Rechnungen für Indie-Game-Entwickler: Vom Steam-Erlös bis zur Publisher-Abrechnung

Du sitzt in einem Coworking-Space in Leipzig, debuggst gerade einen Pathfinding-Bug in Unity, und während du dich durch den Code wühlst, ploppt eine E-Mail von Steam auf: “Your monthly revenue share is ready.” Gleichzeitig hast du seit drei Wochen eine offene Rechnung an einen Publisher in Schweden für Auftrags-Portierungsarbeit. Und der freie Sound Designer aus Wien, der dir Foley-Effekte gemacht hat, will sein Geld. Indie-Game-Entwicklung ist drei Geschäftsmodelle in einem: Eigene Spiele über Plattformen (B2C, Plattform behält Anteil), Work-for-Hire-Aufträge (B2B), und ggf. Lizenz-/Beteiligungsmodelle. Jedes davon mit eigener Rechnungs- und Steuerlogik.

Warum Indie-Devs eine spezielle Abrechnung brauchen

Steam, itch.io, Epic Games Store, GOG, Nintendo eShop, App Store, Play Store – jede Plattform hat ihre eigene Auszahlungsmechanik. Steam wickelt das als Kommissionsmodell ab: Plattform agiert als Kommissionär, du als Kommittent. Die monatliche Abrechnung von Steam ist faktisch deine “Einnahme” (Bruttoverkauf minus 30 Prozent Steam-Anteil minus regional unterschiedliche USt, die Steam für dich an die jeweiligen EU-Finanzämter via OSS abführt). Du musst diese Zahlung in deiner deutschen Buchhaltung als steuerfreien Innenumsatz oder als steuerpflichtigen Umsatz (je nach Konstellation) erfassen.

Bei Work-for-Hire-Aufträgen für einen Publisher in Stockholm fakturierst du B2B mit Reverse-Charge. Bei einem Crowdfunding über Kickstarter sind die Backer-Beträge entweder Vorausverkäufe (mit USt) oder Spenden (nicht steuerbar) – die Abgrenzung ist heikel. Bei Royalty-Modellen mit Publisher (z. B. 70/30-Split nach Recoupment) brauchst du ein System, das die kumulierten Auszahlungen tracked.

Die größten Schmerzpunkte

Steam-Auszahlung verbuchen. Eine Steam-Auszahlung kommt als ein Betrag, ist aber technisch ein Bündel aus Verkäufen in 50+ Ländern mit unterschiedlichen Steuersätzen. Du brauchst die monatliche Steam-Abrechnung als GoBD-konformen Beleg und musst deine OSS-Pflichten verstehen.

Auftragsentwicklung an EU-Publisher fakturieren. Reverse-Charge, USt-IdNr. prüfen, EU-Sprache im PDF.

Asset-Käufe weiterberechnen. Hast du ein 3D-Modell-Pack für 80 USD im Unity Asset Store gekauft und verwendest es im Auftragsspiel des Publishers? Ggf. weiterberechnen, ggf. nur intern verbuchen.

Subunternehmer (Sound, Art, Translation). Du beauftragst freie Spezialisten, deren Rechnungen müssen sauber im Projekt-Ordner liegen, KSK-relevant prüfen.

Crowdfunding-Erlöse. Kickstarter zahlt in einem Schub aus, davon gehen Plattformgebühren und Zahlungsdienstleister-Gebühren ab. Steuerlich relevant: Reward-Tier bestimmt, ob Vorausverkauf oder Spende.

Mehrere Studios-Mitgründer. Wenn ihr zu zweit oder dritt ein Studio gründet (GbR, GmbH, UG), braucht ihr ein gemeinsames Rechnungssystem, nicht drei Excel-Listen.

Wie InvoiceFlow das löst

Mehrere Geschäftsprofile

“Studio” für gemeinsame Aufträge und IP-Verwertung. “Persönliches Profil” für Freelance-Coding-Aufträge. Beide in einer App, klare Trennung der Bankverbindungen.

Rechnungsliste eines Indie-Game-Studios in der Invoice Flow app – bezahlte Vertical-Slice- und Alpha-Meilensteine, versendete Beta-Rechnung, Gold-Master im Entwurf und eine Publisher-Zahlung in JPY — Vertical Slice bezahlt, Alpha bezahlt, Beta fakturiert – der Build geht raus, wenn das Geld da ist.

B2B-Rechnungen mit Reverse-Charge-Logik

Publisher in Stockholm? Du wählst Kunde mit SE-Code und USt-IdNr., InvoiceFlow setzt automatisch 0 Prozent USt mit Reverse-Charge-Vermerk auf Englisch und Deutsch.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Spieleentwicklers – kommerzielle Engine-Modul-Lizenz, Lizenz für einen 12-Track-Soundtrack und Integrations-Support-Stunden in EUR — Engine-Modul, Soundtrack-Rechte, Integrationsstunden – Lizenzeinnahmen, dokumentiert.

Mehrwährungs-Abrechnung

Publisher zahlt in USD, Sound Designer rechnet in EUR ab, Steam zahlt in EUR (oder USD), Asset Store kauft auf USD. InvoiceFlow trackt alles mit Kurssperre zum Stichtag.

Invoice Flow app Kundenliste eines Indie-Spieleentwicklers — ein US-Studio in USD, ein EU-Studio in EUR und ein japanischer Publisher in JPY — USA, EU, Japan — jedes Studio in seiner eigenen Währung abgerechnet.

Belege-OCR für Plattform-Auszahlungen

Steam-Monatsabrechnung als PDF? Scannen, in der App ablegen, GoBD-konform. Die Beraterin findet im November alle elf bisherigen Abrechnungen sortiert.

Subunternehmer-Belege managen

Sound Designer Rechnung kommt als PDF – einfach hochladen, dem Projekt zuordnen, später bei Steuererklärung als Betriebsausgabe geführt.

Custom PDF Template für Publisher

Deine Rechnungen an Publisher sehen professionell aus mit Studio-Branding, Projekt-Referenz und Milestone-Tracking als Tabelle.

Wiederkehrende Lizenzabrechnungen

Wenn ein Publisher monatlich Royalties zahlt, kannst du eine wiederkehrende Rechnung anlegen, die du nach Eingang der Plattformdaten anpasst und versendest.

Bilinguale Produktnamen

“Programming – Gameplay Logic” / “Programmierung – Spielmechanik”, “Bug Fixing Sprint”, “Asset Integration” – einmal angelegt, in beiden Sprachen abrufbar.

Praxisbeispiel: Florian aus Graz

Florian leitet ein 2-Personen-Indie-Studio. Hauptprojekt ein Roguelike auf Steam, daneben Auftragscoding für einen US-Publisher und gelegentlich Tooling-Aufträge für Unity-Studios in München. Vor InvoiceFlow lief alles über Google Sheets plus PDFs aus einem Word-Template, und am Quartalsende stand er regelmäßig vor dem Problem, dass die Steam-Abrechnung nicht zur OSS-Meldung passte.

Heute: Steam-Auszahlung kommt jeden Monat – PDF in InvoiceFlow als Beleg ablegen, dem Profil “Studio” zuordnen, automatisch im Quartalsexport für die Steuerberatung enthalten. US-Publisher: Rechnung in USD über fünf Milestones, Reverse-Charge nicht zutreffend (Drittland, Leistungsort USA, keine österreichische USt), mehrsprachiges PDF (Englisch primär). Sound Designer aus Wien rechnet 800 EUR ab – Beleg scannen, dem Roguelike-Projekt zuordnen, KSK-Aspekt notieren. Tooling-Auftrag aus München: B2B Reverse-Charge, EUR, AT zu DE.

Quartalsende: Beraterin in Graz bekommt einen Export aus InvoiceFlow mit allen Belegen und Rechnungen pro Profil. Statt drei Tage Sortierung sind es vier Stunden Prüfung.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profile: Studio (GbR oder UG) und ggf. Privat für persönliche Aufträge.
Plattform-Belege monatlich erfassen (Steam, Epic, itch).
Subunternehmer-Rechnungen sofort hochladen und Projekt zuordnen.
Publisher-Rechnungen mit Milestone-Struktur erstellen.
Kurssperre für jede Fremdwährungs-Rechnung dokumentieren.
Quartalsweise Export an Steuerberatung.
Bei Wachstum: Custom Template mit Studio-Branding verfeinern.

Häufige Fehler

Steam-Auszahlung als reinen “Plattformerlös” verbuchen, ohne die OSS-Logik zu durchdringen. Die Steam-Abrechnung weist EU-USt aus, die Steam für dich abführt – das musst du wissen.

US-Publisher mit deutscher USt fakturieren. Leistungsort USA, keine EU-USt.

Crowdfunding-Erlöse als “Spenden” durchwinken. Reward-Tiers mit Gegenleistung sind Vorausverkäufe und damit USt-pflichtig (oder OSS-zugehörig).

Subunternehmer-Rechnungen ohne KSK-Prüfung verbuchen. Ein Einzel-Sound-Designer ist meist KSK-relevant.

Asset-Store-Käufe ohne Beleg. Asset-Store gibt PDFs aus, die musst du speichern, sonst keine Betriebsausgabe.

Jetzt starten

Lade InvoiceFlow, leg dein Studio-Profil an, importiere die Steam-Abrechnungen der letzten drei Monate als Belege und erstelle deine nächste Publisher-Rechnung mit Milestone-Struktur und Reverse-Charge-Logik. Spar dir das Quartalsende-Chaos.