Fase voor fase: hoe BIM-architect Marco zijn projectfacturen koppelt aan deliverables en nooit meer een PO-nummer vergeet
Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 8 minuten
Marco van der Berg (43) is een architect die denkt in modellen. Zijn specialisme is Building Information Modelling — BIM — de digitale methodiek waarmee bouwprojecten volledig worden ontworpen, gepland en gecoördineerd in een driedimensionale omgeving. Op de High Tech Campus in Eindhoven, bijgenaamd "de slimste vierkante kilometer ter wereld", heeft hij drie jaar geleden zijn eigen ZZP-praktijk gevestigd. Zijn klanten zijn hightech-bedrijven die nieuwe campus-gebouwen willen neerzetten: labs, kantoren, R&D-faciliteiten.
"In BIM is alles gefaseerd," legt Marco uit. "Een project verloopt via vaste fases: Voorlopig Ontwerp (VO), Definitief Ontwerp (DO), bestek en uitvoering. Elke fase heeft eigen deliverables — tekeningen, modellen, rapporten. En elke fase wordt apart gefactureerd."
De BIM-projectstructuur als factuuruitdaging
Marcos klanten zijn stuk voor stuk grote organisaties: ASML, NXP Semiconductors, Philips Design. Ze hebben interne projectmanagementprocedures die bepalen hoe facturen eruitzien en worden goedgekeurd. Een factuur is voor hen pas goedkeurbaar als die verwijst naar:
- Het projectnummer van hun interne systeem
- Het PO-nummer dat is aangemaakt voor de specifieke fase
- De deliverable die bij de fase hoort (bijv. "VO-tekeningen conform BIM Level 2")
- De datum waarop de deliverable is goedgekeurd of ingediend
"Als ik een factuur stuur zonder deze informatie, keurt hun projectadministratie hem af. Automatisch. Zonder uitleg. Ik merk het een maand later als de betaling uitblijft en ik navraag doe."
Dit overkwam Marco in zijn eerste jaar drie keer. Elke keer moest hij de correcte informatie opvragen, de factuur opnieuw aanmaken, opnieuw indienen, en opnieuw wachten op de betalingscyclus. Gemiddeld zes weken vertraging per factuur — bij factuurbedragen die soms €15.000 tot €35.000 bedroegen.
Het multi-project probleem
Marco werkte tegelijkertijd aan twee of drie projecten. Elk project had zijn eigen fasestructuur, zijn eigen PO-nummers per fase, en zijn eigen betalingscyclus. Zijn Excel-spreadsheet met projectoverzichten was inmiddels twaalf tabbladen groot en bijna onbeheerbaar.
"Ik maakte in december een factuur voor project A, fase VO, en vergat het PO-nummer van fase DO van datzelfde project. Dat klinkt onwaarschijnlijk, maar als je drie projecten in vijf fases bijhoudt, zijn er vijftien PO-nummers in je hoofd. Vijftien."
Zijn Word-factuurtemplate had geen veld voor PO-nummers, geen veld voor projectfasen, en geen koppeling met zijn projectadministratie. Hij vulde elk veld handmatig in bij elke factuur — met alle kansen op fouten van dien.
InvoiceFlow voor architecten
Marco ontdekte InvoiceFlow via een collega-ZZP-architect die voor soortgelijke opdrachtgevers werkte op de Zuidas in Amsterdam. "Ze zei: je kunt voor elke klant aparte projectreferentievelden instellen. Ik dacht: dat is precies wat ik nodig heb."
Marco's aanpak in InvoiceFlow is gestructureerd als zijn bouwprojecten:
Klantprofielen per opdrachtgever: Voor ASML, NXP en zijn andere klanten heeft Marco separate profielen aangemaakt. In elk profiel staan de vaste gegevens: bedrijfsnaam, factuuradres, BTW-nummer, betalingstermijn (dertig dagen), en een notitieveld voor lopende projecten en hun PO-nummers.
Fasegekoppelde factuurbeschrijving: In zijn itemdatabase heeft Marco de standaard BIM-fases aangemaakt als aparte diensten: VO-fase (€X per m² BVO), DO-fase, besteksfase, uitvoeringsbegeleidingsfase. De bijbehorende omschrijving verwijst naar de deliverables: "Voorlopig Ontwerp — inclusief BIM-model Level 2, plattegronden en geveltekeningen conform SNL BIM Protocol."
PO-nummerveld per factuur: Elke factuur heeft een PO-nummerveld. Marco heeft voor zichzelf een vaste regel: PO-nummer opvragen bij opdrachtverstrekking, direct invoeren in InvoiceFlow als notitie bij de klant, en bij facturering overnemen. Nooit meer vergeten.
De functies die zijn projectadministratie transformeren
Meerdere facturen per klant, verschillende projecten: InvoiceFlow laat Marco voor dezelfde klant (bijv. ASML) meerdere facturen bijhouden voor verschillende projecten — elk met eigen projectnummer en PO-nummers. Het overzicht per klant toont alle facturen gesorteerd op datum, zodat hij nooit het overzicht verliest over welke fase van welk project al is gefactureerd.
Conceptfacturen bewaren: Marcos projecten lopen maanden. Hij maakt al vroeg een conceptfactuur aan voor een komende fase — met de verwachte deliverables en prijs — en bewaart die als concept totdat de fase is afgerond en het PO-nummer beschikbaar is. Dan activeert hij de conceptfactuur en verstuurt die.
Fasebedragen en mijlpaalbetalingen: Voor langlopende projecten spreekt Marco soms mijlpaalbetalingen af: 30% bij ondertekening, 40% bij goedkeuring VO, 30% bij oplevering DO. InvoiceFlow's gesplitste betalingsfunctie laat hem dit correct factureren: drie aparte facturen voor dezelfde opdracht, elk op het juiste moment.
Elektronische ondertekening van opdrachtbevestigingen: Marco stuurt zijn opdrachtbevestigingen via InvoiceFlow's handtekeningfunctie. De opdrachtgever ondertekent digitaal op hun tablet of computer. Marco heeft een getekend bewijs van de opdracht — inclusief afgesproken prijs, fasestructuur en leveringstermijnen.
BTW 21% automatisch: Architectuurdiensten zijn standaard BTW-plichtig tegen 21%. Marco hoeft er nooit over na te denken: alle items in zijn database zijn ingesteld op 21%, alle facturen berekenen het automatisch correct.
De ASML-test: nul correcties
De echte test voor zijn nieuwe systeem was zijn grootste lopende opdracht: een laboratoriumgebouw voor ASML op de High Tech Campus. Het project omvatte vier fases over achttien maanden, met een totaalhonorarium van €285.000. Dat zijn meerdere grote facturen, elk met hun eigen PO-nummer en deliverable-specificaties.
"Met InvoiceFlow heb ik alle vier de fases correct gefactureerd," zegt Marco. "Nul correcties. Nul teruggestuurde facturen. Alle betalingen ontvangen binnen dertig dagen. Voor het eerst in mijn ZZP-carrière voelde het alsof mijn administratie op hetzelfde niveau was als mijn werk."
Zijn accountant in Eindhoven merkte het verschil ook. "Hij zei: je kwartaaladministratie is de eerste keer in jaren volledig consistent met je projectplanning. Alles klopt. Ik hoef niets te corrigeren." Voor een accountant is dat een compliment.
Hoogseizoen vs. laagtij in architectuur
Marco's werk kent ook een seizoenspatroon — anders dan bij fotografen, maar net zo reëel. Hightech-bedrijven plannen hun bouwprojecten in de herfst voor het volgende jaar. Offertetrajecten zijn intensief van september tot december. De feitelijke BIM-werkzaamheden lopen van januari tot september. In de zomer wordt de meeste bouwtekeningen opgeleverd.
"Mijn cashflow is het meest gespannen in het eerste kwartaal: nieuwe opdrachten zijn net gestart, de grote VO-mijlpaalbetalingen zijn nog niet bij, maar ik heb wel kosten gemaakt voor software (Revit, AutoCAD), cursussen en hardware. InvoiceFlow's cashflowtab — wat staat er open, wanneer verwacht ik het — helpt me dit in te plannen."
Advies voor ZZP-architecten en projectgebonden professionals
Vraag het PO-nummer bij opdrachtverstrekking, niet bij facturering. Als je wacht tot je wil factureren, kan het PO-nummer niet klaar zijn, verstreken of niet meer bij de juiste persoon bekend zijn. Vraag het direct op bij de opdrachtbevestiging en leg het vast.
Koppel elke factuur aan een specifieke deliverable. "Architectonische diensten fase 1" is niet specifiek genoeg. "Voorlopig Ontwerp — BIM Level 2 model, plattegronden, gevels en doorsneden conform SNL BIM Protocol" is wél specifiek. Zo weet je klant exactement waarvoor je factureert en is de goedkeuring sneller.
Gebruik conceptfacturen als projectplanner. Maak al vroeg in een project een conceptfactuur aan voor elke komende fase. Het helpt je in de planning — wanneer verwacht ik te factureren? — en het maakt de uiteindelijke facturering een kwestie van activeren, niet van opnieuw aanmaken.
Download InvoiceFlow
Ben jij een ZZP-architect, ingenieur of ander projectgebonden professional die werkt met meertraps-factuurstructuren, PO-nummers en fase-deliverables? InvoiceFlow biedt projectreferentievelden, conceptfacturen, gesplitste betalingen en digitale handtekeningen — alles wat je nodig hebt voor professionele projectfacturering.
Download gratis via Google Play.