Andrzej Jankowski: korepetytor z Katowic, który zlikwidował zaległości w czesnym i podniósł odnowienia z 65% do 88%

Ponad sto uczniów, czesne ścigane przez WhatsApp, ewidencja w arkuszu, który puchł z miesiąca na miesiąc, i wieczne uczucie, że połowa pieniędzy gdzieś wisi. Jak katowicki korepetytor przeszedł z chaosu do systemu — i przestał być windykatorem własnej firmy.

Kameralna szkoła, która urosła za szybko

Andrzej Jankowski ma 38 lat i prowadzi w Katowicach niewielkie centrum korepetycji przy ulicy Kościuszki, niedaleko Rynku. Zaczynał dziesięć lat temu od dawania korepetycji z matematyki we własnym mieszkaniu na Ligocie. Dziś ma wynajęte trzy sale, sześciu współpracujących korepetytorów i — to liczba, która sama go zaskakuje — ponad sto uczniów. Matematyka, fizyka, chemia, język polski, przygotowanie do egzaminu ósmoklasisty i do matury. Działalność gospodarcza, ryczałt ewidencjonowany, NIP na pieczątce.

Problem polegał na tym, że firma urosła, a sposób zarządzania pieniędzmi został z czasów, gdy uczniów było dwunastu. Czesne — od 240 do 520 zł miesięcznie za ucznia, w zależności od liczby godzin i przedmiotu — Andrzej ścigał ręcznie. WhatsApp do rodziców: „Dzień dobry, przypominam o płatności za marzec”. Excel, w którym zaznaczał na zielono opłaconych, na czerwono zalegających, na żółto „obiecali jutro”. Arkusz miał już osiem zakładek i Andrzej był jedyną osobą na świecie, która rozumiała, co jest gdzie.

Życie windykatora własnej firmy

Najgorsze były pierwsze dni miesiąca. Andrzej siadał wieczorem z telefonem i arkuszem i pisał po kolei kilkadziesiąt wiadomości. Część rodziców odpisywała od razu. Część czytała i nie odpisywała. Część wpłacała połowę. Część pisała „przepraszam, zapomniałam, zaraz robię przelew” i nie robiła. W szczytowym momencie chronicznie zalegało około 28 rodzin — czyli prawie co czwarty uczeń miał niedopłatę przeciągniętą o miesiąc albo dwa.

„Liczyłem kiedyś, ile godzin w miesiącu spędzam na dopominaniu się o pieniądze”, mówi Andrzej. „Wyszło mi około czternastu. Czternaście godzin, w których nie uczyłem, nie planowałem zajęć, nie rozwijałem szkoły — tylko byłem windykatorem. To mnie wykończyło psychicznie. Czułem się, jakbym co miesiąc żebrał o coś, co mi się należy”.

Drugim problemem były odnowienia. Korepetycje to biznes oparty na ciągłości — uczeń, który chodzi cały rok, jest wart wielokrotnie więcej niż ten, który przychodzi na dwa miesiące. Tymczasem wskaźnik odnowień Andrzeja wynosił tylko 65%. Co trzeci uczeń po skończeniu semestru nie wracał. Andrzej długo myślał, że to kwestia jakości nauczania. Dopiero później zrozumiał, że spora część rezygnacji wynikała z bałaganu: rodzice, którzy mieli zaległości i czuli się niezręcznie, po prostu znikali, zamiast się rozliczać i kontynuować.

Decyzja: koniec ścigania, początek systemu

Przełom przyszedł po rozmowie z księgową, panią Grażyną, która prowadzi mu ryczałt. „Panie Andrzeju, pan ma sto faktur do wystawienia co miesiąc i robi to pan ręcznie z WhatsAppa? Przecież to się da zautomatyzować”. Andrzej, który zawsze uważał się za człowieka od matematyki, a nie od narzędzi cyfrowych, w końcu usiadł i przetestował InvoiceFlow. Po trzech wieczorach miał gotowy system.

1. Profile uczniów

Każdy uczeń dostał własny profil z danymi rodzica-płatnika, ustaloną kwotą czesnego, przedmiotem i liczbą godzin. Zamiast ośmiu zakładek w Excelu, które rozumiał tylko Andrzej, powstała uporządkowana lista klientów, w której od razu widać, kto płaci ile i za co. „Pierwszy raz od lat zobaczyłem moją szkołę jako całość, a nie jako stos kolorowych komórek”.

2. Faktury cykliczne

To była rewolucja. Dla każdego ucznia Andrzej ustawił fakturę cykliczną, która generuje się automatycznie pierwszego dnia miesiąca z właściwą kwotą czesnego. Sto faktur, które kiedyś tworzył ręcznie przez dwa wieczory, powstaje teraz samo. Andrzej tylko przegląda, potwierdza i wysyła — co zajmuje mu kwadrans zamiast czternastu godzin rozsianych po całym miesiącu.

3. Automatyczne przypomnienia

Najważniejsza zmiana psychologiczna: to nie Andrzej przypomina o płatności, tylko system. Przypomnienie wychodzi automatycznie kilka dni przed terminem i ponownie, jeśli płatność się spóźnia. Rodzic dostaje uprzejmy, neutralny komunikat z aplikacji, a nie wiadomość od zestresowanego właściciela szkoły o dwudziestej drugiej. „Zniknęła niezręczność. Ja przestałem żebrać, a oni przestali się czuć przyłapani. To po prostu termin płatności, jak za prąd”.

Zwrot ku płatności z góry

Mając już system faktur cyklicznych, Andrzej zrobił krok, na który wcześniej nie miał odwagi: wprowadził płatność z góry. Czesne za dany miesiąc płatne jest do piątego dnia tego miesiąca, a nie po. Wcześniej bał się, że rodzice się zbuntują. Okazało się, że gdy zasada jest jasna, automatyczna i taka sama dla wszystkich, prawie nikt nie protestuje. Płatność z góry rozwiązała problem zaległości u źródła — nie da się mieć dwumiesięcznej zaległości, jeśli zajęcia ruszają dopiero po opłaceniu miesiąca.

Liczby po jednym roku

Efekty Andrzej mierzy konkretnie, bo jest matematykiem. Po roku od wdrożenia systemu:

Ryczałt i porządek dla księgowej

Andrzej rozlicza się ryczałtem ewidencjonowanym. Usługi edukacyjne mają swoją stawkę ryczałtu, a comiesięczna setka faktur to podstawa ewidencji przychodów. Wcześniej pani Grażyna dostawała od niego pod koniec miesiąca kolorowy arkusz, z którego musiała ręcznie przepisywać kwoty, ścigając, co zostało faktycznie opłacone, a co tylko obiecane. Teraz dostaje czyste zestawienie wystawionych i opłaconych faktur, gotowe do ewidencji. „Skróciłem pani Grażynie robotę o połowę, a sobie oszczędziłem nerwów na cały rok” — śmieje się Andrzej.

Kopia zapasowa stu uczniów

Raz w miesiącu Andrzej robi kopię zapasową profilu szkoły. „Wyobraź sobie, że tracę bazę stu uczniów z historią płatności w środku roku szkolnego. To byłaby katastrofa nie do odrobienia”. Kopia ląduje na zewnętrznym dysku i w chmurze. Andrzej traktuje to jak zamykanie sal na klucz — rutyna, której się nie pomija.

Szablony i wiele profili — plany na przyszłość

Andrzej rozważa rozdzielenie szkoły na dwa profile firmowe w aplikacji: jeden dla korepetycji indywidualnych, drugi dla kursów grupowych, które właśnie uruchamia. Dzięki wielu profilom będzie mógł prowadzić osobne zestawienia i osobne szablony dokumentów dla każdej linii działalności, nie mieszając ich w jeden strumień. Edytor szablonów pozwolił mu już teraz dodać do faktur logo szkoły i krótką informację o terminach egzaminów ósmoklasisty — drobny, ale doceniony przez rodziców akcent.

Wieczór, który należy do nauczania

Jest pierwszy dzień miesiąca, wpół do dziewiątej wieczorem. Kiedyś o tej porze Andrzej siedziałby z telefonem nad Excelem, wypisując kilkadziesiąt wiadomości. Dziś faktury cykliczne wygenerowały się rano, przypomnienia rozeszły się same, a on właśnie skończył przygotowywać arkusz zadań na jutrzejsze zajęcia z maturzystami. Zaległości: zero. Odnowienia: rosną. Telefon leży wyciszony.

„Najlepsze w tym wszystkim jest to, że znów jestem nauczycielem, a nie poborcą” — mówi, gasząc światło w sali. „A o to przecież chodziło od początku”.

O autorze

Redakcja InvoiceFlow opisuje prawdziwe wyzwania polskich mikroprzedsiębiorców, freelancerów i twórców. Postaci w naszych historiach są fikcyjne, ale scenariusze podatkowe, problemy z przepływem gotówki i rozwiązania pochodzą z realnych rozmów z użytkownikami aplikacji. InvoiceFlow to aplikacja na Androida do wystawiania faktur, zarządzania klientami i porządkowania finansów małej firmy.

Przeczytaj także