Rechnungssoftware für Catering-Unternehmen: Angebote, Anzahlungen, Personal- und Vorratsmanagement

Catering ist ein Projektgeschäft. Jede Hochzeit, jede Firmenfeier, jedes Konferenz-Buffet ist ein eigenes Projekt mit eigener Kalkulation, eigener Anzahlung, eigenem Personalplan und eigener Schlussrechnung. Wer als Catering-Unternehmer im DACH-Raum mit Excel arbeitet, kommt früher oder später an die Grenzen. InvoiceFlow ist die mobile-first App, die Catering-Workflows von der Anfrage bis zur Schlussrechnung abbildet.

Warum Catering-Abrechnung Projektgeschäft ist

Angebot → Auftragsbestätigung → Anzahlung 30 % → Eventdurchführung → Schlussrechnung 70 % mit Anzahlungs-Verrechnung. Hinzu kommen Mietpositionen (Geschirr, Mobiliar), Personalkosten (Servicekräfte), Getränke (anders besteuert), Sondervereinbarungen.

Schmerzpunkte

1. Anzahlung-Schlussrechnung. USt-rechtlich korrekt.

2. Mietposten vs. Verkauf. Tellermiete = 19 %, Speisen = 7 % oder 19 %.

3. Personal-Aushilfen. Sind sie selbstständig oder Aushilfe? Steuerlich heikel.

4. Last-Minute-Änderungen. Gästezahl ändert sich am Tag X.

5. Mehrere Events parallel. Sa-Hochzeit + Sa-Firmenevent zur gleichen Zeit.

Wie InvoiceFlow das löst

Angebot → Rechnung Workflow

Angebot mit Anzahlungs-Vereinbarung, Knopfdruck zur Rechnung.

Anzahlungs- und Schlussrechnungs-Logik

Korrekte USt-Verrechnung automatisch.

Rechnungs-PDF für eine Firmengala, erstellt mit der Invoice Flow app im Template Professional — Caterer-Briefkopf, Catering-Positionen pro Gast, Personal und Mietartikel sowie die verrechnete Anzahlung in GBP — Dieselbe Veranstaltung als beschaffungsreifes PDF, das deren Kreditorenbuchhaltung ohne Rückfrage verarbeitet.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Caterers – Canapés und Tellergericht pro Gast, Servicepersonalstunden, Equipment- und Barmiete, Koordinationsgebühr und angerechnete Anzahlung — Essen pro Gast, Personalstunden, Mieten, angerechnete Anzahlung – eine 15.000-£-Veranstaltung, bei der nichts verborgen bleibt.

Per-Event-Profile (optional)

Großevents als eigenes Profil mit eigener Kostenrechnung.

Pro-Position-Steuersatz

Speisen (7 %) + Getränke (19 %) + Servicepersonal (19 %).

Mobile Anpassung vor Ort

Tablet beim Event, Gästezahl korrigieren.

Dokumente eines Cateringunternehmens in der Invoice Flow app – eine Firmengala per Anzahlung, ein Hochzeitsempfang per Anzahlung, ein wöchentliches Büro-Lunch-Konto und eine bezahlte Veranstaltung — Galas, Hochzeiten, feste Büro-Konten – jede Veranstaltung und ihre Anzahlung auf einem Bildschirm.

Belegerkennung

Wareneinkauf, Mietposten, Treibstoff.

Multi-Currency

Internationale Hochzeiten (Polnisches Brautpaar in Berlin, Schweizer Kunden).

Praxisbeispiel: Theresa in Stuttgart

Theresa betreibt einen Catering-Service in Stuttgart mit Schwerpunkt Hochzeiten und Firmenevents. 80 Events pro Jahr, Spitze im Juni und September. Mit InvoiceFlow läuft jedes Event von Anfrage bis Schluss in einem Workflow. Anzahlungen werden automatisch verrechnet. Aushilfen werden separat dokumentiert.

Schritt-für-Schritt

Anfrage: Angebot erstellen.
Zusage: Anzahlung 30 % fakturieren.
Eventvorbereitung: Wareneinkauf belegen.
Event: mobile Anpassung Gästezahl.
Schlussrechnung: 70 % mit Verrechnung.
Belege erfassen.

Häufige Fehler

Anzahlung als Endrechnung gebucht: USt-Falle.
Mietposten als Speise-Steuer: Falsch.
Aushilfen-Vergütung als Honorar: Scheinselbstständigkeits-Risiko.
Trinkgeld als Umsatz: Steuerlich falsch.
Reiseweg ohne Pauschale: Geld verschenkt.

Jetzt starten

App installieren, Event-Vorlagen anlegen, Anzahlungs-Workflow konfigurieren — und nächstes Wochenende entspannter durchstehen.