Kwast neer, telefoon omhoog: hoe schilder Marc zijn facturering aan particulieren en woningcorporaties professionaliseerde
Door de redactie van InvoiceFlow — gepubliceerd 1 juni 2026 — leestijd 9 minuten
Marc Visser stond op een vrijdagmiddag op een steiger in Kralingen toen zijn telefoon ging. Een inkoper van een Rotterdamse woningcorporatie belde om te melden dat zijn factuur voor de schilderbeurt van twintig appartementen was afgewezen. Reden: de specificatie van materiaalkosten en arbeidskosten was niet gesplitst. Marc had alles op één regel gezet: "Schilderwerk appartementencomplex — totaal €6.200". Dat was onvoldoende. De corporatie had een interne boekhoudvereiste waarbij materialen op een andere kostenpost werden geboekt dan arbeid.
"Ik ben schilder. Ik weet alles van verf, kwasten, ondergronden en lak. Maar boekhoudcodes van woningcorporaties — dat is een andere wereld."
Marc Visser: vakman in Rotterdam
Marc, 46 jaar, is een zelfstandig schilder-ondernemer in Rotterdam. Hij werkt al twaalf jaar voor zichzelf, nadat hij tien jaar in loondienst was bij een schildersbedrijf in Capelle aan den IJssel. Zijn klantenportefeuille bestaat uit twee segmenten: particuliere huiseigenaren in Rotterdam-Zuid en omgeving, en woningcorporaties die hem inschakelen voor groot onderhoud aan huurwoningcomplexen.
Particulieren zijn doorgaans blij met hem. Ze betalen snel — meteen na afronding of via iDEAL op dezelfde dag — en hebben geen specifieke factuureisen. Ze willen een duidelijke rekening: wat is er gedaan, voor welk bedrag, inclusief BTW. Meer niet.
Woningcorporaties zijn een ander verhaal. Ze betalen later — 30 tot 60 dagen na goedkeuring van de factuur — maar de opdrachten zijn groter en stabieler. Ze vormen ongeveer 60 procent van zijn jaaromzet. Maar ze stellen eisen aan de factuurspecificatie die Marc aanvankelijk niet begreep.
Het specifieke probleem: materiaal versus arbeid
Woningcorporaties hebben interne kostenregistraties die onderscheid maken tussen arbeidskosten en materiaalkosten. Dat onderscheid is relevant voor hun begroting, hun afschrijvingen en hun rapportage aan toezichthouders. Als een schilder een factuur stuurt met alleen een totaalbedrag, moeten hun medewerkers handmatig uitrekenen welk deel materiaal is en welk deel arbeid — en dat willen ze niet.
Marc heeft dit ondervonden bij drie verschillende corporaties in de Rotterdamse regio. Twee van hen sturen facturen gewoon terug als de specificatie ontbreekt. De derde keurde zijn factuur wel goed maar trok een arbitrair bedrag af voor "niet-gespecificeerde materiaalkosten" — waarna Marc een correctiefactuur moest sturen en een maand op het resterende bedrag moest wachten.
"Je verliest geen geld, uiteindelijk. Maar je verliest tijd, energie en soms je geduld. En de cashflow loopt ook echt vertraging op."
Zijn oude systeem: handgeschreven bonnetjes en Excel
Marc werkte tot twee jaar geleden met een combinatie van handgeschreven werkbonnen en een eenvoudig Excel-sjabloon dat zijn schoonzoon voor hem had gemaakt. Het werkte voor particulieren — hij schreef het bedrag op, printte het bonnetje thuis en overhandigde het op de laatste werkdag.
Voor woningcorporaties was het een ramp. Het Excel-sjabloon had geen aparte rijen voor materiaal en arbeid. Als hij die wilde toevoegen, zat de lay-out in de war. Bovendien had hij geen printer op de bouwplaats: hij moest thuis de factuur openen, bewerken, printen, en dan de volgende dag of per post opsturen — ruim na het moment dat de klus was afgerond.
"Soms zat ik 's avonds laat achter de laptop — moe van een dag werken — facturen te tikken. Mijn vrouw zei: je hebt een baan en een tweede baan als administrateur. Dat klopt."
De ontdekking van InvoiceFlow
Via een collega-schilder in Dordrecht hoorde Marc over InvoiceFlow. Die collega gebruikte de app al een jaar en had zijn factuurproces teruggebracht tot vijf minuten werk per opdracht. Marc was sceptisch — hij is niet digitaal ingesteld — maar installeerde de app en liet zijn schoonzoon hem helpen bij de eerste instellingen.
Wat hem het meest verraste was hoe gemakkelijk het was om meerdere itemregels aan een factuur toe te voegen. Voor een woningcorporatieopdracht voegt hij nu standaard drie regels in: "Arbeidskosten schilderwerk — [X] uur à [Y] euro", "Materiaalkosten verf en primer — specificatie bijgevoegd", en eventueel "Steiger- en beschermingsmateriaal". Elk met een eigen bedrag en de juiste BTW-berekening.
"De eerste keer dat ik een factuur met die specificatie instuurde bij de corporatie in Schiedam, kreeg ik geen commentaar. Geen terugkoppeling, geen correctieverzoek. Gewoon: betaald na 30 dagen. Dat had ik niet verwacht."
Twee profielen: particulieren en corporaties
Marc heeft in InvoiceFlow twee bedrijfsprofielen aangemaakt. Zijn particulierenprofiel is ingesteld op directe betaling — geen vaste betalingstermijn, maar een iDEAL-betaallink onderaan de factuur. Particulieren ontvangen een simpele factuur met zijn naam, zijn KvK-nummer, het uitgevoerde werk en het totaalbedrag inclusief BTW.
Zijn corporatieprofiel is uitgebreider: betalingstermijn 30 dagen, verplichte velden voor projectnummer en klantcontactpersoon, en een standaardsjabloon met drie regelcategorieën. Elke nieuwe corporatiefactuur begint met dat sjabloon; hij hoeft alleen de specifieke uren en materiaalbedragen in te vullen.
"Ik maak een foto van mijn materiaalbon op de bouwplaats, zet de bedragen in de app, en de factuur is klaar. Dat doe ik op mijn telefoon, staande bij mijn busje. Geen laptop nodig, geen printer thuis."
iDEAL-betalingen voor particulieren
Een van de meest gewaardeerde functies voor Marcs particulierenmarkt is de iDEAL-betaallink in zijn factuur. Wanneer een klant de PDF-factuur ontvangt, staat er onderin een link waarmee ze direct kunnen betalen via hun bankapp. Geen rekeningnummers overnemen, geen acceptgiro, gewoon klikken en betalen.
"Vroeger betaalden particulieren gemiddeld tien tot veertien dagen na de klus. Nu betalen ze gemiddeld binnen twee dagen. Ze vinden het fijn dat het zo makkelijk gaat. Mijn bankrekening ook."
Sommige oudere klanten betalen liever cash. Marc registreert die betalingen ook in InvoiceFlow, zodat zijn boekhouder aan het eind van het jaar een volledig overzicht heeft van alle ontvangsten — contant en digitaal.
BTW voor de schilder: 21 procent, geen uitzonderingen
Schilderwerk valt onder het standaard BTW-tarief van 21 procent in Nederland. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt voor een beperkte categorie diensten aan woningen (arbeidskosten bij renovatie van woningen ouder dan twee jaar), maar die regeling is in 2025 afgeschaft. Marc past dus overal 21 procent toe.
Zijn jaaromzet ligt rond de 120.000 euro inclusief BTW, wat neerkomt op een BTW-afdracht van ruim 20.000 euro per jaar. Hij doet zijn BTW-aangifte per kwartaal en reserveert een vast percentage van elke ontvangen factuur op een aparte rekening. "Mijn opa zei altijd: de BTW is niet jouw geld. Hij had gelijk."
De zelfstandigenaftrek van 5.030 euro is voor Marc een welkome aftrekpost op zijn inkomstenbelasting. Hij voldoet ruimschoots aan het urencriterium van 1.225 uur: als schilder werkt hij gemiddeld 45 uur per week als hij actief bezig is, minus vakantie en ziekte.
Werkbon versus factuur: een verschil dat telt
Een punt dat Marc expliciet bespreekt met zijn klanten: hij verstrekt een factuur, geen werkbon. Een werkbon is een bewijsstuk van geleverd werk; een factuur is een formeel betalingsverzoek met wettelijke vereisten. Op zijn factuur staan zijn naam en adres, zijn KvK-nummer, zijn BTW-nummer, een uniek factuurnummer, de omschrijving van het werk, het factuurbedrag en de BTW-specificatie. Al deze elementen zijn wettelijk verplicht.
"Sommige vakmannen sturen nog steeds een bonnetje zonder BTW-nummer of KvK. Voor kleine particuliere klusjes valt dat misschien niet op, maar voor woningcorporaties is dat gewoon niet acceptabel. Die willen een correcte factuur voor hun administratie."
Resultaten na twee jaar
Marc gebruikt InvoiceFlow nu bijna twee jaar. Zijn betalingstermijnen zijn verbeterd, zijn factuurfouten zijn vrijwel nul, en hij heeft geen teruggestuurde facturen meer gehad van woningcorporaties. Zijn administratietijd is geslonken van een uur per dag naar minder dan een kwartier.
Zijn vrouw — die hem vroeger regelmatig aantrof achter de laptop met een verfrimpeld gezicht — heeft opgemerkt dat hij 's avonds minder gestresst is. "Dat is misschien wel de beste recensie van de app," zegt Marc droog.
Hij heeft de app ook aangeraden aan twee andere schilders in zijn omgeving. Een van hen gebruikte nog handgeschreven bonnetjes. "Die is nu ook bekeerd."
Advies voor andere vakmensen
Marcs advies voor andere ambachtelijke ZZP'ers die voor zowel particulieren als zakelijke opdrachtgevers werken: maak direct onderscheid in hoe je factureert. Zakelijke opdrachtgevers hebben andere eisen dan particulieren, en als je één template probeert te gebruiken voor beide, maak je het jezelf onnodig ingewikkeld.
Vraag bij de start van een nieuwe zakelijke opdracht altijd naar de factuurvereisten. Wat wil de opdrachtgever zien op de factuur? Welk referentienummer moet erop? Hoe moet de specificatie eruitzien? Noteer dit en bouw het in je sjabloon.
Stuur facturen op de dag dat de klus klaar is, niet een week later. Elke dag vertraging is een dag later betaald — en bij betalingstermijnen van 30 of 60 dagen telt elke dag.
Conclusie
Marc Visser is schilder. Hij schildert huizen, appartementen en bedrijfspanden — met precisie, vakmanschap en trots. Maar hij is ook ondernemer, en dat vergt een administratie die past bij zijn klanten. Met InvoiceFlow heeft hij een systeem dat moeiteloos schakelt tussen een simpele iDEAL-factuur voor de particulier in Kralingen en een gespecificeerde corporatiefactuur voor de woningbouwvereniging in Schiedam.
Download InvoiceFlow gratis in de Google Play Store.