Четыре объекта в одновременной работе: как архитектор Елена Козлова из Екатеринбурга перестала путать счета между проектами

От редакции InvoiceFlow — опубликовано 1 июня 2026 г. — время чтения 9 минут

В рабочем кабинете Елены Козловой на Уралмаше — четыре магнитные доски на стенах. На каждой — схемы, фотографии, цветовые палитры, стикеры с датами. Четыре разных объекта, четыре разных семьи или компании, которым она сейчас помогает превратить пространство в то, что они хотят видеть.

Елена — 38-летний архитектор-дизайнер, специализирующийся на дизайне интерьеров и авторском надзоре при ремонтах «под ключ». Её проекты — не «покрасить стены и поставить мебель из магазина». Это полноценные авторские интерьеры с проектной документацией, подбором материалов, управлением подрядчиками. Бюджеты — от 1,5 до 5 миллионов рублей за объект. Сроки — от 4 до 12 месяцев.

Как Елена выстроила бизнес

Пятнадцать лет назад она работала в проектном бюро на Уралмаше, потом в архитектурной студии в центре Екатеринбурга. В 2018 году открыла ИП и начала работать самостоятельно. ОКВЭД 74.10 (деятельность в области художественного творчества), УСН 6% от доходов.

К 2024 году у неё установилась рабочая схема: одновременно в работе 3–4 объекта на разных стадиях. Один в начальной стадии — концепция и чертежи, другой в середине — авторский надзор на стройке, третий на финишной прямой — расстановка мебели и финишная отделка. Такой конвейер позволяет стабильно загружать год равномерными платежами.

Годовой оборот — около 4,5–5 миллионов рублей. Для ИП на УСН 6% это налог примерно 270 000–300 000 рублей в год. Плюс взносы в СФР. Цифры немаленькие, но бизнес работает прибыльно.

Проблема, которая назревала три года

Каждый проект у Елены разбит на этапы оплаты. Типичная схема выглядит так:

С одним объектом это было управляемо. С двумя — нормально. Но когда в работе одновременно оказались четыре объекта, каждый на разной стадии и с разными датами платежей, у Елены начался документальный хаос.

«Однажды я отправила счёт на Этап 3 клиентке Наталье, но указала там реквизиты другого клиента — Дениса, чей объект был похожим по сумме», — вспоминает Елена. «Наталья позвонила в панике: там был чужой адрес и чужое имя. Неловкий получился разговор».

В другой раз Елена выставила счёт за этап, который ещё не был завершён — перепутала стадию объекта. Пришлось аннулировать, объяснять, переделывать. Клиент усомнился в профессионализме.

Строительная документация и что к ней не относится

Здесь важно сделать оговорку, которую Елена всегда объясняет клиентам. Существуют специализированные строительные документы — акты КС-2 и КС-3 (акт о приёмке выполненных работ и справка о стоимости). Они используются при строительно-монтажных работах, когда генеральный подрядчик отчитывается перед заказчиком о фактически выполненных объёмах.

Елена не строительный подрядчик — она архитектор-дизайнер. Её услуги: проектирование, авторский надзор, управление проектом. Для таких услуг применяются обычные акты выполненных работ (оказанных услуг) — стандартный документ гражданского права. КС-2 и КС-3 составляются подрядными организациями, которые непосредственно ведут строительно-монтажные работы.

Это разграничение важно: Елена не пытается заменить строительную документацию своими счетами, но её акты должны быть такими же чёткими и грамотно оформленными.

Как InvoiceFlow структурировал работу с четырьмя объектами

Решение Елена нашла через знакомого ИП-консультанта: InvoiceFlow. Приложение, которое она установила скептически («ещё один органайзер»), в итоге изменило её административный процесс.

Каждый объект — отдельный клиент в базе

Елена добавила каждого клиента со всеми реквизитами: ФИО или название компании, ИНН, адрес. Теперь при создании счёта она выбирает клиента из списка — и никаких перепутанных реквизитов.

Позиции счёта с описанием этапа

В каждый счёт Елена добавляет чёткое описание: «Этап 2: Разработка рабочей документации по объекту ул. Металлургов, 45, кв. 12 — 30% от суммы договора №ДЭ-2024-07». Теперь невозможно перепутать: каждый счёт привязан к конкретному объекту и этапу.

Разбивка платежей внутри одного счёта

Некоторые клиенты просят прописать в счёте сразу всю схему: общая сумма договора, оплаченное, к оплате сейчас, остаток. InvoiceFlow позволяет добавить несколько строк с описанием и суммами, получая нужную структуру документа.

История по объектам

Для каждого клиента/объекта в приложении видна вся цепочка счетов: выставлен, оплачен, ожидает. Елена может в любой момент зайти и увидеть: по объекту «Ленина 73» оплачены этапы 1 и 2, этап 3 выставлен, ждём оплату, этап 4 — ещё не выставлен.

Акты выполненных работ: от «потом сделаю» к системе

До InvoiceFlow акты у Елены были «проблемным местом». Она составляла их в Word, часто откладывала на «после», некоторые клиенты получали акт через месяц после завершения этапа.

«Один раз налоговая заинтересовалась оплатой, которая пришла без акта. Пришлось задним числом всё восстанавливать», — рассказывает Елена. «Скучная история, но очень поучительная».

Теперь акт выполненных работ формируется вместе со счётом — одним нажатием. Клиент получает два PDF: счёт на оплату (или подтверждение оплаты) и акт. Бухгалтерия клиентов-юрлиц довольна: все документы приходят в день завершения этапа, ничего не надо «напоминать».

Реальные цифры: что изменилось

До внедрения InvoiceFlow Елена тратила примерно 3–4 часа в неделю на административную работу: создание счетов в Word, отслеживание оплат в таблице, составление актов. После — не более 40 минут в неделю.

Главное: ни одного перепутанного счёта за последние полтора года. Ни одного акта, отправленного с опозданием больше 24 часов. И ни одного «неловкого разговора» с клиентами из-за документов.

Один из новых клиентов — небольшая строительная компания, заказавшая дизайн своего офиса, — сказала после получения первого пакета документов: «У вас как у большой фирмы. Хотя вы же ИП, да?» Это лучший комплимент.

Советы архитекторам и дизайнерам с несколькими объектами

  1. Вносите название объекта в каждую строку счёта. Не «Этап 2», а «Этап 2 — Рабочая документация, ул. Мира 15». Это спасёт от путаницы и будет полезно при любом споре.
  2. Выставляйте акт в день сдачи этапа. Не «завтра» и не «в конце месяца». Сразу. Это дисциплинирует и защищает.
  3. Разграничивайте свои документы и строительную документацию. Акт выполненных работ дизайнера — это не КС-2. Не пытайтесь их смешивать.
  4. Ведите историю по каждому объекту отдельно. Через год вы будете благодарны себе, когда клиент позвонит и спросит, когда был оплачен третий этап.
  5. Следите за своим доходом и взносами. При обороте 4–5 миллионов рублей авансовые платежи по УСН — серьёзные суммы. Считайте их заранее, не ждите конца года.

Елена сейчас готовится к сезону: весна — традиционно пик для ремонтного бизнеса. В очереди три новых объекта, переговоры ещё по двум. «Раньше я боялась брать больше трёх одновременно — боялась потонуть в бумагах», — признаётся она. «Теперь не боюсь. Приложение держит всё под контролем».

Установите InvoiceFlow бесплатно в Google Play и ведите каждый ваш проект с чёткими счетами и актами — без путаницы и ошибок.