Drie landen, drie BTW-regimes: hoe industrieel ontwerper Noa haar internationale facturering beheerst vanuit Eindhoven
Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 9 minuten
Noa Janssen groeide op in Eindhoven, studeerde industrieel ontwerpen aan de TU/e en bleef in de stad hangen — niet uit gebrek aan ambities, maar omdat de Brainport-regio rond Eindhoven een unieke concentratie biedt van hightech bedrijven die ze als vrijgevestigd ontwerper kan bedienen. ASML-toeleveranciers, halvegeleiderbedrijven, medtech-startups: het is een ecosysteem dat op haar expertise zit te wachten.
Wat ze bij haar eerste internationale factuur niet verwachtte, was de BTW-puzzel die ermee gepaard ging.
"Ik studeerde af, nam mijn eerste opdracht aan van een Duits startup in Berlijn en dacht: ik maak gewoon een factuur met 21% BTW. Mijn begeleider op de TU/e trok een wenkbrauw op en zei: voor EU-zakelijke klanten werkt dat anders. Ik had geen idee wat hij bedoelde."
Noa Janssen: ontwerper op de Brainport-campus
Noa, 30 jaar, ontwerpt producten die het midden houden tussen engineering en esthetiek: behuizingen voor halfgeleidercomponenten, ergonomische interfaces voor medische apparaten, verpakkingsontwerpen voor hightech onderdelen. Ze werkt vanuit een gedeeld atelier op de High Tech Campus Eindhoven.
Haar klantenportefeuille weerspiegelt de internationale oriëntatie van de Brainport-regio. Ze heeft drie typen klanten:
Nederlandse klanten: toeleveranciers aan ASML en andere hightech bedrijven in de regio. Die betalen in euro's en zijn BTW-plichtig in Nederland, dus ze rekent hen 21% BTW. Betalingstermijn 30 dagen, facturen in euro's.
Europese klanten: een startup in Berlijn en een Belgisch medtech-bedrijf in Leuven. Beide zijn BTW-plichtig in hun eigen EU-land. Voor deze klanten geldt de BTW-verleggingsregeling: geen BTW op de factuur, wel vermelding van het BTW-nummer van de klant en de tekst "BTW verlegd".
Buiten-EU klanten: een Amerikaans hardwarebedrijf in Austin, Texas, dat haar heeft ingehuurd voor het ontwerp van een instrumentenpaneel. Factuur in USD, geen BTW (diensten verleend buiten de EU).
Drie regimes: hoe ze het destijds aanpakte
In haar eerste anderhalf jaar als ZZP'er gebruikte Noa drie Word-templates — één per klantentype. Ze paste het BTW-tarief handmatig aan, controleerde de tekst ("BTW verlegd" of "BTW niet van toepassing"), en converteerde bedragen naar USD wanneer nodig. Het werkte, maar het was foutgevoelig en tijdrovend.
De nachtmerrie begon toen haar Berlijnse klant haar vroeg om een gecorrigeerde factuur: ze had per abuis BTW berekend op een factuur waarop BTW verlegd van toepassing was. De klant had de factuur al geboekt in zijn administratie. De correctie vereiste een creditnota, een nieuwe factuur, en uitleg aan de klant. "Het was mijn eerste maand als ZZP'er en ik voelde me al meteen een amateur."
InvoiceFlow: automatisch het juiste BTW-regime
Noa hoorde over InvoiceFlow via een ZZP-designersforum op LinkedIn. Ze was aanvankelijk sceptisch: kon een gratis mobiele app echt drie verschillende BTW-regimes aan? Ze installeerde de app en bouwde haar drie klantprofielen op.
In InvoiceFlow stel je per klant het land en de BTW-status in. Voor haar Nederlandse klanten: land Nederland, BTW-plichtig, tarief 21%. Voor haar Berlijnse klant: land Duitsland, BTW-plichtig (BTW-nummer ingevoerd), BTW verlegd. Voor haar Amerikaanse klant: land Verenigde Staten, buiten EU, geen BTW.
Zodra ze een nieuwe factuur aanmaakt voor een klant, laadt InvoiceFlow automatisch de correcte BTW-instelling. Ze hoeft alleen de werkzaamheden en het bedrag in te voeren; de BTW-behandeling is al correct.
"De eerste factuur voor de Berlijnse klant die ik via InvoiceFlow maakte, stuurde ik met een beetje angst. Maar hij was perfect: correct BTW-nummer, correcte tekst, geen BTW. Geen telefoontje van de klant."
Multi-currency: EUR en USD in één app
Voor haar Amerikaanse klant factureert Noa in USD. Het bedrag in USD staat op de factuur; de wisselkoers op factuurdatum wordt genoteerd in haar administratie voor de BTW-aangifte (waarbij ze de omrekening naar EUR moet maken).
InvoiceFlow ondersteunt meerdere valuta. Voor haar Amerikaanse klant heeft ze een apart profiel in USD. De factuur ziet er professioneel uit met het USD-bedrag, haar Nederlandse bedrijfsgegevens, en een notitie dat geen BTW van toepassing is op diensten geleverd aan een bedrijf buiten de EU.
"De wisselkoers varieert, wat mijn inkomsten in euro licht varieert. Mijn belastingadviseur heeft me uitgelegd hoe ik dat verwerk in mijn aangifte. Dat is minder ingewikkeld dan het klinkt."
Professionele PDF voor corporate klanten
Een detail dat Noa aan het begin niet verwachtte: de ASML-toeleveranciers waar ze voor werkt zijn weliswaar kleiner dan ASML zelf, maar ze hebben een vergelijkbare bedrijfscultuur. Ze verwachten nette, professionele facturen. Haar naam en logo op de factuur, duidelijke regelspecificatie per ontwerpopdracht, correcte BTW, een factuurnummer dat aansluit op hun inkoopsysteem.
"De PDF die InvoiceFlow genereert ziet er professioneler uit dan wat ik ooit in Word kon maken. Dat klinkt triviaal, maar het maakt echt verschil in hoe je overkomt bij grote klanten."
Ze voegt bij grote projecten ook een gedetailleerde bijlage toe aan haar factuur: een opsomming van de geleverde ontwerpdocumenten, de gebruikte software en de versienummers. Dat is voor haar klanten handig voor hun eigen projectdocumentatie.
VIES: BTW-nummers van EU-klanten controleren
Een praktisch punt bij BTW-verlegging voor EU-zakelijke klanten: het BTW-nummer van de klant moet geldig zijn op het moment van facturering. Als dat nummer niet klopt, vervalt de basis voor de BTW-verlegging en ben jij als dienstverlener mogelijk toch BTW verschuldigd.
Noa controleert BTW-nummers van nieuwe EU-klanten via het VIES-systeem van de Europese Commissie — een gratis online tool. Ze doet dit eenmalig bij de start van een nieuwe klantrelatie en jaarlijks ter controle. Haar belastingadviseur heeft haar erop gewezen dat dit formeel verplicht is om de BTW-verlegging rechtsgeldig toe te passen.
"VIES is drie klikken werk. Maar als je het overslaat en het nummer blijkt fout, heb je een probleem. Dus ik doe het altijd."
De DBA-wet en internationale opdrachten
Als industrieel ontwerper voor de hightech-industrie werkt Noa soms meerdere maanden aaneengesloten voor één klant aan een groot ontwerptraject. Ze is alert op de DBA-wet en de risico's van schijnzelfstandigheid, maar is van mening dat haar situatie duidelijk verschilt van een arbeidsrelatie.
Ze werkt altijd op projectbasis met een duidelijk omschreven opdrachtomschrijving en een afgebakend eindresultaat. Ze werkt vanuit haar eigen atelier, met haar eigen apparatuur, en bepaalt zelf haar werktijden. Ze heeft altijd meerdere klanten actief, ook als een groot project veel tijd vraagt.
"Hightech bedrijven weten ook wat de DBA-wet betekent. Ze zijn soms zelfs voorzichtiger dan ik — ze willen geen risico lopen op naheffingen als werkgever."
Zelfstandigenaftrek en belastingoptimalisatie
Noa maakt gebruik van de zelfstandigenaftrek van 5.030 euro en de MKB-winstvrijstelling. Ze werkt fulltime en voldoet ruimschoots aan het urencriterium. Haar belastingadviseur — een specialist in ZZP-belastingrecht die ze via haar TU/e-alumni-netwerk heeft gevonden — helpt haar jaarlijks bij de optimalisatie.
Een interessant aspect van haar belastingpositie: de investering in software en hardware voor haar ontwerpopdrachten is aftrekbaar als bedrijfskosten. Haar Adobe Creative Cloud, haar CAD-software, haar laptop — alles zakelijke kosten. "Als ZZP'er betaal je software zelf. Maar die zijn aftrekbaar. Dat scheelt toch een paar honderd euro per jaar."
Advies voor internationale ZZP'ers in de Brainport-regio
Noa deelt haar ervaringen in de designersgemeenschap rond Eindhoven. Haar praktische advies voor ZZP'ers die beginnen met internationale klanten:
Leer de drie BTW-regimes kennen — ze gelden voor vrijwel elke zakelijke dienstverlener. NL-klanten: 21% BTW. EU-zakelijke klanten: BTW verlegd met hun BTW-nummer en de juiste tekst. Buiten-EU zakelijke klanten: 0% BTW, geen Nederlandse BTW verschuldigd.
Check BTW-nummers via VIES. Dit kost vijf minuten per klant en beschermt je als de klant ooit betwist dat BTW-verlegging van toepassing was.
Gebruik een app die multi-currency ondersteunt. Als je in USD, GBP of een andere valuta factureert, zijn handmatige wisselkoersberekeningen foutgevoelig. InvoiceFlow doet dit voor je.
Conclusie
Noa Janssen ontwerpt voor de hightech-industrie. Haar werk is internationaal, haar klanten zijn veeleisend, en haar facturering moet foutloos zijn. InvoiceFlow heeft haar geholpen drie BTW-regimes automatisch correct toe te passen, multi-currency facturen te genereren en professionele PDF's te leveren die bij haar klantenprofiel passen.
Download InvoiceFlow gratis in de Google Play Store en zet je internationale facturering op orde.