Rechnungen für Architekten: HOAI-konform, phasenweise, professionell

Architekten in Deutschland arbeiten in einem regulierten Tarifumfeld: Die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure) gibt Honorarphasen vor – von der Grundlagenermittlung (Phase 1) bis zur Objektbetreuung (Phase 9). Jede Phase erzeugt eine Abschlagsrechnung. In Österreich gilt die GOA, in der Schweiz die SIA-Honorarordnung. All das auf einer Word-Vorlage zu pflegen, ist anstrengend.

Warum Architekten ein phasenbasiertes System brauchen

Ein Einfamilienhaus-Auftrag in Deutschland umfasst typischerweise 8 von 9 HOAI-Phasen, jede mit eigenem Prozent-Anteil am Gesamthonorar. Ein Bauherr will pro Phase eine Abschlagsrechnung, der Steuerberater will den Zeitbezug. Hinzu kommen Nebenkosten (Reisekosten, Modellbau, externe Gutachten als durchlaufende Posten).

Die größten Schmerzpunkte

1. HOAI-Phasen abrechnen. Jede Phase hat eigene Logik.

2. Anrechenbare Kosten. Bauwert ändert sich – Honorar wächst mit.

3. Mehrere Beteiligte. Bauherr A, Bauträger B, Generalunternehmer C.

4. Reisekosten. Vor-Ort-Termine, Bauleitung.

5. Externe Gutachten. Statik, Brandschutz – durchgereicht.

6. Mehrwert-Berechnungen. Wenn Bauherr Sonderwünsche hat.

Wie InvoiceFlow das löst

Phasenpläne als Recurring-Meilenstein-Logik

Hinterlegen Sie pro Projekt die 9 Phasen mit Prozenten. Sobald eine Phase abgenommen ist – ein Tippen, Abschlagsrechnung fließt raus.

Anpassbare Bemessungsgrundlage

Bauwert ändert sich? Honorartabelle wird automatisch neu berechnet.

Durchlaufende Posten

Statiker-Rechnung 1.450 € – als durchlaufender Posten auf der nächsten Abschlagsrechnung.

Invoice Flow app Rechnungseditor eines Architekten – eine Honorarphase für Ausführungsplanung mit einer Durchreichung an den Tragwerksplaner und einem 10 % Koordinationsaufschlag sowie Projektnummer, Phase und Genehmigung in benutzerdefinierten Feldern — Eine Phasengebühr, die Durchreichung der Statik und ein Koordinationsaufschlag auf separaten Positionen – Projektnummer, Phase und Genehmigung in benutzerdefinierten Feldern.

Reisekosten per OCR

Belegfoto, OCR liest, Position erscheint.

Mehrsprachige PDFs

Schweizer Bauherrn mit Französisch.

Invoice Flow app Dokumente eines Architekten — Honorare für Entwurfs- und Ausführungsplanungsphasen, eine stundenweise Bauleitungsrechnung und eine Aufstellung erstattungsfähiger Kosten — Jedes Phasenhonorar, die Bauleitungsstunden und eine Aufstellung erstattungsfähiger Kosten in einer Liste — der ganze Bogen eines langen Projekts.

Onsite Signature

Vor-Ort-Abnahme der Phase mit Unterschrift im Tablet.

Projekt-Profil mit Bauherr-Adressen

Verschiedene Rechnungsempfänger korrekt führen.

Praxisbeispiel: Beatrice aus Würzburg

Beatrice Lindner-Bürk führt ein Architekturbüro mit zwei Mitarbeitern. Drei laufende Projekte: ein Einfamilienhaus, ein Bürohaus-Umbau, ein denkmalgeschütztes Gemeindezentrum.

Analytics eines Architekten in der Invoice Flow app – Honorareinnahmen seit Jahresbeginn über Projektphasen für Cashflow- und Geschäftsplanung — Phasenhonorare summieren sich zu einem Bild seit Jahresbeginn – die Cashflow-Ansicht, die eine Monatsstunden-Tabelle nie lieferte.

Bisher: Excel + Word + DATEV. Seit Februar 2026: InvoiceFlow für die Abschlagsrechnungen, DATEV nur noch für Jahresabschluss. Phasenrechnungen laufen nach Abnahme. Statiker-Eingangsrechnungen werden mit OCR erfasst und auf der Bauherr-Rechnung als durchlaufend ausgewiesen.

Cashflow: 22 Tage kürzer. Bauherren loben die Klarheit.

Schritt-für-Schritt-Workflow

Profil mit Architektenkammer-Nummer.
Projekt mit HOAI-Phasen anlegen.
Bemessungsgrundlage definieren.
Bauherr/Auftraggeber anlegen.
Nach jeder Phasenabnahme Abschlagsrechnung mit Unterschrift.
Externe Gutachten als durchlaufende Posten.
Schlussrechnung am Projektende.

Häufige Fehler

Anrechenbare Kosten nicht anpassen.
Phasen ohne Abnahme abrechnen.
Durchlaufende Posten als Eigenumsatz.
Reisekosten vergessen.
Schlussrechnung ohne Verrechnung der Abschläge.

Jetzt starten

Architektur ist Vision plus Disziplin. Ihre Rechnungsstellung sollte beides spiegeln. InvoiceFlow im Google Play Store – starten Sie mit dem nächsten Projekt phasenbasiert.