Facturation pour agences de spectacle et de booking : du contrat d’engagement à la facture nette

Vous bookez un DJ pour un mariage à Cannes, vous gérez la tournée d’un duo acoustique sur 8 dates en Belgique, vous placez un magicien pour un séminaire d’entreprise à Genève. Chaque contrat a son cachet, ses frais (transport, hôtel, repas), sa rétrocession artiste, votre commission d’agence. Et trois statuts différents : intermittent, micro-entreprise, salarié.

InvoiceFlow gère le mille-feuille du booking sans vous voler vos soirées.

Pourquoi le booking est un cas comptable atypique

Vous facturez le cachet brut au client final, vous reversez net à l’artiste (intermittent via GUSO ou salaire direct, ou contrat de prestation), vous gardez votre commission (15-25 %), et vous gérez parfois les défraiements. La licence d’entrepreneur du spectacle est obligatoire en France (cat 2 producteur, cat 3 diffuseur), et la SACEM/SACD/Spedidam veulent leur déclaration.

Les principales douleurs

Le cachet brut vs net. Le client veut savoir combien il paie. L’artiste ce qu’il touche. Vous gérez l’écart.

Le GUSO. Guichet unique pour spectacle occasionnel : utilisé par les clients non professionnels du spectacle, mais beaucoup ignorent.

Les défraiements. Train, taxi, hôtel, repas : refacturés au client, payés à l’artiste.

Les licences obligatoires. Cat 2-3 en France, validité 5 ans renouvelable.

SACEM/Spedidam. Droits d’auteur, droits voisins : à déclarer à chaque représentation.

Les annulations. Météo, malade artiste : pénalités selon contrat.

Comment InvoiceFlow règle ça

Lignes ventilées cachet/frais/commission

Chaque facture client trace : cachet HT, défraiements HT, commission agence HT.

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'une agence de spectacle — des honoraires d'orateur principal, une commission d'agence de 15 % et une refacturation de fiche technique en lignes distinctes avec talent, événement et référence dans des champs personnalisés — Honoraires du talent, la commission d'agence de 15 % et la fiche technique chacun sur leur propre ligne — chaque composante de la réservation documentée pour le règlement.

Profils par activité

Activité production (cat 2) + activité diffusion (cat 3) : profils séparés.

Documents de l'app Invoice Flow d'une agence de spectacle — une facture de réservation d'artiste, une facture de commission d'agence, un acompte de réservation et une réservation de groupe en entreprise — Réservations clients, une facture de commission et une réservation d'entreprise ensemble — les deux faces de chaque contrat d'artiste consignées.

Devis-contrat d’engagement

Devis détaillé qui sert de base au contrat artiste. Signature sur place.

OCR pour défraiements

Photos billets train, hôtels, factures restaurants. Refacturation auto.

Conditions préenregistrées

Annulation météo, force majeure, malade, conditions techniques, loge, repas.

Échéanciers acompte

30 % à la signature, solde à J-7 ou jour J selon contrat.

Multi-devise

EUR France/Belgique, CHF Suisse, GBP UK.

Cas concret : Awa à Abidjan, tournée Afrique de l’Ouest

Awa book un trio jazz ivoirien sur 12 dates entre Abidjan, Dakar, Bamako et Cotonou. Multiples devises (XOF), multiples défraiements, multiples revenus locaux. Avant InvoiceFlow, elle bricolait sur WhatsApp et perdait régulièrement la trace d’un cachet. Désormais, chaque date est un contrat structuré, chaque défraiement consigné, chaque commission tracée. Sa rentabilité par tournée est lisible.

Analytique de l'app Invoice Flow d'une agence de spectacle — revenus de commission depuis le début de l'année sur les réservations pour la documentation fiscale — Les commissions sur chaque réservation regroupées en une tendance annuelle — les revenus réels de l'agence, prêts pour la saison des impôts.

Workflow étape par étape

Créer profil avec licence entrepreneur spectacle.
Saisir artistes et clients récurrents.
Devis-contrat par date avec ventilation cachet/frais/commission.
Acompte 30 % à la signature.
OCR défraiements au fil de l’eau.
Facture solde jour J ou J+5.
Reversement artiste tracé.
Déclaration SACEM/GUSO en parallèle.

Erreurs fréquentes

Oublier la licence sur les documents commerciaux. Confondre cachet brut et net. Ne pas faire signer le contrat d’engagement avant J. Mélanger défraiements et commission. Oublier la déclaration SACEM/Spedidam.

Démarrer aujourd’hui

Téléchargez InvoiceFlow, créez votre profil agence, saisissez vos artistes et clients. Prochain booking : contrat structuré, facture nette dès la fin de la prestation.