Wochenlieferungen, Sammelrechnungen, 7 Prozent USt: Wie eine Augsburger Baeckerei sieben Restaurants beliefert

Veroffentlicht am 27. Mai 2026 - Lesezeit ca. 13 Minuten

Halb vier Uhr morgens, Augsburg-Lechhausen, Stadtberger Strasse: Konstanze Stadlberger zieht das Rolltor der Backstube hoch, riecht in den Raum hinein. Sauerteig. Roggen. Walnussbrot, das ueber Nacht gegangen ist. Drei Stunden frueher hat ihr Mann Hans-Juergen schon die ersten zwei Oefen angeheizt. Die Stadlberger-Baeckerei existiert seit 1978, gegruendet von Hans-Juergens Vater, in zweiter Generation gefuehrt seit 2009. Heute beschaeftigt das Ehepaar zwei Gesellen, eine Lehrlingstochter (Tochter eines befreundeten Kunden) und eine Verkaeuferin im Cafe-Bereich vorne raus.

Das Standbein, das niemand sieht: Restaurantbelieferung

Was Kunden in der Verkaufstheke nicht ahnen: Etwa 40 Prozent des Umsatzes der Stadlberger-Baeckerei kommen nicht aus dem Ladenverkauf, sondern aus der B2B-Belieferung von sieben Augsburger Restaurants und zwei Hotels. Jeden Tag verlassen zwischen 04:30 und 06:15 Uhr drei Lieferfahrzeuge die Backstube. Maxime, der aelteste Geselle, faehrt mit dem kleinen Kuehlwagen die Hotel-Tour Augsburg-Innenstadt. Tabea, die zweite Gesellin, hat die Restaurant-Route entlang der Maximilianstrasse und in die Augsburger Altstadt. Hans-Juergen selbst nimmt den westlichen Stadtteil und Lechhausen.

Jeder Restaurantkunde hat eine eigene Bestellroutine: Manche bestellen jeden Tag frisch, manche wochenweise im Voraus. Lieferungen werden mit Lieferscheinen dokumentiert, die Konstanze frueher in einem Blockheft fuehrte, das sie sonntags in eine Excel-Tabelle uebertrug. Bis vor einem Jahr.

Das alte Problem

Bis Maerz 2025 lief das so: 6 mal pro Woche Lieferschein-Papier, dann jeden Sonntagabend Eingabe in Excel pro Kunde. Am Monatsende eine Sammelrechnung pro Restaurant erstellt - mit allen Lieferungen, korrekten Mengen, korrektem ermaessigten Steuersatz von 7 Prozent fuer Lebensmittel. Konstanze hat dafuer typischerweise ein langes Sonntagsspaetnachmittag-Programm gehabt: Excel, Word-Vorlage, manuelles Kopieren, Pruefen, Drucken, Eintueten. Ein bis zwei Stunden pro Restaurant, also acht bis zwoelf Stunden im Monat fuer die Sammelrechnungen.

Im Maerz 2025 hat ihre Tochter Antonia, die in Muenchen studiert, ihr InvoiceFlow gezeigt - mit der Begruendung "Mama, das macht mir bei meinem Werkstudentinnen-Job auch alles einfacher". Konstanze war skeptisch, dann ueberzeugt.

Lieferscheine vor Ort, direkt auf dem Tablet

Heute haben Maxime, Tabea und Hans-Juergen je ein robustes Android-Tablet im Lieferwagen. Beim Eintreffen im Restaurant scannen sie die Bestellliste, erfassen tatsaechliche gelieferte Mengen, lassen die Restaurantchefin oder den Koch direkt im Lieferschein unterschreiben (Stempel oder Fingerzeichnung). Der signierte Lieferschein wird sofort an die Backstube synchronisiert und bei dem Restaurantkunden in der Lieferschein-Liste hinterlegt.

Konstanze sieht in der Backstube auf ihrem Bildschirm in Echtzeit, was draussen passiert. Wenn Maxime im Hotel Riegele meldet "drei statt vier Walnussbrote, weil Reservierungen geaendert", ist die Differenz im System dokumentiert - nicht auf einem Schmierzettel auf der Hutablage.

Monatliche Sammelrechnung in 15 Minuten

Am letzten Tag des Monats - eigentlich am Ersten des Folgemonats, frueh morgens vor Geschaeftsbeginn - geht Konstanze in das Profil "Stadlberger B2B" der App. Pro Restaurant generiert sie aus den signierten Lieferscheinen automatisch eine Sammelrechnung. Die Funktion "Lieferscheine in Rechnung uebernehmen" sammelt alle offenen Lieferscheine des Kunden im gewaehlten Zeitraum, fasst gleiche Artikel zusammen, behaelt aber die Detailpositionen mit Liefertag in einer ausklappbaren Tabelle, sodass das Restaurant nachvollziehen kann, was wann geliefert wurde.

Steuersatz 7 Prozent fuer alle gelieferten Brote, Broetchen, Croissants. Achtung: Belegte Broetchen, die als verzehrfertige Lebensmittel gelten, wuerden unter 19 Prozent fallen, aber die Stadlberger-Baeckerei liefert nur Rohlinge, Brote und Hefefeingebaeck - alles 7 Prozent. Hans-Juergen hat das mit dem Steuerberater pro Produkt im Stamm hinterlegt, sodass die App auf der Rechnung automatisch den richtigen Satz auswaehlt.

Zahlungsziele und Skonto

Die sieben Restaurants haben unterschiedliche Konditionen. Drei Top-Kunden (das Restaurant Goldener Reichsadler, das Maximilians Hotel und das Cafe Kaegele) haben 14 Tage Zahlungsziel mit 2 Prozent Skonto bei Zahlung innerhalb 7 Tagen. Die anderen vier haben 21 Tage netto. Konstanze hat das pro Kunde im Stamm hinterlegt, und die Rechnung zeigt unten den Skonto-Vorteil als kleinen Kasten an: "Bei Zahlung bis 12. des Folgemonats: 2 Prozent Skonto, Betrag dann xxx EUR".

Die Zahlungsmoral der Restaurants ist erstaunlich diszipliniert - die Augsburger Gastroszene ist klein, jeder kennt jeden, Mahnungen werden ungern in Kauf genommen. In den letzten zwoelf Monaten musste Konstanze nur dreimal eine erste Erinnerung schicken, immer freundlich, nie ueber InvoiceFlow als kalte Standardmail, sondern als persoenlicher Anruf bei der Inhaberin.

Das Cafe-Geschaeft: ein zweites Profil

Im Cafe-Bereich vorne raus laeuft das Geschaeft anders. Hier verkauft die Verkaeuferin Susi an Spaziergaengerinnen und Stammkunden Kaffee, Mittagstisch, Kuchen und Brot ueber den Tresen. Hier gilt der gemischte Steuersatz: Kaffee und Speisen zum Verzehr im Cafe = 19 Prozent USt, Brot zum Mitnehmen = 7 Prozent USt. Susi nutzt fuer den Verkauf eine Kasse mit eigenem System, das mit InvoiceFlow nicht direkt gekoppelt ist. Aber: Susi exportiert taeglich den Z-Bon aus der Kasse, scannt ihn mit der Belege-OCR-Funktion in das InvoiceFlow-Profil "Stadlberger Cafe", und die Tageseinnahmen werden ins Kassenbuch uebernommen.

Konstanze fuehrt das Cafe-Profil getrennt vom B2B-Profil, weil so der Kostenstellen-Vergleich am Monatsende sauberer ist und die Bank, die ihnen die Maschinen-Investition finanziert hat, eine klare Trennung sehen will.

Wenn ein Restaurant pausiert

Im Juli letztes Jahr hat das Restaurant Riegele zwei Wochen Sommerpause gemacht. Frueher haette das fuer Konstanze bedeutet: Im Auslieferungszettel des Sonntags durchstreichen, dem Steuerberater Bescheid sagen, mit Erinnerungen nicht durcheinanderkommen. Heute geht sie in den Kundenstamm Riegele, klickt "Lieferpause 14.07. bis 28.07.", und die App weiss: In diesem Zeitraum keine Lieferschein-Vorlagen, keine Sammelrechnungs-Buchungen, am Ende des Monats werden die Tage automatisch ausgespart.

Sonderfaelle: Hochzeiten und Catering

Etwa vier bis sechs Mal im Jahr macht die Stadlberger-Baeckerei einen Sonderauftrag fuer eine Hochzeit oder ein groesseres Catering. Eine Hochzeit mit 80 Gaesten, bei der das Restaurant Goldener Reichsadler einen besonderen Brotkorb mit zehn verschiedenen Sorten benoetigt. Dieser Sonderauftrag laeuft als eigenstaendige Rechnung ausserhalb der monatlichen Sammelrechnung, mit Anzahlung 30 Prozent bei Bestellung und Restzahlung am Liefertag. Konstanze nutzt fuer die Anzahlung eine separate Rechnung mit dem Vermerk "Anzahlung Auftrag XYZ", und beim Schlussrechnung wird die Anzahlung als negative Position abgezogen.

Belege scannen fuer die Mehleinkaeufe

Die Backstube verbraucht pro Woche etwa 800 Kilogramm Mehl, das von einem Lieferanten aus Bayerisch-Schwaben kommt. Die Lieferantenrechnungen kommen monatlich, manchmal mit kleineren Tagesbelegen fuer Spezialmehle. Hans-Juergen scannt alle Belege sofort mit der OCR-Funktion ein, und sie werden dem Mehl-Kostenkonto zugeordnet. Am Quartalsende hat der Steuerberater eine vollstaendige Aufstellung ohne Hetzerei.

Was sich seit dem App-Wechsel geandert hat

Konstanzes Empfehlungen an andere Lebensmittelhandwerker

  1. Lieferscheine digital fuehren und vor Ort signieren lassen. Stempel-und-Fingerunterschrift reicht.
  2. Sammelrechnungs-Funktion nutzen, statt jede Lieferung einzeln zu fakturieren.
  3. USt-Saetze pro Produkt im Stamm hinterlegen, damit es bei Sonderprodukten keine Verwechslung gibt.
  4. Skonto sichtbar auf der Rechnung anzeigen, beschleunigt Zahlungseingaenge.
  5. Cafe-Geschaeft und B2B getrennt fuehren - macht Bankgespraeche einfacher.
  6. Lieferpausen sauber pflegen, dann brennen die wiederkehrenden Vorgaenge nicht heimlich weiter.

Eine kleine Augsburger Geschichte

Im Februar war ein eisiger Morgen, der Lechkanal hatte Eis am Ufer. Tabea war auf ihrer Route, als ihr im Maximiliansviertel das Auto stehen blieb - Lichtmaschine kaputt. Sie hatte noch drei Restaurants vor sich. Tabea hat angerufen, Konstanze ist ihr eingesprungen, hat den zweiten Wagen geholt. Auf dem Weg zur Werkstatt hat Tabea per Tablet die zwei noch ausstehenden Lieferungen umgebucht auf ihre eigene Route, sodass kein Restaurant ohne Brot blieb. Die App ist offline-first, also gab es im Lechauto-Schatten auch ohne LTE keinen Datenverlust. Die Sammelrechnung am Monatsende stimmte trotzdem auf den Cent.

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