InvoiceFlow pro tatéry: profesionální fakturace pro trvalé umění

Proč tatéři potřebují fakturační software

Tetování se z subkultury proměnilo v hlavní uměleckou formu — a finanční zázemí mnoha studií a nezávislých umělců za tímto vývojem zaostalo. Rozsáhlé tetovací práce znamenají významné částky. Celé rukávy, práce na zádech a víceseancové projekty představují tisíce korun rozložené do mnoha termínů. Bez řádného systému se ztrácejí zálohy, zapomíná se počet seancí a klienti nakonec platí méně nebo více, než mají — což poškozuje vztahy, které se budovaly roky.

Nezávislí tatéři a majitelé studií řeší: fakturaci po jednotlivých seancích u velkých projektů (hodinově nebo pevnou sazbou za seanci), zálohy za rezervace, náklady na materiál (speciální barvy, materiál na šablony, poplatky za tvorbu šablon na míru), seance na dodělání (touch-up) a v některých případech DPH. Hostující umělci pracující v různých studiích potřebují sledovat příjmy z více míst.

Hlavní bolesti tatérů

Žádný systém pro sledování záloh za rezervace — ručně psané poznámky se ztrácejí
Víceseancové projekty bez jasného záznamu o tom, které seance jsou zaplacené
Zapomínání účtovat speciální barvy, přípravu šablon nebo prodlouženou přípravu
Model „jen hotovost v hlavě”, který neškáluje na větší zakázky na míru a vracející se klienty
Žádná profesionální účtenka nebo faktura pro klienty, kteří ji potřebují pro pojištění nebo daňové účely
Žádné sledování příjmů pro daňové účely napříč více studii (u hostujících umělců)

Jak to InvoiceFlow řeší

Evidence záloh a sledování seancí

Když si klient rezervuje velký tetovací projekt, zálohu za rezervaci zaznamenáte okamžitě. InvoiceFlow zálohu uloží k faktuře klienta. Po dokončení každé seance zaznamenáte platbu za seanci. Průběžná faktura ukazuje celkovou cenu projektu, zaplacenou částku a zbývající zůstatek. Žádné počítání, žádné ztracené poznámky.

Editor faktur v Invoice Flow app pro tatéra — rezervační záloha, pět sezení na rukáv od kontury po finální detaily plus poplatky za šablony, tři sezení zaplacena — Celý rukáv na jedné faktuře: záloha, pět sezení, šablony — zaplacené a zbývající vždy vidět.

Faktury podle seancí a hodinových sazeb

Vytvořte si knihovnu služeb: „Půldenní seance — 4 hodiny — 12 000 Kč”, „Celodenní seance — 8 hodin — 24 000 Kč”, „Hodinová sazba — 3 500 Kč/hod”, „Poplatek za tvorbu šablony — 1 200 Kč”, „Příplatek za speciální barvu — 700 Kč”. Vyfakturovat kteroukoli seanci zabere méně než minutu.

Obrazovka produktů tatéra v aplikaci Invoice Flow — půldenní a celodenní relace, hodinová sazba, poplatek za šablonu, příplatek za speciální inkoust a opravy — Relace, šablony, příplatky, opravy — ceník žije v aplikaci.

Profesionální účtenky pro klienty

Mnoho klientů chce za své tetování účtenku — zejména u větších prací. Profesionální PDF účtenka z InvoiceFlow je mnohem důvěryhodnější než ručně psaná poznámka. Pro klienty, kteří si tetování uplatňují jako podnikatelský náklad (profesionálové v tetovacím oboru), je řádná faktura nezbytností.

Sledování příjmů pro hostující umělce

Hostující tatéři pracují ve více studiích a příjmy dostávají z každého z nich. Sledujte všechny seance v InvoiceFlow, označené podle studia/klienta. Modul Analytika ukazuje celkový měsíční příjem ze všech míst — přehledná data pro daňové přiznání a plánování podnikání. V případě potřeby si nastavte samostatné firemní profily pro různá studia.

Analytika v aplikaci Invoice Flow app u hostujícího tatéra — příjmy od začátku roku napříč domácím studiem, hostováními a walk-in zákazníky s měsíčním vývojem — Domácí studio, hostování, walk-in zákazníci — roční příjem v jednom poctivém obrázku.

Soulad s DPH

Tam, kde tetovací služby podléhají DPH, InvoiceFlow uplatní správnou sazbu podle lokality klienta. Předpřipravené daňové sazby pro více než 45 zemí a amerických států znamenají, že daň k jednotlivým seancím nemusíte počítat ručně.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

Rezervace: Klient se zaváže k projektu rukávu. Vytvořte fakturu na celkovou odhadovanou hodnotu projektu. Vystavte žádost o zálohu. Zálohu po přijetí zaznamenejte.
Každá seance: Po seanci fakturu aktualizujte (přidejte položku za seanci) a zaznamenejte platbu za seanci. Klient vidí průběžný součet.
Dokončení projektu: Konečná faktura ukazuje celkovou investici, všechny zaplacené seance, nulový zůstatek. Odešlete jako profesionální PDF. Klient má přehlednou účtenku.
Dodělání (touch-up): Když se klient vrátí, vytvořte jednoduchou fakturu na dodělání. Propojte ji s jeho stávajícím profilem klienta kvůli historii.
Měsíční daňová kontrola: Analytika ukazuje celkový zdanitelný příjem. Vyexportujte CSV pro svého účetního.

Nejužitečnější funkce pro tatéry

Sledování rozdělených plateb — Zálohy a víceseancové platby na jedné faktuře
Knihovna produktů — Typy seancí, hodinové sazby, speciální příplatky předpřipravené
Profesionální PDF účtenky — Pro klienty, kteří potřebují doklad
Více firemních profilů — Pro hostující umělce pracující ve více studiích
Analytika — Sledování příjmů pro daňové účely
Daňový systém — Soulad s DPH tam, kde je to relevantní

Reálný příklad: Marcovo studio tetování na míru

Marco dělá velké zakázky na míru — rukávy zaberou 8–12 seancí v průběhu 6–12 měsíců. Před InvoiceFlow sledoval zálohy a platby za seance v sešitě. Dvakrát měl s klienty spory o to, kolik seancí bylo zaplaceno. Nyní každý klient dostane průběžnou digitální fakturu. Zálohy, seance i zůstatky jsou zaznamenané. Jeho klienti oceňují profesionální účtenky. Příprava jeho ročního daňového přiznání se zkrátila ze 3 dnů na 3 hodiny, protože jeho příjmy jsou už uspořádané.

Jak začít

Stáhněte si InvoiceFlow zdarma pro Android. Vytvořte si knihovnu seancí a služeb. Vytvořte první fakturu pro klienta a hned zaznamenejte svou příští rezervační zálohu.