Брянск — Минск: как торговый посредник ведёт счета в рублях и BYN одновременно
От редакции InvoiceFlow — опубликовано 1 июня 2026 г. — время чтения 9 минут
Если выехать из Брянска на запад по трассе М3, через 90 километров окажешься в Беларуси. Именно этот небольшой географический факт определил всю деловую жизнь Виктора Соловьёва. Сорок шесть лет, ИП на УСН, посредник между российскими производителями промышленных запчастей и белорусскими машиностроительными заводами — такое представление у него занимает десять секунд. Но за ним скрываются годы работы с документацией, которая ни разу не была простой.
«Союзное государство — это звучит красиво, — усмехается Виктор. — На практике это значит: граница есть, таможня есть (в рамках ЕАЭС), НДС на экспорт 0%, но подтверждать нулевую ставку нужно отдельно. И самое сложное: белорусские партнёры привыкли платить в белорусских рублях, а российские поставщики хотят рубли российские. Я в середине, и мне нужно вести обе валюты одновременно».
Как устроена схема
Виктор работает как агент: российский завод в Орле производит редукторы и подшипники, белорусский завод «Гомсельмаш» или витебский «Приборостроитель» их покупает. Виктор находит покупателя, согласовывает условия, оформляет документы и получает комиссионное вознаграждение. Кроме того, часть сделок он проводит «на себя»: закупает запчасти у российских поставщиков, перепродаёт белорусам — тогда он не агент, а самостоятельный продавец.
В 2025 году оборот по агентским сделкам составил около 4,8 млн рублей (вознаграждение — 6-8% от стоимости контракта). По прямым сделкам — ещё около 2,3 млн рублей выручки. Клиентов-заводов у него семь, у каждого своя специфика оплаты.
Белорусский рубль: не просто «другие деньги»
Многие думают, что расчёты с Беларусью — это почти то же, что внутрироссийские. Это заблуждение обходится дорого. BYN — отдельная валюта с отдельным курсом. На момент написания статьи 1 BYN ≈ 28,5 RUB, но курс регулярно колеблется. Если Виктор выставляет счёт белорусскому заводу на 15 000 BYN, а оплата приходит через три недели, рублёвый эквивалент может отличаться на 3-5% — это уже ощутимая сумма при маржинальности 7%.
Ещё одна тонкость: для налогового учёта на УСН 6% Виктор считает доход в рублях по курсу ЦБ РФ на дату получения денег. То есть даже если контракт оформлен в BYN, в декларацию идёт рублёвый эквивалент по официальному курсу. Это нужно считать точно — ФНС при проверке запросит именно рублёвую сумму.
«Раньше я делал это вручную: смотрел курс ЦБ на сайте nalog.ru на нужную дату, умножал, вписывал в таблицу. Занимало 15-20 минут на каждую транзакцию. За месяц — несколько часов впустую».
Документация для Союзного государства
В рамках ЕАЭС экспорт товаров между Россией и Беларусью облагается НДС по нулевой ставке — но только при выполнении ряда условий. Нужно получить от белорусского покупателя заявление о ввозе товаров (форма МНС Беларуси), которое подтверждает, что товар реально пересёк границу и был там оприходован. Это заявление, подписанное белорусской стороной и заверенное местной налоговой, Виктор прикладывает к декларации по НДС.
Но он на УСН — и поэтому НДС не платит вообще. Для него нулевая ставка экспортного НДС означает, что счёт выставляется «без НДС», и этого достаточно. Однако белорусские заводы сами платят НДС при ввозе и хотят видеть правильно оформленный счёт: с указанием «НДС не облагается» и со ссылкой на то, что продавец применяет УСН.
Виктор также оформляет товарно-транспортную накладную (ТТН) для перевозчика и CMR-накладную при международной доставке. Все эти документы нужно хранить минимум три года для возможной налоговой проверки.
Проблема до InvoiceFlow
До того как Виктор стал использовать InvoiceFlow, его рабочий процесс выглядел так: счёт в рублях — шаблон Word, счёт в BYN — другой шаблон Word (или тот же, вручную переправленный). Оба дублировались в Excel для учёта оплаты. Если белорусский завод оплачивал частями (что бывало нередко — сначала 50%, потом остаток через 45 дней), нужно было вручную отслеживать остаток долга.
Один раз Виктор выслал белорусскому заводу напоминание об оплате — оказалось, они уже заплатили вторую часть три дня назад, но в его таблице это не отразилось. Завод обиделся. Хорошо, отношения удалось сохранить, но ситуация была неловкой.
«Я веду бизнес с 2009 года, — говорит Виктор. — И всё это время мой учёт держался на том, что я сам не забываю. Человеческая память ненадёжна. Нужна система».
Как InvoiceFlow изменил процесс
Виктор создал в InvoiceFlow два профиля: «ИП Соловьёв — РФ» для рублёвых сделок и «ИП Соловьёв — ЭКСПОРТ» для BYN-расчётов. Оба профиля используют один и тот же ИНН и реквизиты, но с разными банковскими счетами (один рублёвый, один мультивалютный в банке с поддержкой BYN-операций) и разными шаблонами счёта.
В экспортном шаблоне он настроил автоматическое добавление фразы «НДС не облагается. ИП Соловьёв В.А. применяет упрощённую систему налогообложения (УСН 6%). Ставка НДС по настоящему счёту: 0%». Белорусские партнёры это оценили — документ сразу соответствует их требованиям к входящим счетам.
Отслеживание частичных оплат стало главным открытием. InvoiceFlow показывает по каждому счёту: сколько выставлено, сколько оплачено, сколько осталось. Для белорусских заводов, которые платят в два этапа, это незаменимо. Когда приходит первый платёж, Виктор отмечает его в приложении — и сразу видит сумму остатка.
«Витебский "Приборостроитель" всегда платит 40% аванса и 60% через 30 дней после отгрузки. Раньше я вёл это в отдельном файле. Теперь открываю счёт — там уже написано: "Оплачено: 6 000 BYN. Остаток: 9 000 BYN. Ожидается до 15.07.2026". Всё».
Конвертация и налоговый учёт
InvoiceFlow хранит сумму счёта в оригинальной валюте (BYN) и позволяет зафиксировать рублёвый эквивалент по курсу на дату оплаты. Это именно то, что нужно для правильного ведения УСН: доход в рублях по официальному курсу ЦБ РФ.
В 2025 году общий доход Виктора по BYN-сделкам составил 87 500 BYN. При среднем курсе 28,2 RUB/BYN это дало 2 467 500 рублей дохода, налог УСН 6% — 148 050 рублей. По рублёвым сделкам доход составил 4,8 млн рублей (агентские вознаграждения), налог — 288 000 рублей. Итого налоговая нагрузка — 436 050 рублей. Всё рассчитано точно, без «примерно».
Отчёт по клиентам: кто платит хорошо
Семь белорусских заводов — не одинаковые партнёры. Одни платят точно в срок, другие тянут. InvoiceFlow дал Виктору инструмент для анализа: отчёт по клиентам за год. Оказалось, что два завода регулярно задерживают оплату на 15-25 дней сверх договорного срока. С одним Виктор в итоге договорился о предоплате 30%; с другим — поднял цену на 4%, чтобы компенсировать «бесплатный кредит».
«Я это всегда подозревал — но не мог доказать цифрами. Когда показал распечатку из приложения с датами выставления и оплаты за 12 месяцев, директор закупок сразу стал сговорчивее».
Особенности Союзного государства для ИП
Виктор советует коллегам, работающим в направлении Россия — Беларусь, учесть несколько важных нюансов:
ЕАЭС — не отмена таможни. Таможенного оформления нет (свободное перемещение товаров), но статистическая отчётность есть: форму «Статистика взаимной торговли» нужно сдавать в таможню ежемесячно, если оборот превышает 1 млн рублей за год. Виктор сдаёт её уже несколько лет.
Валютный контроль для ИП. Несмотря на то что BYN — это не «иностранная валюта» в привычном смысле для Союзного государства, банки всё равно требуют справки о валютных операциях при переводах свыше определённых сумм. Уточняйте в своём банке.
Разные НДС-ставки. В Беларуси стандартная ставка НДС — 20%, но для ряда товаров — 10% или 0%. Когда Виктор выставляет счёт белорусскому заводу, тот применяет белорусский НДС на ввоз самостоятельно. Но важно правильно классифицировать товар — от этого зависит, какую ставку применит покупатель.
Обмен электронными документами. В Беларуси активно используется система электронного документооборота (EDI) через операторов. Некоторые белорусские заводы предпочитают получать счета именно через EDI. Пока InvoiceFlow работает с PDF-счетами — их Виктор отправляет по email, а белорусские партнёры загружают в свои системы вручную.
Планы на 2026 год
В этом году Виктор планирует выйти на рынок Казахстана — там тоже ЕАЭС, тоже нулевой НДС при экспорте, и тоже нужны счета в тенге (KZT). InvoiceFlow уже поддерживает тенге — нужно только создать новый профиль и добавить реквизиты для тенгового перевода.
«Логика та же, что с BYN. Другая валюта, другой курс конвертации для УСН, другие реквизиты. Два часа на настройку шаблона — и можно работать».
Если вы ведёте торговлю с партнёрами в Беларуси или других странах СНГ — InvoiceFlow поможет вести счета в нескольких валютах, отслеживать частичные оплаты и правильно считать доход для налоговой декларации. Приложение бесплатное, работает на Android.