InvoiceFlow pro virtuální asistenty: Veďte své VA podnikání profesionálně

Proč virtuální asistenti potřebují profesionální fakturaci

Virtuální asistenti se živí tím, že zajišťují hladký chod podnikání jiných lidí — přesto mnozí VA provozují své vlastní podnikání s tou nejzákladnější finanční infrastrukturou, jakou si lze představit. Klient, který vám platí za to, abyste organizovali celý jeho pracovní život, by neměl jako fakturu dostat prostý e-mail s přiloženou excelovou tabulkou. Ironie je zjevná a podkopává vaše profesionální postavení.

Fakturace VA je časově náročná a mnohostranná. Za většinu práce účtujete hodinově, ale některé balíčky jsou za paušál. Máte klienty na průběžném paušálu i klienty na jednorázové projekty. Pracujete pro více klientů současně — 8 aktivních v jednu chvíli je běžné — a každý potřebuje fakturovat v jiném intervalu (týdně, jednou za dva týdny, měsíčně). Používáte nástroje jménem klientů — předplatné, software, obnovy domén — z nichž některé patří na jejich fakturu. Potřebujete systém, který sleduje každou hodinu, každý výdaj a každého klienta — a vytvoří profesionální faktury během několika minut.

Největší bolístky virtuálních asistentů

• Sledování fakturovatelných hodin napříč 6–10 klienty současně bez spolehlivého systému
• Nekonzistentní intervaly fakturace — někteří klienti týdně, někteří měsíčně, někteří jednou za dva týdny
• Zapomínání účtovat za nástroje nebo předplatná zakoupená jménem klientů
• Klienti zpochybňující, kolik hodin bylo odpracováno, bez podpůrné evidence času
• Odesílání faktur, které vypadají méně profesionálně než práce, kterou pro klienty odvádíte
• Vymáhání plateb bez jasného záznamu o tom, kdo co dluží
• Žádný automatizovaný systém pro klienty s pevnými měsíčními balíčky

Jak to InvoiceFlow řeší

Sledování času pro každého klienta

Sledování času v InvoiceFlow propojuje každou relaci s konkrétním klientem. Spusťte časovač, když začnete úkol, zastavte ho, když skončíte. Při fakturaci převeďte všechny zaznamenané hodiny pro klienta na položky faktury automaticky. Klienti dostanou transparentní rozpis odpracovaných hodin — žádné spory, žádné dohady.

Fakturace více klientů v jednom rozvrhu

Spravujte fakturaci všech svých klientů z jednoho přehledu. Týdenní klienti dostávají týdenní faktury. Klienti na měsíčním paušálu dostávají automatizované opakující se faktury. Vidíte, kteří klienti jsou zaplacení, po splatnosti nebo čekají na platbu, napříč celým vaším portfoliem.

Získávání výdajů zpět za klientská předplatná

Když obnovíte klientovi doménu, zaplatíte za softwarové předplatné jeho jménem nebo zakoupíte stock materiál pro jeho projekt, zaznamenejte náklad do InvoiceFlow. Označte jej jako fakturovatelný. Přidá se automaticky na další fakturu daného klienta. Přestanete nést náklady, které patří jim.

Fakturace balíčků s opakující se automatizací

Pro klienty na paušálu s pevnou sazbou („Základní VA balíček — 20 hodin/měsíc”) nastavte opakující se faktury. Generují se automaticky v dohodnutém intervalu. Vy je zkontrolujete a odešlete. U hodinových klientů sledujte čas a generujte faktury ručně ze zaznamenaných hodin. Oba modely fungují v InvoiceFlow vedle sebe.

Profesionální šablony, které vás postaví do role firmy

Zvolte šablonu Professional nebo Clean. Přidejte název své firmy a logo. Vaše faktura dorazí do klientovy schránky a vypadá, jako by přišla od skutečného obchodního partnera, ne od brigádníka na volné noze. Na tom záleží víc, než si myslíte — vede to k rychlejší platbě a lepšímu zacházení ze strany klientů.

Váš pracovní postup s InvoiceFlow

1. Každá pracovní relace: Spusťte časovač. Propojte se správným klientem. Zastavte, když skončíte. Vaše hodiny se automaticky nasčítávají u každého klienta.

2. Klient s týdenní fakturací: Na konci týdne vyfiltrujte časové záznamy daného klienta. Převeďte na položky faktury. Zkontrolujte, odešlete. Hotovo za 90 sekund.

3. Klient na měsíčním paušálu: Faktura se vygeneruje automaticky 1. dne. Zkontrolujte, schvalte, odešlete. Nulová ruční práce.

4. Výdaj za klientský nástroj: Zaplatíte za softwarové předplatné — 29,99 USD. Zaznamenejte, označte jako fakturovatelné, propojte s klientem. Objeví se na další faktuře.

5. Přijatá platba: Zaznamenejte do InvoiceFlow. Přehled se aktualizuje. Graf tržeb ukazuje meziměsíční růst.

Nejcennější funkce pro VA

1. Sledování času — Transparentní hodinová fakturace napříč všemi klienty
2. Opakující se faktury — Automatizujte fakturaci paušálů s pevnou sazbou
3. Sledování výdajů — Získejte zpět náklady na nástroje a předplatná
4. Přehled více klientů — Všechny stavy plateb na první pohled
5. Šablony faktur — Profesionální branding pro vaše VA podnikání
6. Analytika — Tržby na klienta, sledování růstu

Reálný příklad: VA podnikání Lisy běží na InvoiceFlow

Lisa má 9 VA klientů — 4 na měsíčních balíčcích, 5 na hodinové fakturaci. Sleduje čas u každého úkolu. Jejím 4 balíčkovým klientům se fakturuje automaticky. Jejích 5 hodinových klientů dostává měsíční faktury vygenerované z jejích zaznamenaných hodin. Před InvoiceFlow občas zapomněla naúčtovat hodiny a soustavně podceňovala náklady na nástroje. Nyní získává zpět dalších 180 USD měsíčně na výdajích a ušetří 4 hodiny měsíčně administrativního času.

Jak začít

Stáhněte si InvoiceFlow zdarma pro Android. Nastavte si sledování času a vytvořte si seznam služeb s hodinovými sazbami a cenami balíčků. Začněte sledovat svého prvního klienta ještě dnes.