Invoice Flow app icon Invoice Flow management App holen
DE

InvoiceFlow für Architekten: Professionelle Abrechnung für Planungs- und Bauprojekte

Warum Architekten eine bessere Rechnungsstellung brauchen

Selbstständige Architekten und kleine Architekturbüros haben mit langen Projektzeiträumen zu tun — Wohnentwürfe, die sich über 18 Monate erstrecken, Gewerbeprojekte, die in Jahren gemessen werden. Die Abrechnung dieser Projekte erfordert einen strukturierten Ansatz: phasenweise Honorarabrechnung, die an Projektmeilensteine gebunden ist, Dokumentation erstattungsfähiger Auslagen, Weiterbelastung von Fachplanern und die Professionalität, die ein Kunde erwartet, der 40.000 $ Planungshonorar zahlt.

Die Architektenabrechnung umfasst außerdem bestimmte Leistungsphasen, die durch berufliche Standards definiert sind: Vorentwurf, Entwurfsplanung, Ausführungsplanung, Ausschreibung und Vergabe sowie Bauüberwachung. Jede Phase hat einen Honorarprozentsatz und bestimmte Ergebnisse.

Zentrale Schmerzpunkte für Architekten

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Architekten – eine Honorarphase für Ausführungsplanung mit einer Durchreichung an den Tragwerksplaner und einem 10 % Koordinationsaufschlag sowie Projektnummer, Phase und Genehmigung in benutzerdefinierten Feldern
Eine Phasengebühr, die Durchreichung der Statik und ein Koordinationsaufschlag auf separaten Positionen – Projektnummer, Phase und Genehmigung in benutzerdefinierten Feldern.

Wie InvoiceFlow das löst

Phasenbasierte Honorarabrechnung

Strukturieren Sie die Projektabrechnung nach Leistungsphasen: „Vorentwurfsphase — 20 % von 48.000 $ Gesamthonorar: 9.600 $”, „Entwurfsplanung — 20 %: 9.600 $”, „Ausführungsplanung — 35 %: 16.800 $”. Cashflow über den Projektzeitraum verteilt. Keine 18 Monate unfinanzierter Arbeit.

Abrechnung erstattungsfähiger Auslagen

Dokumentieren Sie alle erstattungsfähigen Auslagen auf Abrechnungsaufstellungen: „Auslagen — April 2026: Drucke und Plots: 340 $, Genehmigungsantragsgebühren: 1.200 $, Reisekosten Ortstermine: 185 $.” Gesamt Auslagen: 1.725 $. Jede Auslage dokumentiert. Der Kunde sieht genau, was er erstattet.

Weiterbelastung von Fachplanern

Wenn Sie Tragwerks- oder TGA-Planer koordinieren und deren Honorare an den Kunden weiterbelasten: „Fachplaner — Tragwerksplanung (Rechnung beigefügt): 8.500 $”, „Koordinationsaufschlag (10 %): 850 $.” Saubere Dokumentation der Fachplanerkosten mit Ihrem Koordinationshonorar getrennt ausgewiesen.

Abrechnung zusätzlicher Leistungen

Wenn Kunden Leistungen über den ursprünglichen Leistungsumfang hinaus wünschen: „Zusätzliche Leistungen — Koordination Innenarchitektur (nicht im ursprünglichen Umfang): 4.200 $.” Formell gegen eine separate Freigabe abgerechnet. Kein unvergütetes Ausufern des Leistungsumfangs.

Stundenweise Abrechnung der Bauüberwachung

Für die stundenweise abgerechnete Bauüberwachungsphase dokumentieren Sie die Zeit: „Bauüberwachung — April 2026 — 18 Stunden × 185 $/Std.: 3.330 $”, „Ortstermine — 3 Termine × 250 $: 750 $.” Die Bauüberwachungsphase mit angemessener Granularität dokumentiert.

Ihr Arbeitsablauf mit InvoiceFlow

Invoice Flow app Dokumente eines Architekten — Honorare für Entwurfs- und Ausführungsplanungsphasen, eine stundenweise Bauleitungsrechnung und eine Aufstellung erstattungsfähiger Kosten
Jedes Phasenhonorar, die Bauleitungsstunden und eine Aufstellung erstattungsfähiger Kosten in einer Liste — der ganze Bogen eines langen Projekts.

  1. Projektvereinbarung: Honorarstruktur festgelegt. Phase-1-Rechnung bei Projektbeginn ausgestellt.

  2. Phasenabschluss: Nächste Phasenrechnung durch Fertigstellung des Ergebnisses ausgelöst. Kunde zahlt. Nächste Phase beginnt.

  3. Monatliche Auslagen: Monatliche Aufstellung mit allen erstattungsfähigen Auslagen. Zusammen mit Phasenrechnungen oder separat eingereicht.

  4. Zusätzliche Leistung: Freigabe erhalten. Rechnung ausgestellt, bevor zusätzliche Arbeit beginnt.

  5. Jahresende: Die Analysen zeigen das Einkommen nach Projekt und Phasentyp. Steuerdokumentation korrekt.

Wertvollste Funktionen für Architekten

Analytics eines Architekten in der Invoice Flow app – Honorareinnahmen seit Jahresbeginn über Projektphasen für Cashflow- und Geschäftsplanung
Phasenhonorare summieren sich zu einem Bild seit Jahresbeginn – die Cashflow-Ansicht, die eine Monatsstunden-Tabelle nie lieferte.
  1. Zahlungsplan — Phasenbasierte Honorarabrechnung, an Ergebnisse gebunden
  2. Ausgabenerfassung — Dokumentation erstattungsfähiger Auslagen
  3. Benutzerdefinierte Felder — Projektnummer, Phasenname, Genehmigungsreferenzen
  4. Analysen — Einkommen nach Projekt und Phase für die Geschäftsplanung
  5. Professionelle PDF-Vorlagen — Für Kunden angemessene Abrechnungsqualität
  6. Weiterbelastung von Fachplanern — Ausgabenposten für Fachplanerhonorare

Praxisbeispiel: Pemberton Architecture löst das Cashflow-Problem

Pemberton Architecture ist ein 3-Personen-Büro für Wohn- und kleine Gewerbeprojekte. Vor InvoiceFlow rechneten sie etwa monatlich für die aufgewendete Zeit ab, statt nach Projektphase. Bei langen Projekten wurde die Abrechnung unregelmäßig und Kunden stellten Positionen manchmal ohne den Kontext von Phasenmeilensteinen in Frage. Jetzt hat jedes Projekt einen an Phasen gebundenen Honorarplan. Kunden geben den Phasenabschluss frei. Die Abrechnung erfolgt sofort bei jedem Meilenstein. Ihr Cashflow bei einem 60.000-$-Wohnprojekt ist jetzt verteilt: 12.000 $ zu Beginn, 12.000 $ beim Vorentwurf, 12.000 $ bei der Entwurfsplanung, 18.000 $ bei der Ausführungsplanung, 6.000 $ bei Fertigstellung.

Erste Schritte

Laden Sie InvoiceFlow kostenlos für Android herunter. Richten Sie Ihre Leistungsphasen und Standard-Honorarprozentsätze ein. Strukturieren Sie Ihr nächstes Projekt von der ersten Rechnung an mit meilensteinbasierter Abrechnung.