Benutzerhandbuch

Editor für eigene Vorlagen

Bauen Sie Ihr eigenes Rechnungslayout aus 25 Galerie-Vorlagen oder von Grund auf, gestalten Sie jedes Element, beschränken Sie es auf Profile und nutzen Sie es.

Aktualisiert: 2026-09-09

Die zwölf eingebauten Designs decken die meisten Rechnungen ab, aber sie entscheiden für Sie, wo Logo, Daten und Kundenadresse hinkommen. Der Editor für eigene Vorlagen lässt Sie diese Teile selbst zusammenstellen. Sie platzieren Elemente in sechs Slots rund um einen festen Hauptteil, gestalten jedes einzeln und speichern das Ergebnis als eigene Vorlage. Von da an kann jede Rechnung mit zwei Tipps auf diese Vorlage umgestellt werden, und das PDF wird von einem separaten Custom-Renderer gezeichnet statt von einem der zwölf Designs.

Diese Anleitung begleitet Nadia Okafor von Fern & Petal Floral Design Studio in Portland, Oregon. Sie möchte eine ruhige, überwiegend weiße Seite für Hotel- und Restaurantkunden: ein breites Logo und zwei Kontaktzeilen links, die Rechnungsdetails und die Kundenadresse rechts und eine einzelne grüne Dankeszeile in der Fußzeile. Ihre Rechnung FP-2026-0218 an das Alder Street Hotel wird für das fertige PDF verwendet. Sie führt außerdem ein zweites Geschäftsprofil, Fern & Petal Weddings, weshalb die Funktion zur Profilbeschränkung unterwegs auftaucht.

Was Sie auf dem Bildschirm sehen

Eigene Vorlagen liegen in den Einstellungen (Settings) unter der Zeile PDF-Vorlagen (PDF templates, Untertitel „Erstelle und verwalte eigene Layouts”). Der Bildschirm hat drei Tabs. Meine (Mine) listet die von Ihnen gespeicherten Vorlagen als zweispaltiges Kartenraster. Galerie (Gallery) enthält 25 Startlayouts in sechs Kategorien, die sich vorausgefüllt im Editor öffnen. Paletten (Palettes) ist der Ort, an dem eigene Farbsätze gebaut werden; dieser Tab wird in der Paletten-Anleitung behandelt und ist hier nur relevant, weil eine gespeicherte Vorlage sich merkt, welche Palette sie verwendet.

Jede Karte in Meine zeigt ein schematisches, aus dem Layout gezeichnetes Vorschaubild (farbige Balken, kein echtes PDF-Rendering), den Vorlagennamen in Fett und eine Verfügbarkeitszeile, die entweder Alle Profile (All profiles) oder Auf bestimmte Profile beschränkt (Restricted to specific profiles) lautet. Eine weiße Drei-Punkte-Schaltfläche in der Ecke des Vorschaubilds öffnet ein Menü mit Duplizieren (Duplicate) und Löschen (Delete). Ein Tipp irgendwo sonst auf die Karte öffnet den Editor. Die Schaltfläche + unten rechts startet eine leere Vorlage. Wenn die Liste leer ist, sagt der Bildschirm „No custom templates yet. Tap + to build one.”

Der Editor selbst ist eine einzige scrollbare Seite. Die Titelleiste ist ein bearbeitbares Namensfeld mit dem Hinweis Vorlagenname (Template name), gefolgt von drei Bedienelementen: einem Augen-Symbol (Vorschau, Preview), einem Schieberegler-Symbol (Verfügbarkeit und Optionen, Scope & options) und der Schaltfläche Speichern (Save). Unter der Leiste kommt eine Überschrift Kopfzeile (Header) mit drei Feldern mit den Bezeichnungen Links (Left), Mitte (Center) und Rechts (Right), dann ein grauer Block mit dem Titel Hauptteil (fest) (Body (fixed)), der „Items table, Totals, Signature” auflistet, dann eine Überschrift Fußzeile (Footer) mit einer weiteren Reihe Links, Mitte und Rechts und schließlich eine Karte Verfügbarkeit (Scope), deren Untertitel die Verfügbarkeitseinstellung wiederholt.

Jedes platzierte Element erscheint als abgerundeter Chip in seiner Spalte mit seinem Namen und einer kleinen Drei-Punkte-Schaltfläche. Ausgeblendete Elemente tragen ein durchgestrichenes Augen-Symbol. Jede Spalte endet mit einer Schaltfläche +, die den Elementkatalog öffnet.

Das Wichtigste ist zu verstehen, was auf dieser Seite nicht vorhanden ist. Es gibt keine Seitengrößenauswahl, kein Randfeld, keinen Spaltenbreiten-Regler und keine Kontrolle über die Positionstabelle, den Summenblock oder die Unterschrift. Der Hauptteil wird immer in dieser Reihenfolge zwischen der Kopfzeile und der Fußzeile gedruckt, mit der Palette, mit der die Vorlage erstellt wurde. Was Sie steuern, ist alles darüber und darunter.

So beginnen Sie eine Vorlage

Sie können mit einer Galerie-Vorlage oder einer leeren Seite beginnen. Der Galerie-Weg ist schneller, weil das Layout bereits stimmig ist und Sie nur entfernen oder umgestalten, was Sie nicht möchten.

1. Öffnen Sie Einstellungen und tippen Sie auf PDF-Vorlagen.
2. Wechseln Sie zum Tab Galerie und wählen Sie einen Kategorie-Chip wie Minimal. Scrollen Sie den Palettenstreifen und tippen Sie auf einen Palettennamen, wenn die Vorlage umgefärbt werden soll; Standard (Default) behält die eigene Palette jeder Vorlage.
3. Tippen Sie auf eine Karte. Der Editor öffnet sich mit dem ausgefüllten Layout der Vorlage und ihrem Namen bereits im Titelfeld.
4. Um stattdessen bei null zu beginnen, bleiben Sie auf dem Tab Meine und tippen Sie auf +. Der leere Editor ist nicht wirklich leer: Die linke Spalte der Kopfzeile enthält Breites Logo, Firmenname, Adresse, Telefon und E-Mail, die rechte Spalte der Kopfzeile enthält einen fetten Rechnungstitel, Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum rechtsbündig, und die linke Spalte der Fußzeile enthält Zahlungsbedingungen und Notizen.
5. Ersetzen Sie den Namen im Titelfeld durch Ihren eigenen, zum Beispiel Fern & Petal minimal. Eine Vorlage kann ohne Namen nicht gespeichert werden.

Die im Galeriestreifen gewählte Palette wird in die neue Vorlage geschrieben, und das ist der einzige Moment, in dem die Palette einer eigenen Vorlage gesetzt wird; der Editor hat keine eigene Palettenauswahl. Für dasselbe Layout in einer anderen Palette öffnen Sie es erneut aus der Galerie mit einem anderen gewählten Chip.

So ordnen und gestalten Sie die Elemente

Nadias minimale Seite entsteht aus der leeren Vorlage nach einer Handvoll Änderungen: Sie entfernt Adresse und Telefon aus der Kopfzeile, fügt Website hinzu, verschiebt den Kundenblock in die rechte Spalte unter die Daten und setzt eine Dankeszeile in die Fußzeile.

1. Tippen Sie auf + am Ende der Spalte, in die das Element soll. Ein Blatt listet jedes verfügbare Element in fester Reihenfolge: Quadratisches Logo (Square logo), Breites Logo (Wide logo), Firmenname (Company name), Ansprechpartner (Contact name), Adresse (Address), Telefon (Phone), E-Mail (Email), Website, Steuer-IDs (Tax IDs), Links, Rechnungstitel (Invoice title), Rechnungsnummer (Invoice number), Ausstellungsdatum (Issue date), Fälligkeitsdatum (Due date), Kundenblock (Client block), Kundenname (Client name), Zahlungsbedingungen (Payment terms), Notizen (Notes), Eigener Text (Custom text), Abstand (Spacer) und Trennlinie (Divider). Tippen Sie auf eines, und es wird am Ende dieser Spalte angehängt.
2. Um die Reihenfolge zu ändern, tippen Sie auf die Drei-Punkte-Schaltfläche eines Chips und wählen Sie Nach oben (Move up) oder Nach unten (Move down). Der erste Chip hat kein Nach oben und der letzte kein Nach unten. Dasselbe Menü enthält Löschen.
3. Um ein Element in eine andere Spalte zu verschieben, löschen Sie es und fügen Sie es über das + dieser Spalte erneut hinzu; es gibt kein Drag-and-drop und kein Ausschneiden und Einfügen zwischen Spalten.
4. Tippen Sie auf den Körper eines Chips, um Element-Einstellungen (Element settings) zu öffnen. Schalten Sie Sichtbar (Visible) aus, um das Element an Ort und Stelle zu behalten, es aber aus dem PDF herauszulassen.
5. Tippen Sie eine Zahl in Schriftgröße (leer = Standard) (Font size (blank = default)) ein, um die Standardgröße zu überschreiben, oder lassen Sie es leer. Wählen Sie Normal oder Fett (Bold) unter Stärke, Links, Mitte oder Rechts unter Ausrichtung und Standard, Primär (Primary), Akzent (Accent) oder Gedämpft (Muted) unter Farbe.
6. Für ein Element Eigener Text tippen Sie den Wortlaut in das Feld Text ein (bis zu drei sichtbare Zeilen; längerer Text scrollt). Für einen Abstand geben Sie Höhe (px) (Height (px)) ein; der Standard ist 8.
7. Tippen Sie auf Anwenden (Apply), um die Änderungen für dieses Element zu behalten, oder auf Abbrechen (Cancel), um sie zu verwerfen.

Nadias Fußzeilentext ist ein Element Eigener Text in der mittleren Spalte der Fußzeile mit Fett, Mitte und Akzent ausgewählt. Akzent löst sich zur Akzentfarbe der Palette auf, sodass die Zeile in ihrer Palette Forest grün gedruckt wird und rosé oder blau würde, wenn sie die Vorlage mit einer anderen Palette neu bauen würde.

Die vier Farbwahlen sind Tokens, keine festen Farben. Standard druckt Schwarz, Gedämpft ein mittleres Grau, Primär verwendet die Kopfzeilenfarbe der Palette und Akzent ihre Akzentfarbe. Abstand und Trennlinie haben keine Schrift-, Stärke-, Ausrichtungs- oder Farbregler; ein Abstand hat nur seine Höhe, und eine Trennlinie ist immer eine dünne graue Linie mit etwas Abstand.

Kundenblock stapelt Name, Adresse, E-Mail und Telefon des Kunden in einer Spalte, während Kundenname nur den Namen druckt; Nadia verwendet den Block, rechtsbündig in 9 Punkt, sodass er sich unter die Daten schmiegt.

So beschränken Sie eine Vorlage auf bestimmte Profile und speichern sie

Standardmäßig wird eine gespeicherte Vorlage auf jedem Geschäftsprofil angeboten. Nadias Hochzeitslayout soll nur auf ihrem Weddings-Profil erscheinen, also beschränkt sie es.

1. Tippen Sie im Editor auf das Schieberegler-Symbol Verfügbarkeit und Optionen oder auf die Karte Verfügbarkeit am Ende der Seite.
2. Wählen Sie im Blatt Vorlagenverfügbarkeit (Template availability) Auf bestimmte Profile beschränken (Restrict to specific profiles).
3. Haken Sie die Profil-Chips an, die die Vorlage sehen sollen; jedes Geschäftsprofil erscheint mit seinem Namen. Lassen Sie stattdessen In jedem Geschäftsprofil verfügbar (Available on every business profile) ausgewählt, wenn Sie keine Beschränkung möchten.
4. Tippen Sie auf Fertig (Done). Der Untertitel der Karte Verfügbarkeit wechselt zu Restricted to 1 profile(s) oder wie viele Sie auch angehakt haben.
5. Tippen Sie in der Titelleiste auf Speichern. Die Schaltfläche zeigt einen kleinen Spinner, während die Vorlage geschrieben wird, dann schließt sich der Editor und die Karte erscheint oben im Tab Meine.

Vor dem Speichern können Sie auf das Augen-Symbol tippen, um die Vorschau zu öffnen. Sie rendert das Layout durch den echten PDF-Renderer mit den Daten Ihres Standardprofils, zeichnet graue kursive Platzhalter wie „[example: acme.com]”, wo ein Feld leer ist, und hat einen Palettenstreifen, damit Sie dasselbe Layout in anderen Farben sehen können. Dieser Streifen ist nur zum Ansehen; das Schließen der Vorschau ändert die Palette der Vorlage nicht.

So wenden Sie eine eigene Vorlage auf eine Rechnung an

Eine eigene Vorlage ist keine globale Einstellung. Jede Rechnung behält ihre eigene Wahl, und das eingebaute Design und die Palette, die auf der Rechnung gespeichert sind, bleiben darunter erhalten, sodass Sie jederzeit zurückwechseln können.

1. Öffnen Sie die Rechnung im Editor und scrollen Sie an den Zahlungskarten vorbei nach unten zur Karte Vorlage auswählen (Select Template).
2. Tippen Sie direkt darunter auf den Aufklapp-Pfeil der Karte Eigene Vorlage (Custom template). Diese Karte existiert nur, wenn mindestens eine gespeicherte Vorlage für das Geschäftsprofil der Rechnung verfügbar ist.
3. Wählen Sie eine Vorlage nach Namen aus dem Menü. Der Untertitel der Karte wechselt von Eingebaute Vorlage wird verwendet (Using built-in template) zum Namen der Vorlage, und der Untertitel von Vorlage auswählen darüber lautet jetzt Eigene Vorlage.
4. Speichern Sie die Rechnung. Jede Vorschau, jedes Teilen und jeder Export davon läuft jetzt über den Custom-Renderer.
5. Um zum eingebauten Design zurückzukehren, öffnen Sie dasselbe Menü und wählen Sie Eingebaute verwenden (Use built-in). Das zuvor gewählte Design und die Palette sind noch da.

Die Vorlage Wedding proposal fehlt in Nadias Menü, weil diese Rechnung zum Studio-Profil gehört und diese Vorlage auf das Weddings-Profil beschränkt ist. Hier ist FP-2026-0218, gerendert mit der minimalen Vorlage.

Regeln und Details

• Das Erstellen, Öffnen, Duplizieren und Speichern einer Vorlage erfordern alle Pro oder eine aktive Testphase; andernfalls öffnet die App die Bezahlschranke. Das Durchstöbern der Tabs Meine und Galerie ist kostenlos, und Rechnungen, denen bereits eine eigene Vorlage zugewiesen ist, werden weiterhin damit gerendert.
• Ein Name ist Pflicht. Ein Tipp auf Speichern mit leerem Titelfeld zeigt „Vorlagenname erforderlich”, und nichts wird geschrieben.
• Die Seite ist immer A4 mit einem Rand von 32 Punkt. Keines von beiden lässt sich in der App ändern.
• Die sechs Spalten sind die gesamte Leinwand. Kopfzeile Links, Mitte und Rechts werden als drei gleich breite Spalten gedruckt, linksbündig, zentriert und rechtsbündig; die Fußzeile funktioniert genauso. Eine Spalte ohne sichtbare Elemente nimmt ihr Drittel der Breite ein, druckt aber nichts, und wenn eine ganze Reihe leer ist, wird die Reihe übersprungen.
• Der Hauptteil druckt immer die Positionstabelle, dann die Summen, dann die Unterschrift, falls die Rechnung eine hat, dann eine Seitenfußzeile mit Rechnungsnummer, Firmenname und Seitenzahl. Eigene Vorlagen drucken keine Zahlungs-QR-Codes oder Zahlungsschaltflächen, keinen Ratenzahlungsplan, keine Verzugsgebührzeilen oder Skonto-Hinweise; diese gehören zu den zwölf eingebauten Designs.
• Elemente, deren Daten leer sind, werden im echten PDF einfach weggelassen. Ein Element Website auf einem Profil ohne Website druckt nichts und nimmt keinen Platz ein. Nur die Vorschau des Editors zeigt Platzhalter.
• Es gibt keine Grenze, wie viele Elemente eine Spalte enthalten kann, und dasselbe Element darf mehr als einmal hinzugefügt werden.
• Das Umsortieren ist auf Nach oben und Nach unten innerhalb einer Spalte beschränkt. Elemente können nicht gezogen und nicht zwischen Spalten verschoben werden.
• Schriftgröße 0 oder leer bedeutet den Renderer-Standard von 10 Punkt. Firmenname wird 4 Punkt größer und Rechnungstitel 6 Punkt größer und in Großbuchstaben gedruckt, welche Größe auch gilt.
• Textgestaltung (Größe, Stärke, Ausrichtung, Farbe) ist für Abstand und Trennlinie nicht verfügbar.
• Die Palette wird beim Erstellen der Vorlage festgelegt (aus dem Galeriestreifen oder Ocean für eine leere Vorlage) und kann im Editor danach nicht geändert werden. Eigene Paletten aus dem Tab Paletten können im Galeriestreifen gewählt werden, sodass sie ein PDF nur über eine eigene Vorlage erreichen.
• Duplizieren im Tab Meine erstellt eine Kopie mit dem Namen „Name (copy)” mit demselben Layout und derselben Verfügbarkeit. Löschen fragt nach Bestätigung; das Löschen einer Vorlage, auf die Rechnungen noch verweisen, macht sie nicht kaputt: Die nächste Vorschau fällt stillschweigend auf das eingebaute Design der Rechnung zurück.
• Verfügbarkeitsverknüpfungen werden bei jedem Speichern neu geschrieben. Das Zurückschalten einer beschränkten Vorlage auf In jedem Geschäftsprofil verfügbar löscht ihre Profilliste.
• Das Duplizieren einer Rechnung mit Duplizieren auf dem Rechnungsbildschirm kopiert ihr eingebautes Design und ihre Palette, aber nicht die eigene Vorlage; die Kopie öffnet sich mit Eingebaute Vorlage wird verwendet, und Sie weisen die eigene Vorlage erneut zu.
• Sicherungen enthalten eigene Vorlagen, und die Wiederherstellung auf einem anderen Gerät verknüpft jede Rechnung erneut mit der wiederhergestellten Kopie ihrer Vorlage.

Tipps

Verwandte Anleitungen

• PDF-Vorlagen, Farbpaletten und Schriften zu den zwölf eingebauten Designs, den zehn Paletten und dem Erstellen einer eigenen Palette.
• Rechnungseditor zu den übrigen Karten rund um die Auswahl Eigene Vorlage.
• Logo: quadratische und breite Variante, weil die Elemente Breites Logo und Quadratisches Logo die Varianten drucken, die Sie im Profil hochgeladen haben.