Facturation pour photographes et vidéastes d’événements : du shooting à la livraison facturée

Vous shootez un mariage en Provence sur deux jours (préparation, cérémonie, vin d’honneur, dîner, soirée), vous filmez un baptême orthodoxe à Bruxelles, vous suivez une convention corporate à Paris sur trois jours. Chaque mission a son cahier des charges, ses livrables (photos retouchées sous 3 mois, film 5 min sous 6 semaines), ses droits cédés ou pas, ses frais (deuxième shooter, drone, transport).

InvoiceFlow fait le pont entre la prise de vue et la facture finale.

Pourquoi la photo/vidéo événementielle est un cas complexe

Vous facturez des forfaits packagés (cérémonie seule, journée complète, week-end), des add-ons (album, tirages, drone, deuxième shooter), parfois des droits d’image. Le cycle est long : shooting en juin, livraison en septembre, paiement solde en septembre. Les acomptes sont vitaux.

Les principales douleurs

Le cycle long shoot-livraison. Travail effectué, paiement final attend les livrables.

Les droits d’image. Cession exclusive vs droit de reproduction limité.

Les add-ons après livraison. Le client veut un album supplémentaire 6 mois plus tard.

Les deuxième shooters. Vous sous-traitez 400 € la journée à un confrère. À tracer.

Les frais drone, voyage. À refacturer ou inclure dans le forfait.

La galerie en ligne. Hébergement Pixieset/Pic-Time : refacturé ou inclus.

Comment InvoiceFlow règle ça

Forfaits packagés

Cérémonie, journée, week-end : trois produits, prix défini.

Devis-jalons

50 % à la signature, 30 % avant J, 20 % à la livraison.

Éditeur de factures de l'app Invoice Flow d'un photographe d'événements — couverture de mariage journée complète avec un second photographe et retouche incluse et l'acompte de réservation déduit en ligne négative, avec événement, date et lieu dans des champs personnalisés — Couverture journée complète, second photographe et retouche incluse — avec l'acompte payé en ligne négative pour que le solde soit sans équivoque.

OCR sous-traitants

Photos factures shooters secondaires, drone, voyage.

Conditions préenregistrées

Droits d’image, délai livraison, retouches incluses, archive 5 ans.

Multi-paiements

Lien CB pour acomptes, virement pour soldes.

Modèles d’email

“Bonjour, votre galerie est en ligne. Voici la facture solde. Album à commander d’ici 30 jours pour bénéficier du tarif inclus.”

Documents de l'app Invoice Flow d'un photographe d'événements — un acompte de réservation, une prise de vue de conférence d'entreprise, des honoraires de licence vidéo et un mariage de destination en EUR — Un acompte, une prise de vue d'entreprise, des honoraires de licence et un mariage de destination en EUR — chaque type de réservation, chacun dans la bonne devise.

Plusieurs profils

Activité mariage + activité corporate : profils étanches.

Cas concret : Geneviève à Trois-Rivières

Geneviève est photographe de mariage québécoise qui couvre 35 mariages par an entre Trois-Rivières, Québec et Montréal. Avant InvoiceFlow, ses soldes mariages traînaient. Désormais, jalon livraison déclenche solde auto, add-ons album proposés systématiquement, et sa saison se clôture en novembre au lieu de février l’année suivante.

Workflow étape par étape

Créer profil photo/vidéo.
Définir forfaits + add-ons.
Devis avec jalons à la première discussion.
Acompte 50 % à la signature.
Pré-shoot : acompte intermédiaire 30 %.
Livraison galerie : facture solde 20 %.
Relance add-on album à 30 jours.
Archive automatique après 5 ans.

Analytique de l'app Invoice Flow d'un photographe d'événements — revenus depuis le début de l'année sur les mariages, shootings d'entreprise et licences pour les estimations d'impôts trimestrielles — Mariages, shootings d'entreprise et licences additionnés en une tendance annuelle — le chiffre dont les estimations d'impôts trimestrielles ont besoin.

Erreurs fréquentes

Démarrer sans acompte. Forfait sans limite de retouches. Oublier de mentionner les droits d’image. Sous-traiter sans tracer le coût. Refacturer le drone sans accord préalable.

Démarrer aujourd’hui

Téléchargez InvoiceFlow, créez vos forfaits, configurez vos jalons, importez vos contrats en cours. Premier devis sortie en 10 minutes, première facture solde livrée avec galerie.