Aleksandra Nowicka: studio jogi w Zakopanem, które oswoiło sezonowość i przewidziało poza sezon
W sezonie turyści wypełniają każdą matę, poza sezonem sala bywa pusta, a przepływ gotówki skacze jak kolejka górska na Gubałówce. Jak współwłaścicielka zakopiańskiego studia jogi zamieniła nieprzewidywalność w plan, który da się przespać.
Studio z widokiem na Giewont
Aleksandra Nowicka prowadzi wraz ze wspólniczką studio jogi w Zakopanem, w drewnianym budynku kilka minut od Krupówek, z oknem, z którego — przy dobrej pogodzie — widać Giewont. Ma 36 lat, certyfikat nauczycielki jogi i sześć lat doświadczenia w prowadzeniu studia, które przetrwało niejedną chudą zimę. Studio oferuje zajęcia grupowe (hatha, vinyasa, joga dla początkujących, zajęcia poranne dla wczesnych ptaszków), sesje prywatne oraz trzy formy członkostwa: karnet na wejścia, członkostwo miesięczne i członkostwo roczne.
Klientela studia dzieli się na dwa wyraźne typy. Pierwszy to mieszkańcy Zakopanego i okolic — stali bywalcy, którzy przychodzą cały rok i są fundamentem studia. Drugi to turyści: zimą narciarze szukający rozciągnięcia po stoku, latem piesi wędrowcy, którzy chcą porannej jogi przed wyjściem w góry. To turyści tworzą sezonowe szczyty — i to przez nich gotówka studia przez lata zachowywała się jak sejsmograf.
Huśtawka, która nie pozwalała spać
Problem był prosty do opisania i trudny do zniesienia. W szczycie sezonu zimowego (ferie, święta) i letniego (wakacje) studio pękało w szwach. Pieniądze płynęły szerokim strumieniem. Aleksandra czuła się wtedy jak właścicielka kwitnącego biznesu. Ale potem przychodził poza sezon — błotnisty marzec, deszczowy listopad — i strumień zamieniał się w strużkę. Czynsz za drewniany budynek był ten sam w lipcu i w listopadzie. Wynagrodzenia dla dwóch dochodzących instruktorek — te same. A wpływy potrafiły spaść o połowę.
„Najgorsze było to, że nie wiedziałam, czego się spodziewać”, mówi Aleksandra. „W sezonie wydawało mi się, że jesteśmy bogate i można planować remont szatni. Potem przychodził listopad i panikowałam, czy starczy na czynsz. Żyłyśmy od szczytu do szczytu, bez mapy tego, co pomiędzy”. Dwa razy zdarzyło się, że wspólniczki musiały dołożyć z prywatnych oszczędności, żeby przeczekać martwy miesiąc — mimo że w skali roku studio było rentowne. Problemem nie była rentowność. Problemem był brak przewidywalności.
Pomysł: zamienić turystów na fundament, a fundament uczynić widocznym
Aleksandra zrozumiała, że ratunkiem nie jest więcej turystów (na nich nie ma wpływu — przyjadą, gdy będzie pogoda), tylko więcej stałych członków i lepsza widoczność tego, co przyniesie poza sezon. Postanowiła zbudować dwa filary: stabilną bazę członkowską oraz narzędzie, które pokaże przyszłość z wyprzedzeniem. Oba znalazła w InvoiceFlow.
1. Faktury cykliczne dla członkostw
Studio mocno postawiło na członkostwa miesięczne i roczne kierowane do mieszkańców — bo to one dają stały, powtarzalny przychód niezależny od pogody i turystów. Każdy członek miesięczny został ustawiony na fakturze cyklicznej, która generuje się automatycznie co miesiąc. Członkowie roczni płacą z góry za cały rok, co daje studio zastrzyk gotówki i lojalność na dwanaście miesięcy. Aleksandra aktywnie przekonuje stałych bywalców do przejścia z karnetów na członkostwa — bo karnet to przychód jednorazowy i nieprzewidywalny, a członkostwo to fundament.
2. Prognoza przepływu gotówki
To była zmiana, która zdjęła Aleksandrze ciężar z piersi. Mając członkostwa ustawione jako faktury cykliczne, studio widzi z wyprzedzeniem, ile gotówki wpłynie w nadchodzących miesiącach z samej bazy członkowskiej — niezależnie od turystów. Prognoza przepływu gotówki pokazuje, że nawet w błotnistym marcu wpłynie stała, znana kwota z członkostw. „Po raz pierwszy zobaczyłam listopad w lipcu”, mówi Aleksandra. „Wiem, ile wpłynie z członkostw, więc wiem, ile muszę dorobić na zajęciach otwartych i sesjach prywatnych, żeby spiąć miesiąc. To nie jest już zgadywanie. To jest plan”.
3. Karnety i sesje prywatne jako warstwa zmienna
Na stabilnym fundamencie członkostw studio dokłada warstwę zmienną: karnety dla turystów, pojedyncze wejścia, sesje prywatne. Ta warstwa rośnie w sezonie i kurczy się poza nim — ale teraz to już tylko nadwyżka nad przewidywalną bazą, a nie cała chwiejna podstawa. Sezon przestał być „ratunkiem na cały rok”, a stał się premią.
Co się zmieniło w praktyce
Po roku od wprowadzenia członkostw cyklicznych i pracy z prognozą studio osiągnęło coś, co Aleksandra nazywa „przespanym listopadem”. Stała baza członkowska urosła na tyle, że przychód z samych członkostw pokrywa czynsz i podstawowe koszty nawet w najmartwszym miesiącu. Turyści przestali być warunkiem przetrwania, a stali się tym, czym powinni być — sezonowym bonusem. Wspólniczki nie musiały już ani razu dokładać z prywatnych oszczędności.
„Najważniejsza zmiana nie jest w pieniądzach, tylko w głowie”, mówi Aleksandra. „Przestałam żyć w trybie paniki naprzemiennej z euforią. Mam spokój, bo mam mapę. Wiem, co przyniesie marzec, zanim marzec nadejdzie”.
Księgowość biznesu członkowskiego
Studio działa jako działalność dwóch wspólniczek, z NIP-em i rozliczeniem usług w zakresie rekreacji i sportu. Biznes oparty na członkostwach ma swoją specyfikę księgową — przy członkostwie rocznym opłaconym z góry trzeba właściwie rozłożyć przychód, a powtarzalność faktur cyklicznych ułatwia prowadzenie czystej ewidencji. Księgowa Aleksandry dostaje teraz uporządkowany, powtarzalny strumień dokumentów członkowskich, a osobno warstwę zmienną z karnetów i sesji — co znacznie upraszcza miesięczne zamknięcie. „Wcześniej mój przychód wyglądał jak elektrokardiogram. Teraz członkostwa to równa linia, a na niej rytm sezonowy. Księgowa nareszcie wie, co jest stałe, a co przychodzi i odchodzi”.
Kopia zapasowa i wiele profili
Raz w miesiącu Aleksandra robi kopię zapasową profilu studia, zapisując ją na dysk i do chmury. Wspólniczki rozważają też rozdzielenie działalności na dwa profile firmowe: osobno studio jogi, osobno organizowane latem wyjazdowe retreaty jogowe w Tatrach, które mają inny charakter rozliczeń. Wiele profili pozwoliłoby trzymać te dwie aktywności w osobnych, czytelnych strumieniach.
Poranek, który ma plan
Jest siódma rano w listopadzie. Za oknem mgła zasłania Giewont, na Krupówkach pusto. Kiedyś taki poranek napełniłby Aleksandrę niepokojem. Dziś, zanim otworzy salę na poranną hathę dla sześciu stałych członkiń, zerka w prognozę przepływu gotówki. Listopad jest na zielono — członkostwa pokryją koszty, reszta to nadwyżka. Aleksandra zapala świece, rozkłada matę i czeka na pierwsze uczennice. „Joga uczy oddychać równo, niezależnie od tego, co na zewnątrz. Okazało się, że finanse studia mogą oddychać tak samo — jeśli dasz im fundament, który nie zależy od pogody”.
O autorze
Redakcja InvoiceFlow opisuje prawdziwe wyzwania polskich mikroprzedsiębiorców, freelancerów i twórców. Postaci w naszych historiach są fikcyjne, ale scenariusze podatkowe, problemy z przepływem gotówki i rozwiązania pochodzą z realnych rozmów z użytkownikami aplikacji. InvoiceFlow to aplikacja na Androida do wystawiania faktur, zarządzania klientami i porządkowania finansów małej firmy.