Invoice Flow app icon Invoice Flow management Tải ứng dụng
VI

InvoiceFlow cho Chuyên gia Tư vấn Doanh nghiệp: Lập hóa đơn chuyên nghiệp xứng tầm chuyên môn của bạn

Vì sao Chuyên gia Tư vấn Doanh nghiệp cần một hệ thống lập hóa đơn bài bản

Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp được thuê để sửa những quy trình bị hỏng, cải thiện hiệu suất và mang lại kết quả đo lường được. Điều trớ trêu? Nhiều người trong số họ lại có quy trình lập hóa đơn của chính mình đang bị hỏng. Mức phí theo ngày cao, khách hàng doanh nghiệp cấp cao và các dự án nhiều giai đoạn phức tạp xứng đáng có một hệ thống lập hóa đơn tương xứng với đẳng cấp chuyên nghiệp của công việc được thực hiện.

Lập hóa đơn trong ngành tư vấn rất phức tạp. Bạn tính phí theo ngày, theo giờ, theo dự án, phí giữ chỗ (retainer) và phí thành công (success fee) — đôi khi trên cùng một hợp đồng. Các dự án trải dài qua các giai đoạn khảo sát, phân tích, triển khai và hỗ trợ sau khi ra mắt. Khách hàng là các tập đoàn với yêu cầu mua sắm nghiêm ngặt: số PO, định dạng hóa đơn cụ thể, điều khoản thanh toán Net 60, và tuân thủ thuế GTGT/MST khác nhau theo từng quốc gia. Các khoản chi phí — đi lại, lưu trú, nghiên cứu bên ngoài, công cụ phần mềm — cần được theo dõi, phê duyệt và chuyển cho khách hàng một cách chính xác.

InvoiceFlow đưa mọi thứ vào trật tự mà không cần đến một công cụ tài chính doanh nghiệp phức tạp.

Những khó khăn chính của Chuyên gia Tư vấn Doanh nghiệp

InvoiceFlow giải quyết như thế nào

Định dạng hóa đơn đạt chuẩn doanh nghiệp

Mẫu Professional màu Charcoal của InvoiceFlow tạo ra định dạng hóa đơn gọn gàng, trang trọng mà các phòng mua sắm của doanh nghiệp mong đợi. Thêm tiêu đề công ty của bạn (logo và thông tin doanh nghiệp), mã số thuế (MST, VAT ID, v.v.), và các trường tùy chỉnh mà khách hàng yêu cầu (số PO, mã dự án, trung tâm chi phí, mã phòng ban). Hóa đơn sẽ qua khâu mua sắm mà không bị từ chối.

PDF hóa đơn tư vấn đẳng cấp doanh nghiệp từ Invoice Flow app — mẫu Professional màu Charcoal với tiêu đề thư, mã số thuế và điều khoản thanh toán Net 60
Mẫu Professional màu Charcoal: tiêu đề thư, mã số thuế, khối thông tin người nhận, các dòng tính theo ngày công và điều khoản Net 60.

Tính phí theo ngày và theo giai đoạn

Tạo các dòng mục cho công việc tư vấn đúng như cách hợp đồng được cấu trúc: “Giai đoạn Chiến lược — 5 ngày × 2.500$/ngày = 12.500$”, “Giai đoạn Triển khai — 8 ngày × 2.500$/ngày = 20.000$”, “Ngày di chuyển (nửa phí) — 2 × 1.250$ = 2.500$”. Đơn vị, đơn giá và phép tính đều linh hoạt. Bất kỳ cấu trúc nào hợp đồng của bạn sử dụng đều chuyển trực tiếp thành một dòng mục trên hóa đơn.

Trình chỉnh sửa hóa đơn của Invoice Flow app với các dòng tính theo ngày công tư vấn — 8 ngày với giá 2.500 đô mỗi ngày cộng thêm ngày di chuyển tính nửa giá, tổng cộng 22.500 đô
Các dòng tính theo ngày công trong trình chỉnh sửa hóa đơn — 8 ngày × $2.500 cộng ngày di chuyển tính nửa giá.

Chuyển tiếp chi phí kèm chứng từ

Với bất kỳ hợp đồng nào yêu cầu đi lại, hãy chụp ảnh hóa đơn vé máy bay, hóa đơn khách sạn và hóa đơn taxi. Ghi lại chúng trong trình theo dõi chi phí của InvoiceFlow, liên kết với khách hàng, đánh dấu là được hoàn lại. Đến kỳ lập hóa đơn, các chi phí xuất hiện thành một phần riêng trên hóa đơn với chứng từ rõ ràng. Khách hàng doanh nghiệp đánh giá cao việc báo cáo chi phí gọn gàng — điều này giúp việc hoàn tiền nhanh hơn.

Trình theo dõi chi phí của Invoice Flow app với các chi phí có thể tính cho khách trong dự án tư vấn — vé máy bay, khách sạn, bữa ăn hội thảo với khách hàng — sẵn sàng chuyển vào hóa đơn của khách
Chi phí dự án có thể tính cho khách — vé máy bay, khách sạn, bữa ăn hội thảo — gắn với khách hàng và sẵn sàng chuyển tiếp.

Theo dõi thanh toán theo cột mốc

Các dự án tư vấn lớn thường bao gồm khoản tạm ứng, các khoản thanh toán theo cột mốc và hóa đơn cuối cùng. Hãy tạo một hóa đơn cho mỗi cột mốc. Ghi nhận từng khoản thanh toán đã nhận. Phần phân tích và danh sách hóa đơn luôn cho bạn thấy khoản nào đã thanh toán và khoản nào còn tồn đọng trong suốt một hợp đồng kéo dài nhiều tháng.

Danh sách hóa đơn Invoice Flow app cho một dự án tư vấn tính theo cột mốc — tiền cọc đã thanh toán và hóa đơn theo giai đoạn, một hóa đơn đã gửi còn nợ và một bản nháp, bằng USD, EUR và GBP
Mỗi cột mốc một hóa đơn: các giai đoạn đã trả, đã gửi và bản nháp hiện rõ trong nháy mắt.

Đa tiền tệ cho các hợp đồng quốc tế

Tư vấn quốc tế? Đặt loại tiền tệ của mỗi khách hàng trong hồ sơ của họ. Hóa đơn tự động được tạo bằng loại tiền đó. Lập hóa đơn cho khách hàng Anh bằng GBP, khách hàng Đức bằng EUR và khách hàng Mỹ bằng USD — tất cả từ cùng một ứng dụng. Hỗ trợ hơn 150 loại tiền tệ.

Danh sách khách hàng trong Invoice Flow app của một chuyên gia tư vấn độc lập với các khách hàng doanh nghiệp tại Mỹ, Đức và Anh, mỗi bên được lập hóa đơn bằng đồng tiền riêng
Khách hàng doanh nghiệp tại Mỹ, Đức và Anh — mỗi bên được lập hóa đơn bằng đồng tiền riêng.

Phân tích hiệu quả kinh doanh

Phần Phân tích của InvoiceFlow hiển thị doanh thu theo khách hàng, theo tháng và lợi nhuận so với chi phí. Đối với chuyên gia tư vấn, đây là nền tảng dữ liệu để phát triển kinh doanh: khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất trên mỗi ngày công đầu tư, giá trị hợp đồng trung bình của bạn là bao nhiêu, và doanh thu đang tập trung ở đâu (và do đó cần đa dạng hóa ở đâu).

Phân tích của Invoice Flow app cho một hãng tư vấn — tổng đã xuất hóa đơn và đã thu, số dư còn nợ, tỷ lệ thu hồi, lãi lỗ, xu hướng doanh thu 12 tháng
Đã xuất hóa đơn so với đã thu, tỷ lệ thu hồi, P&L và xu hướng doanh thu 12 tháng.

Quy trình làm việc của bạn với InvoiceFlow

  1. Bắt đầu hợp đồng: Tạo hồ sơ khách hàng với quốc gia, tiền tệ, điều khoản thanh toán. Gửi một Báo giá trang trọng nêu chi tiết các giai đoạn, đơn giá và tổng giá trị hợp đồng.

  2. Đặt cọc khởi động: Phát hành Hóa đơn Proforma cho khoản tạm ứng đã thỏa thuận. Ghi nhận khi đã nhận.

  3. Trong quá trình thực hiện: Ghi lại chi phí đi lại hằng ngày. Chụp ảnh và liên kết hóa đơn với khách hàng.

  4. Hoàn thành giai đoạn: Phát hành hóa đơn cột mốc với đúng phí theo ngày và ngày tháng. Thêm các trường tùy chỉnh (số PO, mã tham chiếu). Gửi đi.

  5. Hoàn chi phí: Thêm các dòng chi phí vào hóa đơn của giai đoạn hoặc tạo một hóa đơn chi phí riêng — tùy theo ý muốn của khách hàng.

  6. Phí thành công (nếu có): Tạo hóa đơn cuối cùng với phần tính phí thành công được ghi rõ trong phần mô tả dòng mục hoặc ghi chú.

Những tính năng giá trị nhất cho Chuyên gia Tư vấn Doanh nghiệp

  1. Trường tùy chỉnh — Số PO và mã dự án cho khách hàng doanh nghiệp
  2. Theo dõi chi phí — Chuyển tiếp chi phí đi lại và lưu trú
  3. Mẫu chuyên nghiệp — Thiết kế hóa đơn trang trọng cho quan hệ khách hàng cấp cao
  4. Dòng mục phí theo ngày — Tính phí theo đơn vị linh hoạt cho mọi cấu trúc tư vấn
  5. Đa tiền tệ — Hợp đồng quốc tế bằng tiền tệ địa phương
  6. Phân tích — Hiểu rõ hiệu quả kinh doanh và mức độ tập trung doanh thu

Ví dụ thực tế: Marcus tư vấn, InvoiceFlow lo phần hóa đơn

Marcus là chuyên gia tư vấn quản lý độc lập. Mỗi hợp đồng của anh trung bình 40 ngày trải dài trong 3 tháng. Toàn khách hàng doanh nghiệp. Trước đây anh tạo hóa đơn trong Word, theo dõi chi phí trong Excel, và mất hàng giờ để đối chiếu vào cuối tháng. Giờ đây anh ghi chi phí hằng ngày (chụp ảnh mọi hóa đơn khách sạn), tạo hóa đơn cột mốc cho từng giai đoạn, và thêm đúng số PO từ đơn đặt hàng của khách. Hóa đơn của anh giờ qua khâu mua sắm trong vòng 5 ngày thay vì 15 ngày. Tỷ lệ hoàn chi phí của anh tăng từ 75% lên 100% — anh không còn để mất những khoản chi phí quên ghi lại nữa.

Bắt đầu ngay

Tải InvoiceFlow miễn phí trên Android. Thiết lập hồ sơ doanh nghiệp tư vấn của bạn, xây dựng các mẫu phí theo ngày và theo giai đoạn tiêu chuẩn, và gửi hóa đơn sẵn sàng cho khâu mua sắm đầu tiên của bạn ngay hôm nay.