi selesai yang belum ditagihkan, dan itu adalah angka paling berguna satu-satunya pada layar ini saat Anda memutuskan apakah ini hari faktur.

Ikon bulat pada setiap baris adalah penanda faktur. Jam abu-abu berarti sesi masih terbuka dan akan muncul pada pemilih faktur. Tanda centang hijau berarti sesi tersebut sudah ditempatkan pada faktur yang tersimpan. Tidak ada sakelar dapat-ditagih terpisah pada sebuah entri waktu: setiap sesi selesai dapat ditagih hingga mendarat pada sebuah faktur, dan satu-satunya cara menjaga jam pribadi keluar dari pemilih adalah dengan tidak menyertakannya saat Anda memilih sesi, atau menghapusnya.

Cara mencatat sesi secara langsung

Memulai sebuah timer hanya memerlukan satu lembar. Isi sekali dan pelacak akan mengingat klien, proyek, deskripsi, dan tarif untuk timer berikutnya yang Anda mulai pada kunjungan yang sama.

1. Buka Tools, lalu Time Tracker.
2. Ketuk Start pada kartu timer. Lembar New Timer meluncur ke atas.
3. Pilih Client dari menu tarik-turun, atau biarkan pada No client untuk pekerjaan yang tidak dapat ditagih.
4. Jika Anda telah membuat proyek untuk profil ini, menu tarik-turun Projects juga muncul; pilih satu untuk menautkan sesi tersebut, atau biarkan pada Not specified.
5. Ketikkan nama Project dan Description singkat. Keduanya nantinya menjadi teks baris faktur, jadi tulislah seperti yang Anda ingin klien membacanya.
6. Masukkan Hourly rate sebagai angka, misalnya 55.
7. Ketuk tombol Start di bagian bawah lembar. Jam segera mulai berjalan.

Kartu yang berjalan menggantikan kartu diam. Kartu ini menampilkan waktu yang berlalu dalam jam, menit, dan detik, nama proyek, klien, dan angka earned langsung yang naik seiring detik berlalu. Dua tombol bulat berada di sebelah kanan: jeda dan berhenti berwarna merah.

Ketuk tombol berhenti merah saat Anda selesai. Aplikasi menuliskan waktu selesai dan durasi, dan sesi tersebut masuk ke daftar di bawah Today. Anda dapat menjalankan lebih dari satu timer sekaligus dengan Add Timer, yang berguna ketika sebuah panggilan klien menyela pekerjaan terjemahan: mulai timer kedua untuk panggilan tersebut, hentikan saat panggilan berakhir, dan timer pertama tetap berjalan.

Cara mencatat sesi secara manual

Sesi yang lupa Anda catat, atau pekerjaan yang dilakukan jauh dari ponsel, masuk melalui tombol Manual.

1. Ketuk Manual pada kartu timer (atau di bawah kartu yang berjalan). Dialog Add Entry terbuka.
2. Pilih Client dan, jika ditampilkan, tautan Projects.
3. Isi Project name, Description, dan Hourly rate.
4. Ketuk Date untuk memilih harinya. Kalender mengizinkan tanggal apa pun dari 2020 hingga besok.
5. Ketuk Start time dan End time dan atur keduanya dengan pemilih jam. Baris Duration di bawah pemilih menghitung ulang saat Anda mengubahnya.
6. Ketuk Save.

Dialog yang sama digunakan untuk mengedit. Ketuk baris mana pun pada daftar untuk membukanya sebagai Edit Entry dengan nilai tersimpan, ubah apa yang perlu, dan ketuk Save. Tekan lama pada sebuah baris menampilkan menu kecil dengan Edit, Duplicate, dan Delete; menggeser dari kanan ke kiri pada sebuah baris juga menghapusnya, setelah konfirmasi yang menyebutkan nama entrinya.

Cara membuat faktur dari jam yang dilacak

Ada dua pintu menuju hasil yang sama. Anda bisa mulai dari pelacak dan membiarkannya membuka faktur baru, atau mulai dari editor faktur dan menarik sesi ke dalamnya. Mana yang Anda gunakan tergantung di mana Anda berada.

Dari pelacak

1. Ketuk To Invoice pada app bar. Dialog Create Invoice mencantumkan setiap sesi selesai yang belum ada pada faktur, terbaru dulu, dengan klien, durasi, dan jumlah.
2. Centang sesi-sesi yang akan ditagih. Tombol di bagian bawah menghitungnya, misalnya Create Invoice (2).
3. Ketuk Create Invoice (2). Sebuah faktur baru terbuka dengan satu baris per sesi yang sudah ada di tempatnya.
4. Periksa baris-barisnya, tambahkan PPN jika Anda mengenakannya, lalu ketuk Save Draft.

Jika setiap sesi yang Anda centang termasuk klien yang sama, klien tersebut sudah terpilih sebelumnya pada faktur baru. Mencampur klien akan membuka faktur tanpa klien, yang kemudian harus Anda pilih secara manual, jadi ada baiknya menyaring berdasarkan satu klien terlebih dahulu.

Dari editor faktur

1. Buat faktur baru dan pilih klien di bawah Select client.
2. Gulir ke Line Items dan ketuk chip Time di sebelah Product / Service.
3. Pada Add Time Entries, centang sesi-sesinya dan ketuk Add (2).
4. Lanjutkan dengan sisa faktur dan simpan.

Pemilih editor lebih ketat daripada pemilih pelacak: setelah seorang klien terpilih, pemilih hanya menampilkan sesi terbuka klien tersebut ditambah sesi tanpa klien, dan tidak ada yang lain. Jika tidak ada yang ditampilkan, Anda mendapatkan pesan singkat alih-alih dialog kosong, seperti No entries for this client (2 for others).

Setiap baris yang dihasilkan memiliki teks “Nama proyek — Deskripsi” (atau cukup Services jika keduanya kosong), durasi dalam jam yang dibulatkan ke dua desimal sebagai Qty, tarif sesi tersebut sebagai Price, dan sebuah tag Time kecil pada kartunya. Tarif pajak dibiarkan pada nol, jadi Inês mengetuk kolom persen dan menerapkan PPN 23% pada baris untuk klien Portugal. Anda bisa mengedit deskripsi, kuantitas, dan harga dengan bebas sebelum menyimpan; tautan kembali ke sesi tersebut tetap ada setelah penyuntingan.

Apa yang terjadi pada sesi-sesi tersebut

Penanda difakturkan diatur pada saat faktur disimpan, bukan saat Anda mencentang sebuah sesi di pemilih. Batalkan editor dan setiap sesi yang Anda pilih tetap terbuka dan mempertahankan jam abu-abunya. Simpan, dan setiap sesi yang tertaut ditandai sebagai difakturkan, mendapatkan tanda centang hijau di pelacak, menghilang dari kedua pemilih dan dari hitungan lencana To Invoice, dan mengingat faktur mana yang menjadi tempatnya. Layar detail faktur menampilkan koneksi dari sisi lain: kartu Time Entries di dekat bagian bawah mencantumkan sesi yang ditagih pada dokumen tersebut beserta durasi, tarif, dan jumlahnya dalam mata uang faktur.

Aturan dan detail

Fitur Pro. Memulai sebuah timer, menambah atau mengedit sebuah entri secara manual, menduplikasi sebuah entri, dan langkah akhir To Invoice semuanya memerlukan Pro atau masa percobaan aktif; mengetuknya tanpa akses membuka paywall. Melihat daftar, menyaring, menjeda, menghentikan timer yang berjalan, dan menghapus entri berfungsi di tingkat gratis.

Tidak ada yang wajib. Lembar timer dan dialog entri tidak memiliki kolom wajib. Sebuah sesi tanpa nama proyek maupun deskripsi menampilkan judul kosong pada daftar, dan tarif yang kosong atau bukan angka disimpan sebagai nol, dalam hal ini baris hanya menampilkan durasi dan baris faktur mendapat harga 0.

Tarif per sesi. Tarif per jam disalin ke setiap entri saat Anda membuatnya. Mengubah pikiran nanti berarti mengedit entrinya, atau baris fakturnya. Tidak ada tarif yang tersimpan pada klien atau proyek. Pelacak memang mengingat tarif terakhir yang Anda ketikkan sampai Anda meninggalkan layar tersebut.

Timer bertahan dari restart. Timer yang berjalan adalah baris database dengan waktu mulai; angka yang berlalu dihitung ulang dari jam, sehingga menutup aplikasi atau me-restart ponsel tidak menghilangkan sesi tersebut. Timer yang berjalan dikecualikan dari daftar, strip ringkasan, dan kedua pemilih faktur sampai Anda menghentikannya.

Durasi manual. Dialog menghitung selesai dikurangi mulai pada tanggal yang sama. Jika waktu selesai lebih awal dari waktu mulai, durasi disimpan sebagai 0 alih-alih ditolak, jadi periksa kembali sesi semalaman; pisahkan menjadi dua entri, satu per hari.

Duplicate. Tindakan tekan-lama Duplicate menyalin klien, proyek, deskripsi, tarif, dan durasi ke sebuah entri baru yang dimulai sekarang, sehingga mendarat di bawah Today. Tautan proyek dari menu tarik-turun Projects tidak disalin.

Delete bersifat permanen. Tidak ada tempat sampah. Menghapus sebuah sesi yang sudah difakturkan tidak menyentuh fakturnya; baris tersebut tetap ada pada dokumen, hanya kartu Time Entries pada detail faktur yang kehilangan barisnya.

Pengelompokan dan filter. Sesi dikelompokkan berdasarkan tanggal mulainya: Today, Yesterday, This week untuk apa pun yang kurang dari tujuh hari, kemudian tanggalnya. By Client tidak melakukan apa-apa sampai Anda memiliki setidaknya satu klien dan secara default memilih yang pertama secara alfabetis.

Tips

Panduan terkait

• Editor faktur - item baris, tarif pajak, diskon, dan penyimpanan.
• Proyek dan tonggak pencapaian - proyek yang muncul pada menu tarik-turun Projects pada timer.
• Pengeluaran dan tanda terima - jenis catatan yang dapat ditagih lainnya yang dapat ditarik ke dalam sebuah faktur.