Guide d’utilisation

Aperçu PDF, partage, Voir en tant que client et éditeur PDF

Prévisualisez une facture en PDF final, imprimez-la ou partagez-la, marquez un brouillon comme envoyé, vérifiez ce que voit le client et corrigez mots ou propriétés d'un PDF importé.

Mis à jour: 2026-09-09

Une fois la facture rédigée, trois questions subsistent : à quoi ressemble la page finie, comment parvient-elle au client, et que voit réellement le client. Invoice Flow y répond avec l’écran Aperçu PDF (Preview PDF), qui rend le document tel que le destinataire le recevra et contient les actions d’impression et de partage, et avec Voir en tant que client (View as client), un résumé simple de la même facture du point de vue du destinataire. Un outil distinct, l’Éditeur PDF (PDF Editor), ouvre n’importe quel PDF du téléphone, pas seulement des factures, et permet de remplacer des mots individuels, de changer de police ou de modifier les propriétés intégrées du fichier.

Ce guide suit Odette Harlow de Harlow & Vane Interiors LLC, un studio de décoration d’intérieur à Denver. Sa facture HV-2026-031 facture à Brennan Holdings l’ameublement d’un loft sur Larimer Square, 11 250 dollars au total, dont un acompte de 4 000 dollars déjà payé. Une seconde facture, encore en brouillon, HV-2026-032, couvre un supplément optionnel d’art et d’accessoires. Dans l’éditeur PDF, elle a un devis de mobilier de son fournisseur, Maison Ferrand, dont la ligne de statut doit passer de « Draft » à « Approved » avant qu’elle ne le transmette.

Ce que vous voyez à l’écran

Ouvrez n’importe quelle facture depuis l’onglet Documents et vous arrivez sur son écran de détail. Le large bouton fixé en bas, Aperçu PDF, ouvre l’aperçu. Le menu contextuel en haut à droite (trois points) du même écran de détail contient Voir en tant que client, ainsi que des actions de statut comme Marquer comme payée (Mark as paid) et Envoyer au client (Email client).

L’écran d’aperçu est intitulé avec le type et le numéro du document, par exemple Facture HV-2026-031 (un devis indique Devis suivi de son numéro). Sa barre supérieure comporte deux icônes, une imprimante et une flèche de partage, et pour les brouillons seulement un troisième menu contextuel avec une seule entrée, Partager et marquer comme envoyée (Share & Mark as Sent). Le corps est la page rendue sur fond gris ; pincez pour zoomer et faites défiler les pages. La page que vous voyez est générée à neuf à chaque ouverture de l’écran, à partir des données actuelles de la facture, du modèle et de la palette choisis pour cette facture, de vos paramètres de police de documents et de la langue de la facture. Il n’y a pas de bouton « enregistrer dans un fichier » séparé ici : le partage est la façon dont un PDF quitte l’app, et la feuille de partage Android inclut les gestionnaires de fichiers et les disques cloud comme cibles.

L’Éditeur PDF n’est pas lié aux factures. Il se trouve dans l’onglet Outils (Tools) sous forme de carte avec une icône PDF rouge et ouvre une liste de documents importés. Chaque document est une carte avec son nom, une pastille de statut (Imported, Editing ou Complete), un menu à trois points avec Modifier le PDF (Edit PDF), Renommer (Rename), Partager (Share) et Supprimer (Delete), et trois petites vignettes intitulées Original (cadre bleu), Surligné (Highlighted, ambre) et Final (vert). Les vignettes ambre et verte restent grisées avec une icône PDF tant que vous n’avez pas appliqué au moins une modification. Un bouton rond + dans le coin importe un nouveau PDF.

Comment imprimer ou partager une facture

1. Ouvrez la facture et touchez Aperçu PDF. Attendez que la page apparaisse ; les icônes d'impression et de partage restent désactivées jusqu'à la génération du fichier.
2. Vérifiez la page. Si une ligne, l'adresse ou la palette semble incorrecte, revenez en arrière, corrigez et rouvrez l'aperçu ; il est régénéré à chaque fois.
3. Pour imprimer, touchez l'icône d'imprimante. La boîte de dialogue d'impression Android s'ouvre avec le PDF, où vous choisissez une imprimante ou « Enregistrer au format PDF » si votre téléphone le propose.
4. Pour envoyer, touchez l'icône de partage. L'app écrit le fichier sous le nom HV-2026-031.pdf et ouvre la feuille de partage avec l'objet Invoice HV-2026-031 from Harlow & Vane Interiors LLC et un court message de salutation déjà rempli.
5. Choisissez la cible. Les applications de messagerie reprennent l'objet et le corps ; les messageries instantanées affichent le corps comme texte du message ; un gestionnaire de fichiers ou un disque cloud enregistre simplement le PDF.

Comment partager un brouillon et le marquer comme envoyé en une seule étape

Un brouillon n’a pas de date d’envoi et ne compte pas comme en attente. Lorsque vous le partagez depuis l’aperçu, l’app peut changer le statut pour vous.

1. Ouvrez le brouillon, dans le cas d'Odette HV-2026-032, et touchez Aperçu PDF.
2. Touchez le menu à trois points dans le coin supérieur droit. Il contient une seule entrée, Partager et marquer comme envoyée ; le menu n'existe que tant que le document est un brouillon.
3. Touchez-la et complétez la feuille de partage comme d'habitude.
4. Lorsque la feuille de partage se ferme, le statut passe à Envoyée (Sent) et un message Facture marquée comme envoyée (Invoice marked as sent) (ou Devis marqué comme envoyé) apparaît en bas. La facture affiche désormais une date d'envoi et sa date d'échéance commence à compter pour les rappels et les frais de retard.

Comment vérifier la facture du côté du client

Voir en tant que client est une page en lecture seule dans l’app. Elle ne crée aucun lien et n’envoie rien ; elle reformule la facture telle qu’un destinataire la lit, une dernière vérification utile du montant dû après des paiements partiels.

1. Sur l'écran de détail de la facture, touchez le menu à trois points et choisissez Voir en tant que client.
2. Lisez le bandeau vert Aperçu seulement — pas un vrai lien (Preview only — not a real shareable link) ; il vous rappelle que rien ici ne peut être transmis.
3. Vérifiez la ligne de salutation. Elle nomme le client et indique le montant encore dû et la date d'échéance, par exemple You have a payment of $7,250.00 due on Sep 16, 2026.
4. Vérifiez la carte en dessous : le numéro de facture, le total complet en gros caractères et, lorsque de l'argent est déjà entré, Payé à ce jour (Paid so far) avec le montant reçu.
5. Faites défiler Lignes de facture (Line Items), Notes et Conditions de paiement (Payment Terms), puis utilisez la flèche retour pour revenir.

Notez la différence avec le PDF : les modèles de facture impriment le total de la facture et ne listent pas les paiements déjà reçus, si bien que l’acompte de 4 000 dollars apparaît sur cet écran et dans la section paiements de l’écran de détail, mais pas sur la page imprimée.

Comment corriger un mot dans un PDF importé

L’éditeur PDF travaille au niveau du mot : vous touchez un mot, saisissez son remplacement, et à l’application l’app peint une boîte blanche sur l’original et dessine le nouveau texte à sa place. Les mots voisins ne bougent jamais, ce qui convient pour corriger une date, un statut, un nom ou un prix, pas pour réécrire des paragraphes.

1. Ouvrez Outils, touchez Éditeur PDF et touchez +. Le sélecteur de fichiers du système s'ouvre filtré sur les fichiers PDF ; le fichier choisi est copié dans l'app et s'ouvre aussitôt dans l'éditeur.
2. Regardez la barre sous le titre. Elle affiche le pagineur 1 / 1, un compteur de mots tel que 78 words, et une pastille rouge Aucun texte trouvé (No text found) si la page est un scan sans texte extractible.
3. Touchez le mot que vous voulez changer. Chaque mot se trouve sous une boîte translucide ; l'icône d'œil dans la barre supérieure masque ou affiche ces boîtes.
4. Dans la barre d'édition qui glisse vers le haut, saisissez le remplacement dans le champ portant l'indication Nouveau texte... (New text...). Surveillez la pastille de pourcentage à droite : elle compare la largeur du nouveau texte avec la boîte d'origine et devient rouge quand le remplacement est plus large que l'espace disponible.
5. Ajustez si nécessaire : Size: fait varier la police de 4 à 72 pt, Spacing: resserre ou desserre les lettres par pas de 0,5, Color: propose sept couleurs de texte, BG: sept remplissages clairs pour la boîte de masquage, et Style: active gras, italique, souligné et barré.
6. Touchez l'icône de coche (Remplacer, Replace). La pastille de compteur indique maintenant 1 edit(s) pending et un bouton Appliquer les modifications (Apply Edits) apparaît dans la barre supérieure. Répétez pour d'autres mots ; l'icône d'annulation (Rétablir, Revert) restaure un seul mot, l'entrée de menu Clear all edits les abandonne tous.
7. Touchez Appliquer les modifications. Après le message Modifications appliquées avec succès (Edits applied successfully), le statut du document devient Complete et ses vignettes Surligné et Final deviennent actives.

Dans cette capture d’écran, la page derrière les boîtes de mots n’a pas été rendue : l’éditeur la dessine avec un moteur de rendu PDF natif que notre outil de capture ne peut pas exécuter, si bien que seul l’indicateur de chargement apparaît. Sur un téléphone, la page du devis est visible sous les boîtes. La page ci-dessous est le véritable fichier Final que l’éditeur a écrit pour ce devis.

Comment changer la police d’un remplacement

La première ligne de la barre d’édition indique la police d’origine (par exemple PDF: Helvetica 11pt) ; la seconde nomme la police réellement utilisée pour le nouveau texte. Une coche verte signifie qu’elle est prête sur le téléphone ; un avertissement orange avec « (recommended) » signifie que l’app a fait correspondre l’original à une police Google qu’elle doit encore télécharger, avec un petit bouton de téléchargement à côté.

1. Avec un mot sélectionné, touchez l'icône d'échange à l'extrémité droite de la ligne de police (Changer de police (Change font) ou Choisir une autre (Choose other)).
2. Dans la feuille Choose Font, choisissez parmi trois groupes : Original conserve le nom de police propre au PDF, Standard PDF Fonts propose Helvetica, Times-Roman et Courier, intégrées à tout lecteur PDF et sans téléchargement, et Google Fonts (download on use) liste Roboto, Open Sans, Lato, Montserrat, Poppins, Inter et d'autres. Une coche verte marque les polices déjà en cache.
3. Touchez une police. Une police Google pas encore en cache est d'abord téléchargée (Downloading Roboto...), ce qui nécessite une connexion internet ; une fois terminé, elle est appliquée au mot sélectionné.
4. Confirmez le remplacement avec l'icône de coche comme précédemment et appliquez.

Comment modifier les propriétés du PDF

Chaque PDF porte des propriétés intégrées (titre, auteur, sujet, mots-clés, créateur, producteur) que les clients de messagerie et les gestionnaires de fichiers affichent à la place du nom de fichier.

1. Ouvrez le document dans l'éditeur et choisissez Métadonnées (Metadata) dans le menu à trois points, ou ouvrez-le dans la visionneuse en touchant une vignette et touchez l'icône d'information.
2. L'écran Métadonnées affiche six champs préremplis à partir du fichier : Titre (Title), Auteur (Author), Sujet (Subject), Mots-clés (Keywords), Créateur (Creator) et Producteur (Producer). Le devis d'Odette est arrivé avec un titre, un auteur, un sujet et un créateur définis par le fournisseur.
3. Modifiez ce dont vous avez besoin, par exemple ajoutez quotation, furniture, Larimer Square, unit 1402 dans Mots-clés.
4. Touchez Enregistrer (Save). Après Métadonnées enregistrées (Metadata saved), l'écran se ferme ; les valeurs sont écrites dans le fichier Final.

Règles et détails

Aperçu et partage

• L’aperçu est régénéré à chaque ouverture à partir de la facture actuelle, de son modèle, de sa palette, de son modèle personnalisé le cas échéant, de vos polices de documents et de la langue de la facture. Les photos jointes à la facture sont dessinées en petites vignettes dans une section de la page.
• L’impression et le partage nécessitent l’accès complet (essai actif ou abonnement) ; sans lui, ils ouvrent l’écran d’abonnement. L’aperçu lui-même n’est pas restreint.
• Le partage prérempli l’objet Invoice {number} from {company} et un corps de la forme « Hi {client}, Please find attached invoice {number} from {company}. Thank you! ». L’application réceptrice décide de les utiliser ou non.
• Partager et marquer comme envoyée partage d’abord, puis définit le statut à Envoyée. Cette option n’est proposée que pour les brouillons ; les documents envoyés, payés ou en retard n’affichent que les deux icônes.
• Les modèles PDF impriment le total de la facture. Les montants déjà reçus apparaissent sur l’écran de détail et dans Voir en tant que client, pas sur la page.

Voir en tant que client

• Hors ligne et en lecture seule ; rien n’est téléversé et aucun lien n’existe. Le montant en en-tête est le solde restant, le grand nombre est le total complet, et Payé à ce jour n’apparaît que lorsqu’un paiement est enregistré. Les Notes et Conditions de paiement ne s’affichent que si la facture en a.

Éditeur PDF

• Les modifications sont uniquement des remplacements de mots. Les images, logos, graphiques et pages scannées ne peuvent pas être modifiés ; un scan affiche Aucun texte trouvé. Il n’y a pas d’outils de dessin, d’annotation, de signature ou de gestion de pages.
• L’application produit deux fichiers : Surligné, avec une boîte autour de chaque changement pour votre relecture, et Final, la copie propre à envoyer.
• Rouvrir un document terminé restaure les remplacements antérieurs en faisant correspondre la page, le mot et la position, vous pouvez donc continuer à corriger le même fichier.
• La taille de police peut varier entre 4 et 72 pt ; l’espacement des lettres se déplace par pas de 0,5 dans les deux sens ; chacun dispose d’un lien Reset une fois modifié.
• Les polices Google sont téléchargées à la première utilisation et mises en cache dans le stockage de l’app. Sans connexion, choisissez une police intégrée, sinon l’app se rabat sur Helvetica.
• Les métadonnées sont lues depuis le fichier d’origine sauf si vous avez déjà enregistré des valeurs, auquel cas vos valeurs enregistrées sont affichées. L’enregistrement écrit dans le fichier Final (en le créant à partir de l’original s’il n’existe pas). Les champs vides sont ignorés, vous ne pouvez donc pas effacer une propriété que le fichier porte déjà.
• Supprimer demande confirmation et ne peut pas être annulé.

Astuces

Guides associés

• L’éditeur de facture : d’où viennent les lignes, le modèle et la langue de la page prévisualisée.
• Envoyer des factures par e-mail : le flux d’e-mail intégré avec modèles, une alternative à la feuille de partage.
• Paiements et montant dû : enregistrer l’acompte que Voir en tant que client affiche comme « Payé à ce jour ».
• Modèles PDF, palettes et polices : changer l’apparence de la page prévisualisée.